LE ATTESTAZIONI DI CONFORMITA. (I edizione) Napoli, 10 maggio 2016

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1 LE ATTESTAZIONI DI CONFORMITA Incontro di studio della S.S.M. sul tema: Il Processo Civile Telematico (I edizione) Napoli, 10 maggio 2016 ANTONELLA DELL ORFANO- MAGRIF TRIBUNALE ROMA- SEZIONI CIVILI ORDINARIE

2 Le diverse tipologie di documenti informatici A)Documento informatico (nativo digitale) B)Copia informatica di documento analogico (cartaceo) C)Duplicato informatico D)Copia informatica di documento informatico

3 A) DOCUMENTO INFORMATICO (NATIVO DIGITALE) Art. 20 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82: è quel documento che viene generato attraverso un programma di videoscrittura e trasformato direttamente in formato PDF senza scansione. Nasce quindi digitale e viene predisposto o per essere depositato telematicamente o per essere notificato tramite PEC. La caratteristica di tale tipo di PDF è che consentirà di selezionare, una parte o tutto, il testo in esso riprodotto, copiarlo e incollarlo in altro documento di word. Vanno così predisposti non solo tutti gli atti da depositare nel PCT (ad es. memorie ex art. 183 c.p.c.) ma anche un atto di citazione o atto di precetto se deve essere notificato in proprio tramite PEC; dovrà essere così predisposta anche la relata di notifica da allegare alla PEC. Tale tipo di documento informatico, prima di essere depositato telematicamente o allegato alla PEC per essere notificato in proprio, DOVRA ESSERE SOTTOSCRITTO DIGITALMENTE. Tale tipo di documento informatico, essendo originale digitale, NON RICHIEDE NESSUNA ATTESTAZIONE DI CONFORMITA.

4 COPIA INFORMATICA DI DOCUMENTO ANALOGICO (= CARTACEO) Art. 22 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 E quel documento informatico che si ottiene in formato PDF dopo aver effettuato la scansione di un documento cartaceo. A differenza del documento informatico nativo digitale, il PDF così ottenuto non consentirà di selezionare una parte o tutto il testo in esso riprodotto, copiarlo e incollarlo in altro documento di word. Si tratta di copia informatica di documento analogico (= cartaceo) perché l originale sarà sempre il documento cartaceo dal quale, tramite scansione, si è estratta una copia informatica.

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6 ESEMPI DI COPIE INFORMATICHE 1) i file PDF ottenuti dalla scansione dei documenti cartacei che debbono depositarsi telematicamente in allegato ad un ricorso monitorio o ad una memoria ex art. 183, n. 2, c.p.c., come, ad esempio, le fatture, contratti ecc. che alleghiamo per richiedere l emissione di un decreto ingiuntivo; nei suddetti casi, effettuata la scansione e la trasformazione in PDF, il documento sarà poi depositato senza necessità di apporre sugli stessi anche la firma digitale.

7 2) I file PDF ottenuti dalla scansione di atti e provvedimenti cartacei la cui conformità (essendo sottratta, per alcune tipologie di atti, al potere di autentica degli Avvocati) è stata rilasciata dalla cancelleria.

8 L esempio tipico è quello del decreto ingiuntivo provvisoriamente esecutivo che si intenda notificare tramite PEC; in questo caso va richiesto alla cancelleria il rilascio di una copia conforme cartacea del decreto ingiuntivo provvisoriamente esecutivo che va poi scansionato, ottenendo così la copia informatica di quest ultimo in formato PDF. Nella circolare Min. Giustizia 27/10/2014, sul presupposto che l art. 153 disp. att. c.p.c. (il quale attribuisce al cancelliere la potestà di rilasciare al copia in forma esecutiva di cui all art. 475 del codice di rito) non è stato in alcuno modo modificato dalla normativa sopravvenuta, è indicato che l attività di rilascio della copia munita di formula è attività tuttora riservata al cancelliere stesso. Dunque, sempre secondo la circolare in questione, le cancellerie dovranno astenersi dall apporre la formula esecutiva su copie di provvedimenti giudiziari autenticate ai sensi dell art. 16-bis comma 9-bis d.l. n.179/2012, ed attenendosi, invece, alla nota procedura disciplinata dal codice di procedura civile. Anche in tale ipotesi non occorre la sottoscrizione digitale del file pdf ma sarà unicamente necessaria, ai fini della notifica via PEC, l attestazione di conformità alla copia conforme cartacea ottenuta dalla cancelleria, inserendo l attestazione nella relata di notifica.

9 3) I file PDF ottenuti dalla scansione di atti e provvedimenti cartacei che, ai sensi dell art. 16 decies del DL 179/12, vanno depositati telematicamente. L esempio tipico è quello dell atto di citazione notificato tramite UNEP o, dall Avvocato in proprio, tramite ufficio postale, ove si proceda con iscrizione a ruolo telematica; in questo caso, andrà effettuata l integrale scansione dell atto di citazione notificato (anche delle cartoline di ritorno comprovanti la notifica) e, così facendo, si otterrà la copia informatica dell atto di citazione in formato PDF, di cui andrà però attestata la conformità all originale di notifica cartaceo, come disposto dall art. 19 ter delle specifiche tecniche del PCT, introdotto dal decreto 28 dicembre 2015, in vigore dal 9 gennaio La conformità potrà essere attestata, trattandosi di attestazione finalizzata al deposito telematico, o all interno del PDF o su un documento informatico separato.

10 4) Il file PDF ottenuto dalla scansione della procura alle liti cartacea da depositare telematicamente o allegare alla PEC in caso di utilizzo per notifica in proprio da parte dell Avvocato

11 La procura alle liti Anche la procura alle liti, che sia stata scansionata e da depositare telematicamente o allegare alla PEC in caso di utilizzo per notifica in proprio, è copia informatica di documento analogico in quanto: è stata predisposta con un programma di video scrittura; è stata stampata; reca la sottoscrizione (a penna) della parte (il cliente dell Avvocato); reca la sottoscrizione (a penna) anche dell Avvocato per autentica della firma apposta dal cliente; è stata scansionata(con lo scanner); si è ottenuta così la copia informatica di documento analogico in formato PDF (della quale la procura alle liti cartacea sarà sempre l originale) che, SOLO PER LA PROCURA ALLE LITI, VA SOTTOSCRITTA DALL AVVOCATO CON FIRMA DIGITALE. La firma digitale apposta sulla copia informatica della procura alle liti attesterà la conformità all originale cartaceo della stessa, così come disposto dall art. 83 c.p.c.: Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale A questo punto potrà essere depositata telematicamente ai fini della costituzione in giudizio o allegata alla PEC della notifica in proprio se, tramite PEC, si sia deciso di notificare, ad esempio, alla controparte l atto di citazione o l atto di precetto.

12 DUPLICATO INFORMATICO C) Art. 23 comma 1 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82): I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti (art. 23 comma 1 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82). Un esempio pratico; in caso di deposito telematico di una memoria 183 c.p.c, essendo un atto nativo digitale firmato, prima del deposito, digitalmente (ad esempio, con firma CADES =.p7m), dopo l accettazione del deposito telematico da parte del cancelliere, nel fascicolo informatico del relativo procedimento sarà possibile non solo visualizzare ma, anche estrarre e importare (download) il duplicato informatico o la copia informatica della memoria 183 c.p.c. Se si estrae dal fascicolo informatico il duplicato informatico della memoria 183 c.p.c. verrà importata sul computer la memoria 183 c.p.c. completa anche della sottoscrizione digitale: la memoria presente nel fascicolo informatico e quella presente nel computer (estratta dal fascicolo informatico come duplicato informatico) saranno uguali tra loro, sia da un punto di vista formale (entrambi recheranno l estensione.p7m) sia da un punto di vista sostanziale (identità di contenuto). Per tale motivo che se dal fascicolo informatico si estraggono i file nello stesso presenti quali duplicati informatici al fine di utilizzarli per una notifica PEC (esempio ricorso per decreto ingiuntivo e decreto del giudice) nella relata di notifica NON VA ATTESTATA ALCUNA CONFORMITA in quanto I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti (art. 23 comma 1 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82). I duplicati informatici NON VANNO MAI ULTERIORMENTE FIRMATI DIGITALMENTE.

13 COPIA INFORMATICA DI DOCUMENTO INFORMATICO D) Art. 23 bis comma 2 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82): Laddove sia stata depositata telematicamente, ad es., una memoria 183 c.p.c, essendo atto nativo digitale, firmato, prima del deposito, digitalmente (ad esempio, con firma CADES =.p7m), dopo l accettazione del deposito telematico da parte del cancelliere, nel fascicolo informatico del relativo procedimento si potrà, come dianzi indicato, non solo visualizzare ma anche estrarre e importare (download) sul computer il duplicato informatico o la copia informatica della memoria 183 c.p.c. Se si estrae dal fascicolo informatico la copia informatica della memoria 183 c.p.c. verrà importata sul computer la memoria 183 c.p.c. ma questa non avrà la sottoscrizione digitale (il file sarà privo dell estensione.p7m): la memoria presente nel fascicolo informatico e quella presente nel computer (estratta dal fascicolo informatico come copia informatica) non saranno uguali tra loro, e ciò sia sotto il profilo formale (la memoria presente nel fascicolo informatico recherà l estensione.p7m ma, tale estensione, non sarà presente nella copia informatica importata nel nostro computer) sia sotto il profilo dei contenuti (la memoria presente nella copia informatica recherà sul bordo destro quella che ormai è comunemente chiamata e conosciuta come coccardina che non ha nessun valore giuridico e che ha solo il fine di informare che il documento informatico dal quale è estratta [nel nostro esempio: la memoria 183 c.p.c. presente nel fascicolo informatico a seguito di deposito telematico] risulta sottoscritto digitalmente). Per tale motivo che se dal fascicolo informatico si estraggono i file nello stesso presenti quali copie informatiche al fine di utilizzarli per una notifica PEC (esempio ricorso per decreto ingiuntivo e decreto del giudice), nella relata di notifica SI DOVRA ATTESTARE LA CONFORMITA DI TALI COPIE INFORMATICHE A QUELLE PRESENTI NEL FASCICOLO INFORMATICO DALLE QUALI SONO ESTRATTE. ANCHE PER LA COPIA INFORMATICA DI DOCUMENTO INFORMATICO NON VI E NECESSITA DI SOTTOSCRIZIONE CON LA FIRMA DIGITALE.

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15 Immagine estratta dal sito web

16 Per quali documenti informatici va attestata la conformità? Immagine estratta dal sito web

17 POTERE E MODALITÀ' DI COPIA Articoli di riferimento: 16 decies, 16 undecies e art. 16 bis, co. 2 (per titolo, precetto e pignoramento) D.L. 179/2012. Art. 19 ter Provvedimento DGSIA del 16/4/2014 come modificato. Da tale quadro normativo descritto emerge che: 1) l Avvocato può attestare la conformità di una copia quando: a) è difensore in un procedimento giudiziale (e quindi per implicito è munito della relativa procura); b) deve notificare la copia o depositarla agli atti di un procedimento; 2) l Avvocato può attestare la conformità di una copia: a) di un atto processuale di parte o di un ausiliario del giudice; b) di un provvedimento del giudice; 3) l Avvocato può estrarre la copia se: a) l'atto o il provvedimento è estratto dal fascicolo informatico del processo; b) detiene l'originale o una copia autentica analogica; Quindi l Avvocato che dovesse autenticare la copia fuori dai casi previsti agirebbe senza il relativo potere, con la conseguenza processuale della mancata valenza dell'autentica. A titolo di esempio l Avvocato non può autenticare copie dei documenti probatori, depositati nel fascicolo telematico, di atti di parti terze al processo, di atti o provvedimenti di procedimenti in cui non è costituito difensore. N.B.: la possibilità di autenticazione autonoma è esclusa in relazione agli atti processuali contenenti provvedimenti che autorizzano il prelievo (lo svincolo) di somme di danaro vincolate su decisione del giudice.

18 E obbligatorio asseverare la conformità di documenti depositati telematicamente (come allegati)? Gli allegati non vanno mai attestati conformi a meno che non si tratti di quelle tipologie documentali per cui la legge lo prevede e lo consente. Tra questi ultimi, ex art. 16 decies dl 179/12, le copie informatiche di originali analogici o copie conformi analogiche di atti processuali di parte o di provvedimenti del Giudice; ex art. 18 l 132/14, gli atti dell esecuzione ivi tassativamente indicati; le copie di atti e provvedimenti estratte dai registri informatici ex art. 16 bis, comma 9 bis, se la legge processuale lo richiede, come nel caso, ad esempio, della copia della sentenza impugnata da depositare telematicamente nel giudizio di appello. I documenti probatori in generale, se non rientranti nelle predette categorie, non possono e non devono essere attestati.

19 LE MODALITA DI ATTESTAZIONE Sono regolate dall art 16/undecies del DL 179/2012

20 1 COPIA ANALOGICA (art 16/undecies comma 1) L attestazione sulla copia analogica può essere apposta in calce o a margine della copia o su foglio separato, che sia però congiunto materialmente alla medesima (mediante spillatura ed eventualmente timbro di congiunzione). In caso di deposito cartaceo (ad es copia autentica della sentenza impugnata) In caso di notifica a mezzo Ufficiale Giudiziario In caso di notifica in proprio a mezzo del servizio postale In caso di deposito cartaceo della prova dell avvenuta notifica a mezzo PEC laddove non sia possibile il deposito per via telematica (Corte di Cassazione Giudice di Pace)

21 2 COPIA INFORMATICA (art 16/undecies commi 2 e 3) Quando l'attestazione di conformità si riferisce ad una copia informatica, l'attestazione e' apposta a) nel medesimo documento informatico (art 16/undecies comma 2) ovvero b) su documento informatico separato e l'individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della Giustizia. Se la copia informatica e' destinata alla notifica, l'attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione (art 16/undecies comma 2).

22 IPOTESI A) Se il documento è analogico l attestazione può essere inserita in calce o a margine del documento o su foglio separato e viene successivamente effettuata la scansione del documento (che diventa pertanto unico)

23 Se è un documento informatico, inserendo l attestazione di conformità nel medesimo documento in formato PDF ricorrendo all apposita funzionalità del programma Adobe Acrobat Reader che consente l inserimento del testo in un documento in formato PDF o programmi analoghi (ad es PDF-Exchange Viewer).

24 Ipotesi b) Sul punto è intervenuto il provvedimento del responsabile DGSIA che ha aggiunto al provvedimento (specifiche tecniche ex art 34 del DM 44/11) L art 19/ter, regolamentando le modalità di attestazione di conformità apposta su documento informatico separato, introduce (al comma 1) un criterio generale di predisposizione del documento separato che vale in tutte le ipotesi di attestazione Il documento informatico deve essere in formato pdf contenere una descrizione sintetica del documento di cui si sta attestando la conformità, (ad es. sentenza n. XXX del Tribunale di Y oppure, tenendo presente che l art. 19/ter consente di inserire in un unico documento l attestazione di conformità riferita a più atti, ricorso per ingiunzione Tizio contro Caio e decreto n XXX del Tribunale di Y Tizio contro Caio) contenere il nome del file (così come assegnato dal PdA o rinominato dal soggetto che compie l attestazione ad es. il nome con il quale il documento di cui si attesta la conformità è salvato sul proprio sistema informatico) essere sottoscritto dal soggetto che compie l attestazione con firma digitale o con firma elettronica qualificata

25 IMMAGINE TRATTA DA PROCESSO CIVILE TELEMATICO E ATTESTAZIONI DI CONFORMITÀ CENTRO STUDI PROCESSO TELEMATICO

26 IMMAGINE TRATTA DA PROCESSO CIVILE TELEMATICO E ATTESTAZIONI DI CONFORMITÀ CENTRO STUDI PROCESSO TELEMATICO

27 IMMAGINE TRATTA DA PROCESSO CIVILE TELEMATICO E ATTESTAZIONI DI CONFORMITÀ CENTRO STUDI PROCESSO TELEMATICO

28 IMMAGINE TRATTA DA PROCESSO CIVILE TELEMATICO E ATTESTAZIONI DI CONFORMITÀ CENTRO STUDI PROCESSO TELEMATICO

29 2 CASO (art 19-ter comma 3) NOTIFICA IN PROPRIO A MEZZO PEC Così come stabilito dall art 16- undecies l attestazione di conformità redatta secondo il criterio generale (sintetica descrizione e nome file del documento autenticato) più sopra indicato va inserita nella relata di notifica (che dovrà essere firmata digitalmente).

30 INVIO DELLA COPIA INFORMATICA E DELL ATTESTAZIONE A MEZZO PEC (art 19-ter comma 4) L a estazione è inserita come allegato al messaggio di posta elettronica certificata (ad esempio nell ipotesi di invio al Curatore ex art 93 della legge fallimentare di copia di provvedimento giudiziale o dell invio ad una banca di copia autentica dell ordinanza di assegnazione somma priva formula esecutiva nei pignoramenti presso terzi). NESSUNA DELLE IPOTESI PRECEDENTI (art 19-ter comma 5) E una fattispecie del tutto residuale: si può citare ad esempio l invio di una copia informatica e della relativa attestazione di conformità a mezzo mail ordinaria. In questi casi l'attestazione di conformità è inserita in un documento informatico in formato PDF contenente i medesimi elementi di cui al primo comma, l'impronta del documento informatico di cui si sta attestando la conformità e il riferimento temporale di cui all'art. 4 comma 3 del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 13 novembre Il documento informa co contenente l'a estazione è sottoscritto dal soggetto che compie l'attestazione con firma digitale o firma ele ronica qualificata. L impronta del documento (ma non il riferimento temporale) può essere omessa laddove il documento informa co contenente l'a estazione di conformità è inserito, unitamente alla copia informatica del documento, in una struttura informatica idonea a garantire l'immodificabilita del suo contenuto (ad esempio su un disco ottico o comunque su un supporto che assicura la leggibilità nel tempo cosi come previsto nelle ipotesi di protocollazione o archiviazione elettronica).

31 Immagine tratta da Processo civile telematico e attestazioni di conformità Centro Studi Processo Telematico

32 Immagine tratta da Processo civile telematico e attestazioni di conformità Centro Studi Processo Telematico