Procedura spedizione Newsletter

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1 Procedura spedizione Newsletter Aprire Internet Explorer e digitare nel campo URL Viene visualizzata la maschera di fig.1 fig.1 Inserire nei campi User Name e Password le credenziali fornite ad ogni ufficio interessato alla spedizione e cliccare sul tasto OK. Le credenziali sono riservate e devono essere custodite dai responsabili. La diffusione delle credenziali permette a soggetti che ne sono in possesso di spedire newsletter a nome dell ufficio. Viene visualizzata la maschera da utilizzare per la spedizione (fig.2). Sono necessarie le seguenti operazioni: 1) Inserimento nella rubrica personale degli indirizzi dei desinatari con possibilità di importazione da un file excel 2) Composizione del messaggio indicando destinatari, oggetto, testo ed eventuali link a documenti necessari 3) Definizione delle specifiche di spedizione (ricevuta di ritorno etc..) 4) Invio

2 fig.2 1) Importazione indirizzi: Preparare un file in fomato.csv con tre colonne con titolo Cognome - Nome - Posta elettronica (fig.3) e popolare la terza colonna con gli indirizzi dei destinatari. Attenzione, ordinare la lista per destinatari ed eliminare tutti i doppi. (Evidenziare la colonna Posta elettronica e selezionare il tasto Rimuovi duplicati dalla scheda Dati Fig 3.1) Ogni riga deve contenere un solo indirizzo di posta elettronica. Nel caso siano presenti due indirizzi separati da virgola va inserita una riga e i destinatari vanno separati.

3 fig.3 Fig 3.1 Cliccare sul Menu RUBRICA -> RUBRICA PERSONALE Viene visualizzata la maschera di fig.4 Cliccare sulla scritta importa e alla comparsa della maschera di fig.5 cliccare su Outlook Express e poi su Avanti >> - Alla Comparsa della maschera di fig.6 cliccare su Sfoglia e selezionare il file csv preparato precedentemenete. Cliccare su Avanti >> attendere il completamento dell importazione, scorrere la lista importata per verificare la corretteza cliccare sul tasto Importa tutti i contatti come nuovi e di seguito su Torna all elenco contatti. fig7 fig.4

4 fig.5 fig.6

5 fig.7 Viene visualizzata la maschera con i CONTATTI PERSONALI che sono stati importati. Da questa maschera è possibile aggiungere o eliminare destinatari per le future spedizione oppure è possibile cancellare ogni volta l elenco e reimportare i dati nuovamente. A fine operazione chiudere la maschera tramite il tasto X in alto a destra. 2) Composizione del messaggio: Nella sezione MESSAGGISTICA, sotto Invio Comunicazioni cliccare sull indirizzo del mittente (es. famiglia@diocesi.milano.it) viene visualizzata la maschera di spedizione (fig.8) Cliccare su CC: per inserire i destinatari. Viene visualizzata la maschera della Rubrica (fig.9) cliccare su CONTATTI PERSONALI e di seguito sul primo tasto >> in altro a destra per completare l operazione. Chiudere la maschera cilccando sulla X e verificare che compaia una scritta a lato della lettera CC:

6 fig.8 fig.9

7 Inserire l Oggetto e il testo, eventualmente copiandolo da un documento Word precedentemente preparato. In questo caso aprire il documento in Word, copiarlo e poi incollarlo tramite il tasto incolla da word fig.10 (il documento può contenere già dei link ad esempio a documenti presenti sul portale). fig.10 Nel caso in cui il testo deve contenere dei link a documenti non pubblicati sul portale ma presenti solo sul proprio PC o sul disco di rete dell ufficio, procedere come segue: o o o Selezionare la parola nel testo della newsletter che deve fungere da link e cliccare sul simbolino del Collegamento (fig.11) Viene visualizzata la maschera Collegamento Cliccare sulla linguetta con la scritta Carica e di seguito sul tasto Sfoglia. Viene visualizzata la maschera di Caricamento file dalla quale deve essere selezionato il file da linkare. Individuare il file e fare un doppio click sullo stesso. Verificare che il nome del file sia visualizzato alla destra del tasto Sfoglia e di seguito cliccare sul tasto Invia al server e su OK.

8 fig.11 3) Definizione delle specifiche di spedizione: Dopo aver inserito i destinatari l oggetto e il testo, prima di effettuare l invio, cliccando sugli appositi tasti che compaiono nella testata della maschera è possibile: i. Selezionare la priorità di spedizione ii. Chiedere la Conferma di recapito e/o lettura che sarà inviata nella casella postale dell ufficio iii. Chiedere un invio ritardato iv. Impostare un indirizzo al quale arriverà una eventuale risposta del destinatario 4) Invio: Al completamento delle 3 fasi descritte nei punti precedenti cliccare sul tasto Salva e di seguito Invia per procedere con la spedizione, attendere la comparsa della maschera di conferma spedizione (verde) e di seguito abbandonare il programma cliccando sul tasto esci in alto a destra. Nel caso in cui si verificano errori di spedizione relativi a uno o più indirizzi, gli stessi vengono visualizzati in una maschera di colore giallo. In questo caso copiare gli indirizzi e incollarli nel campo CC. Correggerli prima di effettuare una nuova spedizione utilizzando l apposito tasto a forma di matita.

9 Di seguito l elenco delle Username (per tutti la password è Cambiala1) ApostolatobiblicoMilano AvvocaturaMilano CatechesiMilano CatecumenatoMilano ComunicazioneMilano EcumenismoMilano FamigliaMilano GiovaniMilano IrcMilano LiturgiaMilano SocialeMilano UadSegreteriaMilano MissionarioMilano MigrantiMilano