Il controllo contabile

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1 Università degli Studi dell Aquila - Facoltà di Economia - Il controllo contabile L Aquila, maggio 2011

2 Il controllo contabile secondo il codice civile Soggetti incaricati (art bis c.c.) Revisore contabile o società di revisione iscritta nel registro istituito presso il registro Nel sistema tradizionale è possibile che il Collegio Sindacale sia investito anche del controllo contabile casi limitati non vi sia obbligo di redigere un bilancio consolidato sussista apposita previsione statutaria etc In tal caso, tutti i sindaci sono iscritti al registro dei revisori presso il Ministero della Giustizia 2

3 Il controllo contabile secondo il codice civile Funzioni di controllo contabile (art. 14 Dlgs 39) Il revisore legale Verifica la regolare tenuta della contabilità sociale e la corretta rilevazione nelle scritture contabili dei fatti di gestione (nel corso dell'esercizio e con periodicità almeno trimestrale) Esprime un giudizio sul bilancio di esercizio (e sul bilancio consolidato ove redatto) 3

4 Verifica della regolare tenuta della contabilità Riferimenti normativi ed interni Verifica della regolare tenuta della contabilità Art. 14 Dlgs 39 Art. 155, comma 1^, lettera a) TU Draghi Comunicazione Consob del 29 marzo 1999 Documento di Ricerca Assirevi n

5 Verifica della regolare tenuta della contabilità Gli adempimenti da svolgere per l attività di verifica nel corso dell esercizio della regolare tenuta della contabilità sono stati disciplinati, ad oggi, solo dalla Consob con la Comunicazione DAC/ del 29 marzo 1999 A tale comunicazione occorre fare riferimento anche in caso di incarico svolto ai sensi del Codice Civile 5

6 Verifica della regolare tenuta della contabilità Comunicazione Consob La comunicazione Consob e suddivisa nei seguenti paragrafi: Indicazione delle procedure da svolgere Periodicità delle verifiche Affidamento dell incarico di revisione ad altra società nel corso dell esercizio Documentazione delle verifiche Indicazioni da fornire nel libro della revisione 6

7 Verifica della regolare tenuta della contabilità Comunicazione Consob Relativamente alle procedure da svolgere, Consob prevede una serie di attività, distinguibili nelle seguenti categorie generali: procedure generali sul sistema di controllo interno; verifica libri obbligatori ed adempimenti fiscali e contributivi; lettura dei rilievi e delle contestazioni inoltrate dalle Autorità di Vigilanza; verifica delle disponibilità liquide e dei titoli di proprietà; analisi di contenuto dell ultima situazione contabile disponibile 7

8 Controllo interno Acquisizione di informazioni su eventuali significativi cambiamenti nel sistema di controllo interno la verifica degli aspetti di sistema di controllo interno riguarda non solamente gli aspetti legati ad esempio ad acquisti e vendite, ma anche gli aspetti relativi al rispetto delle norme fiscali e previdenziali e alla corretta tenuta dei libri. 8

9 Controllo interno Le informazioni sono relative quindi anche alle procedure per: accertare tutti i libri obbligatori da tenere introdurre nuovi libri obbligatori richiesti per tipologie di società assicurare l osservanza degli adempimenti (norme fiscali e previdenziali) accertare la tempestività e regolarità delle vidimazioni di legge 9

10 Controllo interno Enfasi all aspetto EDP: Consob, richiamando i principi di revisione, richiede anche l analisi e l aggiornamento dei controlli IT; Svolgimento di sondaggi di conformità per accertare la corretta rilevazione sia delle operazioni di gestione che delle operazioni relative ad adempimenti tributari e previdenziali 10

11 Controllo interno Caso in cui il revisore svolge per la prima volta la revisione contabile: Se il revisore non ha mai valutato in precedenza il sistema di controllo interno della società dovrà effettuare tale valutazione nel corso della prima verifica trimestrale, Nei casi in cui sia applicabile, si ricorda, che è opportuno incontrare prima dell inizio dell incarico il precedente revisore o il Collegio Sindacale al fine di ottenere le risultanze del loro lavoro svolto nel periodo precedente. 11

12 Controllo interno Caso in cui il revisore aveva già svolto la revisione contabile: il revisore ha già effettuato la valutazione del sistema di controllo interno nell esercizio precedente: nel corso delle verifiche periodiche dovrà ottenere le informazioni circa gli eventuali cambiamenti significativi intervenuti Ove dovessero emergere tali cambiamenti, sarà necessario rilevarli e documentarli nelle carte di lavoro relative alla revisione del bilancio dell esercizio in corso. 12

13 Controllo interno Caso in cui il revisore aveva già svolto la revisione contabile: Nel caso in cui i cambiamenti nel sistema di controllo interno siano intervenuti nel corso dell esercizio si dovrà mantenere nei documenti allegati alle carte di lavoro della revisione contabile l indicazione dei relativi controlli posti in essere dalla società (test of design) prima e dopo il cambiamento. 13

14 Controllo interno In entrambi i casi in precedenza indicati il revisore dovrà poi procedere nel corso di ogni verifica periodica allo svolgimento delle verifiche sull efficacia dei controlli (test of operating effectiveness), ritenuti più importanti per garantire la regolare tenuta della contabilità e la corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili nel periodo oggetto di analisi Si ritiene che tali controlli debbano trovare corrispondenza con quelli identificati in fase di rilevazione delle procedure ai fini della revisione del bilancio d esercizio con maggior enfasi ai controlli relativi alla tenuta dei libri obbligatori e rispetto adempimenti fiscali e previdenziali 14

15 Controllo interno Al fine di ottimizzare le attività svolte durante gli interventi di verifica della regolare tenuta della contabilità ai fini della revisione di bilancio, si suggerisce che i test of operating effectiveness, pianificati ai fini della revisione annuale, vengano svolti di volta in volta durante le verifiche periodiche rilevazione/aggiornamento in ogni intervento periodico del quadro di sintesi del sistema di controllo interno - verifiche sull efficacia dei controlli selezionati in ogni intervento periodico - test IVA allargato 15

16 Test IVA allargato : Controllo interno verifica del rispetto degli obblighi previsti dalla normativa IVA esame delle registrazioni in COGE per la verifica della corretta contabilizzazione delle operazioni (permette di ottenere ulteriore evidenza sull efficacia e operatività dei controlli) 16

17 Libri obbligatori: adeguatezza delle procedure relative alla tenuta e aggiornamento dei libri, corretta vidimazione, tempestivo aggiornamento) Libri obbligatori aventi natura contabile: verifica della corretta vidimazione e del tempestivo aggiornamento 17

18 Adempimenti fiscali e contributivi: adeguatezza delle procedure volte ad accertare la completezza, esistenza ed accuratezza degli adempimenti tributari e previdenziali nonché delle relative scritture contabili controlli a campione per accertare che le operazioni relative agli adempimenti tributari e previdenziali siano rilevate nelle scritture contabili in conformità alle previsioni di legge (tempestiva ed appropriata rilevazione nei libri obbligatori e nei documenti finali) controlli a campione, comprendenti anche l esame dell esistenza dei documenti formali relativi agli adempimenti fiscali e previdenziali 18

19 Adempimenti fiscali e contributivi: le verifiche dovranno coprire il periodo intercorrente tra la data della precedente verifica e l attuale pertanto devono essere verificate le dichiarazioni presentate e i pagamenti effettuati nel corso del periodo intercorrente tra la data della precedente verifica e l attuale, senza tener conto del periodo a cui tali dichiarazioni o pagamenti si riferiscono 19

20 Analisi di contenuto Da effettuare sulla base dell ultima situazione periodica predisposta dalla Direzione Comparazione con la situazione periodica precedente e la situazione relativa al corrispondente periodo del precedente esercizio e budget Eventuale utilizzo di indici 20

21 Analisi di contenuto Scopo: individuazione di voci anomale o a carattere eccezionale individuazione di grave squilibrio finanziario Approfondimento con colloqui con la Direzione 21

22 Analisi di contenuto l effettuazione delle analisi di contenuto è fondamentale per l individuazione di situazioni di grave squilibrio finanziario per le quali dovranno essere svolte le procedure previste dal PR 21 sulla continuità aziendale (ancora in vigore in attesa dell approvazione del PR 570) 22

23 Colloqui con la Direzione Ottenimento di informazioni su operazioni ed eventi significativi del periodo quali per esempio: cambiamenti significativi nella struttura organizzativa operazioni di entità significativa incluse le voci anomale o a carattere eccezionale o straordinario cambiamento di principi contabili, errori e/o stime impegni significativi assunti passività potenziali operazioni significative con parti correlate 23

24 Colloqui con la Direzione Riscontri documentali per operazioni particolarmente significative o caratterizzate da particolare rischiosità L individuazione di operazioni significative o a rischio deve essere collegata con il lavoro di revisione del bilancio (da un lato può far emergere aree di criticità da approfondire, dall altro la verifica effettuata in sede di controllo periodico anticipa lo svolgimento di successive procedure di revisione) 24

25 Colloqui con il Collegio Sindacale per ottenimento di dati e informazioni rilevanti con particolare riguardo all attività di vigilanza da questi esercitata sull adeguatezza del sistema di controllo interno e per comunicazione dei fatti ritenuti censurabili Lettura dei libri sociali (può precedere i colloqui con la Direzione al fine di avere una prima evidenza dell esistenza di operazioni significative/a rischio) 25

26 Verifica delle disponibilità liquide e dei titoli di proprietà (con campioni ritenuti significativi) con lo svolgimento di procedure di validità - ottenere informazioni circa la posizione finanziaria della società - verificare che le riconciliazioni tra i saldi contabili dei conti correnti bancari (inclusi i conti deposito titoli), e i saldi risultanti dai più recenti estratti conto pervenuti vengano effettuate per tutti gli istituti finanziari con tempestività e sulla base delle tempistiche previste dalle procedure della società. - selezionare a campione alcune riconciliazioni al fine di verificarne l accuratezza. - conta fisica di cassa e verifica fisica dei titoli presso la società (ove gli importi siano significativi) 26

27 Esame della sistemazione delle irregolarità eventualmente riscontrate in precedenti verifiche 27

28 Periodicità delle verifiche Le verifiche della regolare tenuta della contabilità sociale e della corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili dovranno avvenire a partire dalla data di conferimento dell incarico che la prima verifica relativa all incarico di controllo contabile conferito sia effettuata entro tre mesi dalla precedente verifica svolta dal soggetto (collegio sindacale, revisore persona fisica, altra società di revisione) precedentemente incaricato che deve coincidere con la data di conferimento dell incarico 28

29 Periodicità delle verifiche Cadenza trimestrale: ogni tre mesi verifica relativa al periodo per cui risulta disponibile la documentazione contabile Possibilità di verifiche più frequenti in relazione a: natura dell attività aziendale operazioni significative/rischiose modifiche procedurali irregolarità non sanate 29

30 Periodicità delle verifiche le analisi comparative, il calcolo di indici e le discussioni con la Direzione devono essere svolte partendo dall ultima situazione contabile/interna periodica disponibile, mentre le verifiche degli adempimenti contributivi e fiscali saranno svolte con riferimento alla data più prossima a quella di svolgimento delle verifiche esame delle situazioni periodiche: ultime disponibili; conta di cassa: alla data dell intervento; verifica delle ultime riconciliazioni bancarie che devono essere fatte in tempi ragionevoli considerando anche i tempi per il ricevimento degli estratti conto delle banche. 30

31 Periodicità delle verifiche Possibile sovrapposizione con interventi di revisione sul bilancio d esercizio o sulla semestrale (per emittenti quotate o gruppi quotati) 31

32 Periodicità delle verifiche Le verifiche sono riferite all esercizio sociale e, pertanto, l ultima verifica dovrà riguardare le scritture contabili fino alla data di chiusura di tale esercizio. è possibile far coincidere gli interventi per il controllo periodico della contabilità con quelli di revisione del bilancio di esercizio o della relazione semestrale. gli interventi per il controllo periodico della corretta tenuta della contabilità devono essere inquadrati nell ambito di tutta l attività di revisione contabile: se da un lato comportano l effettuazione di procedure aggiuntive, dall altra permettono un più continuo contatto con il cliente, l evidenza del funzionamento del controllo interno e la possibilità di anticipare alcune procedure di revisione. se in tale data, l'attività per la revisione contabile del bilancio non si è ancora conclusa, dovrà essere necessariamente effettuata una ulteriore verifica a ridosso dell'emissione della nostra relazione per poter concludere sulla regolare tenuta della contabilità dell'esercizio 200X, per poter valutare nel modo più esaustivo possibile tutti gli eventi successivi alla data di chiusura del bilancio che possono avere impatto sulla regolare tenuta della contabilità dell esercizio in chiusura. 32

33 Documentazione delle verifiche Documentazione distinta dalle carte relative alla verifica sulla regolare tenuta della contabilità rispetto a quelle sulla revisione di bilancio o semestrale (richiesta dalla comunicazione Consob del marzo 99) creata una apposita sezione (sezione V) all interno dell indice delle carte di lavoro le carte di lavoro relative al bilancio d esercizio o alla semestrale potranno contenere dei cross reference con i controlli effettuati in sede di verifica periodica ma non viceversa 33