Utenti Vidia. Vidia La soluzione di videoconferenza. Quick Start Guide. 1. Come diventare utente Vidia

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1 Quick Start Guide Utenti Vidia 1. Come diventare utente Vidia Su è possibile creare un account di prova Vidia utilizzabile gratuitamente per 30 giorni. Per impiegare Vidia all interno del proprio team è possibile invitare altre persone. Maggiori informazioni in merito sono disponibili nel documento «Quick Start Guide per le funzionalità per amministratori di team». Se il proprio team utilizza già Vidia, rivolgersi al proprio amministratore di team che potrà creare un nuovo account Vidia personale. Si riceve quindi da Vidia un di benvenuto che contiene un link su cui cliccare per giungere ai passi successivi. 2. Come invitare un altra persona a una conferenza Vidia Invitare qualcuno a una conferenza Vidia è comodo e rapido. Effettuate il login sul sito oppure tramite la app di Vidia (ios/android). È possibile farlo in tre modi, in base alle proprie preferenze: > automaticamente da Vidia, inviando un o un evento di calendario contenente il link alla propria sala riunioni. > Copiate il link alla sala per inviarlo ad es. tramite Instant Message. > dalla conferenza Vidia, aggiungendo un altra persona alla lista dei partecipanti e inviando così un invito. > su apparecchi mobili, utilizzando una delle ulteriori opzioni di invio del link alla sala riunioni via Instant Message o SMS. 1

2 3. Come partecipare a una conferenza Vidia > Conferenza Vidia con componenti del proprio team Vidia Per avviare una conferenza Vidia in una sala riunioni inclusa nell elenco su vidia.swisscom.ch è sufficiente cliccare direttamente sulla sala. È comunque possibile accedere alla sala riunioni Vidia anche tramite il link contenuto nell o nell evento. > Conferenza Vidia con partecipanti esterni al team Vidia La conferenza Vidia può essere avviata cliccando sul link. > Ritornare in una sala già visitata Tutte le sale riunioni in cui si è già entrati compaiono nell elenco delle «sale visitate», che include le sale riunioni dei componenti del proprio team e di esterni. Da qui sono comodamente accessibili tutte le sale riunioni già visitate, a meno che il proprietario della sala non abbia generato un nuovo link. Dopo aver cliccato sul link alla sala riunioni o sulla sala stessa si giunge al Beauty Screen (figura a destra). Se il proprio computer dispone di più videocamere o apparecchi audio, qui è possibile scegliere gli apparecchi desiderati. Per una qualità audio e video ottimale raccomandiamo di utilizzare una webcam esterna e un headset. Se l applicazione è già stata scaricata e avviata manualmente, cliccare sul pulsante «Accedi alla sala» per unirsi alla videoconferenza. Se si partecipa a una conferenza Vidia per la prima volta, compare a questo punto una finestra da cui è possibile scaricare l applicazione Vidia. Se si accede a una conferenza per primi, nella sala riunioni non è visibile alcun partecipante fino a quando non si uniranno altri utenti. 2

3 3.1 Come partecipare con tablet o smartphone L app Vidia può essere scaricata gratuitamente dagli App Store di Apple o Google. Sul tablet o sullo smartphone, cliccare sul link alla sala riunioni che si è ricevuto per avviare la conferenza. 3.2 Partecipare via telefono Se non disponete di un apparecchio adatto o di una connessione a Internet, potete partecipare alla parte audio della videoconferenza tramite accesso telefonico. Per ulteriori informazioni a tale proposito consultare il successivo punto Funzionalità durante una conferenza Vidia Vidia offre funzionalità diverse ai proprietari della sala riunioni e agli altri partecipanti a Vidia (utenti Vidia registrati o ospiti). Di seguito vengono presentati in sintesi i due set di funzionalità. Funzionalità a disposizione del proprietario della sala riunioni: 1. Aggiungere participante 2. Chiudi sala: Nelle stanze è possibile entrare solo con l autorizzazione del proprietario della stanza. Viene così offerta una maggiore sicurezza per le conversazioni riservate. 3. Mute all: per disattivare i microfoni di tutti i partecipanti (solo per il proprietario della sala riunioni) 1 4 Funzionalità Vidia a disposizione di tutti: 4. Attivare / disattivare il microfono 5. Apri impostazioni conferenza 6. Attiva / disattiva il volume 7. Interrompi / avvia la trasmissione video 8. Schermo intero 9. Condividi lo schermo o un applicazione: con la funzione di condivisione vengono mostrati ai partecipanti alla conferenza Vidia l intero contenuto del proprio schermo o singole applicazioni. 10. Lascia la conferenza

4 > Condivisione dello schermo (desktop): quando si condivide l intero contenuto dello schermo (screen1), i partecipanti possono vedere ciò che compare sul proprio schermo. In questo modo è possibile passare rapidamente da un applicazione all altra quando questo è necessario per la conferenza in corso. > Condivisione di un applicazione: se si desidera condividere con i partecipanti un applicazione specifica è possibile selezionarla nell apposito elenco. Quando si lavora con PowerPoint è necessario condividere lo schermo solo dopo aver attivato la modalità presentazione. > Doppio schermo: cliccare due volte sul contenuto condiviso per aprirlo in una nuova finestra. In questo modo è possibile visualizzare il contenuto condiviso in un secondo schermo o su un proiettore. Note per utenti Mac: quando si utilizza Vidia in modalità schermo intero, una limitazione del sistema operativo impedisce di condividere singole applicazioni. Note per utenti mobili: i contenuti condivisi sono visibili su tutti gli apparecchi. La condivisione è però limitata a PC e MAC. Ulteriori informazioni sull uso sono disponibili nelle FAQ e nella Quick Start Guide per le funzionalità per team. 4

5 5. Add-In di Vidia per Outlook Tramite l apposito Add-In, le riunioni con Vidia possono essere organizzate direttamente tramite Outlook. L Add-In è disponibile gratuitamente per tutti gli utenti di Vidia. 5.1 Installazione Sistemi operativi supportati Win 7 Win 8.x Win 10 Versioni di Outlook supportate Outlook 2007 Outlook 2010 Outlook 2013 Download Add-In di Vidia per Outlook Lingue supportate DE/FR/IT/EN Dopo l installazione è possibile che Outlook debba essere riavviato per attivare l Add-In. Avvertenza per gli utenti di Windows 8.x Quando avviate l installazione, in base alle impostazioni del computer è possibile che Windows SmartScreen visualizzi l avviso «PC protetto da Windows». In tal caso cliccate su «Ulteriori Informazioni» e poi su «Esegui comunque». Per creare l invito nella lingua standard. Le informazioni relative all invito a una riunione con Vidia possono essere aggiunte anche nella finestra di un appuntamento già aperto, cliccando sul pulsante di Vidia nella finestra dell appuntamento. L Add-In di Vidia per Outlook può essere utilizzato su più computer parallelamente. 5.3 Disinstallazione Per creare l invito in un altra lingua e ulteriori opzioni. L Add-In di Vidia per Outlook può essere disinstallato tramite il pannello di controllo. 5.2 Utilizzo dell Add-In Per creare l invito a una nuova riunione con Vidia, cliccare sul relativo pulsante. In tal modo il vostro link alla sala riunioni di Vidia verrà inserito nella finestra dell appuntamento insieme al testo dell invito. Il testo dell invito è disponibile nelle lingue DE/FR/IT/EN. Al primo utilizzo dell Add-In, è necessario inserire i propri dati utente di Vidia. 5

6 6. Partecipare via telefono Vidia offre a voi e ai partecipanti delle vostre riunioni la possibilità di partecipare alla parte audio di una conferenza effettuando l accesso via telefono. Se create un invito a una riunione tramite Vidia o l Add-In di Vidia per Outlook, all invito verranno aggiunti automaticamente il numero di accesso necessario e il vostro room-id. Se la vostra Vidia room è chiusa, i partecipanti via telefono necessitano anche del vostro PIN di accesso. Il numero di accesso, il room-id e il PIN di accesso li potete trovare sul sito Web di Vidia, nella sezione «Informazioni sulla Vidia room» sotto «Impostazioni» oppure nelle impostazioni dell app di Vidia per ios/android. L accesso si effettua tramite un numero 0848 che è raggiungibile anche dall estero. Ogni partecipante via telefono si accolla i costi della chiamata (max. CHF 0.08/min. dalla rete fissa svizzera). A parte ciò, per voi in quanto proprietari della Vidia room non ci sono costi aggiuntivi. 6.1 Modifica del room-id e del PIN di accesso Nel menù «Informazioni sulla Vidia room» sotto «Impostazioni» potete modificare in qualsiasi momento il vostro link alla room, il vostro room-id o il vostro PIN di accesso alla Vidia room. Lo stesso potete fare anche tramite il menù impostazioni dell app di Vidia per ios/android. Vi preghiamo di osservare che in tal modo i dettagli precedenti (vostro link alla room, il vostro room-id e il vostro PIN di accesso) non saranno più validi. 6