DocuSign e la sua conformità legale

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1 DocuSign e la sua conformità legale Più di aziende e organizzazioni di tutto il mondo si af-fidano a DocuSign per firme elettroniche giuridicamente vincolanti, con circa documenti firmati tutti i giorni. Le policy di sicurezza worldclass adottate da DocuSign e una user experience intuitiva rende la raccolta di firme elettroniche giuridicamente vincolanti facile e conveniente. Come soddisfa DocuSign i requisiti di legge? DocuSign è stato sviluppato per soddisfare i requisiti legali delle firme elettroniche nl mondo a partire dal ESIGN Act e altre leggi USA, consentendo agli utenti di: verificare l identità del firmatario con molteplici forme di autenticazione; confermare l intento del firmatario di firmare elettronicamente; collegare le firme ai firmatari e ai documenti (autenticità e integrità); registrare tutte le principali attività legate alla vita del documento e alla firma; permettere, in qualsiasi momento, l'accesso sicuro ai documenti DocuSign; proteggere i documenti con sistemi/sigilli anti contraffazione, che utilizzano una combinazione di processi di protezione del sistema e la tecnologia PKI (Public Key Infrastructure). DocuSign fornisce la prova per le firme elettroniche giuridicamente vincolanti Per ogni documento, DocuSign genera automaticamente e memorizza, marcandola temporalmente, la storia completa di ogni invio, visualizzazione, stampa, firma, o azione di rigetto/rifiuto. Questa informazione viene catturata nel Certificato di Completamento DocuSign che viene generato per ogni transazione DocuSign. Qualsiasi parte coinvolta nella transazione, che vuole rivedere l'attività associata ad un documento, è in grado di visualizzare, scaricare o stampare il Certificato di Completamento associato al documento.

2 Con oltre 150 milioni di transazioni firmate, le firme elettroniche DocuSign non sono mai state ripudiate, o contestate con successo in qualsivoglia tribunale nel mondo. Nel caso di una controversia legale connessa ad una firma elettronica, la società DocuSign supporta i propri clienti. DocuSign utilizza processi sicuri DocuSign offre il sistema leader del settore per la sicurezza del processo, per salvaguardare i documenti, le firme e i dati. Questo fornisce garanzie legali aggiuntive per le autenticazioni e gli audit trail creati durante una transazione. DocuSign è l'unico fornitore di firma elettronica ad essere certificato ISO sui sistemi interni, sulla ingegneria di processo, e sulle operazioni di business. È certificato, o compatibile con le certificazioni di sicurezza più stringenti del settore per la firma elettronica, l'archiviazione dei dati, la riservatezza dei dati e la sicurezza dei pagamenti. DocuSign fornisce il più alto livello di garanzia di sicurezza essendo l unica società di gestione delle transazioni digitali al mondo ad essere certificata sia ISO 27001:2013 che xdtm, così come SSAE 16, SOC 1 Tipo 2, SOC 2 Tipo 2. DocuSign garantisce la riservatezza dei dati con livello di crittografia AES 256 bit. I controlli anti-manomissione garantiscono l integrità dei documenti dei clienti, sia in fase di processo che una volta completati. Tempi pressoché in real-time, replica di dati sicura e uptime del 99,99%. DocuSign offre caratteristiche uniche per il non ripudio, tra cui audit digitale e catena di custodia. Terza parte indipendente nel processo di firma che vede coinvolti un proponente e un firmatario. Opzioni avanzate per la conformità e la riduzione del rischio DocuSign offre la più ampia scelta di opzioni di autenticazione avanzate incorporate per verificare l'identità del firmatario. L utilizzo dell'autenticazione forte o più livelli di autenticazione riducono/eliminano il

3 rischio di ripudio. DocuSign offre molteplici livelli di autenticazione che consentono a un mittente di determinare con accuratezza come un firmatario si deve identificare, compreso l'uso di , social network ID, codici di accesso, SMS, telefono, e controlli d'identità basati su basi di conoscenza. Le opzioni di firma elettronica avanzata offerte da DocuSign, la maggior parte basate sulla tecnologia della firma digitale PKI, riducono il rischio per transazioni regolamentate ad alto valore, nel pieno rispetto delle norme locali, come eidas (regolamento UE 910) e ICP Brasil. DocuSign offre anche opzioni di firma avanzata per la firma elettronica conformi a normative specifiche di settore tra cui FDA 21 CFR Part 11 in life sciences, e un portafoglio di tecnologie di firma digitale o soluzioni PKI-based. FEA Firma Elettronica Avanzata La Firma Elettronica Avanzata è un processo che deve essere conforme ai vincoli contenuti nel Titolo V delle Regole Tecniche (DPCM 22 febbraio 2013) dedicato specificatamente alla Firma Elettronica Avanzata. La realizzazione di soluzioni di firma elettronica avanzata è libera e non è soggetta ad alcuna autorizzazione preventiva. Art. 55 comma 1- Disposizioni generali Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali [ ] La firma elettronica avanzata (FEA) deve garantire: l identificazione del firmatario del documento; la connessione univoca della firma e del documento al firmatario; il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma (inclusi gli eventuali dati biometrici); l integrità del documento firmato. La firma elettronica avanzata realizzata in conformità con le disposizioni delle regole tecniche, è utilizzabile limitatamente ai rapporti giuridici intercorrenti tra il sottoscrittore e il soggetto proponente. Art Limiti d uso della firma elettronica avanzata Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali [ ]

4 Firme elettroniche a confronto In definitiva Potendo DocuSign garantire all interno del suo processo (Digital Transaction Management), l identificazione del firmatario del documento, la connessione univoca della firma e del documento al firmatario, il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma, l integrità del documento firmato, si può configurare agevolmente come Firma Elettronica Avanzata dal pieno valore legale con l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta. Art Efficacia della scrittura privata Codice civile, Libro VI, Titolo II L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.

5 Le scritture private di cui all articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile, se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale. Gli atti di cui all'articolo 1350, numero 13), del codice civile soddisfano comunque il requisito della forma scritta se sottoscritti con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale. Devono farsi per atto pubblico o per scrittura privata, sotto pena di nullità: 1) i contratti che trasferiscono la proprietà di beni immobili; 2) i contratti che costituiscono, modificano o trasferiscono il diritto di usufrutto su beni immobili, il diritto di superficie, il diritto del concedente e dell'enfiteuta; 3) i contratti che costituiscono la comunione di diritti indicati dai numeri precedenti; 4) i contratti che costituiscono o modificano le servitù prediali, il diritto di uso su beni immobili e il diritto di abitazione; 5) gli atti di rinunzia ai diritti indicati dai numeri precedenti; 6) i contratti di affrancazione del fondo enfiteutico; 7) i contratti di anticresi; 8) i contratti di locazione di beni immobili per una durata superiore a nove anni; 9) i contratti di società o di associazione con i quali si conferisce il godimento di beni immobili o di altri diritti reali immobiliari per un tempo eccedente i nove anni o per un tempo indeterminato; 10) gli atti che costituiscono rendite perpetue o vitalizie salve le disposizioni relative alle rendite dello Stato ; 11) gli atti di divisione di beni immobili e di altri diritti reali immobiliari; 12) le transazioni che hanno per oggetto controversie relative ai rapporti giuridici menzionati nei numeri precedenti; 13) gli altri atti specialmente indicati dalla legge. Art Atti che devono farsi per iscritto Codice civile, Libro IV, Titolo II