Il ciclo di progetto focus su

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2 Le 6 Fasi del PCM Descrizione del ciclo Il ciclo di progetto focus su Le 6 Fasi del PCM Criteri operativi per le fasi del PCM La Fase 1: Programmazione o Ideazione (project charter) La Fase 2: Identificazione (progettazione di massima/preliminare) La Fase 3: Formulazione (progettazione definitiva/esecutiva) La Fase 4: Finanziamento (contracting) La Fase 5: Realizzazione (monitoraggio e valutazioni in itinere) La Fase 6: Completamento e Valutazione (finale ed ex-post)

3 Tratti fondamentali del Ciclo di Progetto Il PCM è un processo strutturato che consente di concepire, preparare e realizzare progetti Coerenti Rilevanti Fattibili Sostenibili nel rispetto di criteri di Efficacia Efficienza Aumentare il livello di qualità dei progetti

4 Le 6 Fasi del PCM (cosa per ogni fase) Momento libero creativo: origini, idee, contesti, desideri analisi periodica e finale di: efficienza, efficacia, impatto atteso, sostenibilità e rilevanza di un progetto Pianificazione dettagliata, realizzazione, gestione e monitoraggio delle attività Fase 6: completamento e valutazione Fase 5: Attuazione/realizz azione Fase 1: ideazione Individuazione delle idee-progetto da approfondire: analisi di contesto, analisi degli attori, analisi dei problemi, analisi degli obiettivi, analisi delle strategie Fase 2: attivazione/id entificazione Sviluppo dell idea in uno o più progetti ed analisi della fattibilità e sostenibilità: definizione del Quadro logico; Piano delle attività; Piano delle risorse (budget) Fase 3: pianificazione/ formulazione La fase di finanziamento costituisce lo spartiacque ed il passaggio tra una macrofase progettuale ed una operativa Fase 4: finanziamento Comprensione delle potenziali fonti di finanaziamnto ed attivazione o.

5 Le 6 Fasi del PCM e i momenti di interazione e partecipazione Workshop di valutazione finale Fase 6: completamento e valutazione Fase 5: attuazione Fase 1: ideazione Workshop di valutazione in itinere Workshop di identificazione (prg. preliminare) Fase 2: attivazione/id entificazione Fase 3: pianificazione Workshop di pianificazione (prg. definitiva) Fase 4: finanziamento

6 PCM: criteri comuni universalmente validi Per ogni fase le modalità di procedere possono variare da istituzione ad istituzione e riflettere differenze di procedura. Tre tratti caratterizzano in ogni caso il Ciclo del Progetto: 1. Il ciclo definisce in ogni fase le decisioni chiave, le esigenze informative e le responsabilità specifiche 2. Le fasi del ciclo sono progressive: ogni fase deve essere completata prima che la successiva possa essere svolta con successo 3. Il Ciclo del Progetto trae dalla fase di Valutazione (finale ed ex post) gli elementi per costruire, in base all esperienza passata, l ideazione di programmi e progetti futuri

7 PCM: principali documenti di progetto TdR Rapporti monitoraggio Chiusura progetto Rapporti valutazione finale ed ex post Fase 6: completamento e valutazione Fase 5: attuazione Piani di lavoro operativi e calendari attività Fase 1: ideazione Fase 4: finanziamento Accordo/i finanziamento Idea, prime analisi: oggetto, contesto, attori Fase 2: attivazione TdR TdR Fase 3: pianificazione Stesura eventuale proposta finanziamento Studio prefattibilità, progettaz. preliminare Studio fattibilità, progettaz. esecutiva Prima stesura eventuale proposta finanziamento

8 Lo scopo del Ciclo del Progetto è quello di assicurare che tutti gli attori siano attivamente coinvolti nelle decisioni da prendere e che tali decisioni siano fondate su informazioni sufficienti e pertinenti. L organizzazione del Ciclo del Progetto in sei fasi fornisce la base minima per un efficiente preparazione, realizzazione e valutazione di progetto. La distinzione tra Identificazione (Attivazione) e Formulazione (Pianificazione) è di particolare importanza: la preparazione di un progetto prende corpo in un contesto politico e sociale ove si esprimono le aspettative e ove spesso devono essere conciliate richieste ed aspirazioni contrastanti. Nella fase dell Identificazione l effettiva pertinenza delle idee-progetto può essere stabilita in maniera sistematica, senza rischiare che il processo di preparazione avanzi ad un punto tale da non poter essere abbandonato. Le idee-progetto potranno poi essere pienamente sviluppate nel corso della Formulazione, con la certezza che esse siano basate su effettive esigenze dei gruppi beneficiari e siano state sufficientemente fatte proprie da parte degli attori principali.

9 La Gestione del Ciclo del Progetto lega l una all altra le fasi del ciclo in modo tale che le questioni pertinenti siano esaminate in maniera sistematica, ed in modo che l approccio e la metodologia del Ciclo del Progetto garantiscano la centralità degli obiettivi e delle questioni di sostenibilità. La GCP, richiedendo un esame dettagliato della realtà esistente ed applicando il metodo del Quadro Logico, obbliga coloro che elaborano i progetti a focalizzare i bisogni reali dei gruppi beneficiari.. Sin dal principio sono inclusi nella progettazione quegli aspetti che garantiscono la sostenibilità. La forza della GCP è nel fatto che i documenti del progetto sono strutturati secondo un formato che comprende tutte le questioni pertinenti, incluse le Condizioni sulle quali il progetto si basa (TdR). Tali questioni sono esaminate ad ogni fase del Ciclo del Progetto, se necessario revisionate, e connesse alla fase successiva. Questo sistema rende chiara e visibile l idea del progetto e l ambiente nel quale opera assicurando un monitoraggio più efficiente ed una migliore valutazione.

10 PCM: principi del PCM Le Fasi del Ciclo di Vita del Progetto decisioni strutturate e fondate su informazioni accurate Processo orientato agli attori e partner coinvolti diffusione delle informazioni e partecipazioni degli attori a tutte le decisioni Quadro Logico analisi esaustiva e coerente, basata su individuazione dei benefici Sostenibilità meccanismi che assicurano il flusso dei benefici Approccio integrato Integrazione verticale e documentazione standardizzata

11 La matrice del Quadro Logico

12 / locali

13 Fase 1: Programmazione o Ideazione Nella fase di Programmazione/Ideazione sono analizzati il contesto nazionale (o locale) e quello settoriale per identificare problemi, opportunità, desideri, idee ed impedimenti che potrebbero essere affrontati. Lo scopo di questa fase è in primo luogo quello di identificare ed accordarsi su possibili finalità principali da raggiungere e le relative priorità. In secondo luogo, lo scopo è quello di fornire un quadro di programmazione pertinente e fattibile nel quale possano essere identificati e preparati progetti specifici. Per ogni priorità individuata, saranno formulate strategie che tengano conto degli insegnamenti delle esperienze passate.

14 Fase 1: Programmazione o Ideazione (2) Nel caso di un Programma: La fase di programmazione è di solito una fase in cui gli enti responsabili del programma o delle politiche di settore, insieme agli altri attori-chiave (forze sociali, amministrazioni locali, rappresentanti della società civile, ecc.), definiscono le regole del gioco, vale a dire gli indirizzi di fondo dei progetti che si vanno a finanziare e le caratteristiche in termini di obiettivi, azioni, struttura del partenariato, entità dei singoli finanziamenti. Normalmente questa fase ha a monte un documento programmatico, dal quale scaturiscono poi uno o più programmi, che si sostanziano a loro volta in altrettanti bandi di gara, con i quali si chiede alla società civile o a enti individuati in maniera più specifica di presentare proposte progettuali. Nel caso di un Progetto: La prima fase del PCM è quella che serve a capire se il progetto che vogliamo fare è coerente con quanto i possibili enti donatori nazionali ed internazionali hanno in programma per i mesi o anni futuri oppure con quanto in programma nel territorio di riferimento. Lo scopo di questa fase è anche quello di identificare e mettersi d'accordo sulle finalità principali del progetto. In secondo luogo, lo scopo è quello di fornire un prima idea di cosa pensiamo di realizzare, delle priorità e dei soggetti che pensiamo di coinvolgere. È questa la fase in cui è molto importante documentarsi sulle linee guida e sulle documentazione esistente rispetto alla nostra idea progettuale che stiamo pensando di realizzare.

15 Fase 1: Programmazione o Ideazione (3) Nei progetti di tipo culturale (ma non solo) la prima fase del PCM contiene anche il processo necessario ad analizzare e caratterizzare l identità del soggetto proponente (singolo o in partenariato, persona giuridica pubblica o privata), la sua organizzazione, i suoi obiettivi macro, la sua dimensione e qualità, la sua presenza sul territorio e le sue attività. In questa fase, soprattutto in presenza di partenariati (promotori), la suddetta analisi è fondamentale soprattutto in capo al soggetto leader (o capofila) di progetto, per valutare quali siano le condizioni favorevoli/sfavorevoli affinchè possa svolgere tale ruolo, per conoscere la sua organizzazione e le relazioni sul territorio di riferimento, per sapere in quale contesto generalmente svolge le sue funzioni/attività (mission); inoltre, si ipotizza come potrebbe strutturarsi/organizzarsi lo stesso partenariato (ruoli e funzioni possibili).

16 Fase 2: Progettazione di massima (Identificazione) (1) La fase successiva alla programmazione è la progettazione di massima (identification) o progettazione preliminare, nella quale viene elaborata un ideaprogetto, ancora non dettagliata, che definisce però gli elementi essenziali, con il consenso dei principali attori-chiave del settore o dell area in cui il progetto intende intervenire. Per far ciò, il PCM prevede che venga realizzato uno o più incontri di progettazione partecipata ad esempio usando il metodo GOPP (workshop GOPP di progettazione di massima). Nella fase di Identificazione sono individuate e sottoposte ad ulteriore analisi e studio le azioni specifiche da intraprendere. Ciò avviene in forma di consultazioni con il gruppo beneficiario (diretto ed indiretto) di ogni azione, in forma di analisi dei problemi che si trova ad affrontare e di identificazione di possibili soluzioni per risolvere tali problemi. Fatto questo, si decide sulla pertinenza o meno di ciascuna idea-progetto rispetto sia ai gruppi beneficiari sia al quadro di programmazione stabilito, e vengono prescelte quelle ideeprogetto da approfondire durante la fase di Formulazione.

17 Fase 2: Progettazione di massima (Identificazione) (2) Identificazione (completamento del soggetto proponente) dei Partner In questo fase vengono individuati potenziali partner di progetto (associazioni di altre nazioni, organizzazioni locali o altri attori del territorio) questa dipende dalla tipologia del progetto da realizzare. Queste due scelte dipendono dalla missione del leader di progetto e dalla rete di relazione (partner) o dalla possibilità di attivare la rete di relazione. Identificazione del progetto Una volta individuati i possibili partner si procede all identificazione del progetto. In primo luogo devono essere considerati il contesto e lo scenario. Questo perché, una volta individuati i problemi (o le esigenze), questi vengono considerati in relazione alle potenzialità e agli ostacoli che presenta il contesto. In genere nella fase di identificazione del progetto si inizia l elaborazione del logical framework, ossia della struttura logica del progetto: una matrice che visualizza tutti gli elementi essenziali del progetto, mettendone in evidenza le relazioni. Inoltre dovranno essere individuati i criteri, politici, tecnici, economici, culturali e sociali, da usare per la formulazione di una proposta progettuale che abbia probabilità di successo. Tali criteri devono consentire l ottimizzazione razionale del progetto e la sua sostenibilità, rimanendo coerenti con la mission del proponente.

18 Fase 3: Progettazione esecutiva (Formulazione) (1) Nella fase di Formulazione le idee-progetto giudicate pertinenti sono elaborate in piani fattibili. I gruppi beneficiari e gli altri attori partecipano alla specificazione dettagliata dell idea-progetto. Essa è poi verificata in base alla sua fattibilità (ovvero se il suo successo sia probabile) e sostenibilità (ovvero se sia probabile che generi benefici di lunga durata per il gruppo beneficiario). In conformità a questa valutazione, si decide di formulare una eventuale proposta formale di finanziamento e di avviare la ricerca del finanziamento (nel caso si partecipi a Bandi competitivi). Nella fase di formulazione del progetto avviene l elaborazione e la stesura del testo definitivo, in cui si sviluppano nel dettaglio tutti gli elementi del progetto. Il documento finale sarà il testo ufficiale del progetto, ossia quello che verrà presentato al possibile finanziatore. In genere il testo definitivo del progetto è composto da una breve sintesi dell'intervento e dalla descrizione dettagliata del progetto. Occorre però sottolineare che ogni Ente finanziatore (nel caso di Bandi competitivi) richiede specifiche modalità, informazioni, documentazioni per la composizione del dossier, elementi indispensabili affinché il progetto venga preso in esame. Quindi il testo finale del progetto dovrà sempre essere elaborato tenendo in considerazione le procedure richieste dall ente finanziatore, sapendo che la non attuazione di tutte le procedure burocratiche fa perdere la possibilità che il progetto venga poi valutato nei contenuti.

19 Fase 3: Progettazione esecutiva (Formulazione) (2) In questa fase inoltre è bene ragionare anche in termini di: - Fattibilità: cioè verificare che il progetto, così come identificato, sia realizzabile. In particolare si analizzano tutte le condizioni interne (coerenza con la missione del soggetto proponente, le risorse tempo, persone, finanze) ed esterne ossia tutte quelle condizioni che, pur essendo apparentemente estranee al progetto, possono in qualche modo impedirne il corretto svolgimento o renderne difficile la realizzazione o il raggiungimento degli obiettivi individuati. - Valutazione ex ante: la valutazione realizzata in questo momento del ciclo del progetto ha come finalità quella di valutare preliminarmente, e con forte sforzo di astrazione, il progetto così come formulato. In questo modo è possibile già in fase di formulazione correggere quegli aspetti che con grande probabilità potrebbero compromettere la realizzazione del progetto stesso (ad esempio gli obiettivi sono ben specificati e coerenti con l'analisi di scenario? le azioni previste sono legate agli obiettivi? )

20 Fase 4: Finanziamento Tale fase parte dall ipotesi di conclusione di quella precedente (fase di Formulazione) che aveva come output materiale la redazione della progettazione definitiva/esecutiva dell intervento. Dalla progettazione esecutiva quindi si dovrebbe passare (scopo della fase) al reperimento delle risorse finanziarie necessarie alla realizzazione dell intervento (fase successiva: realizzazione o messa in opera). Nel caso dell ideazione di un progetto a valere su un Bando competitivo precedentemente pubblicato da un Ente finanziatore, tale fase consiste nella concessione dello stesso finanziamento da parte dell Ente, con eventuali richieste di rimodulazione del piano finanziario proposto e con indicazioni sulle modalità di contrattualizzazione tra le parti ed erogazione del finanziamento.

21 Fase 4: Finanziamento (2) In questo primo caso la proposta progettuale viene presentata al soggetto finanziatore per la richiesta del contributo. Il progetto viene quindi analizzato e valutato dall ente che si pronuncerà per la sua approvazione o il rigetto della proposta di finanziamento, in base ai criteri di eligibilità al finanziamento stesso. In caso di valutazione positiva ed accettazione della proposta, ente finanziatore ed ente proponente firmano un contratto che vincolerà le parti per tutta la durata del progetto. Nel caso, invece, di un azione progettuale/programmatica redatta non in base ad uno specifico bando competitivo, di solito lo scopo di tale fase è quello di individuare le possibili fonti di finanziamento (pubbliche e/o private), tramite processi competitivi (bandi) o negoziali (accordi, partnership, sponsorizzazioni, ecc.) o altre fonti già potenzialmente disponibili ma non impegnate da parte del soggetto proponente (singolo o partenariale). A tale scopo, si procede a costruire una mappa delle principali fonti possibili, identificando ed analizzando i criteri e le modalità (di tempo, di coerenza, pertinenza e qualità, iter di approvazione, ecc.) per l assegnazione delle stesse risorse (piano di finanziamento).

22 Fase 5: Realizzazione La fase di realizzazione o messa in opera, una volta reperite le risorse finanziarie, mira al raggiungimento degli obiettivi progettuali (scopo della fase), attraverso l implementazione delle attività. In tale fase vengono mobilitate tutte le risorse necessarie alla realizzazione delle attività (che abbiamo già chiare grazie alle fasi precedenti, in particolare quella della Formulazione). Quindi vengono validate e programmate le attività previste, attraverso la costruzione formale degli accordi tra i vari attori, con la definizione delle loro responsabilità esecutive, e con la pianificazione dettagliata nel tempo delle azioni, dei risultati e delle risorse. In tale fase sono determinanti due macro-processi: Gestione del progetto, è molto importante, è la condizione necessaria per l implementazione del progetto stesso. In genere rientrano la gestione finanziaria, del personale, dei materiali, ecc. Monitoraggio e valutazione in itinere. Il monitoraggio è un attività molto importante nel contesto del ciclo del progetto: infatti solo una costante opera di confronto sull andamento delle attività realizzate e la raccolta della documentazione, permette di individuare eventuali distorsioni del progetto e, quindi, possibili soluzioni per non comprometterne la realizzazione. E' dunque una fase di valutazione in itinere del progetto che si avvale dell uso degli indicatori oggettivi di misurabilità definiti in fase di progettazione.

23 Fase 5: Realizzazione (2) Durante la fase di realizzazione, il PCM prevede che l organismo o il partenariato responsabili dell esecuzione del progetto tengano sotto stretto controllo l andamento delle attività, predisponendo rapporti o schede periodiche di monitoraggio, che dovranno dare conto di come le azioni previste sono realizzate. A queste attività di monitoraggio, definite interne perché effettuate dal promotore del progetto, possono accompagnarsi azioni di monitoraggio esterno, realizzate dall ente finanziatore, direttamente o tramite società specializzate. Anche le attività di valutazione si dividono in interne ed esterne. La valutazione cosiddetta intermedia si effettua all incirca a metà dello svolgimento del progetto. Essa si alimenta delle informazioni provenienti dal monitoraggio e di fatto il suo esercizio si fonde strettamente con il monitoraggio. In fase di valutazione intermedia, il PCM prevede la realizzazione di un workshop di valutazione, nel quale i partner o i responsabili del progetto procedono a valutare l andamento delle azioni e ad apportarvi eventuali correttivi.

24 Fase 6: Completamento e Valutazione (finale ed ex post) Quando le attività del progetto sono terminate si effettua la chiusura delle attività e la valutazione finale. Esiste poi un tipo di valutazione, definita ex-post, che si effettua dopo che è passato un certo lasso di tempo dalla fine del progetto. Il fine della valutazione realizzata al momento della fine del progetto (finale), è di verificare che si siano raggiunti gli obiettivi programmati, cioè l oggetto della valutazione è l obiettivo specifico del progetto e il grado di raggiungimento dei risultati attesi, alla luce delle modalità con cui sono state portate a termine le attività previste. La valutazione ex post, invece, viene realizzata dopo un certo lasso di tempo dalla fine del progetto, almeno un anno o un tempo più prolungato a seconda della complessità del progetto. Si parla in questo caso di valutazione d impatto, ed è questa la tipologia di valutazione che permette di esprimere un giudizio circa il grado di raggiungimento dell obiettivo generale, a cui il progetto può solo contribuire in parte.

25 Fase 6: Valutazione (finale ed ex post) (2) La valutazione ex post è di norma esterna, effettuata dall ente finanziatore (o effettuata con altri stakeholders), giacché il progetto stesso non è più in essere. Anche in fase di valutazione finale è opportuno che i partner effettuino una riflessione collettiva sul significato dell esperienza condotta, in un workshop di valutazione finale. I risultati che emergono dai workshop di valutazione intermedia e finale costituiscono gli elementi di base su cui impostare i rapporti di valutazione, corredati da altri tipi di informazione (interviste, dati, ecc.) a cura dell estensore del rapporto. Il monitoraggio e la valutazione interne, oltre agli obiettivi tradizionali, dovrebbero essere volte a cogliere gli aspetti sperimentali dei progetti. Questo significa in concreto anche: - fare emergere cosa ha funzionato e cosa no nelle sperimentazioni e perché - produrre un giudizio dimostrare sulle nuove soluzioni adottate (migliori/peggiori?) rispetto a quelle già in uso - verificare che le attività di diffusione e trasferimento sono in grado di realizzare il mainstreaming (emersione delle buone prassi e trasposizione o replicazione a livello di sistema).

26 ciclo di seminari su Project Cycle Management Prossima lezione Strumenti e metodi: primi elementi del QL Pratiche di progettazione partecipata e metodo GOPP Per chiarimenti: [email protected]