PIANO DI INFORMATIZZAZIONE

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1 PIANO DI INFORMATIZZAZIONE delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione on line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell'identita' digitale di cittadini e imprese. Ai sensi del comma 3 bis dell art. 24 del D.L. 90/2014 convertito nella legge 11/08/2014 n. 114 INDICE ARTICOLO 1 Riferimenti Normativi e Documenti correlati 2 ARTICOLO 2 Introduzione 2 ARTICOLO 3 Obiettivi del Piano 3 ARTICOLO 4 Scenario informatico attuale 4 ARTICOLO 5 Individuazione Procedimenti 6 ARTICOLO 6 Piattaforma per l informatizzazione dei procedimenti 7 ARTICOLO 7 Sistema di conservazione dei documenti informatici 9 ARTICOLO 8 Affiancamento al personale 10 ARTICOLO 9 Coinvolgimento e informazione alla cittadinanza 11 ARTICOLO 10 Gestione strutturale dei cambiamenti procedurali 11 ARTICOLO 11 Tempi di realizzazione 12 ARTICOLO 12 Costi di realizzazione 12 1

2 ARTICOLO 1 Riferimenti Normativi e Documenti correlati D.lvo 82/2005 Codice dell Amministrazione Digitale Regole tecniche SPID D.P.C.M. 24/10/2014 Regole tecniche in materia di conservazione - D.P.C.M. 3/12/2013. Pagamenti elettronici D.L. 179/2012 Regole tecniche sul documento informatico - DPCM 13/11/2014 Regole tecniche in materia di gestione documentale - DPCM 3/12/2013 Misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa D.L. 90/2014 ARTICOLO 2 Introduzione Il presente Piano di informatizzazione (di seguito indicato con il termine Piano) viene redatto come stabilito dal comma 3 bis dell'art. 24 del D.L. 90/2014, convertito nella L. 114/2014, il quale recita: Entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto, le amministrazioni di cui ai commi 2 e 3 approvano un piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione on line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell'identita' digitale di cittadini e imprese. Le procedure devono permettere il completamento della procedura, il tracciamento dell'istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. Il piano deve prevedere una completa informatizzazione. Lo scopo del Legislatore è quello di semplificare, attraverso l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (ICT), le modalità di colloquio tra Cittadino/Impresa e P.A.. Quest'ultima deve quindi provvedere non solo alla realizzazione dei sistemi tecnologici che garantiscano tale colloquio, ma anche a rivedere e razionalizzare gli iter procedurali dei propri processi amministrativi. Fondamentale importanza riveste quindi la collaborazione fattiva di tutta la struttura organizzativa del Comune di Velletri (di seguito indicato con il termine Ente), allo scopo di individuare con precisione tutti i procedimenti da informatizzare, di semplificare gli iter procedurali e di revisionare i regolamenti che disciplinano i suddetti procedimenti. 2

3 L implementazione di una piattaforma per l informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione on line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell identità digitale di cittadini e imprese, rappresenta un grande traguardo per la P.A, ma al tempo stesso un cambiamento positivo della visione dei procedimenti amministrativi da parte dell utenza. Imprese, professionisti e semplici cittadini dovranno essere accompagnati verso tale cambiamento, offrendo loro sistemi semplici da usare con procedure guidate ed anche incontri formativi e convegni divulgativi. ARTICOLO 3 Obiettivi del Piano Il Piano si prefigge lo scopo di fornire un primo livello di valutazione circa le azioni, le risorse e la distribuzione dei compiti per la realizzazione della piattaforma, oltre che dei necessari interventi da intraprendere sia sul preesistente sistema informatico dell Ente, che sugli aspetti organizzativi dello stesso. L elemento che deve sicuramente essere contenuto nel Piano è la Roadmap (tabella di marcia o piano che bisogna seguire, con un elenco di punti a cui bisogna attenersi) con cui si implementeranno i procedimenti informatizzati. Il punto di partenza per individuare i procedimenti da informatizzare sarà l elenco dei procedimenti che il Nostro Ente ha redatto e pubblicato ai sensi dell art. 35 c. 1) d.lgs. 33/2013 nella sezione Amministrazione Trasparente, sotto-sezione Attività e procedimenti, del sito istituzionale del Comune di Velletri. Tale elenco è stato oggetto di valutazione e conseguente approvazione da parte degli OIV (o strutture analoghe) nell anno 2014 e sarà utile per individuare il perimetro di applicazione. La roadmap deve indicare le scadenze di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni on line utilizzando il Sistema pubblico per la gestione dell identità digitale, altrimenti denominato SPID. Tale precisazione è importante, perché si lega all art 14 del Decreto attuativo dello SPID, che specifica che le pubbliche amministrazioni aderiscono allo SPID entro i ventiquattro mesi successivi all accreditamento del primo gestore dell identità digitale. Poiché il tempo di accreditamento previsto per il primo identity provider è stimato che avvenga entro aprile-maggio 2015, l orizzonte temporale con cui la Nostra Amministrazione dovrà procedere all informatizzazione dei procedimenti non può andare oltre aprile-maggio

4 Al di là della mera redazione del piano, l attuazione dello stesso prevede una grande attività di progettazione che il Comune di Velletri dovrà svolgere per l informatizzazione dei procedimenti. Si dovrà infatti agire su diversi livelli: organizzativo l informatizzazione dei procedimenti comporta inevitabilmente la loro rianalisi, occorre considerare che i futuri procedimenti saranno monitorabili dai soggetti che li avviano, per cui l ente deve innanzitutto fare chiarezza sui propri processi di gestione per rispondere adeguatamente a tale innovazione; documentale l informatizzazione comporta che l amministrazione sappia gestire adeguatamente il processo telematico di presentazione e gestione delle istanze, per cui dovrà intervenire sui manuali di conservazione e di gestione per tenere conto delle regole tecniche sul protocollo informatico, la conservazione dei documenti e la formazione dei documenti informatici che sono state approvate nell ultimo anno e mezzo; tecnologico l informatizzazione dei procedimenti comporta necessariamente il confronto con le software house che forniscono i gestionali in uso presso l ente, aspetto non sempre facile da trattare, come sta emergendo in questo periodo in cui si sta introducendo nell ente la fatturazione elettronica; umano gli operatori, i funzionari, i dirigenti e gli utenti (cittadini/imprese) dovranno affrontare un cambiamento epocale nel loro modo di gestire i procedimenti amministrativi. Occorrerà un cambiamento importante, che andrà accompagnato attraverso un affiancamento formativo sensibile. La redazione del Piano è solamente il primo passo di un lungo cammino. ARTICOLO 4 Scenario informatico attuale Attualmente il Comune di Velletri ha già informatizzato alcuni servizi. E presente un sistema di protocollo informatico che permette anche la gestione del workflow documentale utilizzato, al momento, per la gestione e l assegnazione dei documenti e per la produzione e la pubblicazione degli atti amministrativi con relativa archiviazione documentale. Altro servizio informatizzazato è quello del Suap (Sportello Unico delle Attività Produttive) attraverso cui le società o i propri delegati o i cittadini possono gestire mediante un portale disponibile sul sito istituzionale dell Ente, le pratiche che abbiano ad oggetto l esercizio di attività produttive e di prestazioni di servizi e quelle relative alle azioni di localizzazione, realizzazione, trasformazione, ristrutturazione o riconversione, ampliamento o trasferimento, nonché cessazione o riattivazione delle suddette attività. 4

5 E in corso di realizzazione, inoltre, ed è quasi giunto a regime il servizio del timbro digitale. Questa tecnologia, nell ambito dei servizi di Certificazione Anagrafica, consente agli utenti di richiedere e ricevere i certificati direttamente sul proprio PC, senza più recarsi presso gli sportelli comunali, validi a tutti gli effetti di legge. L utilizzo del Timbro Digitale inoltre consente agli Enti di perseguire la strada della dematerializzazione dei propri prodotti documentali, garantendo comunque agli utenti la validità legale dei documenti stampati e la loro anti-contraffazione. E così possibile all Ente rilasciare documenti in formato elettronico (cosa essenziale per i servizi on-line) utilizzabili anche in formato cartaceo, dando la possibilità in modo semplice e senza costi, ai soggetti destinatari di questi documenti di poterli verificare, accettare ed utilizzare nei propri processi lavorativi. La registrazione a questo servizio può essere effettuata dai cittadini presso l ufficio anagrafe dell Ente. Il Comune di Velletri è anche provvisto di un sito web istituzionale completatmente conforme alle normative vigenti sia dal punto di vista della piattaforma software, sia dal punto di vista delle normative sulla trasparenza (D.Lgs. 33/2013) come risulta anche dal sito della Bussola della Trasparenza, dove la verifica del sito istituzionale conferma l aderenza di 67 indicatori su 67. E in fase di attuazione inoltre il progetto VELLETRI PONENTE SOSTENIBILE - LE VIE DELLA TECNOLOGIA - PROGETTO PLUS SMART CITY. Esso stimolerà un sostanziale cambiamento del concetto di città e della sua interrelazione con chi la vive e metterà a disposizione dei cittadini un insieme di strumenti ed interventi che consentiranno l interazione dell amministrazione/realtà locali con l utente finale. Tra gli strumenti sarà sviluppato un portale attrverso cui sarà consentito all utente di procedere con delle segnalazioni di disservizi, tramite invio di file multimediale direttamente dalla posizione dell evento. Una volta che la segnalazione del cittadino viene raccolta dalla piattaforma di Smart City ci sarà un sistema di gestione con la presa in carico del problema e l attivazione della procedura di risoluzione adeguata. Per far fronte all aumento di servizi on-line ed avere quindi una adeguata banda larga di connettività internet, è stata avviata l implementazione di una connessione internet in fibra ottica e la connessione delle sedi periferiche comunali tramite rete wireless con tecnologia Hiperlan. Per ciascuno dei software gestionali oggi utilizzati dovrà essere condotta un attenta analisi al fine di determinare quale sarà compatibile con la realizzazione del Piano, quale possa essere collegato con leggere personalizzazioni e quale invece sarà incompatibile e quindi soggetto a sostituzione. 5

6 A questo scopo l Ente tenderà all obiettivo di uniformare tutti gli iter procedurali individuando un unica software house che fornisca una piattaforma gestionale in grado di gestire i procedimenti interni ed esterni. ARTICOLO 5 Individuazione Procedimenti Come già indicato nelle premesse la norma prevede che il Piano, sviluppi l informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione on line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione SPID di cittadini e imprese. La piattaforma informatica deve permettere il completamento della procedura, il tracciamento dell'istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. Il punto di partenza, come detto nell articolo 3 del presente Piano, sarà l elenco dei procedimenti che il Nostro Ente ha redatto e pubblicato ai sensi dell art. 35 c. 1) d.lgs. 33/2013 nella sezione Amministrazione Trasparente, sotto-sezione Attività e procedimenti, del sito istituzionale del Comune di Velletri. Tale elenco è stato oggetto di valutazione e conseguente approvazione da parte degli OIV (o strutture analoghe) nell anno 2014 e sarà utile per individuare il perimetro di applicazione. Bisogna quindi individuare tutti i procedimenti in essere presso l Ente tramite una ricognizione dettagliata sul sito istituzionale sezione Trasparenza. Il risultato dell estrazione sarà oggetto di revisione e eventuale implementazione con l ausilio dei responsabile del procedimento nonché dei dirigenti. Successivamente, con l apporto del personale dei servizi informatici, si provvederà ad evidenziare quali di questi procedimenti sono gestiti informaticamente e in che termini di necessità/opportunità/fattibilità è possibile collegare le pratiche al software gestionali in uso agli uffici. In questa fase sarà possibile fare una prima valutazione in merito all impatto in termini di costi economici e di riorganizzazione derivanti dalla eventuale sostituzione dei software gestionali non compatibili. Sarebbe utile definire per tutti i procedimenti uno standard lavorativo in modo da uniformare gli iter procedurali, questa azione è propedeutica ad uno sviluppo consapevole della procedura informatica. Questo permetterà la creazione di schemi di workflow da modellare informaticamente. Sulla base di tali schemi i vari uffici dovranno eventualmente provvedere ad una revisione dei propri processi produttivi al fine di adeguarli ai nuovi iter modellati. 6

7 Tenuto conto che la piattaforma per la gestione delle pratiche on line deve garantire oltre alla presentazione delle pratiche on line, anche un sistema di monitoraggio, si prevede di realizzare due grandi famiglie di schemi di workflow: un prima famiglia di schemi che prevede una stretta interazione tra la piattaforma e i software gestionali di back office al fine di garantire i necessari collegamenti logici per il monitoraggio on line dello stato di avanzamento del processo e la produzione degli atti conclusivi del procedimento; una seconda famiglia di schemi per cui non è possibile o non è conveniente attivare una interazione tra la piattaforma e il back office, sia per il fatto che quel dato procedimento non è trattato con strumenti informatici, sia per le caratteristiche peculiari del procedimento e/o del sistema di gestione informatica. In tali condizioni l aggiornamento dello stato di avanzamento della pratica dovrà essere condotto in modo manuale dall ufficio interessato. Per entrambi le famiglie di schemi potrà essere prevista la possibile interazione tra la piattaforma e il Sistema informatizzato dei pagamenti della PA realizzato in ambito SPC. Poiché le operazioni sopra descritte coinvolgono in modo profondo sia l organizzazione del lavoro all interno di ciascun ufficio, che aspetti informatici di carattere generale, l attività in argomento dovrà essere condotta da un gruppo di lavoro composto dai responsabili di area e dal personale dei servizi informatici. Oltre alla revisione dei processi produttivi di ciascun ufficio per la gestione dei nuovi procedimenti informatici sarà cura per i responsabili di area modificare i regolamenti relativi. ARTICOLO 6 Piattaforma per l informatizzazione dei procedimenti Al fine di realizzare una apposita piattaforma informatica occorre dotare l Ente di un apposito strato applicativo software, che sarà oggetto di adeguato successivo progetto sviluppato con l ausilio di una software house. L applicativo dovrà essere in grado di rispondere alle richieste procedurali, burocratiche e amministrative dettate dai procedimenti adottati nell Ente, ma anche di rispondere ai requisiti tecnici e normativi in vigore. Inoltre tenuto conto che lo scenario operativo della P.A. è in grande mutamento e che pertanto sono frequenti le innovazioni e i nuovi adempimenti normativi da realizzare attraverso gli strumenti ICT, è necessario che la piattaforma in argomento sia sufficientemente elastica per supportare future necessità in termini di interfacciabilità con sistemi esterni e che abbia la capacità di poter modellare nuovi schemi e iter procedurali oggi non previsti. A tal fine si richiede quindi che tale piattaforma informatica abbia le seguenti peculiarità: 7

8 la possibilità di gestire i procedimenti attuali e futuri secondo gli iter che saranno individuati dalla struttura; garanzia dell interscambiabilità di dati e servizi verso framework esterni, siano essi in dotazione all Ente che di altre P.A secondo la struttura definita dalla normativa; Il codice sorgente del software dovrà essere preferibilmente aperto e/o a riuso, così come stabilito dall articolo 68 del C.A.D. La piattaforma dovrà essere dotata di strumenti per la modellazione grafica dei modelli che descrivono il flusso delle informazioni e dei processi sulla base degli attori, delle azioni dell utente, dei dati in input e dello stato. Con tali strumenti risulta particolarmente semplice poter sviluppare nuovi modelli informatici per la rappresentazione dei processi amministrativi, consentendo così rapide azioni di adeguamento alle necessità che insorgono al cambiamento degli scenari operativi e normativi. La piattaforma informatica deve inoltre avere le seguenti caratteristiche minime: Permettere la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni attraverso compilazione on line e procedure guidate. Queste dovrà permettere il completamento della procedura, il tracciamento dell'istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta; Possedere spiccate caratteristiche di usabilità e completa accessibilità ; Mettere a disposizione semplici procedure guidate e accessibili per la presentazione delle istanze, delle dichiarazioni e delle segnalazioni; Supportare obbligatoriamente l autenticazione attraverso il Sistema Pubblico per la gestione dell Identità Digitale (SPID), e nelle more del dispiegamento di tale sistema, anche di altre soluzioni di autenticazione che possano garantire l univoca identificabilità dell utente; Supportare sistemi di pagamento on line compatibili con il Sistema informatizzato dei pagamenti della PA realizzato in ambito SPC. Supportare il collegamento con il sistema di protocollazione in uso all ente; Supportare l archiviazione documentale già in uso all Ente; Supportare nativamente, almeno lato back office, l utilizzo di strumenti quali la protocollazione automatica, l apposizione della firma digitale e della marca temporale e l invio via PEC. Garantire il massimo riutilizzo dei software gestionali già in uso all Ente; 8

9 Potrebbe essere necessario procedere alla razionalizzazione di alcuni software gestionali oggi in uso, o all acquisto di soluzioni relative a servizi non ancora informatizzati. Tali scenari dovranno essere trattati con la massima attenzione sia dal punto di vista della qualità del risultato ottenibile, che dal punto di vista dei tempi di realizzazione. In tal senso va tenuto in doveroso conto la possibilità di dover procedere ad attività di conversione e formazione del personale che potrebbero essere particolarmente onerose non solo dal punto di vista economico ma anche dal punto di vista del livello di funzionalità dei servizi erogati dall Ente. Per tali ragioni contemporaneamente alla scelta della piattaforma per la presentazione delle pratiche on line, bisognerà effettuare, con i responsabili di ogni singola area, un analisi costi/benefici relativamente all acquisizione di nuove soluzioni gestionali o alla sostituzione di altre già in funzione, ed ai tempi necessari per tali tipologie di attività, prediligendo l individuazione di un unico partner tecnico. Nell ambito di tale attività risulterà strategica la formazione del personale del CED. dell Ente. La disponibilità all interno del Comune, di risorse umane in possesso del necessario know how per la modellazione degli iter garantirà infatti negli anni futuri un buon livello di indipendenza dal fornitore della soluzione. Nell ambito dell implementazione degli schemi di workflow su PIPOL, si procederà dando precedenza a quelle che comportino il minor impatto sulle funzionalità dei servizi erogati dall Ente, passando poi a quelle che comportano, per impatto sulla struttura e sui servizi interessati (es. pagamenti elettronici, gestione dei workflow interni all Ente), un maggior onere. ARTICOLO 7 Sistema di conservazione dei documenti informatici La piattaforma informatica produrrà archivi informatici contenenti documenti amministrativi; questo comporterà la realizzazione di un Sistema di conservazione che garantisca autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44) sfruttando una delle società presenti nell elenco dei conservatori attivi accreditati presso AgID, come da Circolare Agid n. 65/2014. Di fondamentale importanza per l operatività dei singoli uffici, rivestiranno anche i metodi di riversamento dei documenti informatici nei sistemi di conservazione. Tali metodi dovranno essere aderenti a quanto stabilito all art. 7 del DPCM 13/11/2014. L Ente attualmente supporta l archivio documentale per la conservazione dei provvedimenti dirigenziali e per la conservazione dei documenti protocollati. 9

10 La piattaforma informatica e la conseguente creazione e gestione dei documenti e dei fascicoli informatici attraverso essa prodotti, dovrà essere complementare con le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione, validazione temporale e conservazione di cui al DPCM 13/11/2014. Il sistema da realizzare dovrà inoltre essere compatibile con le nuove regole tecniche relative al protocollo informatico di cui al DPCM 3/12/2013. ARTICOLO 8 Affiancamento al personale Come evidenziato nei paragrafi precedenti, l utilizzo di una piattaforma per la presentazione e il monitoraggio on line delle istanze degli utenti, rappresenta oltre ad una ambiziosa sfida informatica, anche un radicale cambiamento dei processi produttivi dell Ente. Dal punto di vista organizzativo, gli impiegati dell Ente dovranno modificare il loro approccio ai procedimenti amministrativi, oggi connesso in modo radicale all utilizzo della carta, e di tutte le azioni che ad essa sono legate (firma tradizionale, molteplici copie dello stesso documento, invio attraverso posta ordinaria, etc). L assolvere i propri compiti, per un impiegato di oggi, consiste nello smaltire il numero di documenti cartacei ad esso assegnati. E quindi plausibile immaginare che (soprattutto nella fase transitoria) possano coesistere diverse tipologie di pratiche, quella cartacee, e quelle invece completamente informatizzate. Uno dei grandi sforzi che dovranno essere compiuti, sta proprio nel trasmettere nel modus operandi dell impiegato, la concezione che il documento informatico ha valore proprio in quanto informatico, e che quindi non deve in alcun modo essere trasformato in qualcosa di cartaceo. Viceversa anziché lo snellimento delle procedure, si otterrebbe l effetto esattamente contrario. Per raggiungere gli obiettivi sopra indicati dovranno essere erogate numerose ore di formazione non solo specificatamente per l utilizzo della piattaforma in argomento, ma anche per fornire il necessario know how ai dipendenti per l utilizzo degli strumenti informatici di base: firme elettroniche, PEC, digitalizzatori, timbri temporali, etc.. Un'altra fase delicatissima sarà quella legata al kick off del sistema. Poiché spesso si tratta di attività completamente nuove dovrà essere prevista una notevole attività di affiancamento agli impiegati almeno durante la fase di startup. 10

11 ARTICOLO 9 Coinvolgimento e informazione alla cittadinanza Un ruolo fondamentale nella trasformazione del rapporto tra P.A. e utenza è affidato alla semplicità che le piattaforme per la presentazione di pratiche on line riusciranno a garantire all utenza, sia essa impresa, professionisti o semplici cittadini. Dovranno pertanto essere previste delle azioni informative e formative destinate proprio all utenza. In tale attività svolgeranno un ruolo fondamentale tutte quelle organizzazioni che, spesso, fanno da tramite tra la P.A. e l utenza, come CAF, Ordini Professionali, Federazioni Consumatori, ecc.. Specifiche azioni formative e informative dovranno anche riguardare gli studenti delle scuole medie superiori, che essendo più vicini alle problematiche dei genitori si possono fare da tramite per trasferire le conoscenze necessarie all utilizzo della piattaforma per la presentazione e il monitoraggio delle pratiche on line. Sarebbe utile prevedere delle postazioni dislocate all interno dei Palazzi Comunali dove i cittadini sprovvisti di personal computer possano usufruire dei servizi erogati. Il Comune di Velletri inoltre, come previsto dall art. 24 quater del DL 90 che fa riferimento agli articoli 52 e 63 del DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell Amministrazione Digitale), progetterà e realizzerà i servizi in rete mirando alla migliore soddisfazione delle esigenze degli utenti. A tal fine, adotterà strumenti idonei alla rilevazione immediata della customer satisfaction del giudizio degli utenti ARTICOLO 10 Gestione strutturale dei cambiamenti procedurali Visto il radicale cambiamento di tutti i processi produttivi e l utilizzo sempre maggiore delle risorse tecnologiche nonché della revisione di una buona parte dei regolamenti oggi in uso all Ente, bisognerà prevedere il potenziamento delle strutture informatiche. Quest ultime saranno sottoposte a particolari stress dovuti all introduzione di nuovi strumenti da gestire e controllare e una quantità enormemente superiore di assistenza informatica da erogare ai colleghi in merito all utilizzo dei nuovi sistemi informatici. E pertanto indispensabile gestire i fattori critici di successo di tale operazione costituendo un gruppo di lavoro formato dal Segretario generale, dai Dirigenti, dal Responsabile dei sistemi informatici che possa dettare le linee guida del cambiamento e soprattutto supervisionare il buon andamento delle operazioni di trasformazione dei processi produttivi dell Ente. 11

12 ARTICOLO 11 Tempi di realizzazione Definire i tempi per l attuazione del piano è una stima condizionata da vari fattori, infatti bisogna prevedere la disponibilità degli uffici alla revisione di tutti i procedimenti, la disponibilità delle software house alla definizione e poi all applicazione del piano, la disponibilità di risorse economiche dell Ente. I tempi approssimativi per l esecuzione delle varie fasi di realizzazione del Piano potrebbero essere i seguenti: 1. Rivisitazione di tutti i procedimenti con la partecipazioni dei responsabili del procedimento e relativi dirigenti e definizione degli schemi di work flow (durata stimata: 6 mesi, in questo periodo sarà possibile accreditarsi allo SPID). 2. Individuazione della software house più adatta allo sviluppo dell informatizzazione dei procedimenti che possa implementare in un'unica piattaforma i servizi online già attivi nonché quelli in fase di attivazione (durata stimata:4 mesi). 3. Progettazione esecutiva della piattaforma in collaborazione con la software house individuata (durata stimata:3 mesi). 4. Installazione, configurazioni e personalizzazioni della piattaforma (durata stimata:8 mesi). 5. Formazione del personale all uso degli applicativi sviluppati (durata stimata: 6 mesi). Tenendo conto di eventuali ulteriori disposizioni da parte del Governo tale pianificazione temporale potrà subire modifiche anche notevoli. ARTICOLO 12 Costi di realizzazione Quantificare le risorse economiche che occorreranno allo sviluppo ed alla realizzazione del progetto è molto complesso se non vengono prima definiti i procedimenti di interesse, lo standard lavorativo ed il livello funzionale della piattaforma. 12

13 Bisogna tener conto del periodo storico che stiamo affrontando dove le risorse economiche rivolte agli Enti Locali sono sempre più esigue e spesso non dedicate ai servizi informatici. Dovrà quindi prevedersi nel prossimo bilancio uno stanziamento per l attuazione del Piano e con queste risorse quali procedimenti priorizzare. Avendo un orizzonte temporale molto ampio sarà possibile definire i costi alla fine del periodo di studio (10 mesi) quando sarà possibile definire i costi dello sviluppo dell applicativo e quelli di formazione del personale. Tuttavia dovendo dare una stima delle risorse economiche necessarie, si può ipotizzare una cifra compresa in un intervallo che va dagli ,00 ai ,00 euro annui. Tale importo è permanente, ma va considerato che esso sostituisce ed assorbe i costi attualmente sostenuti per il mantenimento dei gestionali e del sito web istituzionale del Comune di Velletri. 13