VERIFICHE PERIODICHE DELLA REGOLARE TENUTA DELLA CONTABILITÀ SOCIALE

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1 Documento di ricerca n. 160 VERIFICHE PERIODICHE DELLA REGOLARE TENUTA DELLA CONTABILITÀ SOCIALE 1. SCOPO DEL PRESENTE DOCUMENTO Scopo del presente documento è quello di fornire indicazioni sulle attività da svolgere, da parte del revisore, finalizzate alla verifica nel corso dell esercizio della regolare tenuta della contabilità sociale e della corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili, come richiesto dall articolo 14 comma 1, lettera b), del Decreto Legislativo 27 gennaio 2010, n. 39 (di seguito, il Decreto ). Il Documento di ricerca Assirevi n. 140 è superato. 2. NORME DI RIFERIMENTO Ai sensi dell art. 14 del Decreto, il revisore legale è tenuto a svolgere nel corso dell esercizio la verifica della regolare tenuta della contabilità sociale e della corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili. Tale attività ed i relativi esiti non dovranno più essere riportati nel libro della revisione in quanto l abrogazione dell art ter, comma 6, del Codice Civile e dell art. 155, comma 3, del D. Lgs. 58/1998 (di seguito TUIF ), attuata, rispettivamente, dagli artt. 37 e 40 del Decreto, ha comportato l abolizione di tale libro. La suddetta verifica era prevista anche nella previgente normativa 1. Il comma 1, lettera b), dell art. 14 del Decreto ripropone, sul piano sostanziale, il medesimo contenuto, salvo l eliminazione della precisazione in ordine al fatto che le verifiche in questione dovrebbero essere svolte con periodicità almeno trimestrale 2. Il contenuto delle verifiche oggetto del presente documento non è specificato dal Decreto, né dai principi di revisione nazionali e/o internazionali che non disciplinano espressamente tale componente dell attività di revisione legale. Conseguentemente, si auspica che l attività di verifica della regolare tenuta della contabilità sociale e della corretta rilevazione dei fatti di gestione possa essere oggetto di future integrazioni normative e/o di uno specifico principio di revisione in materia. Nel frattempo, il principale riferimento è costituito dalla Comunicazione CONSOB n. DAC/ del 29 marzo Art. 155, comma 1, lettera a) del D.Lgs. 58/1998 e art ter comma 1, lettera a) del Codice Civile abrogati dal Decreto. Cfr. il testo dell art 2409-ter, comma 1, lettera del Codice Civile abrogato dal Decreto. 1

2 3. AMBITO DI APPLICAZIONE La verifica periodica della regolare tenuta della contabilità sociale e della corretta rilevazione dei fatti di gestione deve essere svolta per tutti gli incarichi di revisione legale svolti ai sensi dell art. 14 del Decreto. Il suddetto obbligo, pertanto, non è applicabile agli incarichi di revisione contabile conferiti a titolo volontario PERIODICITÀ DELLE VERIFICHE Come precedentemente indicato, l art. 14 del Decreto non ha riproposto l espresso riferimento alla periodicità almeno trimestrale delle verifiche contenuto negli abrogati artt ter del Codice Civile e 155, comma 3, TUIF. Peraltro, la Comunicazione CONSOB n. DAC/ del 29 marzo 1999 prevede che le verifiche periodiche normalmente dovranno avvenire trimestralmente 4. Pertanto, si ritiene che nel caso di enti di interesse pubblico il revisore dovrà mantenere una cadenza di intervento trimestrale. Anche nel caso di società che non si qualificano come enti di interesse pubblico, pur in assenza di specifiche disposizioni normative e regolamentari, si ritiene sia indicativamente da mantenere una cadenza di intervento trimestrale. Si ricorda che lo svolgimento di alcune delle verifiche presuppone la disponibilità di situazioni contabili periodiche che dovranno essere menzionate nelle carte di lavoro del revisore. Le verifiche saranno comunque svolte con regolarità nel corso dell esercizio secondo un calendario concordato, salvo che particolari circostanze non richiedano verifiche più frequenti. In caso di cessazione dell incarico di revisione, le verifiche periodiche saranno estese anche al periodo successivo alla data di chiusura dell ultimo bilancio oggetto di revisione legale e fino alla data di conferimento dell incarico al revisore subentrante. 5. LA RESPONSABILITÀ DEGLI AMMINISTRATORI PER LA REGOLARE TENUTA DELLA CONTABILITÀ E LA CORRETTA RILEVAZIONE DEI FATTI DI GESTIONE NELLE SCRITTURE CONTABILI La responsabilità della redazione dei bilanci e dell informativa finanziaria nonché della correttezza delle informazioni in essi contenute e della correzione di tutti gli errori significativi riscontrati, dell adeguatezza della struttura organizzativa, del sistema di controllo interno e del sistema di controllo amministrativo-contabile anche ai fini della regolare tenuta delle scritture contabili, della corretta rappresentazione dei fatti di gestione e dell integrità del patrimonio sociale compete agli amministratori. È altresì responsabilità degli amministratori l implementazione e il funzionamento di un adeguato sistema di controllo interno volto a 3 4 Cfr. il Documento di ricerca Assirevi n. 88. Comunicazione CONSOB n. DAC/ art. 2 - Periodicità delle verifiche. 2

3 prevenire e ad individuare frodi 5 e/o errori. 6. LA RESPONSABILITÀ DEL REVISORE NELLA VERIFICA DELLA REGOLARE TENUTA DELLA CONTABILITÀ E DELLA CORRETTA RILEVAZIONE DEI FATTI DI GESTIONE NELLE SCRITTURE CONTABILI La verifica della regolare tenuta della contabilità sociale e della corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili, interagisce con il più ampio procedimento revisionale finalizzato all espressione di un giudizio sul bilancio, pur comportando lo svolgimento di procedure addizionali rispetto a quest ultimo. Il revisore è tenuto a comunicare tempestivamente agli organi di governance gli aspetti significativi emersi dalla revisione contabile del bilancio che sono rilevanti ai fini della supervisione del processo di predisposizione dell informazione finanziaria, secondo le modalità previste dal principio di revisione n Peraltro elementi utili ai fini della verifica della regolare tenuta della contabilità sociale e della corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili potrebbero emergere anche nell ambito del processo di revisione contabile del bilancio. Conseguentemente, le conclusioni a seguito delle verifiche svolte possono essere tratte solo al completamento della revisione contabile. Va altresì ricordato che alle verifiche periodiche previste dall art. 14, comma 1, lettera b), del Decreto si applicano gli stessi limiti insiti in ogni procedimento revisionale. Fra di essi ricadono i limiti insiti nell applicazione del metodo del campione e quelli connessi a qualsiasi sistema contabile-amministrativo e relativo sistema dei controlli interni. Pertanto, errori ed irregolarità, anche di entità significativa, potrebbero non essere rilevati dal revisore. 7. CONTENUTO DELLE VERIFICHE NEL CORSO DELL ESERCIZIO DELLA REGOLARE TENUTA DELLA CONTABILITÀ Come detto in precedenza, la comunicazione Consob n del 29 marzo 1999 rappresenta il più aggiornato riferimento normativo sulle attività oggetto delle verifiche periodiche. Prendendo spunto da tale comunicazione, l Allegato A al presente documento presenta un esempio di programma di lavoro riferibile ad una generica impresa. Pertanto, esso dovrà essere opportunamente adattato alle caratteristiche del settore in cui opera la società revisionata tenendo conto degli obblighi specifici imposti dalle legislazioni speciali. Le principali verifiche sono rappresentate da: i) analisi comparativa, calcolo di indici, discussioni con la Direzione, sondaggi di conformità; ii) verifiche degli adempimenti civilistici, fiscali e previdenziali. 5 Il termine frode include le false dichiarazioni per bilanci intenzionalmente errati e l appropriazione illecita di beni della Società. Le false dichiarazioni sui bilanci comprendono l omissione intenzionale di importi o di informativa adeguata nel bilancio al fine di ingannare gli utilizzatori stessi del bilancio. L appropriazione illecita di beni include le sottrazioni dei beni della Società accompagnate da false o ingannevoli registrazioni atte dissimulare la mancanza dei beni o la cessione degli stessi senza un adeguata autorizzazione. 3

4 Quanto alle procedure sub i), poiché esse devono essere svolte partendo da situazioni contabili periodiche, il revisore farà riferimento all ultima situazione contabile disponibile, menzionandola nelle proprie carte di lavoro. Per quanto attiene, invece, alle verifiche degli adempimenti, esse saranno svolte con riferimento alla data più prossima a quella di svolgimento delle verifiche. Le verifiche dovranno essere riferite all esercizio sociale e, pertanto, l ultima verifica dovrà riguardare le scritture contabili fino alla data di chiusura di tale esercizio DOCUMENTAZIONE DELLE PROCEDURE DI VERIFICA SVOLTE Ogni verifica periodica dovrà essere documentata nelle carte di lavoro del revisore, dalle quali dovrà risultare il programma di lavoro, predisposto in funzione delle caratteristiche della società revisionata, le verifiche svolte ed i loro risultati. Al completamento dell ultima verifica, nelle carte di lavoro si riporterà un memorandum conclusivo e riassuntivo dei controlli svolti. In ogni caso tutte le carte di lavoro inerenti alle verifiche periodiche dovranno essere distintamente identificate rispetto alle carte di lavoro inerenti alla revisione del bilancio o all eventuale revisione limitata del bilancio semestrale abbreviato, al fine di consentirne l'immediata individuazione. Ciò anche quando il programma di lavoro delle verifiche periodiche includa controlli previsti anche per la revisione del bilancio o del bilancio semestrale abbreviato. GENNAIO 2011 I contenuti del presente documento, aggiornati alla data di elaborazione del documento stesso, riguardano tematiche di carattere generale, senza costituire assistenza e consulenza professionale per singole e concrete fattispecie. Tutti i diritti riservati. 6 Data che corrisponderà ad una data ragionevolmente prossima a quella in cui si completano le procedure di revisione. 4

5 Allegato A Le principali procedure rientranti nell ambito delle verifiche periodiche sono di seguito riepilogate: 1. Ottenimento di informazioni circa eventuali cambiamenti nel sistema di controllo interno, per quanto riguarda il sistema contabile-amministrativo, intervenuti nel periodo. Acquisizione di informazioni relative alle (ovvero a significativi cambiamenti nelle) modalità seguite dalla società per: a. accertare tutti i libri obbligatori da tenere; b. introdurre nuovi libri obbligatori richiesti; c. assicurare l osservanza degli adempimenti, con particolare riferimento alle norme fiscali e previdenziali; d. accertare la tempestività e la regolarità delle vidimazioni di legge. 2. Esame dei libri contabili obbligatori (ad es.: libro giornale, inventari, etc.) per accertare la loro corretta vidimazione e/o bollatura (ove applicabile) nonché la tempestività dell aggiornamento secondo quanto stabilito dalle norme in materia. 3. Esame campionario dell esistenza dei documenti formali relativi agli adempimenti tributari e previdenziali e dei documenti comprovanti i pagamenti dei relativi oneri. 4. Svolgimento di sondaggi di conformità campionari ritenuti adeguati nella fattispecie per accertare che le operazioni di gestione siano rilevate nelle scritture contabili in conformità alle procedure previste dal sistema contabile - amministrativo e dal connesso sistema dei controlli interni. 5. Svolgimento di sondaggi, con l utilizzo del metodo del campione, per accertare che le operazioni relative agli adempimenti tributari e previdenziali siano rilevate nelle scritture contabili in conformità alle previsioni di legge in merito alla loro tempestiva ed appropriata rilevazione nei libri e nei documenti formali. 6. Esame della sistemazione dei fatti riscontrati in occasione degli accertamenti svolti nel corso della verifica precedente. 7. Accertamento dell esistenza e tempestività di preparazione delle riconciliazioni bancarie predisposte a data intermedia ed esame campionario delle poste in riconciliazione per alcuni conti bancari. 8. Effettuazione della conta di cassa e/o titoli a data intermedia. 9. Lettura dei verbali dell Assemblea degli Azionisti, delle riunioni del Consiglio di Amministrazione, del Comitato Esecutivo, del Collegio Sindacale e dei Revisori Interni, tenutisi nel periodo intercorso dall ultima verifica. Lettura delle comunicazioni pervenute dalle Autorità di Vigilanza. 10. Analisi comparativa sulla base della situazione contabile a data intermedia al fine di individuare i principali scostamenti rispetto alla situazione contabile intermedia precedente, alla situazione periodica relativa al corrispondente periodo dell esercizio precedente ed al budget). 11. Colloqui con la Direzione della Società, utilizzando anche gli scostamenti di cui al punto precedente, con lo scopo di ottenere informazioni su eventuali operazioni ed eventi significativi che si sono verificati nel periodo. Ottenimento di riscontri documentali per le operazioni ritenute particolarmente significative. 5

6 12. Colloqui con il Collegio Sindacale per acquisizione di informazioni in merito all attività di vigilanza svolta sull adeguatezza del sistema di controllo interno ai fini del controllo gestionale aziendale. 6