Manuale d uso. Applicazione client Postecert Firma Digitale per Post box

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1 per Post box Documento pubblico Pagina 1 di 22

2 Indice INTRODUZIONE... 3 REQUISITI... 3 SOFTWARE... 3 HARDWARE... 3 INSTALLAZIONE... 3 AGGIORNAMENTI... 4 AVVIO DELL APPLICAZIONE... 4 UTILIZZO DELL APPLICAZIONE... 4 STRUTTURA DELLA FINESTRA PRINCIPALE... 4 SELEZIONE DI UN DOCUMENTO... 6 ACCESSO UTENTE PER LA FIRMA E/O VERIFICA... 7 OPERAZIONI DISPONIBILI DOPO LA SELEZIONE DI UN FILE... 8 SELEZIONE DELLA TIPOLOGIA DI FIRMA... 9 VERIFICA DI UN DOCUMENTO FIRMATO IMPOSTAZIONI TIPOLOGIA DI FIRMA IMPOSTAZIONI DI RETE CARTELLE DI DEFAULT Documento pubblico Pagina 2 di 22

3 Introduzione Postecert Firma Digitale per Post box è un applicazione client per la firma digitale remota con cui è possibile: Firmare digitalmente un qualsiasi documento elettronico con applicazione della firma PKCS7-Cades. In questo caso verrà creato un documento con l aggiunta dell estensione.p7m Firmare digitalmente un documento in formato pdf con applicazione della firma PaDes. In questo caso il documento pdf di origine verrà firmato senza l aggiunta di alcuna estensione a quella originale (.PDF) Verificare la firma apposta in uno dei due formati ad un documento elettronico. Requisiti Software Il client è un applicazione multipiattaforma, sviluppata interamente in Java, ed in grado di essere eseguita su qualsiasi sistema operativo che dispone di una Java Virtual Machine (JVM) con versione 6.0 o superiore. Se non presente, prima di procedere con l installazione dell applicazione client è necessario installare preventivamente sulla propria postazione la Java Virtual Machine. In fase di installazione dell applicazione si fa uso della tecnologia Java Web Start (vedi paragrafo Installazione), che provvede a verificare l esistenza della JVM nella versione richiesta e, qualora la JVM non sia installata sulla propria postazione oppure la versione è precedente alla versione 6.0, si procederà con l installazione della stessa. Hardware Per il funzionamento dell applicazione è necessario disporre di una connessione Internet attiva. Installazione Una volta attivato il servizio Post box è possibile connettersi alla propria Myposte e cliccare sul link che si trova all interno della pagina dedicata al Servizio Postecert Firma Digitale. Alla prima connessione o accesso viene automaticamente verificato che la postazione in uso dall utente soddisfi i requisiti software ed, in caso non siano soddisfatti, si procederà in automatico all installazione della JVM. La fase successiva è il completamento della configurazione dell applicazione. La procedura si conclude con la creazione di un collegamento sul proprio Desktop che consente, per i successivi utilizzi, di aprire velocemente l applicazione senza doversi collegare all indirizzo Documento pubblico Pagina 3 di 22

4 suddetto. Rimane sempre il requisito della disponibilità della connessione internet per l utilizzo corretto dell applicazione. Aggiornamenti Ad ogni apertura dell applicazione, e comunque prima della sua esecuzione, viene automaticamente verificata la presenza di aggiornamenti disponibili. Nel caso fossero presenti aggiornamenti verrà richiesta la conferma dell utente per l installazione. Si consiglia di procedere cliccando sul bottone OK. Avvio dell applicazione Terminata la fase di installazione e configurazione, l applicazione si avvierà senza ulteriori interventi da parte dell utente. Per i successivi utilizzi è sufficiente che l utente esegua un doppio click sul collegamento all applicazione creato sul Desktop in fase di installazione. Per terminare l applicazione l utente può: Cliccare sul bottone rosso in alto a destra, indicato con la X Dal menu File, selezionare Esci dall applicazione Utilizzo dell applicazione Struttura della finestra principale La figura seguente mostra la suddivisione della finestra principale nelle varie aree: Documento pubblico Pagina 4 di 22

5 Titolo e Menu principale Barra degli strumenti Dettaglio file selezionato Dettagli verifica Barra di stato Titolo Mostra il nome dell applicazione Menu principale Menu dell applicazione Barra degli strumenti Dettagli file selezionato Dettagli verifica Barra di stato Mostra i pulsanti che abilitano le operazioni sul documento Mostra la lista dei documenti selezionati e per ogni documento presente nella lista, le informazioni di dettaglio quali nome, dimensione, data di ultima modifica Divisa in due sezioni, riporta l esito e le informazioni derivanti dalla verifica del documento firmato Mostra le informazioni di accesso (nome utente) e lo stato di avanzamento delle operazioni che si stanno effettuando Documento pubblico Pagina 5 di 22

6 Selezione di un documento Prima di procedere alle operazioni di firma e/o di verifica, l utente dovrà procedere alla selezione del documento. Per selezionare un documento l utente deve: Cliccare sul pulsante Aggiungi file (unico pulsante attivo in questa fase) oppure scegliere dal menu File Aggiungi un file. Individuata la cartella dove si trova il documento, selezionare il file e cliccare sul pulsante Apri. Il documento sarà aggiunto nella lista dei documenti selezionati e l utente potrà procedere alle operazioni di firma e/o verifica. Documento pubblico Pagina 6 di 22

7 Accesso utente per la firma e/o verifica Ad ogni avvio dell applicazione e dopo aver selezionato il file documento da elaborare, saranno richieste le credenziali utente di Post box (Nome utente e Password) fornite e, necessarie per poter effettuare le operazioni di firma e/o verifica. L utente dovrà inserire le credenziali richieste per poi procedere cliccando sul pulsante Accedi. La sessione di lavoro si apre con l avvio dell applicazione e viene terminata alla sua chiusura. Nel caso in cui la sessione scada, per continuare ad utilizzare l applicazione, sarà necessario inserire nuovamente le credenziali e cliccare sul pulsante Accedi. Cliccando sul pulsante Annulla o chiudendo la finestra tramite il pulsante con la X in alto a destra, si annulla la richiesta di accesso tornando alla schermata iniziale dell applicazione. Se le credenziali fornite sono corrette, l utente potrà procedere alle operazioni di firma e/o verifica. Documento pubblico Pagina 7 di 22

8 Operazioni disponibili dopo la selezione di un file In funzione della tipologia del documento selezionato verranno abilitati i pulsanti delle operazioni disponibili, secondo la logica riportata nella tabella che segue: Tipo documento Verifica Operazioni abilitate PDF firmato Sì Firma P7M Firma PDF Verifica completa Busta P7M Sì Firma P7M Verifica completa Salvataggio documento PDF non firmato Non applicabile Firma P7M Firma PDF Certificato Sì Firma P7M Verifica completa Documento generico (nessuno dei casi precedenti) Non applicabile Firma P7M Come Operazioni abilitate si intende: Firma P7M esegue una firma del documento selezionato in formato PKCS7 CaDes; Firma PDF esegue la firma in formato PaDes del documento PDF selezionato; Verifica completa esegue una verifica completa (di integrità, credibilità e validità) del documento firmato selezionato. Se il documento selezionato è firmato, prima di avviare l operazione selezionata dal cliente, l applicazione procede alla verifica delle firme presenti nel documento. Se nella busta firmata non è presente una marca temporale, la verifica del documento firmato viene effettuata a partire da una data indicata dall utente in fase di verifica. All utente viene mostrata una finestra per la scelta della data di verifica, nella quale viene presentata o la data di un eventuale riferimento temporale (il più lontano temporalmente) associato ad una delle firme presenti nel documento oppure, in assenza di riferimenti temporali, la data odierna del proprio computer. Nella finestra di Selezione della data di verifica è pertanto possibile mantenere o modificare la data proposta, ed eseguire la verifica della firma del documento a partire dalla data scelta dall utente. Se nel documento firmato sono presenti una o più firme con marca temporale, la loro verifica verrà effettuata automaticamente alla data della marca temporale. Tutte le firme apposte allo stesso documento, e prive di marche temporali, verranno invece verificate alla data scelta dall utente attraverso la finestra di seguito riportata. Documento pubblico Pagina 8 di 22

9 La data utilizzata per effettuare la verifica è visualizzabile nell area di dettaglio.. A titolo di esempio si riporta in figura la schermata di verifica di un documento PDF firmato; per maggiori dettagli sulle informazioni di verifica si rimanda al capitolo specifico (Verificare la firma di un documento). La verifica effettuata all apertura del documento non prevede la verifica di credibilità e delle CRL. È pertanto opportuno attraverso il pannello Impostazioni Opzioni di verifica intervenire sulla configurazione dell applicazione per impostare in automatico i controlli di credibilità e delle CRL, così che la verifica anche all apertura del documento sia completa in tutte le funzioni. L utente può decidere di rimuovere il documento selezionato dalla lista, cliccando sul pulsante Rimuovi file. Questa operazione non comporta in alcun modo la cancellazione fisica del documento dalla cartella di selezione sulla postazione dell utente. Selezione della Tipologia di Firma L applicazione permette di applicare due differenti tipologie di firma. Firma P7M in formato pkcs#7 CaDes, con la possibilità di configurare le seguenti tipologie di firma: Documento pubblico Pagina 9 di 22

10 o Firma semplice o Firma parallela o Controfirma Firma PDF in formato PaDes Prima di apporre la firma, è bene controllare e selezionare la tipologia di firma da applicare, seguendo le indicazioni presenti nel paragrafo seguente. Per impostare la tipologia di firma vedere il paragrafo Impostazioni. Firma P7M Una volta selezionata la tipologia di firma P7M, si può scegliere la tipologia di firma da apporre tra le seguenti: Firma semplice. Ogni firma imbusta il documento originale all interno di un nuovo documento.p7m. Ogni firma aggiunge al documento originale una nuova estensione.p7m Firma parallela. Tutte le firme apposte sono effettuate a partire dal documento. Non è pertanto possibile risalire alla sequenza di firme apposte. Controfirma. Ogni firma viene apposta sulla firma precedente. E quindi applicabile esclusivamente a partire da un documento già firmato con estensione.p7m. La selezione, che deve essere effettuata prima di avviare l operazione di firma, avviene attraverso il pannello Tipologia di firma presente in Strumenti Impostazioni. Per apporre la firma P7M ad un documento si deve: Avviare l applicazione; Selezionare il documento da firmare seguendo i passi descritti nei paragrafi precedenti ed inserire le credenziali utente quando richieste; Selezionare il pulsante Firma P7M; L operazione di firma procede in modo diverso a seconda della tipologia di firma scelta dall utente in fase di configurazione. In particolare: In caso di Firma semplice o Firma parallela, a seconda del tipo di documento che si vuole firmare, verrà mostrata all utente la finestra Visualizza file, chiedendo all utente se vuole procedere all apertura del documento per prendere visione di ciò che si appresta a firmare. Premendo Sì viene aperta l applicazione associata al documento. Premendo No si procede all operazione di firma senza visualizzare il documento. Attenzione: nella finestra con la richiesta di visualizzazione del file, nel caso di documenti con estensioni DOC, XLS, PPT e MDB viene mostrato un messaggio che avverte l utente che il documento potrebbe contenere dei campi con macro o campi variabili. Nel caso di apposizione di una Controfirma, prima di mostrare all utente la finestra Visualizza file l applicazione verifica la presenza di altre firme e se presenti, mostra all utente l Elenco dei firmatari: Documento pubblico Pagina 10 di 22

11 L utente seleziona il nominativo del firmatario sulla cui firma apporre la controfirma e procede cliccando sul pulsante OK. Se si clicca sul pulsante Annulla, l operazione viene annullata e si torna alla finestra principale. Se nel file selezionato non sono presenti delle firme, non sarà possibile procedere alla controfirma, il pulsante Firma non viene abilitato. In caso di richiesta di visualizzazione del contenuto del documento che si sta per firmare, dopo averne preso visione, l utente può decidere se procedere o meno alla firma, cliccando sui pulsanti presenti nella finestra di Conferma firma. Se si sceglie No l operazione di firma viene annullata e si torna alla finestra principale. Scegliendo Sì si procede al passo seguente. Viene avviato il processo di firma: l applicazione visualizza una finestra in cui l utente deve inserire il codice di firma (OTP One Time Password) di 8 cifre ricevuto via SMS al numero di cellulare indicato in fase di registrazione al servizio Il pulsante Firma rimane disabilitato fino a quando tutte le cifre del codice di firma non sono state inserite; terminato l inserimento il pulsante si attiva e l utente può quindi procedere alla firma. Documento pubblico Pagina 11 di 22

12 Premendo il pulsante Annulla, l operazione viene invece annullata e si torna alla schermata principale. L utente da questo momento ha un tempo limitato (120 secondi) per inserire il codice e proseguire: scaduto tale tempo, alla richiesta di firma, l applicazione restituirà un messaggio di errore e sarà necessario ripetere l intera operazione. L utente ha un numero massimo di tentativi per inserire il codice di firma corretto pari a tre (3). Se l utente sbaglia per tre volte consecutive il codice di firma, viene visualizzato un messaggio e sarà necessario ripetere l intera operazione. Completare l operazione assegnando un nome al file firmato (come impostazione predefinita viene proposto il nome del file originario), scegliendo la posizione in cui salvarlo e confermando cliccando Salva. L'applicativo salva il file aggiungendo all'estensione propria (ad esempio docx) l'ulteriore estensione p7m, che identifica il file come firmato. Firma PDF Per applicare una firma PDF si deve: Selezionare il documento PDF da firmare Premere il pulsante Firma PDF Il documento da firmare viene visualizzato all interno di una finestra separata. Documento pubblico Pagina 12 di 22

13 L utente dopo aver preso visione del documento dovrà selezionare l area nel quale applicare la firma. Dopo aver definito l area dove apporre la firma, cliccare sul pulsante Procedi con la firma presente nella barra degli strumenti del visualizzatore. Si aprirà una nuova finestra, Configura aspetto della firma, attraverso la quale l utente potrà personalizzare la firma inserendo: un immagine un testo il motivo della firma Documento pubblico Pagina 13 di 22

14 In particolare, nella sezione Configura grafica l utente può selezionare un immagine, che sarà poi visualizzata nell area di firma selezionata, cliccando sul pulsante Sfoglia e selezionando l immagine desiderata. Cliccando sul pulsante Apri l utente confermerà la selezione dell immagine. Nell area dedicata alla configurazione della grafica verrà mostrata un anteprima dell immagine selezionata. Documento pubblico Pagina 14 di 22

15 L utente può eventualmente selezionare un immagine predefinita presente nella configurazione iniziale dell applicazione selezionando la casella Usa immagine predefinita. Cliccando sul pulsante Cancella si annulla la selezione, e non verrà di conseguenza inserita alcuna immagine nell area di firma. Nella sezione Configura testo, selezionando la casella Usa il testo predefinito, l utente sceglie di utilizzare un testo prestabilito impostato dall applicazione e non modificabile. Nell apposita area di testo si potrà visualizzare l anteprima del testo che sarà inserito nelle fasi successive di utilizzo. Nella sezione Motivo firma l utente può selezionare il motivo della firma tra i valori proposti oppure, può digitarne uno a suo piacere. Cliccando sul pulsante Annulla si torna alla finestra di visualizzazione del PDF, mentre cliccando sul pulsante Continua si procede con la firma. Viene mostrata una finestra per l inserimento del codice di firma (OTP) di 8 cifre ricevuto via SMS al numero di cellulare inserito in fase di registrazione del servizio. Valgono le stesse indicazioni fornite al paragrafo precedente. Terminata l operazione di firma, verrà chiesto all utente di assegnare un nome al file firmato (come impostazione predefinita viene proposto il nome del file originario) e di scegliere la posizione in cui salvare il documento, confermando cliccando su Salva. L estensione del documento firmato non verrà variato rimanendo.pdf. Documento pubblico Pagina 15 di 22

16 A titolo di esempio, la figura che segue mostra la visualizzazione del documento pdf firmato, così come viene presentato in Adobe Acrobat Reader. Verifica di un documento firmato L operazione di verifica consente di controllare che: i documenti firmati non siano stati modificati dopo l apposizione della firma (verifica di integrità) il certificato del firmatario sia stato rilasciato da un certificatore accreditato (verifica di credibilità) Il certificato utilizzato per la firma sia in corso di validità e non sia presente nella lista dei certificati revocati o sospesi (verifica di validità e controllo CRL) Documento pubblico Pagina 16 di 22

17 A meno che non siano presenti marche temporali, verrà proposta all utente la scelta della data da utilizzare per effettuare le operazioni di verifica. Tale data viene selezionata a partire da un riferimento temporale presente nel documento firmato, oppure, in assenza di un tale riferimento, dalla data di sistema del computer dell utente che effettua la verifica. Nel caso in cui il documento presenti più di un riferimento temporale, verrà selezionato quello cronologicamente più lontano. L utente ha modo di mantenere o modificare la data proposta. Una volta effettuata la scelta della data di verifica, tutte le firme apposte allo stesso documento, e prive di marche temporali, verranno verificate utilizzando tale data. Se nel documento firmato sono presenti una o più firme con marca temporale, la verifica della firma verrà effettuata automaticamente utilizzando la data presente nella marca temporale. Per verificare un documento firmato: Selezionare il documento da verificare; Cliccare sul pulsante Verifica Firma nella barra degli strumenti Se nel documento sono presenti delle firme prive di marca temporale, verrà mostrata la finestra di selezione della data di verifica. L utente può mantenere o modificare la data proposta. Per continuare con la verifica cliccare sul pulsante OK Attenzione: se nel documento sono presenti solo firme con marca temporale, queste verranno verificate alla data della marca temporale. In questo caso non viene visualizzata la maschera di selezione della data di verifica. Il risultato della verifica verrà mostrato nell apposita area di dettaglio: nell area di sinistra, il nodo più alto (nodo padre) mostrerà il tipo di documento verificato e l esito della verifica e la data di riferimento utilizzata per effettuare la verifica. I nodi di primo livello riporteranno invece le informazioni principali, come ad esempio il numero di firmatari e l eventuale presenza dei riferimenti temporali. nell area di destra viene presentato il dettaglio completo dei vari campi firma ed in particolare dei certificati del firmatario e, quindi i risultati relativi a: o verifica della credibilità del certificato, ossia il certificato del firmatario è stato rilasciato da un certificatore accreditato; Documento pubblico Pagina 17 di 22

18 o controllo della revoca del certificato, ossia che il certificato del firmatario non sia presente nella lista dei certificati revocati o sospesi. Impostazioni Dal menu principale, Strumenti Impostazioni l utente accede alla finestra di configurazione per la personalizzazione dell applicazione. La finestra è suddivisa in tre pannelli: Impostazioni di rete Tipologia di firma (pre-impostata) Cartelle di default Nella parte bassa, i pulsanti, comuni a tutti i pannelli, assumono il seguente significato: OK Salva le proprietà eventualmente modificate e chiude la finestra. Annulla Chiude la finestra senza effettuare alcun salvataggio delle proprietà eventualmente modificate. Applica Salva le proprietà modificate mantenendo aperta la finestra. Il pulsante viene abilitato non appena una proprietà viene modificata. Tipologia di firma Seleziona la tipologia di firma P7M Permette di selezionare la tipologia di firma da applicare in caso di firma P7M. La scelta, una volta memorizzata, è applicata finché non si interviene nuovamente per modificarla, e viene mantenuta anche per gli avvii successivi del client. Per configurare la tipologia di firma si deve pertanto procedere come segue: Dal menu dell applicazione scegliere Strumenti Impostazioni (per impostazione predefinita la finestra si aprirà con il pannello Tipologia di firma in evidenza): Documento pubblico Pagina 18 di 22

19 Selezionare la tipologia di firma P7M desiderata. Premere sul pulsante OK per salvare l impostazione e chiudere la finestra Procedere con la firma come descritto nell apposito paragrafo. Una volta configurata la tipologia di firma, l applicazione mantiene memoria della scelta effettuata. L utente può modificare in qualsiasi momento la tipologia di firma, secondo le sue esigenze. Documento pubblico Pagina 19 di 22

20 Configura aspetto delle firma PDF Consente di impostare le opzioni sull uso del testo predefinito (Testo predefinito) e l immagine da utilizzare nel caso di selezione della casella Usa immagine predefinita nella finestra Configura aspetto firma). Si tratta di opzioni che vengono pre-impostate ma che l utente può modificare all atto della firma PDF. Opzioni di verifica Consente di personalizzare la modalità di verifica di un documento firmato per la parte di controllo di credibilità e di controllo delle informazioni di revoca e sospensione. Selezionando A richiesta, il relativo controllo non sarà eseguito al momento della selezione di un documento (impostazione predefinita), ma sarà effettuato su richiesta dell utente. Selezionando Automatico, il relativo controllo sarà eseguito al momento della selezione del documento. In fase di verifica, cliccando sul pulsante Verifica Firma nella barra degli strumenti, l applicazione esegue la verifica completa, ossia, di integrità, validità e CRL. Nel caso in cui l opzione Verifica Firma non venga selezionata, la verifica viene effettuata rispetto alle impostazione di configurazione pre-impostate. Documento pubblico Pagina 20 di 22

21 Impostazioni di rete Il pannello contiene le informazioni per la connessione al server di Firma Digitale Remota. URL È l URL dove sono esposti i servizi del sistema Firma Digitale Remota Nome utente Consente di impostare il nome utente che viene chiesto al momento dell autenticazione in modo che l utente non sia costretto a digitarlo ad ogni accesso. Il pulsante Prova la connessione permette di eseguire un semplice test di connessione all URL sopra indicata per verificare da subito che non vi siano problemi di connettività tramite la rete Internet. Cartelle di default In questo pannello è possibile impostare rispettivamente le cartelle da presentare per la selezione dei documenti da elaborare e quelle in cui effettuare il salvataggio dei documenti firmati. L utente può comunque modificare tali impostazioni nel momento di selezione di un nuovo documento da aggiungere o nel momento del salvataggio del documento firmato, semplicemente navigando tramite la finestra di dialogo. Per impostare le cartelle di default, l utente deve: Premere il pulsante Sfoglia Documento pubblico Pagina 21 di 22

22 Nella finestra Modifica posizione navigare fino alla cartella prestabilita e cliccare su Scegli Il pulsante Cancella esegue un reset del valore. Nel caso in cui l utente non abbia impostato le cartelle di default, si prenderà come cartella di riferimento per entrambe le selezioni la cartella utente definita sul sistema in uso. Documento pubblico Pagina 22 di 22