Moderazione incontri In videoconferenza

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1 Moderazione incontri In videoconferenza versione 1.0 del a cura del settore S.I.T.I.F. [Moderazione videoconferenza] Pag. 1

2 Sommario 1 Moderazione incontri in videoconferenza Premessa Moderazione da portale utente Invito partecipanti Menu Riunioni Menu Partecipanti Menu Visualizza Moderazione da client scopia desktop... 9 [Moderazione videoconferenza] Pag. 2

3 1 Moderazione incontri in videoconferenza 1.1 Premessa La moderazione degli incontri in videoconferenza, ossia il controllo delle attività dei partecipanti, del layout video, l invito di nuovi partecipanti etc, può essere fatta in vari modi. Prerequisito essenziale per svolgere pienamente l attività di moderazione di un incontro in videoconferenza è il possesso di credenziali di accesso (ossia un utente e una password) per entrare nello user-portal di videoconferenza ( - figura 1). Figura 1 A seconda del profilo in possesso dell utente è possibile: Moderare incontri svolti nelle stanze associate all utente se questo ne è in possesso Moderare incontri svolti in stanze create dall utente se questo è in possesso di credenziali di tipo amministrativo che danno diritto anche a schedulare gli incontri Moderare tutti gli incontri presenti sulla piattaforma di videoconferenza se l utente è in possesso di credenziali di tipo amministrativo generali Per stanze di videoconferenza associate ad un utente s intendono stanze fisse, sempre attive, dedicate all utente che ne rappresenta, a tutti gli effetti, il proprietario. Una parziale attività di moderazione può essere svolta anche se si è in possesso del solo PIN di moderazione della stanza di videoconferenza. In quest ultimo caso la moderazione può essere attivata a partire dal client di webconference scopia desktop attraverso l apposito tasto modera (figura 2). [Moderazione videoconferenza] Pag. 3

4 Figura Moderazione da portale utente Una volta che si è acceduti allo user-portal di figura 1 rispondente all URL si arriva alla pagina di figura 4 da dove si visualizzerà, in base al profilo dell utente usato per l accesso, l elenco delle stanze sulle quali è possibile svolgere attività di moderazione. Le stanze contrassegnate con un pallino verde a sinistra del numero sono quelle attualmente attive, le altre in grigio sono quelle schedulate per le quali l utente acceduto ha diritti di visibilità. Per ogni incontro elencato, in base ai propri permessi e al fatto che l incontro può essere attivo o meno, l utente può: Figura 3 Entrare nel menù moderazione (pulsante modera) Partecipare all incontro attivando il client di webconference scopia desktop (pulsante partecipa) Aggiornare l elenco degli incontri Modificare i dati degli incontri Cancellare l incontro [Moderazione videoconferenza] Pag. 4

5 Figura 4 Premendo il tasto modera si accede all interfaccia web di moderazione dell incontro (figura 5) dove possiamo trovare tutte le funzionalità disponibili per il controllo dello svolgimento dell incontro e visualizzare l elenco dei partecipanti al meeting. Da essa possiamo subito compiere alcune operazioni di immediato impatto sullo svolgimento della conferenza come indicato in figura 6. Figura 5 [Moderazione videoconferenza] Pag. 5

6 Figura 6 Il menù avanzato da accesso ad altre importanti funzionalità, vediamo le principali: presentatore -> assegna all utente selezionato il ruolo di presentatore. Attivando questa opzione l utente selezionato (ossia il presentatore) vede tutti gli altri partecipanti mentre ogni partecipanti vedono solo il presentatore. Quando viene scelto il presentatore l audio di tutti gli altri partecipanti viene disabilitato può presentare -> se selezionato, indica che il partecipante ha il permesso a presentare VIP -> status particolare in base al quale il video dell utente sarà sempre mostrato Passare ad altra riunione -> questa opzione è disponibile Figura 7 - menu avanzato solo per partecipanti provenienti da terminale (non da client scopia desktop) e consente di spostare il partecipante da un incontro all altro senza farlo scollegare Modifica nome partecipante -> permette di cambiare il nome associato ad una finestra video Informazioni avanzate -> consente di accedere alle statistiche della chiamata in atto Invito partecipanti Altra importante funzione raggiungibile dall interfaccia web di moderazione è quella che consente di invitare nuovi partecipanti ad un incontro (pulsante invita di figura 6). Sono possibili due modalità d invito, la prima consente di scegliere il terminale da chiamare a partire dalla rubrica dei terminali registrati sull infrastruttura di videoconferenza (figura 8). Nella seconda invece (figura 9) viene richiesto di digitare il riferimento (indirizzo IP o altro) del terminale da chiamare. Attraverso il tasto avanzate è possibile accedere ad ulteriori opzioni di chiamata (protocollo, banda di chiamata etc..) [Moderazione videoconferenza] Pag. 6

7 Figura 8 Figura 9 Vediamo nel dettaglio le funzioni accessibili dagli altri vari menù. Figura Menu Riunioni Attraverso questo menu si possono eseguire le seguenti operazioni: connessione allo scopia desktop-> ci si collega all incontro con lo scopia desktop client con audio e video disattivati blocca riunione -> si impedisce l accesso all incontro di qualsiasi altro terminale prolunga durata riunione -> permette di prolungare la durata della riunione opzione riunione -> permette di oscurare audio e/o video per ogni nuovo partecipante all incontro termina riunione -> conclude l incontro [Moderazione videoconferenza] Pag. 7

8 1.2.3 Menu Partecipanti Invia un messaggio a tutti i partecipanti -> consente di trasmettere un messaggio a tutti i partecipanti Invita nuovamente tutti i partecipanti non linea -> consente, con un solo passaggio di richiamare tutti gli utenti originariamente invitati nell incontro schedulato Disattiva l audio -> consente, con un Figura 11 solo passaggio di disattivare o attivare l audio a tutti i partecipanti Presentazione -> consente di abilitare o disabilitare, a tutti i partecipanti, la possibilità di presentare Stabilire il presentatore (oratore) -> permette di stabilire una modalità di svolgimento dell incontro in cui il presentatore (scelto fra uno dei partecipanti all incontro) vede tutti gli altri partecipanti mentre ogni partecipanti vedono solo il presentatore. Quando viene scelto il presentatore l audio di tutti gli altri partecipanti viene disabilitato. Figura Menu Visualizza Il menu visualizza dà l accesso alle funzionalità che permettono di modificare l aspetto di una videoconferenza. Mostra layout Area video -> attiva la visualizzazione dell area di selezione layout video (figura 13) Visione avanzata lista dei partecipanti -> offre una visione compatta dell elenco dei partecipanti Visualizza layout principale -> visualizza il layout principale della videoconferenza nel caso ne fossero previsti più di uno [Moderazione videoconferenza] Pag. 8

9 Figura 13 La visione dell area dei layout video permette di selezionare layout video diversi da quelli preimpostati al momento della creazione della stanza di videoconferenza. Solitamente il layout video di una multivideoconferenza è di tipo dinamico, ossia le finestre video si dispongono in modo automatico secondo layout predefiniti in base al numero di partecipanti. Si può decidere di cambiare questa impostazione andando a selezionare un diverso tipo di layout a seconda delle esigenze. L opzione self-see permette di attivare la visualizzazione del partecipante nell anteprima layout e fa si che ogni partecipante alla videoconferenza veda anche il proprio video all interno di essa. 1.3 Moderazione da client scopia desktop Accedendo ad una conferenza attraverso il client scopia desktop è possibile disporre, se si è possesso della password di moderazione della stanza, di alcune delle principali funzioni di moderazione. Cliccando sul pulsante modera (figura 2) della finestra del client scopia desktop viene richiesto di digitare il PIN di moderazione. Al termine dell operazione comparirà il menu di figura 14 [Moderazione videoconferenza] Pag. 9

10 L utente acceduto in tal modo può eseguire le seguenti operazioni: Invitare un telefono, un terminale H.323 o SIP alla riunione Impostare un oratore della conferenza (funzionalità non sempre disponibile) disattivare l'audio a partecipanti specifici o riattivarlo a tutti i partecipanti Scollegare specifici partecipanti dalla riunione Bloccare la riunione (non sono ammessi nuovi partecipanti ) terminare un incontro (e staccare tutti) Avviare streaming o la registrazione per questo incontro (funzionalità non sempre disponibile) Accedere alla tastiera DTMF per lanciare comandi dual tone Figura 14 Funzione Invita - con essa è possibile invitare un telefono, un terminale H.323 o SIP Facendo clic sull'opzione Invita è possibile accedere ad un nuovo menù da cui è possibile chiamare un terminale per indirizzo o accedendo alla rubrica del sistema centrale di multiconferenza ATTENZIONE!! Per motivi di sicurezza l invito di nuovi partecipanti richiede l autenticazione sulla piattaforma. Il solo possesso del PIN di moderazione non è sufficiente ad attivare questa funzione. Moderare un partecipante specifico dalla lista di partecipanti è possibile attraverso le funzioni del menù modera agire su di uno specifico partecipante, in particolare è possibile disattivare il suo audio (voce disattiva), bloccare il suo video, scollegarlo dalla riunione, impostarlo come oratore facendo clic sul suo nome nella lista dei partecipanti Funzione Imposta oratore (presentatore) con essa è possibile trasmettere il video a pieno schermo di un partecipante scelto (l oratore) a tutti gli altri e contestualmente togliere l audio a tutti tranne appunto l oratore [Moderazione videoconferenza] Pag. 10