SCRIVERE LA TESI CON MICROSOFT WORD SENZA PROBLEMI

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1 SCRIVERE LA TESI CON MICROSOFT WORD SENZA PROBLEMI Centro Copia s.n.c. Via S. Francesco, 16/a Verona Tel Fax centrocopia.vr@tin.it

2 Indice Premessa... 3 Modello Tesi... 4 Sequenza di lavoro passo passo... 6 Impostazione di Microsoft Word... 7 Impostare i margini della pagina... 9 Impostazione del Carattere e dell'interlinea Visualizzazione dei caratteri invisibili o non stampabili Inserire testo copiato da pagine web Come portare il testo già scritto nel Modello Tesi scaricato dal nostro sito Le Interruzioni di pagina Le Interruzioni di sezione Inserire i numeri di pagina

3 Premessa Questo manuale deriva dall'esperienza maturata con più di studenti venuti a stampare la tesi presso il nostro centro. Non pretende e non vuole essere un corso su Microsoft Word, per il quale esistono in commercio numerosi libri, ma uno strumento che, assieme al Modello Tesi, scaricabile gratuitamente dal nostro sito, vi guida, passo dopo passo, a scrivere la tesi, evitando di commettere quegli errori di impaginazione commessi dalla maggior parte degli studenti. Prima di iniziare a scrivere sarebbe molto utile consultare la: "Guida alla redazione della Tesi" Questa guida, che potete consultare od acquistare presso di noi, si occupa della teoria della scrittura, cioè delle regole generali di scrittura, che devono poi essere messe in pratica con un programma di elaborazione testi come Microsoft Word. 3

4 Modello Tesi Il Modello Tesi è un documento pronto per scrivere la tesi ed è utilizzabile da chi deve iniziare a scrivere la tesi o ha iniziato da poco. Spiegarvi cosa vuol dire pronto richiederebbe parecchie pagine di spiegazione, vi annoierei e non è lo scopo di questo manuale. L'unica cosa che vi posso assicurare è che il documento vuoto che appare a video quando si avvia Word 2007 non è pronto, perché presenta alcune impostazioni che, di solito, non vanno bene per la stesura della tesi. Utilizzando il nostro Modello Tesi e seguendo, passo passo, le indicazioni presenti in questo manuale, oltre ad evitare di commettere alcuni possibili errori di impaginazione, avrete a disposizione altre potenzialità. Fra queste: 1) La possibilità di cambiare in qualsiasi momento il carattere e l'interlinea di tutta la tesi con un semplice clic del mouse, senza intervenire paragrafo per paragrafo. 2) Scrivendo la tesi in un unico documento, con l'eventuale sola esclusione del frontespizio, potete creare l'indice in automatico, ogni volta che lo riterrete opportuno, sia durante lo svolgimento che alla fine della tesi. Per sfruttare questa possibilità vi consigliamo di passare dal nostro negozio per avere le indicazioni su come procedere. 4

5 Caratteristiche Modello Tesi Il documento Modello Tesi è stato creato con Word 2007 (.docx) e salvato nella versione Word 2003 (.doc). Se volete lo potete salvare nella versione originale Word 2007 (.docx). Esistono 4 tipi di Modello Tesi.doc in base alle caratteristiche che deve avere la tesi: 1. Tesi da stampare Fronte Retro con numeri di pagina centrali 2. " Fronte Retro " numeri di pagina esterni 3. " solo Fronte " numeri di pagina centrali 4. " solo Fronte " numeri di pagina a destra Tutti e quattro i modelli presentano le seguenti impostazioni, che possono essere modificate, come vedrete in seguito, in base alle vostre esigenze: Margine superiore: Margine inferiore: Margine sinistro: Margine destro: 3 cm 3 cm 3 cm 3 cm Tipo carattere: Times New Roman Dimensione caratteri: 12 pt (punti) per il testo; 10 pt (punti) per le note a piè di pagina. Interlinea: 1,5 per il testo; 1 per le note a piè di pagina. 5

6 Sequenza di lavoro passo passo Dopo aver scaricato dal nostro sito il documento Modello Tesi.doc opportuno, procedere come segue: 1) Impostazione di Microsoft Word 2) Impostazione dei margini della pagina 3) Impostazione del carattere e dell'interlinea del testo A questo punto potete iniziare a scrivere seguendo le indicazioni presenti in: 4) Visualizzazione dei caratteri visibili o non stampabili 5) Inserire testo copiato da pagine web (nel caso lo dobbiate fare) Se avete già iniziato a scrivere dovete seguire le indicazioni presenti in: 6) Come portare il testo già scritto nel Modello Tesi scaricato dal nostro sito 6

7 Impostazione di Microsoft Word Disattivazione delle Opzioni di Correzione automatica Prima di iniziare a scrivere vi consiglio vivamente di cambiare alcune impostazioni in Microsoft Word su tutti i computer che utilizzerete per scrivere la tesi. Purtroppo per chi non ha molta familiarità con Word, la Microsoft ha deciso che con l'installazione del programma vengano impostati alcuni automatismi che, in pratica, ne complicano l'uso. Motivo? Dovete chiederlo a loro, anche se io un'idea personale ce l'ho. Queste impostazioni non servono agli utilizzatori esperti, che le disattivano, e creano solo confusione e problemi a chi non ha molta familiarità con il programma. Spesse volte mi sento dire " Word fa quello che vuole". Certo! Se glielo permettiamo! Vi assicuro che questa è una delle fonti di maggior disorientamento per chi deve scrivere e di impiego di tempo per chi deve, eventualmente, sistemare la vostra tesi, nel caso voi non siate in grado di farlo. 1) Dal pulsante Office scegliere Opzioni di Word; 2) Cliccare su Strumenti di correzione 3) Cliccare su Opzioni correzione automatica ; 7

8 4) Nella scheda Formattaz. autom. durante la digitazione deselezionare tutte le caselle di controllo come nella figura seguente. 8

9 Impostare i margini della pagina Prima di iniziare a scrivere è consigliabile impostare le caratteristiche della pagina su cui iniziare a scrivere. Anche se si possono scegliere in qualsiasi momento, è preferibile impostare le caratteristiche della pagina su cui iniziare a scrivere fin dall'inizio, in modo da ritrovarsi a video, sin da subito, un documento impaginato come quella che dovrebbe essere la versione definitiva della tesi. Dalla scheda Layout di pagina sulla Barra multifunzione cliccare su Imposta pagina; La finestra di dialogo dispone di tre schede: Margini, Carta, Layout. 9

10 Nella scheda Margini si devono inserire le misure per il margine Superiore, Inferiore, Sinistro e Destro. Il margine rappresenta la cornice entro cui viene scritto il testo e vengono posizionati grafici e tabelle e le eventuali note a piè di pagina (Vedi esempio di pagina seguente). I margini superiore, inferiore, sinistro e destro possono andare, normalmente, da un minimo di 2 cm ad un massimo di 3,5 cm. Dipende dalle indicazioni fornite dalla Facoltà o dal vostro Docente. In mancanza di queste dovete scegliere personalmente quello che desiderate fare. Le impostazioni più diffuse sono: Margine superiore: Margine inferiore: Margine sinistro: Margine destro: 3 cm 3 cm 3 cm 3 cm Lasciate sempre la Rilegatura uguale a 0 (zero). Se volete che il margine sinistro sia maggiore di quello destro aumentate la misura del margine sinistro rispetto a quello destro. Per esempio: Margine sinistro: Margine destro: 3,5 cm 2,5 cm 10

11 Foglio in formato A4 (21 x 29,7 cm) Margine Superiore Intestazione Margine sinistro Area di testo (Note a piè di pagina comprese) Margine destro Margine Inferiore Numero di pagina 11

12 Se la tesi deve essere stampata fronte/retro è indispensabile attivare la casella di controllo Margini simmetrici, nel caso in cui i margini Sinistro e Destro non siano di dimensioni uguali. In questo caso le diciture Sinistro e Destro nella scheda Margini si trasformano in Interno ed Esterno. Questa impostazione è utile anche per vedere la tesi fronte/retro in Anteprima di stampa, attivando Due pagine nella scheda Visualizza. 12

13 Scheda Layout:. Intestazione e Piè di pagina: L'Intestazione è il testo che può comparire in cima ad ogni pagina, fra il margine ed il bordo superiore del foglio, mentre il Piè di pagina è il testo che può comparire in fondo ad ogni pagina, fra il margine ed il bordo inferiore del foglio. Entrambi possono contenere elementi che si ripetono su ogni pagina, come il numero di pagina, il titolo del capitolo e/o altre diciture. Se desiderate che nella prima pagina del documento non compaia il numero di pagina e l'eventuale intestazione dovete attivare la casella di controllo Diversi per la prima pagina. Se desiderate che, nella tesi da stampare fronte/retro, i numeri di pagine siano a destra sulle pagine dispari (fronti) e a sinistra sulle pagine pari (retri), cioè esterni, dovete attivare la casella di controllo Diversi per pari e dispari. Questo vale anche nel caso vogliate che l'intestazione della pagina di sinistra sia diversa da quella della pagina di destra. 13

14 La Distanza dal bordo (pagina) dell'intestazione e del Piè di pagina rappresenta la distanza dal bordo del foglio dei numeri di pagina e delle eventuali intestazioni che volete inserire nel documento, come potete vedere nell'esempio nelle pagine precedenti. Normalmente questo valore non dovrebbe essere inferiore a 1 cm. Il valore consigliato è di 1,5 cm. 14

15 Impostazione del Carattere e dell'interlinea A questo punto è opportuno scegliere il tipo e la dimensione del carattere da utilizzare per il testo e per le eventuali note a piè di pagina Si devono anche scegliere la spaziatura tra le righe, cioè l'interlinea, e l'allineamento per il testo e per le eventuali note a piè di pagina. La dimensione dei caratteri utilizzata nelle tesi è solitamente di: 12 o 13 o 14 pt (punti) per il testo; 10 o 11 pt (punti) per le note a piè di pagina. L'interlinea del testo è solitamente: 2 (doppia) o 1,5 per il testo; 1 (singola) per le note a piè di pagina. L'allineamento del testo è sempre Giustificato. Le eventuali note a piè di pagina possono essere Giustificate o allineate A sinistra. I titoli dei capitoli, nella maggior parte dei casi, sono allineati A sinistra o Centrati orizzontalmente, mentre i titoli dei vari sottocapitoli sono allineati A sinistra. *** Il documento Modello Tesi scaricato dal nostro sito, come spiegato in precedenza, ha le seguenti caratteristiche: Tipo carattere: Times New Roman Dimensione caratteri: 12 pt (punti) per il testo; 10 pt (punti) per le note a piè di pagina. Interlinea: 1,5 per il testo; 1 per le note a piè di pagina. 15

16 Se desiderate cambiare le caratteristiche del testo, con il tasto destro del mouse fate clic su Stile Normale nella scheda Home. Quindi, selezionare e fare clic su Modifica. 16

17 Si aprirà la finestra di dialogo Modifica Stile. A questo punto potete impostare: il Carattere base, scegliendolo nella casella Formattazione; l'interlinea, cliccando sul tasto opportuno (Interlinea Singola, 1,5 righe o Doppia). Questo modo di procedere è molto importante, perché utilizzando questa tecnica potrete cambiare in qualsiasi momento il carattere e l'interlinea di tutta la tesi con un semplice clic del mouse, senza dover intervenire paragrafo per paragrafo. 17

18 Visualizzazione dei caratteri invisibili o non stampabili Durante la digitazione vengono inseriti automaticamente da Microsoft Word alcuni caratteri invisibili, detti anche non stampabili. I caratteri invisibili o non stampabili sono quei simboli che compaiono solo a video, ma che non vengono stampati, e permettono di individuare la formattazione del documento. Vi consiglio vivamente di attivare la visualizzazione dei caratteri invisibili o non stampabili, per controllare quello che state facendo. Attivando la visualizzazione dei caratteri non stampabili potete controllare, per esempio, quando e quante volte avete premuto la Barra spaziatrice, il tasto Invio, il tasto Tabulazione, dove avete inserito le eventuali Interruzioni di pagina e di sezione. Si esegue, quindi, una specie di radiografia del documento, utile per rintracciare gli spazi e le tabulazioni superflui, per controllare se il numero degli invii, cioè le spaziature, prima e dopo i vari titoli sono di numero uguale e dello stesso formato ecc. Per attivare o disattivare la visualizzazione dei caratteri non stampabili dovete premere il pulsante Mostra tutto sulla scheda Home della Barra multifunzione. 18

19 Esempio: I puntini fra le parole ( ) rappresentano gli spazi e vi indicano quando e quante volte avete premuto la Barra Spaziatrice; Il simbolo è l'indicatore di fine paragrafo e vi dice quando e quante volte avete premuto il tasto Invio (a capo); La piccola freccia ( ) è il simbolo di tabulazione e vi indica quando avete premuto il tasto di Tabulazione; Le linee che occupano l'intera larghezza del testo con al centro le scritte "interruzione di pagina" o "interruzione di sezione" rappresentano le varie interruzioni (di pagina o di sezione) inserite nel documento; 19

20 Inserire testo copiato da pagine web Il testo presente nelle pagine web ha una propria formattazione e potrebbe causare dei problemi di impaginazione una volta copiato brutalmente, con un semplice copia e incolla, nella vostra tesi. Paragrafi con Spaziatura Automatica Prima e Dopo, che creano spazio non uniforme fra un paragrafo e l'altro: Interruzioni di testo alla fine di ogni riga, che producono ampi spazi fra una parola e l'altra: Simbolo Interruzione di Testo 20

21 Se, per vari motivi, dovete inserire nella vostra tesi del testo copiato da pagine web e volete evitare questi tipi di problemi è necessario seguire la seguente procedura: 1. Innanzitutto selezionare sulla pagina web il testo che deve essere copiato; 2. Dal menù Modifica scegliere Copia oppure cliccare sul Tasto destro del Mouse e selezionare Copia; 3. Per incollare il testo copiato, fare clic sul punto in cui deve essere inserito; 4. Nela scheda Home cliccare sulla parte inferiore del pulsante Incolla. Selezionare e cliccare su Incolla speciale. Nella scheda che appare selezionare Testo non formattato e quindi fare clic sul pulsante OK. In questo modo il testo copiato perde tutte quelle caratteristiche di formattazione che possono andar bene per la pagina web, ma che potrebbero creare problemi di impaginazione nella vostra tesi. Tenete presente che il testo copiato perde l'eventuale formattazione in grassetto ed in corsivo, che dovrete eventualmente reimpostare. A questo punto, potete iniziare a riformattare il testo copiato secondo le caratteristiche che desiderate. 21

22 Come portare il testo già scritto nel Modello Tesi scaricato dal nostro sito Avete già iniziato a scrivere la tesi e volete trasferire il testo che avete già scritto nel Modello Tesi scaricato dal nostro sito, per sfruttarne tutte le potenzialità. La procedura è simile a quella descritta nell'argomento precedente: Inserire testo copiato da pagine web. 1. Selezionare il testo che deve essere copiato; 2. Dal menù Modifica scegliere Copia oppure cliccare sul Tasto destro del mouse e selezionare Copia; 3. Per incollare il testo copiato, fare clic sul punto in cui deve essere inserito; 4. Dalla scheda Home cliccare sulla parte inferiore del pulsante Incolla. Selezionare e cliccare su Incolla speciale. Nella scheda che appare selezionare Testo non formattato e quindi fare clic sul pulsante OK. 22

23 Dovete sempre tener presente che il testo copiato ed incollato con questa procedura perde tutte le caratteristiche di formattazione che aveva, cioè il grassetto, il corsivo, l'allineamento e l'interlinea ed acquisisce automaticamente la dimensione del carattere, l'interlinea e l'allineamento impostato con lo Stile normale in Modello Tesi. Perché, vi chiederete, non fare un semplice copia e incolla? Perché il testo che avete già scritto potrebbe avere caratteristiche di formattazione sbagliate, che potrebbero causare dei problemi una volta copiato con un semplice copia ed incolla. Il vantaggio della procedura descritta nella pagina precedente, rispetto ad un semplice copia ed incolla, è che il testo incollato viene ripulito da tutte quelle caratteristiche di formattazione che potrebbero causare dei problemi di impaginazione. A questo punto potete iniziare a riformattare il testo copiato, secondo le caratteristiche che desiderate. Se avete già iniziato a scrivere la tesi e siete in uno stato avanzato o la tesi è quasi ultimata, dovete valutare se vi conviene trasferire il vostro testo in Modello Tesi.doc, tenendo presente quello che è stato detto all'inizio di questa pagina. Eventualmente potete provate a vedere cosa succede, dopodiché potete decidere se continuare o meno. 23

24 Centro Copia Le Interruzioni di pagina Durante la stesura della tesi può essere necessario forzare il cambio pagina, come quando si sta per iniziare un nuovo capitolo od un nuovo paragrafo. Per forzare il cambio pagina è preferibile non utilizzare ripetutamente il tasto Invio, per terminare una pagina e portare il testo successivo su una nuova pagina, anche se la cosa sembra funzionare. Non si tratta del sistema più efficace, perché se, come succede sempre nella stesura di una tesi, dovete apportare cambiamenti al contenuto del testo, togliendo o inserendo una parola o intere righe, rischiate di scombinare l'impaginazione. Per forzare il cambio di pagina avete a disposizione il comando Interruzioni di pagina, presente nella scheda Layout della Barra Multifunzione. Questo comando permette di forzare il cambio di pagina, portando il testo nella pagina successiva. Vediamo come procedere: 1. Fare clic nel punto in cui si desidera terminare la pagina ed iniziare una nuova pagina; 24

25 Centro Copia 2. Dalla scheda Layout di pagina fare clic su Interruzioni; 3. Selezionare e fare clic sulla prima opzione: Pagina; 25

26 Centro Copia Il risultato a video, avendo attivato la visualizzazione dei caratteri non stampabili, è il seguente: Viene visualizzata una riga con la scritta interruzione pagina interruzione pagina ed il testo successivo inizierà sempre su una nuova pagina. In questo modo, pur aggiungendo o togliendo del testo prima dell'interruzione di pagina, la scritta "Capitolo 2" ed il testo successivo non verranno più spostati dall'inizio della pagina. 26

27 Centro Copia Le Interruzioni di sezione Le sezioni sono porzioni di testo isolate, entro le quali è possibile impostare formattazioni profondamente diverse. È necessario dividere il documento in sezioni, utilizzando le Interruzioni di sezione, nei seguenti casi: Per cambiare la sequenza dei numeri di pagina all'interno di uno stesso file (documento); Per esempio, se si vogliono numerare le prime pagine con numeri romani e le successive con numeri arabi. Per far iniziare automaticamente un nuovo capitolo su pagina destra dispari, indipenden-temente da dove finisce il capitolo precedente, quando la tesi deve essere stampata fronte/retro. Per rinumerare da 1 in ogni capitolo le note a piè di pagina; Per cambiare le impostazioni di una o più pagine all'interno di uno stesso documento (p. es. per inserire pagine con orientamento orizzontale). Per cambiare le diciture nelle intestazioni e/o nei piè di pagina dei vari capitoli. L'interruzione di sezione utilizzata nelle tesi è, di solito, di 2 tipi: Pagina successiva; Pagina dispari. L'interruzione di sezione Pagina successiva viene utilizzata per: Iniziare un nuovo capitolo nelle tesi che devono essere stampate solo fronte (su un solo lato del foglio). Poter inserire pagine con orientamento orizzontale, indipendentemente dal fatto che la tesi venga stampata solo fronte o fronte/retro. L'interruzione di sezione Pagina dispari viene utilizzata per: Iniziare automaticamente un nuovo capitolo, su pagina destra dispari, nelle tesi che devono essere stampate fronte/retro (su un solo lato del foglio). 27

28 Centro Copia 1. Per inserire questo tipo di interruzione posizionare il cursore all'inizio di quella che dovrà essere la nuova sezione; 2. Dalla scheda Layout di pagina fare clic su Interruzioni; 3. Selezionare e fare clic su: a. Pagina successiva; Per le tesi che vengono stampate solo fronte. 28

29 Centro Copia b. Pagina dispari; Per le tesi che vengono stampate fronte/retro. Con questo comando il testo successivo inizia su pagina destra dispari, indipendentemente dalla pagina, sia essa pari o dispari, su cui finisce il testo precedente. Se, infatti, il testo precedente termina su pagina dispari viene aggiunta automaticamente una pagina completamente bianca. Questa pagina completamente bianca, sulla quale non compare, correttamente il numero di pagina, viene visualizzata a video solo in anteprima di stampa. 29

30 Centro Copia Risultato a video di un'interruzione di sezione pagina successiva. 30

31 Centro Copia Risultato a video di un'interruzione di sezione pagina dispari. 31

32 Centro Copia Inserire i numeri di pagina Per la numerazione delle pagine si adottano sostanzialmente due criteri: 1) Numerare l'intera tesi con numeri arabi in modo consecutivo, a partire dal frontespizio interno; 2) Non numerare le pagine che precedono l'indice (Frontespizio interno, dedica); Numerare con numeri romani le pagine dell'indice; Numerare con numeri arabi le pagine successive, ricominciando di solito la numerazione da 1. Normalmente tutte le pagine della tesi vengono conteggiate ai fini della numerazione, con la sola eccezione delle tavole fuori testo, che non sono numerate, ma solo inserite fra le pagine di testo. Se una pagina è completamente occupata da grafici o tabelle si può tralasciare la stampa del numero di pagina, ma occorre comunque conteggiare la pagina nella successione del lavoro. Il numero di pagina, anche se conteggiato, non dovrebbe comunque comparire nelle seguenti pagine: La pagina del frontespizio interno. In tutte le pagine che contengono solo un titolo. In tutte le pagine che, per motivi di impaginazione, sono lasciate completamente bianche. ***** Prima della versione Word 2007 inserire i numeri di pagina esternamente, cioè a destra sulle pagine dispari e a sinistra sulle pagine pari, in una tesi che deve essere stampata in fronte/retro, era un'operazione quasi banale. A partire dalla versione Word 2007 è diventata un'operazione così complicata che richiederebbe quasi un piccolo corso. Vi consiglio pertanto, se non avete utilizzato i nostri Modelli Tesi già predisposti con i numeri di pagina nella posizione corretta, di inserire i numeri al centro della pagina e di utilizzare i numeri semplici e non quelli con forme, che sono belli da vedere, ma che al lato pratico complicano le cose. C'è, inoltre, un ulteriore problema con Word Quando inserite i numeri di pagina, non si sa per quale motivo (buco del programma?), viene inserito anche un ulteriore invio, per cui può succedere che il numero di pagina spinga il testo più in alto rispetto al margine inferiore prefissato in Imposta pagina. Per risolvere questo problema cancellare l'invio sotto il numero di pagina. Se avete utilizzato i nostri Modelli Tesi, i numeri di pagina sono già inseriti nell'esatta posizione e potete tralasciare questa pagina e passare alla pagina successiva, se dovete cambiare il formato del numero (p. es. da arabo a romano) o se volete far iniziare la numerazione da un numero diverso da 1. 32

33 Centro Copia Se invece dovete o volete inserire personalmente i numeri di pagina: 1. Fare clic sulla scheda Inserisci; 2. Dal gruppo Intestazione e Piè di pagina scegliere Numero di pagina; 3. Selezionare la posizione in cui volete inserire il numero di pagina; 33

34 Centro Copia Per cambiare il formato del numero di pagina fare clic sul pulsante Numero di Pagina e scegliere Formato pagina Numeri Si apre la scheda Formato numero di pagina. In questa scheda potete: 1) Scegliere il formato del numero di pagina (arabo, romano ecc.); Nell'elenco a discesa Formato numero selezionare il formato desiderato. 2) Far iniziare la numerazione delle pagine da un numero di pagina specifico, diverso da 1. Cliccare su Comincia da nella sezione Numerazione pagine ed inserire il numero di pagina desiderato; Alla fine cliccare su OK. 34

35 Centro Copia Se il documento è diviso in sezioni, per far continuare la numerazione delle pagine dalla sezione precedente, nella scheda Formato numero di pagina selezionare Continua da sezione precedente nella sezione Numerazione pagine; Alla fine cliccare su OK. I numeri di pagina si possono inserire anche utilizzando il pulsante Inserisci numeri di pagina all'interno di un'intestazione o di un piè di pagina. Se inserite la numerazione in questo modo non sarà necessario utilizzare il comando Numeri di pagina. Se desiderate che sulla prima pagina del documento (p. es. il frontespizio) o di una sezione, nel caso in cui il documento sia suddiviso in sezioni, non compaia il numero di pagina, dovete attivare la casella di controllo Diversi per prima pagina, sulla scheda Layout della finestra di dialogo Imposta pagina, come spiegato nel capitolo Impostare i margini della pagina. 35