Tecnologia e opportunità di business per le IMPRESE Fausto Bolognini, CEO - Quercia Software

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1 Milano, 21 april 2009 Tcnologia opportunità businss pr l IMPRESE Fausto Bolognini, CEO - Qurcia Softwar

2 L approccio Qurcia Sw alla DEMATERIALIZZAZIONE Il Il contsto contsto attual attual In ambito nazional d uropo, il PANORAMA LEGISLATIVO in matria Fattura Elttronica Consrvazion a Norma è in continua voluzion, consgunza la rttiva vignt è spsso soggtta a vrs dclinazioni intrprtazioni. La consgunza più rtta è la mancanza comptnza spcialistica in matria Fattura Elttronica Consrvazion a Norma all intrno dl managmnt azindal. La SURVEY ralizzata da Qurcia nll ultimo trimstr dl 2008 ha mostrato ch l 86% dll azind italian ritin non avr l adguat comptnz intrn il 47% scgli avvalrsi srvizi rogati in full outsourcing da un unico providr anzichéda piùfornitori Spcializzati. Complianc Compliancdl dl modllo modllo Qurcia Qurcia Softwar Softwar risptto risptto alla alla Normativa Normativa Fiscal Fiscal L approccio Qurcia Softwar svincola l IMPRESE clinti dalla rsponsabilità dlla complianc normativa, attravrso: la la soluzion vincnt Un modllo srvizio flssibil d intgrabil. Il Full Outsourcing la Modularità implmntazion dl procsso.

3 Complianc dlla proposta Qurcia Sw alla Normativa Fiscal: il modllo srvizio la la soluzion vincnt Strutturato in full outsourcing: pr la gstion Vicolazion Elttronica Consrvazion a Norma Concpito pr una vicolazion multicanal: volta a rispondr all trognità dlla situazion dl mrcato, ffrnziandosi tra Postalizzazion Cartaca Massiva, PDF, XML CBI, EDI cc. In Complianc con l normativ vignti: Un ottimizzazion di procssi organizzativi intrni all imprs (abbinati alla ralizzazion, gstion, approvazion, rgistrazion, consultazion d invio documnti). Saving conomici sui costi intrni, mostrabili in un priodo tmpo variabil da 6 a 12 msi. Introprabilità tra l imprs grazi alla systm intgration con i Sistmi ERP. Complianc con la risoluzion 161/E dll Agnzia dll Entrat ch prvd la Consrvazion a Norma documnti lttronici solo s privi macroistruzioni coci sguibili, rquisiti prvisti dal tracciato XML CBI Whit Labl con firma gital qualificata rif. Tmporal.

4 Complianc dlla proposta Qurcia Sw alla Normativa Fiscal: full outsourcing modularità Il Il Full Full Outsourcing la la Modularità implmntazion dl dl procsso, la la soluzion vincnt EFFICIENTAMENTO EFFICIENTAMENTO ni ni Smatrializzazion dl documnto in funzion dl suo valor com dato PROCESSI PROCESSI intgrabil convisibil. La gitalizzazion dlla carta nl ciclo passivo o l liminazion dl costo dl bollo spzion nll invio cartaco sono soluzioni immat, ma dtrminano un asptto minimal: risolvono gli fftti,ma non la causa, ovvro non migliorano il procsso documntal. SOLUZIONE REALE: ottimizzar il procsso liminando il workflow gstion dl documnto analogico, intso com immagin statica (PDF) in funzion dl Dato Fattura. PIATTAFORMA PIATTAFORMA SERVIZIO SERVIZIO MODULARE MODULARE SCALABILE SCALABILE coinvolg l intro ciclo documntal Attivo Passivo, ma consnt un implmntazion gradual stabilita programmata sulla bas un trad-off fra costo opportunità, complssità vantaggi organizzativi. STRUMENTI STRUMENTI PER PER LA LA CONVERSIONE CONVERSIONE attravrso un unica intrfaccia mtt in comunicazion l imprs clinti con l propri controparti Attiv Passiv a prscindr dall trognità dll ambito scambio Documntal. STRUTTURA STRUTTURA MULTICANALE MULTICANALE dl tracciato dlla fattura dll imprsa clint in XML CBI finalizzato all intgrazion automatizzata con gli ERP azindali.

5 DsQ: la struttura srvizio in full outsourcing AZIENDA MITTENTE SERVIZI INTEGRATI SERVIZI INTEGRABILI AZIENDA DESTINATARIA Posta ibrida Invio Riczion Consrvazion Fattur Invio richist Incasso Pagamnto Riczion siti Import/xport multiformato invio multicanal Firma gital Disputa Gstion stati fattura Layout prsonalizzato Consrvazion Sostitutiva (partnrship) Archiviazion Consrvazion a Norma Rsponsabil consrvazion Ara Incassi Pagamnti (su CBI) import/xport incassi pagamnti Bonifico, RID/MAV/Riba Matching info riconciliazion con fattur Gst. Passivo cartaco (ritiro, normalizzazion, scansion, incizzazion) pubblicazion on-lin SVILUPPI ED INTEGRAZIONI SUCCESSIVE Anticipo fattur Aggiornamnto stati lavorazion fattur Riconciliazion tra fattur incassi/pagamnti C.B.I. 2 Portal dcato Archivio On Lin Altri Circuiti BANCA Invio incassi/pagamnti con info pr la riconciliazion Invio Invio siti siti incassi incassi pagamnti pagamnti con con info info riconciliazion riconciliazion Rncontazion Rncontazion con con info info riconciliazion riconciliazion

6 La struttura global dl CICLO ATTIVO Azinda Azinda Mittnt Mittnt ERP ERP Tracciato MITTENTE Tracciato XML CBI Sistma Sistma Scambio Scambio Documntal Documntal XML CBI ri-convrsion in PDF stampa imbustamnto Consultazion Archivi on lin L F.E. WHITE LABEL Firmat con firma gital qualificata rifrimnto tmporal sono portat in Consrvazion a Norma CONSERVAZIONE CONSERVAZIONE A A NORMA NORMA DI DI F.E. F.E. XML XML CBI CBI WHITE WHITE LABEL LABEL ri-convrsion vs EDI Manutnzion dll ambint oprativo pr l rogazion dl Srvizio DsQ gstion anomali o ssrvizio, tramit il srvizio Hlp Dsk dcato. FIRMATE FIRMATE QUINDICINALMENTE QUINDICINALMENTE CON CON FIRMA FIRMA DIGITALE DIGITALE QUALIFICATA QUALIFICATA E E MARCA MARCA TEMPORALE TEMPORALE DAL DAL RESPONSABILE RESPONSABILE DELLA DELLA CONSERVAZIONE CONSERVAZIONE

7 Caso succsso pr il CICLO ATTIVO: Cim Cim Elctro ElctroSrvic è uno uno di di principali grossisti matrial lttrico dl dlvnto A Gnnaio 2009, CIME Elctro Srvic ha attivato il srvizio DsQ pr la dmatrializzazion dl proprio CICLO ATTIVO: Il srvizio è rogato in full outsourcing da Qurcia prvd: Vicolazion Vicolazion Fattur Fattur Elttronich Elttronich vrso vrso la la Community Community Clinti Clinti Consrvazion Consrvazion a Norma Norma dl dl Ciclo Ciclo Attivo Attivo

8 Cim Elctro Srvic: VEICOLAZIONE VEICOLAZIONE VEICOLAZIONE Fattur Fattur Elttronich Elttronich vrso vrso la la COMMUNITY COMMUNITY Clinti Clinti Tramit un ara mittnt il clint può: importar, monitorar, autorizzar d mttr l propri fattur vnta. Rs sponibili al clint attravrso un intrfaccia wb. L Upload di fil avvin rttamnt dal ERP dl clint prvd una fas prliminar convrsion o traduzion dl tracciato propritario il XML CBI WHITE LABEL. L L Fattur Fattur Elttronich Elttronich mss mss sono sono vicolat vicolat all all controparti controparti nll nll sgunti sgunti modalità: modalità: Invio lttronico attravrso Community, nl caso in cui la contropart risulti attiva sulla stssa piattaforma (invio immato); Invio lttronico attravrso il CBI qualora l UTENTE il DESTINATARIO risultino adrnti a tal circuito; Invio cartaco attravrso posta massiva pr gli utnti (contropart dl nostro clint) ch non intndono adrir alla riczion lttronica.

9 Cim Elctro Srvic: CONSERVAZIONE A NORMA CONSERVAZIONE CONSERVAZIONE A NORMA NORMA Fattur Fattur Elttronich Elttronich in in XML XML CBI: CBI: L fattur lttronich dl clint, vngono inviat al Srvizio Consrvazion a Norma mant trasmission automatica da part dl Srvizio DsQ a sguito dll mission dll stss. Il Il Rsponsabil Rsponsabil dlla dlla Consrvazion Consrvazion sottopon sottopon al al Procsso Procsso Consrvazion Consrvazion Sostitutiva, Sostitutiva, l l FATTURE FATTURE ELETTRONICHE, ELETTRONICHE, nl nl risptto risptto dll dll tmpistich tmpistich prvist prvist dalla dalla normativa normativa vignt, vignt, cioè cioè ntro ntro giorni giorni dalla dalla loro loro mission mission o o ricvimnto ricvimnto scondo scondo la la procdura procdura stabilita stabilita dall dall art. art. 3 3 Dlibra Dlibra CNIPA CNIPA 11/ /2004 dall art. dall art. 3 3 Dcrto Dcrto Min Min Ec Ec Fin. Fin Il Rsponsabil dlla Consrvazion mmorizza i documnti su supporti idoni a garantir la conformità di documnti agli originali garantndon la lggibilità nl tmpo. Trminata la mmorizzazion, il Rsponsabil dlla Consrvazion appon la propria firma gital la marca tmporal sull insim di documnti o su un vidnza informatica contnnt l impronta o l impront di documnti o insim ssi. La firma gital la marca tmporal sono appost su ogni flusso fatturazion, d in ogni caso con cadnza almno quincinal, in modo incrmntal sui vari lotti, fino alla chiusura dl supporto (sco).

10 BENEFICI riscontrati dal clint CIME ha quantificato il costo rlativo alla gstion documntal intrna pr circa fattur anno, prima dll implmntazion dl srvizio DsQ. Sudvidndoli in: Costi Costi matriali matriali AFFRANCATURA, AFFRANCATURA, NASTRO NASTRO AFFRANCATRICE AFFRANCATRICE BUSTE, BUSTE, BOLLI BOLLI POSTALI POSTALI COSTI COSTI DEFINITI DEFINITI Costi Costi Procsso Procsso Gstion Gstion ciclo ciclo orn orn Ad Ad mission mission fattur fattur Workflow Workflow approvazion approvazion intrno, intrno, consultazion, consultazion, controllo controllo doc, doc, ricrca ricrca d d archiviazion archiviazion originali originali cartaci cartaci Stampa, Stampa, smistamnto, smistamnto, imbustamnto, imbustamnto, spzion, spzion, affrancatura, affrancatura, pigatura pigatura cc.. cc.. COSTI COSTI DERIVATI DERIVATI DA DA TEMPO TEMPO DEDICATO DEDICATO AD AD ATTIVITA ATTIVITA MANUALI MANUALI CIME ha quantificato ni msi succssivi allo start up dl srvizio i bnfici ottnuti grazi all implmntazion dl procsso dmatrializzazion dl ciclo attivo. Dal businss plan è mrso ch: Costi Costi matriali matriali Costi Costi Procsso Procsso La La prcntual prcntual risparmio risparmio è è così così quantificata: quantificata: 1 1 ANNO ANNO 61,5% 61,5% risparmio risparmio sul sul costo costo inizial inizial dal dal 2 2 ANNO ANNO 65% 65% risparmio risparmio sul sul costo costo inizial inizial

11 la struttura global dl CICLO PASSIVO XML CBI tracciato propritario EDI Tracciato XML CBI Sistma Sistma Scambio Scambio Documntal Documntal Tracciato RICEVENTE ERP ERP Azinda Azinda Ricvnt Ricvnt Carta SCANSIONE SCANSIONE E E INDICIZZAZIONE INDICIZZAZIONE ORIGINALI ORIGINALI CARTACEI CARTACEI L L F. F. Passiv Passiv in in forma forma tlmatica tlmatica sono sono convrtit convrtit in in XML XML CBI CBI firmat firmat con con firma firma gital gital qualificata qualificata rifrimnto rifrimnto tmporal tmporal PROTOCOLLAZIONE PROTOCOLLAZIONE VIRTUALE VIRTUALE CONSERVAZIONE CONSERVAZIONE A A NORMA NORMA Il clint consulta, approva dfinisc il protocollo FIRMATE QUINDICINALMENTE CON FIRMATE QUINDICINALMENTE CON FIRMA FIRMA DIGITALE DIGITALE QUALIFICATA QUALIFICATA E E MARCA MARCA TEMPORALE TEMPORALE DAL DAL PARTNER PARTNER RESPONSABILE RESPONSABILE DELLA DELLA CONSERVAZIONE CONSERVAZIONE HELP DESK

12 Il caso succsso pr il CICLO PASSIVO 4 4 GRUPPO GRUPPO ALIMENTARE ALIMENTARE NAZIONALE NAZIONALE Dal 2007 ha attivato con DsQ il progtto Zro Papr con l obittivo ottnr di bnfici di miglioramnti sui propri procssi intrni rgistrazion gstion dll fattur d acquisto. Attività ch prima dl progtto comportavano un fort spno conomico intso in trmini tmpo lavoro impigato in attività basso profilo scarso valor aggiunto: Data Entry, Consultazion Originali, Archiviazion, Controllo Documnti. Oggi Gruppo Vronsi ha automatizzato i sgunti procssi attravrso la dmatrializzazion dl ciclo passivo: Riczion Riczion dll dll fattur fattur in in formato formato lttronico lttronico con con il il rlativo rlativo fil fil strutturato strutturato dlla dlla fattura fattura passiva passiva in in modo modo da da liminar liminar l immission l immission manual manual dlla dlla rgistrazion. rgistrazion. Invio Invio dll dll fattur fattur attiv attiv lttronich lttronich ai ai clinti. clinti. EFFETTI: riduzion riduzion di di costi costi dl dl procsso; procsso; riqualificazion riqualificazion prsonal; prsonal; riutilizzo riutilizzo dgli dgli ambinti ambinti abiti abiti ad ad archivio archivio

13 Gruppo VERONESI: VEICOLAZIONE VEICOLAZIONE VEICOLAZIONE Fattur Fattur Elttronich Elttronich da da part part dlla dlla COMMUNITY COMMUNITY fornitori fornitori vrso vrso Gruppo Gruppo Vronsi: Vronsi: Tramit un ara dstinatario il clint può: ricvr, sportar monitorar l propri fattur d acquisto, rs sponibili attravrso l intrfaccia wb. La riczion dll Fattur lttronich può avvnir attravrso invio immato tramit: COMMUNITY DsQ, nl caso in cui la contropart risulti attiva sulla stssa piattaforma. Traduzion convrsion dl tracciato propritario dl mittnt (fornitor Gruppo Vronsi) in XML CBI WHITE LABEL. Il Il procsso procsso riczion riczion di di fil fil avvin avvin rttamnt rttamnt tramit tramit DsQ DsQvs vsl ERP azindal: azindal: 1. Convrsion dal tracciato XML CBI WHITE LABEL nl tracciato Gruppo Vronsi. 2. Intgrazion con l ERP azindal d importazion rtta di dati (fattur d acquisto).

14 Gruppo VERONESI: CONSERVAZIONE A NORMA Consrvazion Consrvazion a Norma Norma Fattur Fattur Passiv: Passiv: Il Rsponsabil dlla Consrvazion sottopon al Procsso Consrvazion Sostitutiva l immagin dll fattur analogich, ottnut scondo l procdur lgislativ prvist d, vntualmnt, dll loro impront, nl risptto dll tmpistich prvist nl risptto dlla normativa vignt. Il Rsponsabil dlla Consrvazion prlva dal sistma i fil rlativi all immagin dll fattur da consrvar li mmorizza su supporti idoni a garantir la conformità di documnti agli originali. Trminata la mmorizzazion, il Rsponsabil dlla Consrvazion fornitor appon la propria firma gital la marca tmporal sull insim di documnti o su un vidnza informatica contnnt l impronta o l impront di documnti o insim ssi. Fas Fas final: final: CONSERVAZIONE CONSERVAZIONE A NORMA NORMA DI DI FATTURE FATTURE ELETTRONICHE ELETTRONICHE PASSIVE PASSIVE INTEGRAZIONE INTEGRAZIONE DEL DEL PROTOCOLLO PROTOCOLLO VIRTUALE VIRTUALE SUL SUL CICLO CICLO PASSIVO PASSIVO

15 BENEFICI riscontrati dal clint BENEFICI BENEFICI DI DI MIGLIORAMENTO MIGLIORAMENTO NEI NEI PROCESSI PROCESSI AZIENDALI AZIENDALI DEL DEL GRUPPO GRUPPO VERONESI: VERONESI: Gruppo Gruppo Vronsi, Vronsi, grazi grazi al al progtto progtto ZERO ZERO PAPER PAPER ch ch coinvolg coinvolg DsQ DsQ ha ha ottimizzato ottimizzato riorganizzato riorganizzato l intra l intra struttura struttura organizzativa organizzativa dll dll sgunti sgunti struttur struttur azindali: azindali: Amministrazion controllo ICT Tsorria finanza Acquisti La La soluzion soluzion DsQ DsQ applicata applicata al al ciclo ciclo passivo passivo riczion, riczion, rgistrazion rgistrazion all intrno all intrno dll ERP dll ERP work-flow work-flow approvazion approvazion gstion gstion ha ha portato portato i i sgunti sgunti vantaggi: vantaggi: La facilitazion nl controllo di documnti in ingrsso: l attività smistamnto bust cartac è annullata grazi alla visualizzazion dll fattur d acquisto on lin. Grazi al portal wb: l tmpistich pr la riczion dll fattur passiv sono immat. Il ricvimnto dlla fattura passiva avvin nl tracciato XML CBI d importato automaticamnt nll ERP azindal. Anch i fornitori poco informatizzati possono mttr l propri fattur rttamnt in un ara DsQ caricamnto tramit data ntry.

16 L opportunità dll introprabilità com fftto domino sul businss dll imprs Fino ad ora, abbiamo analizzato i vantaggi motivato i bnfici conomici miglioramnto oprativo, drivati dalla corrtta implmntazion un procsso dmatrializzazion. Pr concludr, vogliamo ora porr l attnzion sui mzzi, o vicoli vulgazion, sistnti ad oggi, ch riscano a trasmttr fficacmnt all imprs italian il valor aggiunto abbinato alla Fattura Elttronica alla Consrvazion a Norma. L obittivo è raggiungr una massa critica imprs intropranti nllo scambio originali lttronici, rilvanti ai fini tributari grazi alla systm intgration tra i vrsi sistmi ERP al valor dl dato XML CBI. TRE TRE OPPORTUNITA OPPORTUNITA DI DI BUSINESS BUSINESS PER PER L AFFERMAZIONE L AFFERMAZIONE DELLA DELLA DEMATERIALIZZAZIONE DEMATERIALIZZAZIONE NEL NEL SETTORE SETTORE DELLE DELLE IMPRESE: IMPRESE: IL IL VOLANO VOLANO DELLA DELLA COMMUNITY COMMUNITY IL IL RUOLO RUOLO DEL DEL CBI CBI L OPPORTUNITA L OPPORTUNITA DELLA DELLA P.A. P.A.

17 IL VOLANO dlla COMMUNITY L EFFETTO L EFFETTO DOMINIO DOMINIO DELLA DELLA COMMUNITY: COMMUNITY: Un azinda ch invia l propri fattur in modalità lttronica da inizio alla crazion una cummunity in cui l azind controparti, dstinatari di documnti lttronici, sporranno dll fattur d acquisto in forma lttronica o mglio, dato intgrabil con il proprio ERP snza la ncssità un attività manual Data Entry. Qusto Qusto procsso procsso dà dà origin origin ad ad un un EFFETTO EFFETTO DOMINO DOMINO snsibilizzazion snsibilizzazion Conzionamnto Conzionamnto ch ch conduc conduc ad ad un spansion un spansion rapida rapida d d sponnzial sponnzial dlla dlla Community. Community. Gli strumnti forniti dalla proposta Qurcia, DsQ, volti alla facilitazion dll affrmazion dlla Community sono: Piattaforma Wb facilmnt fruibil da part mittnti dstinatari pr l intrscambio documnti fiscali Un srvizio Hlp Dsk inbound pr dar assistnza agli utnti dlla Community Srvizio consulnza normativa approfonmnto tramit Nwslttr

18 Il RUOLO dl CBI CBI CBI UNA UNA COMMUNITY COMMUNITY ESISTENTE: ESISTENTE: Il CBI rapprsnta una Community già consolidata, ch si stnd a imprs, è quin important capitalizzarn la potnzialità ch garantisc l intgrabilità con l funzionalità incasso pagamnto. STD STD introprabil introprabil con con una una community community già giàsistnt d d attiva attiva STD STD supportato supportato dalla dalla rt rt stributiva stributiva banch banch adrnti adrnti al alcbi STD STD accttato accttato da da Assosoftwar Assosoftwar Inoltr lo standard CBI rapprsnta l opportunità intgrazion con il mondo incassi: Bonifico Bonifico su su iniziativa iniziativa dl dl bnficiario bnficiario Anticipo Anticipo Fattura Fattura (facoltativo (facoltativo dal dal Marzo Marzo 2009) 2009)

19 L OPPORTUNITA dlla P.A. P.A. P.A. tutta DIGITALE nl nl 2012, un un TAGLIO all all SPESE DEL DEL 25% 25% (Il (Il Sol Sol Or, Or, 22/01/2009) 22/01/2009) -gov 2012 è un piano, prsntato il 21 Gnnaio 2009, dal Prsidnt dl Consiglio, insim con il Ministro pr la P.A. l Innovazion, Rnato Bruntta, volto al consguimnto dlla complta attuazion dl Coc Dll Amministrazion Digital dl Il piano si prsnta com un impgno pr l innovazion, la ffusion, srvizi rt, l accssibilità, la trasparnza dlla pubblica amministrazion, pr avvicinarla all signz cittani imprs. L Union L Union Europa Europa manda manda un un mssaggio mssaggio chiaro chiaro pon pon com com obittivo obittivo il il raggiungimnti raggiungimnti una una riduzion riduzion dgli dgli onri onri amministrativi amministrativi ntro ntroil il pari pari al al 25%. 25%.

20 La FATTURA ELETTRONICA nl Piano -gov 2012 Nl contsto dl Piano -gov 2012, grand rilivo ha il progtto Fatturazion Elttronica vrso la P.A., ch ha com obittivo principal la riduzion di costi pr l imprs l P.A. ch prvd, non solo la vicolazion dll fattur in forma lttronica crtificata, ma la consgunt INTEGRAZIONE CON I SISTEMI DI PAGAMENTO L OBIETTIVO dl PIANO è STRATEGICO pr l AFFERMAZIONE dlla DEMATERIALIZZAZIONE sull IMPRESE ITALIANE: A compltamnto compltamnto dl dl piano, piano, si si stima stima ch ch la la Dmatrializzazion coinvolgrà coinvolgrà all incirca all incirca imprs imprs E E FACILE FACILE QUINDI QUINDI IMMAGINARE IMMAGINARE CHE: CHE: Lo Lo scambio scambio in in dati dati documnti documnti rilvanti rilvanti ai ai fini fini tributari tributari la laconsrvazion a norma norma dgli dgli stssi, stssi, convrtirà convrtiràsu su larga larga scala scala la la gstion gstion cartaca cartaca in in DIGITALE DIGITALE

21 Evoluzion dlla NORMATIVA STANDARD EXPERT EXPERT GROUP GROUP C.B.I. C.B.I. : : Orintamnto a rndr non obbligatoria l apposizion firma gital pr la Fattura Elttronica PUBBLICA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE: AMMINISTRAZIONE: Emanazion Dcrto Attuativo in matria fatturazion lttronica alla P.A NORMATIVA NORMATIVA FISCALE: FISCALE: Aspttativa pr una smplificazion dlla normativa gstion dl documnto fiscal. La La soluzion soluzion in in full full outsourcing outsourcingsi si fa fa carico carico dlla dlla complianc compliancnormativa normativa rlativ rlativ voluzioni. voluzioni. L OPPORTUNITA L OPPORTUNITA SAVING SAVING è già giàrealta

22 Milano, 21 april 2009 Tcnologia opportunità businss pr l IMPRESE fin prsntazion Fausto Bolognini, CEO - Qurcia Softwar