Commissione scientifico-amministrativa Verbale della seduta del 4 marzo 2015

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1 Università di Verona Biblioteca Centrale Egidio Meneghetti Polo Medico, Scientifico e Tecnologico Strada Le Grazie, VERONA Tel Fax Commissione scientifico-amministrativa Verbale della seduta del 4 marzo 2015 Il giorno 4 marzo 2015, alle ore 9.00 presso la sala riunioni della Biblioteca Meneghetti, si è riunita la Commissione scientifico-amministrativa della Biblioteca Nominativo P/A/AG Prof. Lorenzo Burti (Presidente) Dip. Sanità pubblica e Medicina di comunità P Prof. Carlo Capelli Dip. Scienze neurologiche e del movimento P Prof. Marco Chilosi Dip. Patologia e diagnostica AG Prof. Massimo Delledonne (Presidente Vicario) Dip. Biotecnologie P Prof. Luca Giacomello Dip. Chirurgia AG Prof.ssa Isabella Mastroeni Dip. Informatica P Prof.ssa Francesca Pizzolo Dip. Medicina P Prof. Alberto Turco Dip. Scienze della Vita e della Riproduzione P Sig. Daniele Cristiano Rappresentante Consiglio degli studenti P Dott. Fabrizio Bertoli Direttore Biblioteca Meneghetti P Esercita la funzione di Segretario la Dott.ssa Alessandra Ligugnana, Segretario amministrativo della Biblioteca centrale E. Meneghetti. Ordine del giorno 1) Comunicazioni 2) Approvazione verbale sedute precedenti 3) Approvazione bilancio consolidato. Consuntivo ) Approvazione bilancio consolidato. Previsione ) Varie e eventuali Punto 1: Comunicazioni Il Direttore comunica che, nel CdA del , si è provveduto a definire il Fondo ordinario assegnato per la Biblioteca, che sarà pari a ,00 e ad assegnare i fondi ulteriori per le risorse Web of Science e Scopus che saranno pari a ,00, con un incremento di ,00 rispetto allo scorso anno. Il Direttore inoltre ricorda, come già comunicato via , che nel 2015 il costo della risorsa MATHSCINET, che in precedenza era a carico della sola Biblioteca Frinzi, sarà suddiviso al 50% tra le 2 biblioteche Meneghetti e Frinzi, in quanto è una risorsa che viene utilizzata in maniera preponderante dai ricercatori del Polo scientifico. Per gli anni futuri verrà monitorato l utilizzo al fine di verificare quale sia il livello di interesse (e quindi il contributo alla spesa) da parte del polo umanistico-economico-giuridico, e quindi della Biblioteca Frinzi. Comunque, le verifiche effettuate nell ultimo scorcio del 2014 indicano che la consultazione da parte dei ricercatori del polo umanistico-economico-giuridico è esigua, pertanto è ipotizzabile che dal 2016 la spesa possa essere totalmente a carico della Biblioteca Meneghetti. Il costo della risorsa a livello di Ateneo, per il 2015, sarà di USD 8.529,96 + IVA, cioè USD 4.264,98 + IVA per ciascuna biblioteca. La Commissione prende atto. Punto 2: Approvazione verbali sedute precedenti La Commissione approva all unanimità i verbali delle sedute dei giorni e (telematica).

2 Punto 3: Approvazione bilancio consolidato. Consuntivo 2014 Preliminarmente, il Segretario Amministrativo, evidenzia che, in questa fase di passaggio alla gestione contabile tramite il nuovo programma U-GOV, il bilancio verrà presentato per l approvazione secondo gli usuali schemi. Sarà cura della Biblioteca, una volta che i nuovi schemi siano stati adottati dall Amministrazione, tradurli nel nuovo formato. Il Dott. Bertoli passa a illustrare la situazione finanziaria relativa all esercizio 2014 e comunica che, successivamente all approvazione del bilancio avvenuta in data , si sono dovute apportare delle variazioni come da prospetto di seguito riportato: ULTERIORI VARIAZIONI DI BILANCIO ENTRO IL N. delibera Data delibera Motivazione Causale Importo variazione 5. 28/11/2014 Nuove entrate da CRUI e Cdr Maggiori entrate con conseguenti maggiori uscite previste 99,52 a- Entrate Per quanto riguarda le entrate relative al 2014, il contributo di finanziamento ordinario è stato di , cui è stata aggiunta la somma di ,00, vincolata all acquisizione della banche dati Scopus e Web of Science, che fino al 2013 erano acquistate direttamente su fondi dell Amministrazione centrale, mentre alla Biblioteca Meneghetti veniva demandata la gestione tecnica di accesso e consultazione, e al Direttore della Biblioteca la gestione dei rapporti contrattuali con CRUI. Dal 2014 tutta la gestione veniva affidata alla Biblioteca Meneghetti, con l impegno di integrazione del fondo di funzionamento. A questi sono da aggiungere tra gli altri: ,46 (avanzo di amministrazione 2013) ,71 (recuperi di spese generali e da CdR, contributo di Ateneo per la formazione specialistica, interessi attivi, proventi derivanti da attività commerciali e relativa IVA) - 800,00 (anticipazioni all Economo) Pertanto, il totale delle entrate è stato di ,71; con l aggiunta dell avanzo di amministrazione 2013, il totale è di ,17, come di seguito riportato in dettaglio. ENTRATE 2014 ENTRATE 2014 Previsione 2014 al 7/11/2014 Variazioni Assestamento Definitivo al 19/01/2015 Totale avanzo 2013 (A) , ,46 Di cui vincolato a progetti , ,35 Di cui indistinto , ,11 FONDO DI FUNZIONAMENTO ordinario , ,00 CONTRIBUTO annuale Ateneo x Wos e Scopus , ,00 FORMAZIONE SPECIALISTICA AMM.CEN , ,32 ATTIVITA' COMMERCIALE 6.213, ,00 INTERESSI ATTIVI SU DEPOSITI 3,01 3,01 RECUPERI DIVERSI DI SPESE GENERALI 778,00 91,52 869,52 RECUPERI CDR 316,00 8,00 324,00 RISCOSSIONI IVA 1.366, ,86 ANTICIPAZIONI ALL'ECONOMO 800,00 800,00 TOTALE ENTRATE (B) , ,71 TOTALE ENTRATE (A+B) ,65 99, ,17 2

3 SPESE 2014 Le uscite, comprensive anche degli ulteriori impegni di spesa, pari a ,98, resisi necessari a conclusione dell e.f. 2014, e liquidati in conto residui 2014, all inizio dell anno 2015, assommano a ,30, così ripartite: SPESE 2014 Previsione Totale SPESO definitiva a variazioni 2014 gennaio 2015 Avanzo 2014 AVANZO ,35 0, ,35 FORMAZIONE SPECIALISTICA AMM.CEN 1.097,32 597,00 500,32 FORMAZIONE SPECIALISTICA MENEGHETTI 780,03 0,00 780,03 MISSIONI 1.886,04 558, ,34 LIBRI E GIORNALI NON INVENTARIABILI 250,00 188,10 61,90 MATERIALE DI CONSUMO 4.000, , ,27 MANUTENZIONE ATTREZZATURE E MACC ,00 103, ,30 TRASPORTI E FACCHINAGGIO 500,00 0,00 500,00 SPESE POSTALI 500,00 50,50 449,50 SPESE TELEFONICHE 1.000,00 500,14 499,86 SPESE NOLEGGI ATTREZZATURE 3.000,00 983, ,92 SPESE E COMMISSIONI BANCARIE 200,00 0,00 200,00 IMPOSTE E TASSE 400,00 0,00 400,00 VERSAMENTI IVA 1.366, ,86 0,00 FONDO DI RISERVA 4.077,89 0, ,89 QUOTA VINC. PER BILANCIO STATO (MISSIONI) 1.886, ,04 0,00 QUOTA VINC. x BILANCIO STATO (MOBILI E ARREDI) 176,00 176,00 0,00 PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO 1.500, ,72 400,28 FUNZIONAMENTO SERVIZIO AUTOMAZIO 3.000,00 0, ,00 RESTITUZIONE RIMBORSI DIVERSI 100,00 0,00 100,00 ACQUISTO MOBILI E MACCHINE UFFICIO 7.000,00 99, , ,00 MOBILI E ARREDI MENEGHETTI 44,00 0,00 44,00 ACQUISTO MAT. LIBRARIO E DI BIBLIOTECA 0,00 BIBLIOCAR - Contributo Banca Popolare 574,35-574,35 0,00 0,00 Acquisto monografie cartacee Biotecnologia 4.407, ,50 0,00 Acquisto monografie cartacee Chirurgia 1.790,91 300, ,56 Acquisto monografie cartacee Informatica 4.662, , ,74 Acquisto monografie cartacee Medicina 4.755,92 94, ,52 Acquisto monografie cartacee Meneghetti ,00 574, , ,28 Acquisto monografie cartacee Patologia 4.054,41 432, ,80 Acquisto monografie cartacee Sanità Pubbl , , ,92 Acquisto monografie cartacee Sc. Motorie 3.000, ,47 132,53 Acquisto monografie cartacee Sc. Vita 2.980,05 896, ,78 Acquisto monografie cartacee Sc. Neurologiche 4.369, ,70 920,80 RISORSE MULTIMEDIALI 200,00 0,00 200,00 ABB.BANCHE DATI , , ,52 WOS+Scopus , ,76 0,00 ABB. E ACQUISTI EBOOKS , , ,78 MRW , , ,21 ABB.PERIODICI ONLINE , , ,63 Cell Press+Clinics , ,31 200,69 ABB.PERIODICI CARTACEI , , ,53 RILEGATURA PERIODICI , , ,62 ANTICIPAZIONI ALL'ECONOMO 800,00 800,00 0,00 Totali ,65 99,52 TOTALE , , ,87 3

4 Si sottolinea che il totale della spesa 2014 ( ,30) non è comprensivo del costo di tutte le risorse rese disponibili nello stesso anno, in quanto alcune di esse erano già state acquistate e fatturate nel corso del 2013 e quindi saldate sui fondi A titolo esemplificativo, si illustrano le risorse di cui si è detto sopra, il cui costo pagato su fondi 2013 è relativo al servizio reso accessibile nel 2014: rinnovi risorse 2014 liquidati con fondi 2013 Nature, Springer Journals quota BM, Springer Images 2014 (parziale del contratto con CINECA ora passato a CRUI) ,00 Questo usuale meccanismo di anticipo della spesa non ha invece avuto luogo nel 2014, causa passaggio dei contratti da Cineca a CRUI con relative nuove procedure di contrattazione e tempistiche diverse dalle precedenti (ad esempio, CRUI/CARE è ancora in fase di trattativa con l editore per il contratto Springer). Pertanto, soprattutto a causa di questo motivo, l avanzo assestato per l anno 2014 risulta pari a ,87, come illustrato dalla tabella seguente: Avanzo 2014 Vincolato (Formazione Personale TA - quota AMMCEN) 500,32 Indistinto ,55 TOTALE AVANZO ,87 Il Direttore sottolinea che, come sarà evidenziato al punto successivo, nel corso del 2015 parte di tale avanzo sarà necessaria per coprire le spese ordinarie relative alla differenza tra budget erogato e spesa necessaria, oltre a eventuali lacune informative determinate dal consistente taglio alle sottoscrizioni dei periodici operato dall Azienda ospedaliera universitaria integrata di Verona, che ha riguardato risorse accessibili anche all Ateneo. La Commissione approva all unanimità. Punto 4: Approvazione bilancio consolidato. Previsione 2015 Preliminarmente, il Segretario Amministrativo, evidenzia che, in questa fase di passaggio alla gestione contabile tramite il nuovo programma U-GOV, il bilancio verrà presentato per l approvazione secondo gli usuali schemi. Sarà cura della Biblioteca, una volta che i nuovi schemi siano stati adottati dall Amministrazione, tradurli nel nuovo formato. Il Direttore comunica che, con delibera del CDA del , oltre al fondo di funzionamento ordinario di ,00, l Amministrazione centrale ha assegnato per il 2015 la quota di ,00 per l acquisto delle banche dati Scopus e Web of Science, in precedenza a carico del bilancio dell Amministrazione centrale. Tale quota, rapportata all andamento dei costi delle suddette banche dati, dovrà continuare a essere erogata annualmente. Considerando anche l avanzo di amministrazione assestato 2014, la Biblioteca potrà disporre di ulteriori ,55, liberamente utilizzabili (superiore a quanto preventivato a novembre 2014, che era pari a ,09), mentre, così come evidenziato al punto precedente, la quota di 500,32 derivante dal non totale esaurimento del fondo per la Formazione Specialistica del personale TA sarà riportata al nuovo esercizio per il medesimo scopo, in aggiunta al fondo che l Amministrazione Centrale assegnerà per il Si preannuncia, inoltre, che per il 2015 si attendono ulteriori entrate per effetto di servizi usualmente offerti dalla Biblioteca, quali il prestito interbibliotecario e il document delivery; per il noleggio in concessione degli spazi per il servizio di fotocopiatura; per l assegnazione del fondo per la Formazione Specialistica del personale TA, al momento non quantificabili. Infine, ci si attende di introitare dalla ditta A&P Olivieri, precedente concessionaria del servizio di fotocopiatura, l importo pari a 3.456, ,43 (IVA) per un totale di 4.216,95, corrispondente al saldo del contratto ormai 4

5 concluso, e l importo di 1.500,00 dall ULSS 20 per attività conto terzi di formazione sulla interrogazione delle banche dati e consultazione delle risorse bibliografiche. Tali ulteriori entrate saranno contabilizzate successivamente, al momento dell introito, mediante variazioni di bilancio sottoposte all approvazione della Commissione. Alla luce delle premesse sopra esposte, il Dott. Bertoli prosegue a illustrare il bilancio di previsione relativo alle entrate 2015, che viene descritto analiticamente. PREVISIONE ENTRATE 2015 Previsione al 7/11/2014 Previsione al 4/3/2015 AVANZO DI AMMINISTRAZIONE 2014 (non vincolato) , ,55 FORMAZIONE SPECIALISTICA (vincolato) 0,00 500,32 Totale avanzo , ,87 FONDO DI FUNZIONAMENTO ordinario , ,00 Finanziamento Wos+Scopus ,00 Totale Fondo funzionamento , ,00 5

6 PREVISIONE SPESE 2015 SPESE Previsione Spesa effettiva Previsione nov previsione 4/3/2015 FORMAZIONE SPECIALISTICA AMM.CEN 1.097,32 597, FORMAZIONE SPECIALISTICA B.MENEGHETTI 780,03 0,00 780,03 780,03 MISSIONI 1.886,04 558, , ,04 LIBRI E GIORNALI NON INVENTARIABILI 250,00 188,10 250,00 250,00 MATERIALE DI CONSUMO 4.000, , , ,00 MANUTENZIONE ATTREZZATURE E MACCHINARI 2.000,00 103, , ,00 TRASPORTI E FACCHINAGGIO 500,00 0,00 500,00 500,00 SPESE POSTALI 500,00 50,50 300,00 300,00 SPESE TELEFONICHE 1.000,00 500,14 800,00 800,00 SPESE NOLEGGI ATTREZZATURE 3.000,00 983, , ,00 SPESE E COMMISSIONI BANCARIE 200,00 0,00 200,00 200,00 IMPOSTE E TASSE 400,00 0,00 400,00 400,00 VERSAMENTI IVA 1.366, ,86 0,00 0,00 FONDO DI RISERVA 4.077,89 0, , ,89 QUOTA VINC. x BILANCIO STATO (MISSIONI) 1.886, , , ,04 QUOTA VINC. x BILANCIO STATO (MOBILI E ARREDI) 176,00 176,00 176,00 176,00 PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO 1.500, , , ,00 FUNZIONAMENTO SERVIZIO AUTOMAZIONE 3.000,00 0, , ,00 RESTITUZIONE RIMBORSI DIVERSI 100,00 0,00 100,00 100,00 ACQUISTO MOBILI E MACCHINE UFFICIO 7.099, , , ,00 MOBILI E ARREDI MENEGHETTI 44,00 0,00 44,00 44,00 ACQUISTO MATERIALE LIBRARIO E DI BIBLIOTECA Acquisto monografie , ,00 BIBLIOCAR - Contributo Banca Popolare 0,00 0,00 0,00 0,00 Acquisto monografie Biotecnologia 4.407, , , ,50 Acquisto monografie Chirurgia 1.790,91 300, , ,91 Acquisto monografie Informatica 4.662, , , ,38 Acquisto monografie Medicina 4.755,92 94, , ,92 Acquisto monografie Meneghetti , , , ,00 Acquisto monografie Patologia 4.054,41 432, , ,41 Acquisto monografie Sanità Pubblica 2.979, , , ,33 Acquisto monografie Sc. Motorie 3.000, , , ,00 Acquisto monografie Sc. Vita 2.980,05 896, , ,05 Acquisto monografie Sc. Neurologiche 4.369, , , ,50 RISORSE MULTIMEDIALI 200,00 0,00 200,00 200,00 ABB.BANCHE DATI , , , ,00 WOS e SCOPUS , , ,00 ABB. E ACQUISTI EBOOKS , , , ,00 MRW , ,79 0,00 0,00 ABB.PERIODICI ONLINE , , , ,00 Cell Press + Clinics , ,31 0,00 0,00 ABB.PERIODICI CARTACEI , , , ,00 RILEGATURA PERIODICI , , , ,00 ANTICIPAZIONI ALL'ECONOMO 800,00 800,00 0,00 0,00 TOTALE , , , ,00 6

7 Per quanto riguarda i costi, una stima realistica rivela l insufficienza delle risorse derivanti dal solo fondo di funzionamento per soddisfare il fabbisogno 2015, che prevede non solo i rinnovi di abbonamenti di notevole rilievo per l utenza, ma anche nuove spese necessarie a carico della Biblioteca Meneghetti (es. Mathscinet) e l aumento prevedibile dei costi cui si aggiunge, ad esempio, la variabile del tasso di cambio. A fronte di un tale scenario, si ritiene che sarà probabile dover attingere all avanzo disponibile (non vincolato) per il 2015, come meglio dettagliato nella tabella sotto riportata: Ipotesi spesa complessiva per il 2015 Totale spese ,30 Spese da aggiungere in quanto non pagate su bilancio 2014 (Nature, Springer images, Springer journals) ,99 Funzionamento Servizio Automazione 3.000,00 Totale costi riferibili al ,29 Incrementi di spesa 2015 aumento 7% (per rischio cambio, aumenti ecc.) ,61 Mathscinet USD 8.529,96+IVA (ipotizzando costo BM 100%) 9.167,00 Elsevier collezioni annuali (Methods ) ,00 Totale incrementi spesa ,61 Totale previsione di spesa , Integrazione con parte dell'avanzo ,90 Residuo avanzo ,65 Pertanto, anche per alcuni anni successivi al 2015, nel caso il finanziamento ordinario resti stazionario, l avanzo residuo potrà essere utilizzato per integrare le spese necessarie ed effettive e quindi la differenza tra budget erogato e spese necessarie. Comunque, tale manovra di bilancio sarà portata all approvazione della Commissione dopo aprile 2015, cioè dopo che il CdA avrà approvato il bilancio generale di Ateneo. La Commissione approva all unanimità il bilancio di previsione delle entrate e delle uscite per l anno 2015 e si riserva la facoltà di individuare, con successiva delibera, l eventuale destinazione da attribuire alla quota di avanzo. Punto 5: Varie ed eventuali Non sono stati trattati argomenti per il punto in oggetto. La seduta è tolta alle ore 10,30. Delibera n. 2/2015 Il Presidente della Commissione Prof. Lorenzo Burti Il Segretario Dott.ssa Alessandra Ligugnana 7