GESTIONE TESSERATI MANUALE UTENTE (PER IL CORRETTO UTILIZZO MODULO CARICAMENTO TESSERATI) REVISIONE NOVEMBRE 2016

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Romeo Tonelli
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1 GESTIONE TESSERATI MANUALE UTENTE (PER IL CORRETTO UTILIZZO MODULO CARICAMENTO TESSERATI) REVISIONE NOVEMBRE 2016 RELATIVA AL FILE VERSIONE

INTRODUZIONE In questo manuale viene spiegato il funzionamento per l inserimento dei tesserati nel foglio excel e le problematiche (errori) da gestire in fase di caricamento.

2 INTRODUZIONE In questo manuale viene spiegato il funzionamento per l inserimento dei tesserati nel foglio excel e le problematiche (errori) da gestire in fase di caricamento. Come caricare il foglio nel sistema GTWEB viene descritto nel manuale utente per i Sodalizi. Il foglio excel deve essere aperto solo ed esclusivamente in excel su piattaforma windows e non con altri programmi (Open Office, etc..). L estensione del foglio excel può essere.xls (excel 2003) oppure.xlsx (excel 2007) Non gestiamo altre piattaforme (Mac, Linux, etc..). Si raccomanda di verificare sempre la versione del file presente sul foglio e comunque di scaricare sempre dal sito il foglio anche giornalmente. Il foglio infatti è in continuo aggiornamento per migliorarne al massimo l efficienza. Il foglio può essere caricato nel sistema più volte correggendo gli errori evidenziati in fase di caricamento, in fase di caricamento infatti effettua una verifica dei codici fiscali, se sono stati già inseriti non vengono presi in considerazione. 2

Il modulo si presenta in questo modo Quando si importa un file da

modifica Seconda cosa viene chiesto di abilitare le macro,

nome Inserire l indirizzo Inserire il CAP *** *** Per l inserimento

3 Il modulo si presenta in questo modo Quando si importa un file da internet viene chiesto di abilitare la modifica, scegliere Abilita modifica Seconda cosa viene chiesto di abilitare le macro, selezionare Abilita contenuto Solo a questo punto sarà possibile inserire i campi. 1) Compilazione manuale del foglio Inserire il cognome Inserire il nome Inserire l indirizzo Inserire il CAP *** *** Per l inserimento del CAP non devono essere presenti triangoli verdi nella cella. In caso contrario consultare l appendice finale GESTIONE ERRORI DI CARICAMENTO 3

Inserire il luogo di nascita* (Attenzione inserire il nome del comune di nascita) In questa fase viene codificato il

nascita. La mancata codifica del comune di nascita pregiudica il caricamento nel sistema.

4 Inserire il luogo di nascita* (Attenzione inserire il nome del comune di nascita) In questa fase viene codificato il comune per cui il comune di nascita va inserito testualmente Nel dubbio consultare il foglio 2 Nel caso di nascita il località estera nella versione oltre ad inserire testualmente NAZIONALITA ESTERA (senza accento) è possibile selezionare la relativa nazione di nascita. La mancata codifica del comune di nascita pregiudica il caricamento nel sistema. Inserire la data di nascita nel formato gg/mm/aaaa Selezionare il sesso A questo punto posizionandosi sulla cella codice fiscale se le macro sono attivate ed in comune di nascita è stato inserito in modo corretto verrà calcolato il codice fiscale 4

In caso di inserimento NAZIONALITA ESTERA il codice fiscale non risulterà corretto pertanto

L inserimento corretto della nazione invece calcolerà esattamente il codice fiscale del tesserato

verificare se l inserimento è corretto posizionarsi nella cella PV(provincia).

In caso di selezione delle tessere Quadro 7 ed 8 Saranno evidenziati in giallo (campi

5 In caso di inserimento NAZIONALITA ESTERA il codice fiscale non risulterà corretto pertanto posizionandosi sulla cella potrà essere modificato manualmente. L inserimento corretto della nazione invece calcolerà esattamente il codice fiscale del tesserato Inserire adesso il comune di residenza (Attenzione anche in questa fase avviene la codifica) per verificare se l inserimento è corretto posizionarsi nella cella PV(provincia). Selezionare TIPO TESSERA Dal menù a tendina selezionare il tipo di tessera da richiedere. In caso di selezione delle tessere Quadro 7 ed 8 Saranno evidenziati in giallo (campi obbligatori) le colonne Settore Sportivo e Qualifica. Inserire il settore sportivo e selezionare la qualifica A questo punto possono essere compilati tutti i campi facoltativi. 5

Compilazione massiva (copia e incolla) Selezionare da un altro foglio excel tutta la colonna relativa al cognome, nome,

Completare la scelta per ogni riga del sesso A questo punto se tutto è corretto cliccando ad una ad una le celle del codice

Stessa cosa per il comune di residenza selezionare da un altro foglio i comuni di residenza, cliccando sulla cella PV

6 Compilazione massiva (copia e incolla) Selezionare da un altro foglio excel tutta la colonna relativa al cognome, nome, indirizzo, CAP, luogo di nascita, data di nascita. Completare la scelta per ogni riga del sesso A questo punto se tutto è corretto cliccando ad una ad una le celle del codice fiscale questo verrà inserito nella cella selezionata. Stessa cosa per il comune di residenza selezionare da un altro foglio i comuni di residenza, cliccando sulla cella PV relativa ad ogni riga automaticamente verrà inserita la provincia relativa al comune di residenza. Selezionare a questo punto il tipo di tessera. N.B. Se il tipo di tessera da richiedere è la stessa copiare la cella, selezionare le celle dove si vuole copiare e dare incolla. 6

7 GESTIONE ERRORI DI CARICAMENTO Prima di caricare il file il sistema effettua dei controlli per determinare se i campi sono stati compilati in modo corretto. Controllo 1 Controllo se il foglio excel ha un totale di 32 colonne Errore (Il file selezionato non è corretto < 32) Soluzione Verificare che il foglio che si sta caricando sia il foglio di caricamento tesserati scaricato dal sito gtweb Controllo 2 Verifica che nel primo campo 10 sia presente una data Errore (Il file selezionato non è corretto nel primo campo 10) Soluzione Verificare che il valore immesso nel campo DATA NASCITA sia una data nel formato gg/mm/aaaa, verificare che il formato celle nel campo DATA NASCITA sia nel numero categoria DATA o che comunque nel foglio sia inserita almeno una riga Controllo 3 Verifica che nel primo campo 18 sia presente un valore numerico Errore (Il file selezionato non è corretto nel primo campo 18) Soluzione Controllare che il foglio sia abilitato per la modifica e che le macro siano attivate pagina 3 del presente manuale. Verificare dopo aver inserito cognome, nome, luogo di nascita, data di nascita e sesso che venga generato il codice fiscale posizionandosi sulla casella relativa. Se dopo avere controllato tutto risulta regolare ma il codice fiscale non viene generato inviare una mail a supportogtweb@csain.it ed allegare il file. Controllo 4 Errore Soluzione Controlla che la versione del file che si sta utilizzando sia la versione corrente (La versione del file selezionato non è corretta) Verificare che il foglio che si sta caricando sia il foglio di caricamento tesserati scaricato dal sito gtweb nella versione indicata dal programma Le righe durante l importazione vengono controllate una per una, se complete e corrette vengono importate altrimenti vengono scartate per cui è possibile che su un foglio di n righe possono essere importati alcuni tesserati mentre altri nelle righe non conformi vengono scartati. Dopo l importazione viene dato il messaggio Importazione completata con successo. Inseriti n. X tesserati. Se l importazione non va a buon fine o va parzialmente a buon fine vengono evidenziati i seguenti messaggi: 7

1) In questo caso nella riga del tesserato evidenziato il comune inserito non è presente nella lista dei comuni nel foglio 2 e non sta producendo nessun valore numerico, pertanto la riga evidenziata

Problema inserimento CAP Inserendo il CAP si può visualizzare sul campo un triangolino verde in alto a sinistra Questo comporta il mancato inserimento della riga relativa al tesserato in quanto il

8 1) In questo caso nella riga del tesserato evidenziato il comune inserito non è presente nella lista dei comuni nel foglio 2 e non sta producendo nessun valore numerico, pertanto la riga evidenziata va rivista prima di ricaricare nuovamente il file. 2) In questo caso sulla riga riprodotta in una o più delle colonne è presente un errore. Si consiglia di eliminare la riga ed inserirla nuovamente. Problema inserimento CAP Inserendo il CAP si può visualizzare sul campo un triangolino verde in alto a sinistra Questo comporta il mancato inserimento della riga relativa al tesserato in quanto il campo riporta un errore. L errore in questo caso è dovuto al CAP campo numerico mentre invece il campo deve essere un campo testo. Per eliminare l errore procedere nel modo seguente: Cliccare sul campo CAP si attiverà sulla sinistra del campo un simbolo di allert giallo con un punto esclamativo. Cliccare sul punto esclamativo 8

Selezionare Converti in numero Il triangolino scompare ma

caso il CAP non inizi con 0, ad ogni modo adesso il campo

Con il tasto destro selezionare formato celle Selezionare

9 Selezionare Converti in numero Il triangolino scompare ma il campo inserito è ancora numerico, può andare bene nel caso il CAP non inizi con 0, ad ogni modo adesso il campo va convertito da numerico a testo. Con il tasto destro selezionare formato celle Selezionare dal tab Numero Testo Il campo a questo punto è corretto e può essere importato dal sistema 9

10 3) In questo caso nella riga del tesserato evidenziato è presente un codice fiscale già in archivio pertanto non sarà ricaricato nel sistema. 4) Errore in fase di importazione tesserati Anche in questo caso Controllare che il foglio sia abilitato per la modifica e che le macro siano attivate pagina 3 del presente manuale. Verificare dopo aver inserito cognome, nome, luogo di nascita, data di nascita e sesso che venga generato il codice fiscale posizionandosi sulla casella relativa. Se dopo avere controllato tutto risulta regolare ma il codice fiscale non viene generato inviare una mail a supportogtweb@csain.it ed allegare il file. 10

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