PASSAGGIO AD OFFICE 365 E CAMBIO PIATTAFORMA GESTIONE MAIL

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1 PASSAGGIO AD OFFICE 365 E CAMBIO PIATTAFORMA GESTIONE MAIL A seguito della migrazione delle caselle mail attualmente raggiungibili all indirizzo webmail.aruba.it o webmail.icnicolinicapranica.edu.it siamo ad informarvi che l emergenza coronavirus ha portato l Istituto Scolastico a migrare la piattaforma di gestione mail (ed altri servizi) in Office 365. La migrazione sarà graduale, pertanto, chiunque non riuscisse ad accedere alla webmail con la procedura utilizzata fino ad oggi (03/04/2020) dovrà seguire queste istruzioni così da accedere nuovamente in completa autonomia: Recarsi all indirizzo: Inserire le proprie credenziali di accesso nel formato cognome.nome@icnicolinicapranica.edu.it Inserire la password temporanea: Capranica2020 (con la C iniziale maiuscola) Inserire nella finestra di richiesta modifica password che apparirà, la password temporanea nel campo [Password Corrente], mentre negli altri due campi una password a propria scelta (sarà quella richiesta per i prossimi accessi alla propria mail e a tutti i servizi Microsoft integrati)

2 Una volta effettuato l accesso sarà possibile raggiungere la propria mail cliccando sull icona di Outlook Al termine del caricamento verrete indirizzati ad una pagina simile alla seguente

3 ACCESSO A TEAMS (software per docenza online, videoconferenze e scambio dati) Microsoft Teams sarà utilizzato dai docenti per l accesso alle videoconferenze (es. consigli di classe e collegio docenti) e successivamente (per docenza online) per tutti gli appartenenti all Istituto. È possibile verificare lo stato di attivazione della propria utenza in Office 365 e di conseguenza in Microsoft Teams accedendo al portale (come indicato nella prima parte della guida). Se durante tale operazione si riceverà un errore come da immagine sottostante, vorrà dire che l utenza è ancora in fase di attivazione, si prega pertanto di riprovare nei giorni seguenti. Nel caso in cui la vostra utenza sia invece già attiva per l accesso a Microsoft Teams basterà inserire le proprie credenziali per essere reindirizzati al pannello principale di office. Da questo pannello basterà cliccare sull icona di Teams

4 Questa sarà la prima schermata che si presenterà accedendo a Teams: Da qui sarà possibile scegliere se scaricare l applicazione sul proprio dispositivo (scelta consigliata) o eventualmente avviarlo all interno del browser stesso cliccando su Utilizza Web App Una volta scaricata ed installata l applicazione sul proprio dispositivo vi troverete una lista di gruppi (teams) in cui sarete stati precedentemente inseriti e dove si terranno le videoconferenze (riunioni) e le chat di gruppo. Tutti i docenti dell Istituto saranno automaticamente presenti nel Team Istituto Comprensivo Galileo Nicolini Capranica e Vejano, pertanto ogni comunicazione inviata nella chat di gruppo sarà visibile a tutti. L appartenenza ad altri gruppi sarà disponibile secondo le direttive dell Istituto. Cliccando sull icona Calendario sulla barra di sinistra di Teams sarà possibile visualizzare le prossime riunioni pianificate. Per accedere alla videoconferenza della riunione basterà collegarsi a Teams poco prima dell ora d inizio della riunione stessa e attraverso il link presente nella chat di gruppo o passando dal calendario se ne potrà prendere parte semplicemente cliccando su PARTECIPA. Cliccando QUI verrete reindirizzati ad una serie di guide e risorse inerenti Microsoft Teams

5 SERVIZI AGGUNTIVI OFFICE 365 (opzionali) Il portale Office 365 permette di accedere ad una serie di servizi aggiuntivi relativi alle applicazioni Office Online (Word, Excel, PowerPoint, Teams ecc..) dando la possibilità di lavorare con la suite Office direttamente online o scaricandola localmente (qualora non la sia abbia già installata sui propri dispositivi). La procedura per tale installazione è la seguente: Una volta effettuato l accesso al sito con le proprie credenziali (vedere prima parte della guida) Cliccare su Installa Office dal pannello di gestione delle app disponibili In seguito cliccare su Installa il Software ed attendere che venga scaricato l applicativo per l installazione Al termine del download del file basterà cliccare due volte su di esso per avviare l installazione Terminata l installazione sarà possibile utilizzare le app fornite da Office in licenza all Istituto Scolastico per renderle disponibili in locale sul proprio pc (funzionalità opzionale) P.S. Si ricorda che al termine della propria collaborazione con l Istituto scolastico tale licenza verrà disabilitata, pertanto ricordarsi di salvare i dati presenti all interno delle applicazioni Office non solamente online (in cloud) ma anche nei propri dispositivi per evitarne la perdita.