MANUALE DI UTILIZZO DEL PORTALE TURISMO4 (Tower)

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1 Servizio Statistica MANUALE DI UTILIZZO DEL PORTALE TURISMO4 (Tower) Invio telematico dei dati relativi al movimento clienti nelle strutture ricettive e alla comunicazione di consistenza ricettiva, prezzi e servizi Aggiornato Marzo 2016

2 Indice 1. INFORMAZIONI PER L UTILIZZO DI TURISMO ACCESSO A TURISMO4 (TOWER) MOVIMENTO TURISTICO Attività e camere e letti disponibili Occupazione Modalità di inserimento dati Importa file da software gestionale Check-in Check in cliente: ospite singolo, capogruppo o capofamiglia Check-in: familiare o membro di gruppo Check-in in giornate senza clienti o senza comunicazione di attività o di chiusura Importa Gruppi Comunicazioni questura Genera file questura Stampa scheda p.s. e/o informativa privacy Statistiche Benchmark - Andamento di mercato Elenco ospiti Imposta di soggiorno GESTIONE STRUTTURA Dati struttura Prezzi Ricettività Servizi Stampe INFORMATIVA DEFINIZIONI PER L INDAGINE SUL MOVIMENTO TURISTICO Le variabili Principali avvertenze per la compilazione

3 1. INFORMAZIONI PER L UTILIZZO DI TURISMO4 PER I GESTORI DELLE STRUTTURE RICETTIVE Per utilizzare il portale TURISMO4 è necessario richiedere la creazione di un account che permetterà l accesso al servizio. Per la richiesta utilizzare il modulo scaricabile dal sito iles/informa/statistiche/turismo/richiesta_cre denziali_tower.doc o richiederlo direttamente all Ufficio Statistica del turismo StatisticaTurismo.RN@Regione.Emilia- Romagna.it Una volta compilato, il modulo va inviato via fax o insieme alla copia di un documento di identità del gestore o del legale rappresentante, secondo le modalità riportate sul modulo stesso. A seguito della richiesta verranno comunicati username e password per l accesso al portale. N. B. Per la comunicazione della denuncia prezzi è necessario richiedere le credenziali per ogni struttura (anche dipendenza). PER LE A.I.A. E GLI STUDI COMMERCIALI Per utilizzare il portale Turismo4 (Tower) è necessario avere le credenziali di accesso al sistema. Per le A.I.A e gli Studi Commerciali le credenziali di accesso saranno inviate d ufficio tramite la vostra comunicata all ufficio alberghi della Provincia di Rimini. Queste credenziali daranno accesso esclusivamente alla sezione GESTIONE STRUTTURA, pagine del manuale. 3

4 2. ACCESSO A TURISMO4 (TOWER) Si accede a Turismo4 collegandosi al sito Dal portale sarà possibile entrare nella propria area personale Inserendo le proprie credenziali (username e password) 1 Al primo accesso è obbligatorio cambiare la password ricevuta utilizzando il menù profilo dati utente 1 Se si desidera fare delle prove di utilizzo è possibile accedere al sistema con le credenziali di prova username: dataentry password: dataentry 4

5 Nel quale andrà inserita la password iniziale fornita dalla Provincia Poi la password che si è scelta e che va confermata anche nello spazio sottostante, infine cliccando su cambia password si salvano le modifiche. Verificare che l indirizzo riportato sia corretto (in caso contrario va aggiornato), indicare il nome del responsabile della propria struttura ricettiva, come previsto dal Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 codice in materia di protezione dei dati personali e in caso si utilizzi un software gestionale indicare di quale si tratta. I dati verranno salvati cliccando su aggiorna dati In caso si smarrisca la password è sufficiente cliccare su password dimenticata, apparirà un box in cui inserire il proprio nome utente quindi cliccando su invia per la password verrà inviata all indirizzo di posta elettronica indicato nel profilo utente. Una volta entrati nell area di lavoro ci sono tre sezioni: Nella sezione indagini statistiche possono essere proposti questionari o richieste opinioni agli utenti, delle sezioni gestione struttura e movimento turistico si tratterà diffusamente qui di seguito. 5

6 3. MOVIMENTO TURISTICO La sezione movimento turistico permette di inviare la comunicazione dei dati Istat (facendo il check-in dei clienti o importando i file provenienti da software gestionali), fare la comunicazione alla pubblica sicurezza e di utilizzare tutta una serie di funzionalità di supporto alla gestione della struttura. Tutte le funzionalità sono descritte più dettagliatamente nei paragrafi successivi. 3.1 Attività e camere e letti disponibili Con il Regolamento Europeo 692/ sulla rilevazione del movimento turistico sono diventate obbligatorie le informazioni relative a: Occupazione totale delle camere Disponibilità totale delle camere Disponibilità totale dei posti letto L occupazione delle camere viene comunicata direttamente nella scheda Check-in 3. L informazione relativa al totale delle unità ricettive (camere) e delle persone ospitabili (letti) disponibili nei giorni di apertura va comunicato cliccando sul pulsante comunica attività della pagina principale Questa sezione permette di comunicare le giornate di apertura della struttura e relativa disponibilità ricettiva e le giornate in cui invece la struttura rimarrà chiusa. La compilazione di questa sezione è indispensabile per l utilizzo delle successive funzionalità vedi sezione Check in cliente: ospite singolo, capogruppo o capofamiglia 6

7 Il numero di camere/letti disponibili è riferito al numero di camere/letti effettivamente disponibili alla vendita; tale numero può essere diverso dal totale dichiarato ufficialmente, ad esempio nel caso di ristrutturazione di parte dell'esercizio o nel caso degli esercizi stagionali con apertura invernale che possono mettere a disposizione solo una parte di camere (quelle riscaldate). Per unità ricettiva si intende l unità formata da una camera o una serie di stanze costituente un unità indivisibile in una struttura ricettiva o in una abitazione. Per le residenze turistico-alberghiere se non è noto il numero effettivo delle camere va indicato il numero delle unità abitative. Per i campeggi e le aree attrezzate va indicato il numero di piazzole, roulotte, mobilhome. Per i villaggi turistici va indicato il numero degli alloggiamenti. Un letto matrimoniale deve essere conteggiato come due posti-letto. I letti aggiunti non vanno mai conteggiati. La comunicazione dell attività della struttura (giorni di apertura e ricettività) può essere fatta per singolo giorno o per periodo. Per indicare un giorno di apertura va selezionata l opzione giorno singolo dal menù a tendina poi una volta selezionato il giorno di interesse utilizzando il calendario nella pagina oppure quello che appare nel campo Giorno, va indicato il totale di Unità Ricettive (Camere) e Persone Ospitabili (Letti) disponibili per quel giorno. Nel caso invece si debba indicare una giornata in cui la struttura è stata chiusa è sufficiente spuntare la casellina chiuso. Cliccando su Registra Attività i dati inseriti verranno salvati. 7

8 Per indicare un periodo in cui la struttura sarà aperta va selezionata l opzione periodo dal menù a tendina Quindi va indicato l intervallo di date (campo giorno e fino al ) e relativa ricettività disponibile ( Camere\Unità Ricettive Letti\Persone Ospitabili) per quel periodo. Nel caso invece si debba indicare un periodo in cui la struttura è stata chiusa è sufficiente indicare l intervallo di date e spuntare la casellina chiuso. Cliccando su Registra Attività i dati inseriti verranno salvati. Nel caso in cui si debba estendere uno stato fino alla fine del mese (apertura con relativa ricettività dichiarata o chiusura) va selezionata l opzione estendi per tutto il periodo Per confermare va utilizzato sempre il tasto registra attività Una volta registrate, le giornate di apertura vengono visualizzate sul calendario con uno sfondo verde quelle di chiusura con uno sfondo rosso. Ovviamente le informazioni inserite potranno essere in seguito modificate. 8

9 3.2 Occupazione La sezione occupazione permette di comunicare le giornate in cui la struttura è rimasta aperta ma senza avere ospiti. Si accede a questa area dal menù operazioni rapide posto sulla sinistra oppure dal menù ospiti occupazione Il sistema non permette di inserire giornate senza clienti nel futuro ma solo di comunicare queste informazione fino alla giornata di calendario effettiva. La comunicazione può essere fatta per singola giornata cliccando su seleziona in corrispondenza del giorno desiderato, spuntando il box movimento zero quindi cliccando su modifica attività. La comunicazione può essere fatta anche per periodo, in questo caso va indica la data di partenza utilizzando il tasto seleziona sulla griglia mentre la data di fine periodo va indicata nel campo fino al, infine spuntato il box movimento zero e cliccando su modifica attività verrà salvata. Nel caso in cui si selezioni una giornata in cui nella sezione attività si è indicata la chiusura apparirà il messaggio di errore. 9

10 Si raccomanda di gestire con attenzione queste informazioni (così come quelle relative ad aperture e chiusure) perché il sistema non consentirà di effettuare check-in in giornate per cui si è comunicata l attività, la chiusura o l assenza di ospiti Modalità di inserimento dati La comunicazione dei dati relativi al movimento clienti può essere fatta in due modi a seconda che si disponga o meno di un programma gestionale commerciale predisposto a interfacciarsi con il sistema Tower. 1) Si dispone di un programma gestionale predisposto per l esportazione dei dati o in un file che va salvato e poi caricato attraverso il portale o con la possibilità di interfacciarsi direttamente con il nostro database inviando automaticamente i dati via ftp. 2) Non si dispone di un gestionale quindi il check-in dei clienti viene fatto direttamente da Tower assolvendo l obbligo di invio dei dati per la rilevazione statistica e la possibilità di utilizzare queste informazione per la comunicazione alla questura dei dati sugli ospiti (scheda di pubblica sicurezza) Importa file da software gestionale Questa voce di menù è dedicata a coloro che dispongono di un software gestionale 5. Per la comunicazione dei dati sarà sufficiente creare il file di export dal proprio gestionale e importarlo in questa sezione. A cadenza giornaliera o nelle giornate nelle quali vengono registrati degli ospiti effettuare l export dal proprio gestionale. Collegarsi a Tower e cliccare sulla voce di menù Importa File da software Gestionale oppure direttamente dal menù principale selezionando importa file 4 Per una descrizione dettagliata vedi sezione Check-in in giornate senza clienti o senza comunicazione di attività o di chiusura (pag. 16) 5 Le maggiori softwarehouse presenti sul mercato hanno uniformato l interscambio dei dati. Nel caso in cui la propria softwarehouse necessiti di ulteriore documentazione, questa è scaricabile dalla sezione documentazione download rimaniamo comunque a disposizione per qualsiasi informazione al riguardo. 10

11 Si aprirà questa pagina Il pulsante select file consente di selezionare il file generato dal gestionale, mentre con il pulsante carica sarà possibile dare inizio alla trasmissione del file. Dopo qualche istante apparirà l esito della trasmissione. In caso di errori, i dati andranno corretti e ritrasmessi. Le posizioni, precedentemente caricate, andranno così sovrascritte Check-in Questa funzione è dedicata a coloro che non dispongono di un gestionale e permette di fare il check-in del cliente inserendo anche tutti i dati previsti dalla normativa in tema di pubblica sicurezza Check in cliente: ospite singolo, capogruppo o capofamiglia Selezionando check-in dal menù ospiti, oppure direttamente dal menù principale selezionando check-in. Si aprirà questa pagina nella quale occorre inserire le informazioni richieste: 11

12 Selezionare il tipo di alloggiato 6 da una delle categoria proposte dal menù a tendina Indicare il sesso del cliente Indicare il numero di camere occupate. Nel caso di un ospite singolo sarà 1 (valore di default) nel caso di un gruppo o di una famiglia andrà indicato il numero di camere occupate dal gruppo/famiglia. Inserire cognome e nome del cliente Data di nascita del cliente: i valori vanno selezionati dal menù a tendina ricordando che ospite singolo, capogruppo e capofamiglia devono necessariamente essere maggiorenni. Indicare la cittadinanza in cui il valore di default è Italia. Se il cliente è straniero è sufficiente digitare il paese di provenienza nello spazio dedicato e il sistema proporrà i paesi 7 corrispondenti alla stringa di testo inserita. I campi relativi a stato di nascita stato di residenza e stato di rilascio (del documento di identità) funzionano In modo del tutto analogo. In caso di clienti italiani vanno indicati anche il comune di nascita, di residenza e del rilascio del documento. Questi campi funzionano in modo analogo ai precedenti; il sistema propone i comuni italiani corrispondenti alla stringa di testo inserita 6 Tipo alloggiato: (3 modalità: ospite singolo, famiglia, gruppo) derivano dalle definizioni dell'allegato al Decreto del Ministero dell'interno dell' I Paesi esteri sono codificati secondo la classificazione Istat ( 12

13 Nel caso in cui lo stato di nascita sia un paese straniero, nel campo relativo al comune di nascita andrà inserita la città di nascita riportata sul documento di identità (in questo caso il sistema non propone nulla ma va inserito per esteso). Se invece lo stato di residenza e lo stato di rilascio del documento sono paesi stranieri scompaiono le maschere di inserimento relative ai comuni. Riportare l indirizzo di residenza (campo facoltativo). Indicare il documento di identità presentato. Il tipo di documento va selezionato da un menù a tendina in cui sono riportati tutti i documenti di riconoscimenti validi. Per facilitare la ricerca all inzio sono riportati i documenti più usati nella struttura. Di seguito va riportato il numero del documento. Inserire data di arrivo e data di partenza presunta. Il sistema propone di default come data di arrivo, quella del giorno in cui si inserisce il cliente e come data di partenza presunta il giorno successivo. Ovviamente è possibile selezionare un altra data di arrivo e partenza, è sufficiente posizionarsi nello spazio dedicato. A questo punto apparirà un piccolo calendario da cui scegliere la data desiderata. I campi tipo turismo e mezzo di trasporto utilizzato servono per completare la rilevazione caratteristiche dei clienti nelle strutture ricettive attività inserita nel Programma Statistico Nazionale con il codice PR informazioni utili per definire i target di turisti che frequentano il nostro territorio. Entrambi i campi prevedono un menù a tendina da cui selezionare l informazione, nel caso del mezzo di trasporto se si utilizzano più mezzi (ad esempio nave e auto) selezionare il mezzo di trasporto prevalente. Una volta inserite tutte le informazioni richieste si termina la registrazione della scheda cliccando sul pulsante esegui check-in a fondo pagina. In caso si sia dimenticato di compilare un campo obbligatorio il sistema avviserà con un warning. Ad esempio dimenticando di inserire la data di nascita di un cliente apparirà questo messaggio: 13

14 Per i comuni in cui è stata introdotta l imposta di soggiorno è stata realizzata una funzione che può essere di supporto per il calcolo dell importo dovuto o per la lista di eventuali clienti che dovessero aver rifiutato di pagare l importo dovuto. Le informazioni vanno inserite al momento del check in, se si tratta di un cliente con età inferiore ai 14 anni viene automaticamente inserito nelle esenzioni con causale età non compresa nell intervallo in caso contrario viene già selezionata dal sistema l opzione soggetto a imposta di soggiorno in caso un cliente con età maggiore di 14 anni rientri nelle esenzioni previste dal comune va scelta l opzione Non soggetto a imposta di soggiorno e va selezionata dal menù a tendine che viene a visualizzarsi l opzione corretta per quell esenzione. In caso un cliente soggetto all imposta rifiuti di versare il dovuto va messa la spunta sulla casella omesso versamento Se si deve procedere alla registrazione di un cliente già in precedenza inserito nel sistema è stata implementata una nuova funzione che permette di richiamare i dati velocizzando così l operazione di check in. Cliccando su cerca ospiti apparirà un menù a tendina contenente l'elenco degli ospiti che è possibile richiamare, si può cercare il cliente digitando il cognome o muovendosi con il cursore a destra, una volta selezionato cliccando su carica si andrà a completare la scheda di check in con i dati dell ospite caricati nel precedente soggiorno. Arrivati a questo punto, a cura dell'operatore resta sono la selezione del tipo alloggiato corretto (ospite singolo è l opzione di default proposta) e delle reali date di arrivo e partenza dell'ospite, avendo cura di verificare l'attendibilità degli estremi del documento (potrebbero essere non rispondenti al documento presentato questa volta, oppure essere quelli di un documento scaduto) Per le funzioni di consultazione relative all imposta di soggiorno si rimanda alla sezione 3.8 del manuale. 14

15 Check-in: familiare o membro di gruppo Nel caso in cui il cliente da registrare sia un familiare o il membro di un gruppo, selezionare l informazione desiderata dal menù a tendina A questo punto indicare un capofamiglia o capogruppo a cui il familiare o membro del gruppo andrà legato; tale dato è selezionabile da un menù a tendina che propone tutti i capogruppo/capofamiglia registrati, in ordine cronologico per facilitare la ricerca. Per questa tipologia di alloggiato non occorre inserire il documento di identità né ovviamente numero e data di rilascio (in quanto fa fede il documento presentato dal capogruppo/capofamiglia). Per velocizzare la compilazione, le informazioni relative a stato, provincia e località di residenza, data di arrivo e partenza tipo di turismo e mezzo di trasporto utilizzato sono ereditate dal capogruppo/capofamiglia; ovviamente sono dati modificabili se non corrispondono alle generalità del familiare/membro gruppo. Vanno inserite le restanti informazioni: cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza e indirizzo. Anche in questo caso una volta inserite tutte le informazioni richieste si termina la registrazione della scheda cliccando sul pulsante a fondo pagina. In caso si sia dimenticato di compilare un capo obbligatorio il sistema avviserà con un warning. Ad esempio dimenticando di inserire la data di nascita di un cliente apparirà questo messaggio 15

16 Check-in in giornate senza clienti o senza comunicazione di attività o di chiusura Qualora si effettui il check-in in una giornata per cui non si è dichiarata l attività, il sistema bloccherà il check-in e apparirà questo messaggio: Cliccando sul link proposto si aprirà in una nuova pagina la sezione per la comunicazione dell attività giornaliera qui si andrà a selezionare la giornata o il periodo da comunicare 8 si inserirà il numero di camere e letti disponibili poi cliccando su registra attività si salveranno i dati (la giornata o il periodo comunicato verrà visualizzato sul calendario con uno sfondo verde chiaro). Fatta la comunicazione di attività tornando alla sezione del check-in si potrà procedere al salvataggio del cliente che si stava registrando senza perdere i dati che si erano immessi. 8 Per una descrizione dettagliata del funzionamento della sezione vedi 3.1 Attività e camere e letti disponibili (pag. 6) 16

17 Nel caso in cui si effettui il check-in in una giornata in cui si è già dichiarata l apertura ma senza la presenza di clienti 9 il sistema bloccherà il check-in e apparirà questo messaggio Cliccando sul link proposto si aprirà in una nuova pagina la sezione occupazione qui si andrà a selezionare la giornata o il periodo da modificare; Togliendo la spunta da movimento zero poi cliccando su modifica attività la giornata o il periodo selezionato tornerà disponibile, a questo punto tornando nella pagina del check-in si potrà procedere al salvataggio del cliente che si stava registrando senza perdere i dati che si erano immessi. 9 vedi occupazione - sezione 3.2 del manuale 17

18 In modo del tutto analogo, nel caso in cui si effettui il check-in in una giornata in cui si era dichiarata la chiusura il sistema bloccherà il check-in e apparirà questo messaggio Cliccando sul link proposto in questo caso si aprirà la pagina comunica attività qui si andrà a selezionare la giornata o il periodo da modificare; togliendo la spunta da chiuso poi cliccando su modifica attività la giornata o il periodo selezionato tornerà libero (contrassegnato dal colore verde chiaro sul calendario, nell esempio il giorno 18/02/2016) Fatto questo tornando alla sezione del check-in si potrà procedere al salvataggio del cliente che si stava registrando senza perdere i dati che si erano immessi Importa Gruppi La procedura importa file serve al gestore della struttura ricettiva al fine di importare su Tower anche il file generato dal programma Gruppi Ospiti. Gruppi Ospiti è un piccolo software che si può scaricare dalla sezione Documentazione Downloads Questo programma (tradotto anche in inglese e spagnolo) va scaricato e inviato per posta elettronica all agenzia con cui si collabora, utilizzando questo programma sarà l agenzia stessa a procedere alla registrazione dei clienti inviando poi per posta elettronica il file che viene prodotto e che a va solo caricato nel sistema. 18

19 Una volta ricevuti i file dall agenzia, il gestore della struttura ricettiva dovrà andare nella sezione dal menù Ospiti Importa File da software gestionale. Con Select file selezionare dalla directory in cui è stato salvato il file.txt dei movimenti ricevuto dall agenzia, a quel punto apparirà il tasto carica attraverso il quale si da inizio all importazione dei dati Nell area download è possibile scaricare una guida che spiega l utilizzo del programma gruppi oltre a quello relativo al tower. 3.4 Comunicazioni questura Questa sezione permette di gestire le comunicazioni relative alla movimentazione turistica da trasmettere alla questura di competenza e gli adempimenti relativi alla privacy. A questa sezione si accede dal menù principale, oppure utilizzando il menù comunicazioni questura 19

20 3.4.1 Genera file questura Il menù genera file questura permette di accedere alla pagina in cui è possibile generare un file di testo compatibile con il formato adottato dalla questura per la trasmissione web delle schedine alloggiati. La comunicazione alla Questura va effettuata entro la mezzanotte del giorno successivo all arrivo del cliente. Accedendo a questa sezione si aprirà questa maschera composta ora da due sezioni: in quella di sinistra denominata Selezionare gli ospiti da trasmettere - troviamo l elenco dei movimenti degli ospiti inseriti, raggruppati per data di inserimento. Di colore rosso sono gli ospiti per i quali è già stato generato il file per l invio in Questura e di colore verde gli ospiti per i quali non è stato ancora generato. È possibile scegliere il movimento del giorno per il quale si vuole generare il file cliccando su seleziona ; nella sezione a destra compare l elenco degli ospiti inseriti nel giorno selezionato. Selezionando una data per cui è già stato generato il file, il sistema genera un warning sotto l elenco degli ospiti che ricorda che si era già provveduto all esportazione di quelle posizioni. 20

21 Invece selezionando una data per cui non è stato ancora generato il file, compare l indicazione di procedere con la generazione del file per la Questura. Una volta selezionati gli ospiti per cui generare il file da trasmettere, cliccare su Quindi scegliere la directory 10 (documenti/download o altro) in cui salvare il file e cliccare salva 10 Cartella di download predefinita per explorer per chrome e firefox 21

22 Ora occorre collegarsi al sito della polizia di stato per la trasmissione del file Cliccando sul link collegamento al sito della polizia di stato si aprirà il portale servizio alloggiati! A questo punto sarà sufficiente autentificarsi con le credenziali rilasciate dalla Questura di Rimini e importare il file salvato nella directory prescelta scegliendo la voce di menù invio file. Nell area supporto tecnico manuali del Servizio Alloggiati della Polizia di Stato sono disponibili delle utilissime guide che è consigliabile scaricare e consultare per avere informazioni sul sistema (ricevuta digitale\certificato etc ) 22

23 3.4.2 Stampa scheda p.s. e/o informativa privacy La sezione stampa scheda p.s. da la possibilità, selezionando anno e mese, di visualizzare l elenco dei clienti ospitati nel periodo di interesse e di stampare la scheda di notificazione e/o l informativa sulla privacy. Cliccando su seleziona si sceglie il cliente per il quale si vogliono stampare i documenti. A questo punto, il pulsante stampa scheda selezionata consente di visualizzare la scheda di notificazione che potrà poi essere stampata. 23

24 Attraverso il pulsante Stampa Informativa Privacy l informativa sulla privacy. 11 sarà invece possibile stampare È utile ricordare che, se l invio della scheda di notifica viene fatto telematicamente, non è necessario stampare la scheda, e che l informativa sulla privacy va fatta controfirmare al cliente solo nel caso in cui si utilizzino i suoi dati per finalità diverse da quello dell obbligo di legge (tipicamente invio di promozioni, auguri etc). 11 L informativa sulla privacy può essere visualizzata solo se nella maschera profilo dati utente è stato indicato il nominativo del responsabile privacy. 24

25 3.5 Statistiche Nella sezione statistiche sono disponibili tutta una serie di indicatori e funzionalità statistiche che possono supportare il gestore nell analisi sulla clientela ospitata. Si può accedere a questa sezione direttamente dal menù principale selezionando statistiche, oppure dal menù funzioni selezionando statistiche arrivi e presenze. Si aprirà questa finestra Il sistema permette di visualizzare per un dato intervallo temporale definibile da un menù a tendina arrivi e presenze suddivise anche per provenienza. 25

26 Abilitando la casella filtra per età è possibile avere un analisi per target di età dei propri clienti (visualizzando solo i clienti rientranti nella fascia di età definita dall utente). Abilitando il checkbox Confronta con un altro anno è possibile anche mettere a confronto due anni di interesse e visualizzare graficamente i dati selezionati. 26

27 3.6 Benchmark - Andamento di mercato Questa statistica a cui si accede dal menù funzioni Benchmark andamento di mercato permette di comparare vari indici relativi al movimento della propria struttura con quella dei concorrenti. Per il rispetto della privacy i risultati verranno visualizzati soltanto se gli esercizi che si confrontano sono almeno quattro. Il confronto avviene per il medesimo segmento di appartenenza (tipo di struttura), di qualificazione (stelle) e di localizzazione (comune o frazione) 27

28 3.7 Elenco ospiti Alla sezione elenco ospiti si accede dal menù ospiti Elenco Ospiti o dal menù principale In questa maschera è possibile visualizzare, modificare o eliminare una scheda oltre ad avere uno storico delle schede degli ospiti registrati. Per facilitare la ricerca della scheda da modificare inserire il nome e cognome del cliente e poi cliccare su Aggiorna lista. Attraverso il pulsante seleziona è possibile selezionare il cliente di cui si vogliono modificare i dati. Una volta selezionata una scheda, abbiamo a disposizione tre pulsanti 28

29 Cliccando su modifica ospite selezionato si ritornerà alla maschera di check in e sarà possibile variare le informazioni riguardanti il cliente e poi registrarle. Nel caso si debba modificare la data di partenza di un intero gruppo è possibile cambiare la data di partenza per il solo capogruppo e poi spuntando il check box applicare le modifiche all intero gruppo. Utilizzando elimina si elimina completamente la scheda Attraverso il pulsante elimina dati personali si renderà anonima la scheda e invece di nome e cognome apparirà la dicitura nominativo riservato In questo modo non si incorrerà nel rischio di inviare comunicazioni non gradite nel caso il cliente non abbia acconsentito all utilizzo dei sui dati per comunicazioni commerciali, promozionali etc. Spuntando il check box visualizza solo gli ospiti attualmente presenti si ottiene l elenco dei clienti presenti in quella giornata. Disabilitando il check box è invece possibile visualizzare arrivi o presenze registrate in intervallo temporale definito dall utente, cliccando su aggiorna lista apparirà il numero e la lista dei clienti registrati mentre cliccando su esporta lista si esporterà la lista in formato excel. 29

30 3.8 Imposta di soggiorno Per le strutture che operano nei comuni in cui è prevista l imposta di soggiorno sono disponibili due funzioni che possono supportare gli operatori in questo adempimento 12. La prima funzione a cui si accede dal menù funzioni calcola imposta di soggiorno permette di calcolare l importo dovuto in un periodo di tempo definito dall utente (è sufficiente selezionare i mesi e gli anni di interesse e poi cliccare su calcola ) La seconda funzione a cui si accede dal menù ospiti gestione imposta di soggiorno permette di visualizzare i clienti registrati filtrando quelli soggetti all imposta di soggiorno e quelli non. 12 Ovviamente i risultati restituiti dal sistema risulteranno corretti se i clienti saranno stati registrati correttamente (esenzioni, età, periodi di permanenza etc.) 30

31 Per visualizzare i nominativi dei clienti soggetti all imposta ma che si sono rifiutati di pagare il dovuto (nominativi da comunicare poi al comune) va selezionato il filtro soggetti, va spuntata la casella omesso versamento quindi va selezionato il periodo di interesse lavorando sulle date, infine cliccando su applica filtro si darà via all elaborazione. Selezionando il filtro non soggetti invece è possibile visualizzare i clienti in base al tipo di esenzione, al solito con applica filtro si da inizio all elaborazione. 31

32 4. GESTIONE STRUTTURA Questa sezione permette di gestire i dati relativi alla struttura (servizi offerti, ricettività, etc ) e la comunicazione della denuncia prezzi, che per l anno 2016 (entro il 1 ottobre 2015) andrà effettuata utilizzando questa funzionalità. 4.1 Dati struttura Il menù dati struttura è composto da 3 sezioni, generale gestione proprietà/chiusura Non tutte le informazioni riportate sono editabili, possono essere cambiate solo quelle relative a: telefono, fax, sito web e indirizzo . Qualora qualche altra informazione non fosse corretta va inviata la documentazione relativa all autorizzazione comunale che comprovi le variazioni. I numeri telefonici devono essere riportati come prefisso spazio numero (esempio: ) Gli indirizzi vanno riportati in questo modo: via Milano, 22 se si tratta di una viale scrivere viale per esteso senza abbreviazioni 32

33 Se una struttura è ad apertura stagionale vanno inseriti i periodi di apertura utilizzando gli appositi spazi alla voce <stagionale>. Una volta apportate le modifiche, per salvare i cambiamenti, va cliccato il tasto registra in fondo alla videata. N. B. Il tasto registra va sempre utilizzato anche per confermare i dati presenti anche se non ci sono state modifiche. 33

34 4.2 Prezzi I prezzi vanno comunicati utilizzando questa funzionalità; se una struttura non ha una certa tipologia di prezzi proposti in tabella va lasciato il valore 0.00 proposto di default (non cancellare lasciando il campo vuoto). Vanno sempre comunicati i prezzi di alta e bassa stagione compilando gli appositi spazi anche quando le tariffe sono uguali. Terminate le modifiche per salvare va cliccato il tasto registra prezzi in fondo alla videata. N. B. Il tasto registra prezzi va sempre utilizzato anche per confermare i dati presenti anche se non ci sono state modifiche. 34

35 4.3 Ricettività La sezione relativa alla ricettività riporta i dati contenuti nella SCIA. I dati modificabili dall utente sono solo: il numero delle camere e dei bagni accessibili ai disabili e i servizi delle camere. Apportate le modifiche, per salvare, va cliccato il pulsante a fondo pagina registra attività. Qualora ci fossero dei dati non corretti, occorre inviare una della copia della SCIA all ufficio alberghi (riferimenti: tel. 0541/716378; ufficioalberghi@provincia.rimini.it ) N. B. Il tasto registra ricettività va sempre utilizzato anche per confermare i dati presenti anche se non ci sono state modifiche. 35

36 4.4 Servizi Per fare in modo che tutti i dati siano riportati correttamente i servizi dichiarati nelle sezioni <prezzi> <ricettività> <servizi> devono essere congruenti: Ciò significa che se ad esempio nei prezzi viene dichiarata l assenza dell aria condizionata (né inclusa né con supplemento) nella sezione ricettività non dovranno risultare camere con aria condizionata 36

37 nella sezione servizi non ci dovrà essere il flag sulla voce aria condizionata in camera Il flag di accessibilità ai disabili è bloccato in quanto viene gestito dall ufficio alberghi su autocertificazione del gestore (i moduli possono essere richiesti direttamente all ufficio alberghi oppure scaricandoli qui Terminate le modifiche per salvare va cliccato il pulsante registra servizi a fondo pagina. N. B. Il tasto registra servizi va sempre utilizzato anche per confermare i dati presenti anche se non ci sono state modifiche. 37

38 4.5 Stampe Dal menu stampe è possibile creare la tabella prezzi e l attestazione ricettività e impianti (che poi è possibile stampare). La tabella prezzi sarà disponibile per la stampa a partire dal 1 gennaio

39 5. INFORMATIVA INFORMATIVA PER LE STRUTTURE RICETTIVE SULL INDAGINE SUL MOVIMENTO TURISTICO Anche per l anno 2015, nel Programma Statistico Nazionale in corso di approvazione dal Consiglio dei Ministri, sono presenti le indagini: Movimento dei clienti negli esercizi ricettivi (codice IST_00139) e Rilevazione tipologia e caratteristiche dei clienti negli esercizi ricettivi (codice PR0004), a cui è preposto, quale organo intermedio di rilevazione dell Istat, l Ufficio Statistica della Provincia di Rimini. Le due rilevazioni, che hanno carattere censuario, in quanto si riferiscono a tutte le strutture ricettive (alberghiere ed extra-alberghiere) operanti sul territorio, hanno lo scopo di raccogliere informazioni giornaliere su capacità ricettiva (disponibilità e occupazione camere e letti sancite dal Regolamento CE n. 692 /2011) e caratteristiche dei clienti (data di arrivo, data di partenza, data di nascita, tipologia di ospite, mezzo di trasporto utilizzato, motivazione del soggiorno, residenza) al momento del check-in dell ospite. Queste rilevazioni sono inserite nel Programma Statistico Nazionale e sono soggette all obbligo di risposta (l obbligo di risposta è sancito dall art. 7 del d.lgs. n. 322/1989 e del D.P.R. 19 luglio 2013). Per la comunicazione dei dati la struttura può scegliere di utilizzare, previa richiesta di credenziali (username e password) al Servizio Statistica della Regione Emilia-Romagna sede di Rimini, tra le 2 modalità proposte dal Sistema Turismo4, quella più funzionale alla propria organizzazione aziendale: con il proprio software gestionale verificando che contenga il formato di trasmissione dati conforme a quello pubblicato dalla Provincia di Rimini con il micro gestionale TURISMO4 (gratuito), messo a disposizione dalla Regione Emilia-Romagna. L utilizzo del Sistema Turismo4, ha consentito l acquisizione di dati più puntuali e più ricchi di informazioni, che hanno permesso di creare statistiche più articolate, atte a soddisfare i bisogni informativi dei sistemi turistici locali (i report dal 2000 al 2015 sono consultabili qui: Si ricorda che ai sensi del DPCM 22 luglio 2011 sussiste l obbligo di inviare i dati in formato digitale secondo lo standard definito dall amministrazione e di conseguenza per il 2015 non saranno più accettate altre modalità di comunicazione dei dati. Anche nel caso in cui in un mese non si registrino movimenti, è necessario trasmettere le informazioni sulla capacità ricettiva effettiva. I dati raccolti, tutelati dal segreto statistico, sono trattati nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali e sono diffusi in forma aggregata, in modo tale che non sia possibile risalire ai soggetti che li hanno forniti o ai quali si riferiscono. I medesimi dati potranno essere utilizzati anche per successivi trattamenti esclusivamente per fini statistici dai soggetti del Sistema statistico nazionale e per finalità di ricerca scientifica ai sensi dell art. 7 del Codice di deontologia per i trattamenti di dati personali effettuati nell ambito del Sistema statistico nazionale. Per informazioni si può fare riferimento al Servizio Statistica della Regione Emilia-Romagna sede di Rimini ai numeri: ; ; StatisticaTurismo.RN@Regione.Emilia-Romagna.it o consultare il sito internet Responsabilità del trattamento statistico dei dati: per l indagine Movimento dei clienti negli esercizi ricettivi il responsabile del trattamento statistico dei dati raccolti è il Direttore centrale delle statistiche economiche congiunturali dell Istat. Per il trattamento dei dati personali titolare è l Istat - Istituto nazionale di Statistica - e responsabili, per le fasi di rispettiva competenza, sono il direttore centrale dell Istat sopra indicato e il responsabile dell Ufficio Statistica della Provincia di Rimini per l indagine Rilevazione tipologia e caratteristiche dei clienti negli esercizi ricettivi il responsabile del trattamento statistico dei dati raccolti e dei dati personali è il Responsabile al Servizio Statistica della Regione Emilia-Romagna sede di Rimini. 39

40 SEGRETO STATISTICO, TUTELA DELLA RISERVATEZZA E DIRITTI DEGLI INTERESSATI - Regolamento (UE) n. 692/2011 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 6 luglio 2011, relativo alla raccolta di dati statistici nel settore del turismo - Decreto legislativo 6 settembre 1989, n. 322, e successive modificazioni ed integrazioni, Norme sul Sistema statistico nazionale e sulla riorganizzazione dell'istituto nazionale di statistica artt. 6 bis (trattamenti di dati personali), 7 (obbligo di fornire dati statistici), 8 (segreto d ufficio degli addetti agli uffici di statistica), 9 (disposizioni per la tutela del segreto statistico), 13 (Programma statistico nazionale); - Decreto del Presidente della Repubblica 7 settembre 2010, n. 166, Regolamento recante il riordino dell Istituto nazionale di statistica ; - Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali ) come modificato dal D.L n. 201, pubblicato in G.U 6 dicembre 2011, n. 284, convertito con modificazioni in legge 22 dicembre 2011 n. 214, art. 2 (finalità), art. 4 (definizioni), artt (diritti dell interessato), art. 13 (informativa), artt (soggetti che effettuano il trattamento), artt (trattamento per scopi statistici o scientifici); - Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali a scopi statistici e di ricerca scientifica effettuati nell ambito del Sistema statistico nazionale (all. A.3 del Codice in materia di protezione dei dati personali d.lgs. 30 giugno 2003, n.196); - Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 marzo Approvazione del Programma statistico nazionale per il triennio (Supplemento ordinario n. 181 alla Gazzetta ufficiale del 2 agosto 2011 serie generale). 40

41 6. DEFINIZIONI PER L INDAGINE SUL MOVIMENTO TURISTICO 6.1 Le variabili Camera: unità formata da una stanza o una serie di stanze costituente un unità indivisibile in una struttura ricettiva o in una abitazione. Le camere da considerare sono esclusivamente quelle che la struttura mette a disposizione dei turisti. Vanno escluse, pertanto, le camere utilizzate dai non turisti (ad es.,: persone che utilizzano l esercizio ricettivo come residenza permanente, prestatori d opera alle dipendenze di un datore di lavoro residente nel comune dove è localizzato l esercizio, ospiti della struttura in emergenza abitativa a causa di calamità naturali, etc ). Le stanze da bagno non rientrano nel computo delle camere. Per le residenze turistico-alberghiere: se non è noto il numero effettivo delle camere, indicare il numero di unità abitative; per i campeggi e le aree attrezzate: indicare il numero di piazzole; per i villaggi turistici: indicare il numero di alloggiamenti. Letto o posto letto: si riferisce ad un letto singolo dell esercizio ricettivo. Un letto matrimoniale equivale a due posti letto. Un posto tenda, piazzola, roulotte, mobilhome, se non e noto il numero effettivo di letti, equivale a quattro posti letto. Vanno esclusi i posti letto utilizzati dai non turisti e i letti aggiunti. Giornate-letto disponibili numero di giorni di apertura per il numero di posti letto disponibili, esclusi i letti aggiunti. Le variabili numero di giorni di apertura e numero di posti letto disponibili provengono dall indagine sul movimento Giornate-camera disponibili: solo per le strutture alberghiere (per ciascuna categoria: 5 stelle/5 stelle lusso, 4 stelle, 3 stelle, 2 stelle, 1 stella, residenze turistico-alberghiere e totale esercizi alberghieri), sono il numero di giorni di apertura per il numero di camere disponibili. Giornate-camera occupate: solo per le strutture alberghiere (per ciascuna categoria: 5 stelle/5 stelle lusso, 4 stelle, 3 stelle, 2 stelle, 1 stella, residenze turistico-alberghiere e totale esercizi alberghieri), sono calcolate come somma delle camere occupate in ciascun giorno di apertura degli esercizi alberghieri di quella categoria, aperti e rispondenti nel mese di riferimento. Arrivi: numero di clienti arrivati, distinti per paese estero o regione italiana di residenza che hanno effettuato il check-in nell esercizio ricettivo nel periodo considerato. Presenze: numero delle notti trascorse dai clienti negli esercizi ricettivi nel periodo considerato. 41

42 6.2 Principali avvertenze per la compilazione Per completezza di informazione, si richiamano di seguito le principali avvertenze riguardanti la compilazione: I bambini devono essere conteggiati tutti (indipendentemente dall età), anche se non occupano un letto effettivo. I clienti non turisti non devono essere conteggiati. Per non turisti si intendono: le persone che utilizzano l esercizio ricettivo come residenza permanente (più di un anno), prestatori d opera alle dipendenze di un datore di lavoro residente nel comune dove è localizzato l esercizio, ospiti della struttura in emergenza abitativa a causa di calamità naturali, rifugiati, etc. L obiettivo principale è quello di escludere, sempre che siano facilmente identificabili dalla struttura, i movimenti non legati strettamente al turismo, cioè all attività di visitatori che effettuano un viaggio verso una destinazione principale al di fuori del loro ambiente abituale, per meno di un anno, per qualunque motivo principale, incluso il lavoro e lo svago I clienti che restano nell esercizio ricettivo solo alcune ore durante la giornata (e che, quindi, non trascorrono la notte) non devono essere conteggiati. Ai fini del calcolo della presenza, la permanenza minima del cliente deve superare le tre ore Arrivi e presenze di clienti che occupano letti aggiunti devono essere conteggiati. I clienti che hanno un contratto di affitto di lungo periodo di piazzole, di spazi per camper/roulotte o alloggiamenti, in campeggi, aree attrezzate e villaggi turistici non vanno conteggiati. Per contratto di lungo periodo si intende, un contratto superiore ad un mese; poiché, però, l obiettivo è rilevare le effettive presenze, qualora la struttura sia in grado di registrarle, è concesso di effettuare la rilevazione anche se il contratto è di lungo periodo. Per l indicazione della residenza dei clienti valgono le seguenti avvertenze: 1. se non è possibile registrare l esatta residenza del cliente, si può utilizzare quanto riportato nel passaporto o in altro documento d identità; 2. ogni componente di un gruppo deve essere registrato al momento del check-in secondo la provincia /regione italiana di residenza/paese estero di residenza (non bisogna attribuire a tutto il gruppo la residenza dell accompagnatore o di chi ha effettuato la prenotazione); 3. i viaggiatori business devono essere registrati al momento del check-in secondo la propria provincia/regione italiana di residenza/paese estero di residenza (non bisogna attribuire al viaggiatore business la residenza della società di appartenenza o di chi ha effettuato la prenotazione). 42