DIREZIONE CENTRALE SISTEMI INFORMATIVI E IMPIANTI. Pagina 1 di 47 14_034_13_MU_PY_HRU_ _revB

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1 Pagina 1 di 47 ACOL Guida di accesso al sistema

2 Pagina 2 di 47 INDICE 1 PREMESSA LOGIN Login primo accesso Cambio password primo accesso Login Error Notifiche all accesso e notifiche bloccanti VISUALIZZAZIONE DOCUMENTI Tipologia documento Visualizzazione contenuti Funzioni di stampa Ricerca contenuti GESTIONE PASSWORD Reimposta password Recupero password Recupero password in assenza del codice di recupero Rinnovo password GESTIONE COMUNICAZIONI ACOL MOBILE Login Download ios Download Windows Phone Download Android ACOL MOBILE: MENÙ Home Documenti Comunicazioni Profilo... 46

3 Pagina 3 di 47 1 Premessa Il software è in grado di generare e distribuire la documentazione retributiva relativa ai dipendenti e collaboratori di ANAS. Il seguente manuale, ha lo scopo di fornire al lettore una descrizione dettagliata di tutti i passaggi e funzioni nell utilizzo del software ACOL e può essere consultato o salvato sul proprio PC cliccando sulla scritta Scarica il manuale nella maschera di Login.

4 Pagina 4 di 47 2 Login Ogni dipendente può accedere ai propri documenti da qualsiasi Pc o dispositivo, anche esterno all azienda, visualizzarli, stamparli o salvarli sul disco del proprio PC o su un dispositivo di supporto privato (es. pennetta USB). I nuovi cedolini saranno visibili solo a partire dalla data di valuta dello stipendio del mese a cui fanno riferimento. I requisiti minimi richiesti per l accesso al sistema ACOL sono: Sistema Operativo: Mac OS X, Linux/Unix, Pc (Windows XP, Vista, Windows 7, 8, 8.1, 10). Browser: Chrome, Firefox, Internet Explorer 8>11, Opera. Le figure contenute in questo manuale possono differire da quelle a video a seconda del browser utilizzato.

5 Pagina 5 di Login primo accesso Il dipendente, in fase di Login, dovrà inserire negli appositi campi le proprie credenziali di accesso: Nome Utente e Password provvisoria, fornite in busta chiusa. Figura 1. Login

6 Pagina 6 di Cambio password primo accesso All invio delle credenziali verrà richiesto di cambiare la Password provvisoria con una personale che dovrà rispettare i requisiti elencati nella lettera di comunicazione delle credenziali di primo accesso e nella schermata sottostante. (Vedi Figura 2). Figura 2. Cambio password Nei successivi login dovranno essere utilizzati il Nome Utente e la nuova Password.

7 Pagina 7 di Login Error Nel caso in cui venga riscontrato un errore durante la digitazione di Nome Utente o Password, apparirà un avviso, evidenziato in rosso, sopra la schermata di Login e si dovrà procedere nuovamente all inserimento delle credenziali (vedi Figura 3). Se l errore si ripete per 3 volte, verrà sospeso l utilizzo del sistema per 1 minuto. All aumentare dei tentativi errati (superiori a 3) ci sarà un incremento di 5 minuti di sospensione. Figura 3. Login Error

8 Pagina 8 di Notifiche all accesso e notifiche bloccanti Subito dopo aver effettuato il Login ad ACOL, un avviso notifica la presenza di nuovi contenuti contestualmente alla data e ora di ultimo accesso. Figura 4. Notifica popup all accesso con nuovi documenti consultabili Nel caso in cui siano presenti degli avvisi al dipendente la cui lettura è obbligatoria, il dipendente dovrà prenderne visione, cliccando su di esso, prima di poter proseguire con la navigazione (vedi Figura 5).

9 Pagina 9 di 47 Figura 5. Notifica popup bloccante con comunicazioni obbligatorie Se non sono presenti nuovi contenuti da visualizzare rispetto all ultimo accesso effettuato, al dipendente verrà notificato un avviso con i dati relativi all ultimo accesso effettuato. Figura 6. Notifica popup in assenza di nuovi documenti

10 Pagina 10 di 47 3 Visualizzazione documenti 3.1 Tipologia documento Tramite ACOL, cliccando su Tutti i documenti, ogni dipendente ANAS può accedere ai propri Cedolini, Cud o a tutti i documenti prodotti dall organizzazione, suddivisi per anno, scegliendo la tipologia di documento d interesse. Figura 7. Filtri per ricerche veloci tra i documenti

11 Pagina 11 di Visualizzazione contenuti Il dipendente, una volta entrato nell applicativo ACOL, troverà i documenti raggruppati per anno di competenza con la possibilità di espandere o nascondere l elenco dei documenti di un anno semplicemente cliccando in corrispondenza dell anno sul segno +, per espandere, o sul segno -, per nascondere. Cliccando sull icona sotto la colonna Azioni è possibile visualizzare l anteprima del documento (vedi Figura 9). Figura 8. Visualizzazione contenuti

12 Pagina 12 di 47 Figura 9. Anteprima del documento Il periodo in cui il dipendente potrà continuare a consultare i propri documenti si estende fino all ultimo giorno del mese successivo alla data di fine rapporto.

13 Pagina 13 di Funzioni di stampa Una volta visualizzato un documento in anteprima sarà possibile stamparlo, scaricarlo sul proprio PC o supporto privato (es. pennetta USB), o chiuderlo, utilizzando le apposite icone nella schermata in alto a destra. La funzione di stampa, avrà una differente visualizzazione a seconda che si utilizzi Internet Explorer o Chrome (vedi Figure 11 e 12) che sono i browser utilizzati in Anas. Figura 10. Opzioni di stampa e scaricamento file

14 Pagina 14 di 47 Figura 11. Opzione di stampa Internet Explorer

15 Pagina 15 di 47 Figura 12. Opzione di stampa Chrome

16 Pagina 16 di Ricerca contenuti Il dipendente potrà utilizzare porzioni di nome del documento, da digitare nello spazio bianco in alto a sinistra della schermata, per la ricerca dei documenti il cui nome contiene la porzione digitata (vedi Figura 13). Figura 13. Ricerca contenuti tramite parole chiave

17 Pagina 17 di 47 Cliccando sulla scritta Richiedi assistenza è possibile consultare l elenco dei Referenti Compartimentali del proprio compartimento (vedi Figura 14). Figura 14. Richiedi assistenza

18 Pagina 18 di 47 Figura 15. Elenco referenti compartimentali

19 Pagina 19 di 47 4 Gestione password 4.1 Reimposta password Il dipendente può decidere di reimpostare la propria Password di accesso cliccando sulla sezione Profilo. Figura 16. Profilo utente

20 Pagina 20 di 47 Si aprirà una schermata in cui, cliccando su Reimposta Password e, seguendo le indicazioni, sarà possibile cambiare quella attuale con una nuova Password. Figura 17. Reimposta password

21 Pagina 21 di 47 Figura 18. Form aggiornamento password

22 Pagina 22 di Recupero password In caso di smarrimento è possibile recuperare la Password cliccando su Password dimenticata sulla schermata della Login ed inserendo il Codice di Recupero (vedi Figura 19), comunicato con lettera a parte insieme alle credenziali di accesso. Il Codice di Recupero è personale ed è importante conservarlo per eventuali richieste di recupero Password. Figura 19. Password dimenticata

23 Pagina 23 di 47 Figura 20. Recupero password

24 Pagina 24 di Recupero password in assenza del codice di recupero In caso di smarrimento sia della Password che del Codice di Recupero, il dipendente per riottenere una nuova Password di accesso al sistema, dovrà seguire la seguente procedura: 1. Compilare un modulo di richiesta di nuovo Codice di Recupero da scaricare dal portale ANAS al seguente indirizzo: Aree Tematiche / Procedure Aziendali SGQ / CDGAFS / Direzioni-Unità / DCSII / Moduli / Mod.CDGAFS.DCSII Riassegnazione Codice Recupero ACOL v Invio dello stesso e di una fotocopia del documento di riconoscimento, a mezzo fax o posta raccomandata, al proprio Tutor compartimentale. 3. Attendere l invio da parte del Tutor di una nuovo Codice di Recupero. 4. Ripetere la procedura di recupero Password (cfr. par 4.2). 4.4 Rinnovo password Ogni 90 giorni il dipendente, per motivi di sicurezza, avrà l obbligo di cambiare la Password. (cfr. par 2.2).

25 Pagina 25 di 47 5 Gestione comunicazioni Come già precedentemente esposto (cfr. par 2.4), al momento della Login al dipendente viene notificata la presenza di comunicazioni di cui prendere visione prima di proseguire con la visualizzazione dei propri documenti. Il dipendente può consultare le comunicazioni precedentemente notificate cliccando sulla sezione Comunicazioni. Figura 21. Comunicazioni

26 Pagina 26 di 47 Figura 22. Archivio comunicazioni Cliccando l icona sotto la colonna Azioni, l utente potrà visualizzare l anteprima della comunicazione (vedi Fig. 9).

27 Pagina 27 di 47 6 ACOL Mobile Il software ACOL può essere utilizzato in modo pratico e veloce anche da dispositivi Mobile. Tutto quello di cui necessita l utente è uno smartphone o tablet con una connessione ad Internet attiva. Per iniziare la navigazione è necessario aprire il browser dal proprio dispositivo mobile e collegarsi all indirizzo

28 Pagina 28 di Login La procedura da seguire per l accesso ad ACOL Mobile è la stessa utilizzata per l interfaccia web. In fase di Login l utente dovrà inserire negli appositi campi le proprie credenziali di accesso: Nome Utente e Password e cliccare Accedi. Si ricorda che le credenziali di accesso sono le stesse utilizzate per l interfaccia web. Figura 23. Login

29 Pagina 29 di 47 In caso di errore durante l inserimento di username e password, apparirà la seguente schermata. Figura 24. Login Error Se l utente si trova ad effettuare il primo accesso alla piattaforma ACOL, dopo aver inserito le proprie credenziali (username e password provvisoria), visualizzerà, come da web, la seguente schermata di istruzioni per impostare una nuova password.

30 Pagina 30 di 47 Figura 25. Cambio password Questa schermata potrà essere visualizzata anche in caso di rinnovo della password. La durata della sua validità è attualmente impostata a 3 mesi.

31 Pagina 31 di 47 Effettuato il Login ad ACOL, verrà visualizzato l avviso sulla presenza di nuove comunicazioni di cui è necessario prendere visione prima di proseguire la navigazione su Acol Mobile. Figura 26. Avviso di nuove comunicazioni presenti Per visualizzare le comunicazioni presenti, cliccare l icona verde ed iniziare l operazione di download.

32 Pagina 32 di 47 Il download di una comunicazione avrà una differente visualizzazione in base al sistema operativo utilizzato Download ios Se l utente utilizza il Sistema Operativo ios, per scaricare la comunicazione è necessario cliccare su di essa per visualizzarne un anteprima. Figura 27. Anteprima comunicazione Il passaggio successivo prevede, cliccando Apri in di scegliere l applicazione in cui si preferisce aprire il file.

33 Pagina 33 di 47 Figura 28. Scelta dell applicazione per apertura file

34 Pagina 34 di Download Windows Phone Se l utente utilizza il Sistema Operativo Windows Phone, per scaricare la comunicazione è necessario cliccare su di essa e scegliere se si desidera aprire o salvare il file. Figura 29. Download comunicazione Windows Phone Cliccando su Apri apparirà una schermata che informerà del download in corso.

35 Pagina 35 di 47 Figura 30. Download in corso Successivamente si aprono due possibili scenari: 1. aprire il file attraverso un applicazione già installata (vedi Fig. 31).

36 Pagina 36 di 47 Figura 31. Apri file tramite applicazione 2. Se non ci sono applicazioni installate che possono gestire il file, viene consigliato all utente di cercare un app dallo store. Procedura analoga se si decide di cliccare il pulsante Salva.

37 Pagina 37 di Download Android Se l utente utilizza il Sistema Operativo Android, per scaricare la comunicazione è necessario cliccare su di essa. Per iniziare il download cliccare la freccia in alto a sinistra come illustrato. Figura 72. Download comunicazioni Effettuando il drop down del pannello notifiche, l utente potrà visualizzare se il download della comunicazione è stato completato (Fig. 33).

38 Pagina 38 di 47 Figura 33. Download comunicazioni completato Selezionando l avviso di download completato, l utente dovrà scegliere il tipo di applicazione con cui aprire il file.

39 Pagina 39 di 47 Figura 34. Scelta dell'applicazione per apertura file Se le comunicazioni da visualizzare sono più di una, attraverso lo swipe verso destra, si potranno scaricare e visualizzare tutte le comunicazioni rimaste (vedi Fig. 35).

40 Pagina 40 di 47 Figura 35. Swipe comunicazioni

41 Pagina 41 di 47 7 ACOL Mobile: Menù Terminata la visualizzazione delle comunicazioni, si accede al Menù principale di ACOL Mobile. Questo è suddiviso in quattro sezioni: Home, Documenti, Comunicazioni e Impostazioni. Figura 36. Menù generale

42 Pagina 42 di Home Cliccando la voce di Menù Home, l utente può accedere a tutta la propria documentazione retributiva. (Vedi Fig. 38). Figura 37. Home

43 Pagina 43 di 47 Figura 38. Elenco documentazione contributiva

44 Pagina 44 di Documenti La sezione Documenti ha lo scopo di agevolare l utente nella ricerca della documentazione retributiva filtrandola per anno. Figura 39. Documenti La visualizzazione e il download dei cedolini differisce in base al sistema operativo utilizzato. (Vedi par , 6.1.2,6.1.3 relativi al download per le comunicazioni).

45 Pagina 45 di Comunicazioni Cliccando la voce di menù Comunicazioni, l utente può accedere all archivio di tutte le comunicazioni ricevute. Visualizzazione e download differiscono in base al sistema operativo utilizzato. (Vedi par , 6.1.2,6.1.3). Figura 40. Elenco comunicazioni

46 Pagina 46 di Profilo Visitando la sezione Profilo, l utente accede alle proprie informazioni personali. Figura 41. Profilo

47 Pagina 47 di 47 Le informazioni mostrate sono relative all account: Nome Utente, Cognome, Nome, CID, Documenti e Ruolo Acol. Figura 42. Informazioni account