Da Google Apps a Office 365 per le aziende

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1 Da Google Apps a Office 365 per le aziende Passaggio L'interfaccia di Office 365 per le aziende è diversa da quella di Google Apps. Al primo accesso viene visualizzata la schermata seguente, ma dopo poche settimane si accede direttamente alla posta elettronica. Collegamenti rapidi Accedere direttamente a posta elettronica, calendario, contatti, archivio file e siti Web. Impostazioni Gestire le impostazioni di Office 365, modificare la password e molto altro ancora. Online Informazioni sulle operazioni che è possibile eseguire online con Office 365. PC e Mac Installare le versioni più recenti delle app desktop di Office per ottenere funzionalità aggiuntive e caratteristiche avanzate di modifica offline. Telefono e tablet Lavorare ovunque sul telefono e il tablet.

2 Che cos'è Office 365 per le aziende? Office 365 per le aziende è simile a Google Apps for Business, pertanto la transizione non dovrebbe presentare alcuna difficoltà. Office 365 consente di: Accedere alla posta elettronica da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Archiviare tutti i file online, per non dipendere più da un'unità disco rigido. Sincronizzare i documenti con il computer per accedervi offline. Installare le app desktop di Office per una maggiore produttività e una più ampia scelta di funzionalità, anche quando si è offline. Come si accede a Office 365? 1. Nel Web browser accedere all'indirizzo 2. Immettere l'account e la password dell'organizzazione e scegliere Accedi. Ad esempio: [email protected] oppure [email protected] L'accesso a Office 365 consente di accedere rapidamente ai servizi seguenti: Outlook Leggere e inviare messaggi di posta elettronica. Calendario Pianificare riunioni e appuntamenti, online o di persona. Persone Restare in contatto con i colleghi. Newsfeed Seguire siti e persone. OneDrive for Business Archiviare i documenti aziendali. Siti Accedere ai siti del team. Guida introduttiva a Office 365 Durante i primi accessi, Office 365 visualizza i collegamenti a tutti gli strumenti, le risorse di formazione e le informazioni necessari per familiarizzare rapidamente con il prodotto. Trascorso il periodo iniziale, si accede direttamente alla posta elettronica.

3 Come trovare i servizi di Office 365 per le aziende Usare la tabella seguente per individuare i vari servizi di Office 365. Servizio In Google Apps for Business In Office 365 per le aziende Posta elettronica Gmail Outlook Calendario Calendar Calendario Rubrica online Contatti Persone Social network Hangouts Newsfeed Archiviazione file Siti Drive Siti OneDrive for Business Siti di SharePoint Documenti Documenti Word Fogli di calcolo Fogli Excel Presentazioni Presentazioni PowerPoint

4 Collaborazione Condividere documenti Dopo avere archiviato un documento, un foglio di lavoro o una presentazione, è possibile condividerlo facilmente con altri utenti, sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione. Quando si condivide un documento, gli utenti che devono rivederlo o modificarlo ricevono tramite posta elettronica un collegamento al documento. Con un semplice clic, l'autore e i revisori possono aprire il documento praticamente su qualsiasi dispositivo, ovunque si trovino. 1. Selezionare il documento. 2. Scegliere Condividi. 3. Immettere il nome o l'indirizzo di posta elettronica del revisore. Office Online Office Online è incentrato sulla collaborazione. Consente ai colleghi di un'organizzazione di apportare contemporaneamente modifiche di base allo stesso documento, foglio di lavoro o presentazione, permettendo a ognuno di vedere chi sta lavorando al documento e quali modifiche ha inserito. Non c'è il pulsante Salva? Non serve. Le app di Office Online salvano automaticamente le modifiche mentre si lavora. Servono altre opzioni? Basta aprire l'app desktop per accedere a tutte le caratteristiche di PowerPoint, Word o Excel. Condivisione È facile modificare un documento in contemporanea con altri utenti in Office Online. Chi sta modificando? È possibile vedere chi altri sta modificando la stessa presentazione. 4. Scegliere Condividi. Modifiche È possibile vedere i commenti e le modifiche di tutti gli altri revisori.

5 Sincronizzazione di Office 365 con il dispositivo Anche quando si è fuori ufficio, è possibile accedere alla posta elettronica, il calendario e i contatti di Office 365 da un telefono Windows Phone, un telefono o un tablet Android, un ipad o un iphone e sincronizzare, visualizzare e modificare documenti di Word, cartelle di lavoro di Excel e presentazioni di PowerPoint su numerosi smartphone e tablet. Installare Office 365 nel dispositivo L'esperienza online da postazione remota inizia con l'aggiunta dell'account di Office 365 al dispositivo. Ecco come fare: Per altre informazioni sui dispositivi mobili, vedere Usare Office 365 nei dispositivi mobili ( Per informazioni specifiche per Windows Phone, vedere Installare Office 365 in un dispositivo Windows Phone ( Per informazioni specifiche per iphone o ipad, vedere Installare Office 365 in un dispositivo iphone o ipad ( Per informazioni specifiche per Android, vedere Installare Office 365 in un telefono Android ( Per informazioni specifiche per altri dispositivi, vedere Configurare Office 365 per altri dispositivi (

6 Modalità offline Se occorre lavorare da una postazione in cui manca la connessione Internet, è possibile sincronizzare preventivamente documenti o intere cartelle con il computer, in modo che, quando si torna online, le modifiche vengano sincronizzate automaticamente. Installare la versione desktop di Office 2013 da Office 365 Se Office 2013 non è ancora installato nel computer, installarlo da Office Scegliere PC e Mac. Come funziona la sincronizzazione? La prima volta che si sincronizza OneDrive for Business o un sito di SharePoint, nel dispositivo viene creata una cartella associata denominata OneDrive for Business o SharePoint. I documenti verranno scaricati automaticamente in questa cartella. È ora possibile lavorare offline senza perdere le modifiche apportate. Sincronizza Per ottenere l'ultima versione dei documenti. 2. Scegliere Installa. Documenti sincronizzati Elenca i documenti nella raccolta di OneDrive for Business. 3. Scegliere Esegui e seguire le istruzioni della procedura di installazione. Per altre informazioni, vedere Installare Office nel PC o nel Mac con Office 365 per le aziende ( Per imparare rapidamente a usare il prodotto, vedere Guide introduttive di Office 2013 ( Informazioni sul dispositivo Mostra il percorso che contiene copie dei documenti sincronizzati dalla raccolta di OneDrive for Business.

7 Outlook sul Web È possibile usare Outlook Web App per accedere a posta elettronica, calendario e contatti. Basta effettuare l'accesso a Office 365 da un qualsiasi computer o dispositivo dotato di connessione Internet e scegliere Outlook. Leggere e rispondere ai messaggi di posta elettronica I nuovi messaggi vengono visualizzati nella parte superiore della Posta in arrivo. Creare e inviare un nuovo messaggio di posta elettronica Bastano poche semplici operazioni. 1. Scegliere Nuovo. 2. Scrivere il messaggio. Risposte Scegliere come rispondere dal riquadro di anteprima. Riquadro di anteprima Esaminare i messaggi e rispondere rapidamente. 3. Scegliere Invia. Restare in contatto, pianificare riunioni e altro Quando si riceve un messaggio di posta elettronica da una persona, è possibile aggiungere rapidamente le informazioni di contatto corrispondenti, avviare una chat o una telefonata, pianificare una riunione o inviare un messaggio di posta elettronica direttamente dalla scheda del profilo di quella persona. Disponibilità Visualizzare lo stato corrente del mittente. Inviare un messaggio istantaneo di Lync Calendario Pianificare una riunione con il mittente. Se è necessario comunicare immediatamente, è possibile usare Lync per Office 365 per avviare una chat, una sessione di messaggistica istantanea audio o video, partecipare a una riunione online e persino condividere un documento su schermo con altri utenti. IM chat Raggiungere un contatto immediatame nte con un messaggio istantaneo. Per altre informazioni sulla messaggistica istantanea Lync, vedere Inviare un messaggio istantaneo ( Contatti Basta un clic per aggiungere le informazioni di contatto del mittente. IM audio Per un tocco più personale, trasformare il messaggio istantaneo in una telefonata.

8 Come trovare i principali comandi e strumenti in Outlook Web App Usare questa tabella per trovare alcuni degli strumenti e dei comandi più usati con la posta elettronica. Attività In Gmail In Outlook Web App Inviare risposte automatiche quando si è fuori ufficio Fare clic su > Impostazioni > scheda Generale e scorrere fino a Risponditore automatico. Scegliere > Imposta risposte automatiche > e quindi le opzioni desiderate. Modificare la modalità di visualizzazione e organizzazione della posta elettronica Fare clic su > Impostazioni > scheda Generale, Visualizzazione per conversazione. Scegliere Ordina per per modificare la visualizzazione direttamente nella Posta elettronica. Contrassegnare ed etichettare la posta elettronica Fare clic per creare un messaggio o fare clic su Etichette per aggiungere un'etichetta a un messaggio. Scegliere un contrassegno nella Posta in arrivo per contrassegnare un messaggio per il completamento o fare clic su di esso con il pulsante destro del mouse e scegliere Categorizza per aggiungervi un'etichetta. Creare e aggiungere una firma al messaggio Fare clic su > Impostazioni > scheda Generale, e scorrere fino a Firma. Scegliere > Opzioni > Impostazioni > Posta.

9 OneDrive for Business OneDrive for Business è uno spazio di archiviazione online per i file. I documenti, le cartelle di lavoro e le presentazioni salvati in questo spazio online rimangono privati finché non si decide di condividerli. Possono inoltre essere aperti e modificati da qualsiasi luogo in cui esista una connessione Internet. Creare un documento da OneDrive for Business È possibile creare un documento direttamente in OneDrive for Business. La famiglia di prodotti Office Online, composta da Word Online, Excel Online e PowerPoint Online, consente di eseguire attività di base che vengono salvate automaticamente nel documento in OneDrive. Aprire un documento da Office 365 È possibile aprire rapidamente un documento, una cartella di lavoro o una presentazione in Office Online o nell'app desktop Word, Excel o PowerPoint. App desktop Selezionare un documento e scegliere Modifica per avviare l'app desktop. Online Fare clic o toccare il nome del file per avviare Office Online. 1. Scegliere OneDrive for Business. Eliminare un documento da OneDrive for Business Eliminare un documento è molto semplice. 1. Selezionare il documento da eliminare. 2. Scegliere Gestisci. 2. Scegliere Nuovo. 3. Scegliere il tipo di file: documento, cartella di lavoro o presentazione. 3. Scegliere Elimina.

10 Come trovare i principali comandi e strumenti in OneDrive for Business Usare questa tabella per trovare alcuni degli strumenti e dei comandi più usati in OneDrive for Business. Attività In Google Drive In OneDrive for Business Creare un nuovo documento, una nuova presentazione o un nuovo foglio di calcolo Fare clic su Crea e selezionare il tipo di documento da creare. Scegliere Nuovo e selezionare il tipo di documento da creare. Caricare un file Scegliere Carica e aggiungere i file. Scegliere Carica e aggiungere i file. Sincronizzare i file e lavorare offline Installare Google Drive per i caricare i documenti. Non è però possibile modificare i file senza una connessione Internet se non si usa il browser Web Chrome. Scegliere Sincronizza per i file selezionati. Apportare le modifiche offline; i file vengono poi aggiornati automaticamente quando ci si riconnette a Internet.

11 I siti di SharePoint semplificano la collaborazione fra i membri del team Efficienti e versatili, i siti di SharePoint consentono di seguire le attività di altri team nel newsfeed, creare un nuovo sito Intranet del team, collaborare a progetti di gruppo o semplicemente archiviare, condividere e rivedere documenti del team. Seguire o condividere un sito di SharePoint preferito In un sito che si ritiene interessante scegliere Condividi per condividerlo con altri membri del gruppo. Scegliere Segui per aggiungere il sito al newsfeed. Visualizzare le attività di un sito seguito nel proprio newsfeed Se un sito preferito ha un newsfeed, è possibile visualizzare gli aggiornamenti importanti del sito nel proprio newsfeed. Basta fare clic su Segui nel sito per elencare tutte le relative notizie e attività nella propria pagina Newsfeed. Creare un nuovo sito del team Per iniziare a creare un nuovo sito bastano pochi tocchi o clic. Se si vuole creare un blog professionale oppure un sito di collaborazione per mantenere sincronizzato il lavoro del team, è possibile partire da zero o scegliere uno dei numerosi modelli disponibili. Scegliere Nuovo per iniziare a creare un nuovo sito. Creare un documento, una cartella di lavoro o una presentazione È possibile creare un nuovo documento direttamente dalla raccolta documenti nel sito del team. Le app Word, Excel e PowerPoint Online gestiscono tutte le operazioni di base, salvando automaticamente il lavoro nella raccolta documenti. Consentono inoltre ai revisori di modificare contemporaneamente lo stesso documento. 1. Scegliere Siti. 2. Scegliere Nuovo. 3. Scegliere Documento di Word. È anche possibile creare cartelle di lavoro di Excel, presentazioni di PowerPoint e altro ancora.

12 Come trovare i principali comandi e strumenti nei siti di SharePoint Nella tabella seguente sono illustrate alcune delle azioni più comuni eseguite in Google Sites e le azioni corrispondenti eseguite nei siti di SharePoint. Azione In Google Sites Nei siti di SharePoint Ricevere una notifica quando una pagina viene modificata In una pagina qualsiasi fare clic su Apri menu Altre azioni e quindi su Sottoscrizione a modifiche pagina. 1. Nel sito scegliere la scheda Pagina. 2. Scegliere Invia avviso e quindi Imposta avviso per questa pagina. Creare una nuova pagina in un sito 1. Nella home page fare clic su Nuova pagina. 2. Creare la pagina e fare clic su Crea. 1. Nel sito scegliere Impostazioni. 2. Scegliere Aggiungi una pagina. 3. Digitare un nome per la nuova pagina e scegliere Crea. 4. Nella scheda Formatta testo creare la pagina e scegliere Salva. Modificare il tema, i colori e i tipi di carattere del sito 1. In una pagina qualsiasi fare clic su Apri menu Altre azioni > Gestisci sito. 2. Fare clic su Temi, colori e caratteri. 3. Apportare le modifiche desiderate e quindi fare clic su Salva. 1. Nel sito scegliere Modifica. 2. Nella scheda Formatta testo apportare le modifiche desiderate e quindi scegliere Salva.

13 Come trovare i principali comandi e strumenti nei siti di SharePoint (continua) Azione In Google Sites Nei siti di SharePoint Allegare un file dal computer In una pagina qualsiasi fare clic su Aggiungi file. In una raccolta siti fare clic su Carica. Rendere il sito privato 1. In una pagina qualsiasi fare clic su Apri menu Altre azioni > Gestisci sito. 2. In Impostazioni accesso fare clic su Solo collaboratori. 1. In Office 365 scegliere Nuovo. 2. In Privacy scegliere Privato Il contenuto è visibile solo ai membri approvati. Recuperare una pagina eliminata 1. In una pagina qualsiasi fare clic su Apri menu Altre azioni > Gestisci sito. 2. Fare clic su Elementi eliminati. 3. Selezionare la pagina da recuperare e quindi fare clic su Recupera. 1. Scegliere Impostazioni. 2. Scegliere Contenuto del sito. 3. Scegliere Cestino. 4. Selezionare la pagina da recuperare e quindi scegliere Ripristina selezione.

14 Word, Excel e PowerPoint Sia sul desktop che online con Office 365 è possibile creare qualsiasi tipo di documento (documento di Word, cartella di lavoro di Excel e presentazione di PowerPoint) e archiviarlo in OneDrive for Business o nella raccolta documenti di SharePoint. Aprire un documento da Office 365 È possibile aprire rapidamente un documento da OneDrive for Business o da un sito del team di SharePoint. L'esempio seguente apre una cartella di lavoro in Excel Online. Excel Online Scegliere il nome della cartella di lavoro per aprirla automaticamente in Excel Online. Aprire documenti recenti dal desktop Quando si apre un documento dall'app desktop, in questo caso Word 2013, è possibile scegliere fra tutti i percorsi di archiviazione: i siti di SharePoint, le raccolte di OneDrive for Business o il computer. OneDrive for Business Accedere allo spazio di archiviazione online. SharePoint Aprire il documento da un sito del team di SharePoint. Documenti recenti Accedere rapidamente ai documenti nelle posizioni predefinite. Eliminare un documento da Office 365 È possibile eliminare un documento, in questo caso una presentazione, in tre semplici passaggi. 1. Selezionare la presentazione da eliminare. 2. Scegliere Gestisci. 3. Scegliere Elimina. OneDrive.com Effettuare l'accesso con un account Microsoft per accedere ai documenti personali.

15 Come trovare i principali comandi e strumenti in Word Online Usare questa tabella per trovare alcuni degli strumenti e dei comandi più usati in Word Online. Attività In Google Documenti In Word Online Modificare l'interlinea, applicare formattazione e stili al testo Inserire tabelle, immagini, collegamenti ipertestuali, intestazioni e piè di pagina o numeri di pagina Impostare i margini, cambiare l'orientamento della pagina o modificare la spaziatura Fare clic su Inserisci e selezionare l'elemento da inserire. Fare clic su File > Imposta pagina, apportare le modifiche nella finestra popup. Scegliere Home. Scegliere Inserisci e selezionare l'elemento da inserire. Scegliere Layout di pagina per modificare l'impostazione della pagina o la spaziatura dei paragrafi. Controllare l'ortografia e rivedere i commenti Scegliere Revisione per eseguire il controllo ortografico e visualizzare i commenti. Condividere con altri utenti Scegliere Condividi.

16 Come trovare i principali comandi e strumenti in Excel Online Usare questa tabella per trovare alcuni degli strumenti e dei comandi più usati in Excel Online. Attività In Google Fogli In Excel Online Applicare la funzionalità di ritorno a capo del testo in una cella Disattivata per impostazione predefinita, fare clic su Testo a capo. Scegliere Testo a capo. Rivedere i commenti Fare clic su Inserisci e scorrere in basso fino a Commento. Scegliere Revisione. Inserire grafici, tabelle, collegamenti e commenti Fare clic su Inserisci e scorrere in basso per aggiungere l'elemento. Scegliere Inserisci. Modificare formattazione e stili Scegliere Home.

17 Come trovare i principali comandi e strumenti in PowerPoint Online Usare la tabella seguente per trovare alcuni degli strumenti e dei comandi più usati in PowerPoint Online. Attività In Google Presentazioni In PowerPoint Online Aggiungere diapositive, applicare un layout, cambiare tipo di carattere, allineare forme o applicare gli stili veloci Scegliere Home. Inserire tabelle, immagini, forme, SmartArt, grafici, commenti, intestazione e piè di pagina e WordArt Fare clic su Inserisci. Scegliere Inserisci. Applicare un tema, modificare il colore di un tema, modificare le dimensioni della diapositiva, modificare lo sfondo di una diapositiva Fare clic su Progettazione e apportare le modifiche nella finestra popup. Scegliere Progettazione. Applicare o modificare l'intervallo di una transizione Fare clic su Diapositive e scorrere in basso fino a Cambia transizione. Scegliere Transizioni.

18 Altre informazioni Visitare l'area risorse di Office 365 ( per accedere ad altre guide rapide e video procedurali. Configurare il dispositivo