2.5. Creare ed operare con le maschere

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1 2.5. Creare ed operare con le maschere I comandi per le maschere I comandi già presentati in precedenza per gli oggetti in generale (vedi RICHIAMO) valgono in particolare per le maschere; in figura sono dunque presentati i soli comandi che hanno un particolare significato per le maschere e quelli specifici di questo oggetto. In particolare: nella finestra Database, per operare con le maschere, occorre attivare il pulsante Maschere (comando Visualizza-Oggetti database-maschere); una maschere esistente viene attivata per vedere o immettere dati nel database nella modalità di visualizzazione che qui viene detta Maschera con il pulsante Apri; una maschere esistente si apre in modalità di visualizazione Struttura con il pulsante Struttura; oltre alle due modalità di visualizzazione di cui sopra, per le maschere è inclusa anche la normale visualizzazione come tabella (Visualizzazione Foglio dati); di conseguenza, esistono tre comandi per il cambio di modalità di visualizzazione: Visualizza-Visualizzazione Struttura, Visualizza-Visualizzazione Maschera e Visualizza- Visualizzazione Foglio Dati; oltre alla creazione guidata, tipica di tutti gli oggetti, esiste anche una creazione attraverso alcune Maschere standard. RICHIAMO: I comandi di Access

2 Comando a menu Inserisci-Maschera Crea maschera mediante una creazione guidata (1) Crea maschera in visualizz. struttura (1) --- Avvia la procedura per la creazione guidata --- Apre finestra per creare maschera in visualizzazione struttura da finestra Nuova Maschera Maschera a colonna Crea una maschera standard a colonna Standard Tabulare Crea una maschera standard tabulare (2) Foglio dati Crea una maschera standard Foglio dati Creazione guidata maschera (2) --- Avvia la procedura per la creazione guidata Visualizz. Struttura Apre finestra per creare maschera --- (2) in visualizzazione struttura da una qualsiasi visualizzazione della maschera Istruzioni per la costruzione di Maschere Comandopulsante scelta rapida Tasti di Azione vedi da finestra Database (pulsante Maschere eventualmente attivato) ALT+A Apre la maschera selezionata come Maschera ALT+T Apre la maschera selezionata in visualizzazione struttura Apre finestra Nuova maschera per creazione di una nuova maschera, ove si sceglie ALT+I+A Visualizza struttura ALT+U Creazione guidata Maschera standard Visualizza- Visualizzazione Struttura Visualizza- Visualizzazione Maschera Visualizza- Visualizzazione Foglio dati ALT+V+V Pone la maschera in "Visualizzazione struttura" ALT+V+M ALT+V+F Pone la maschera in "Visualizzazione maschera" Passa alla visualizzazione dei dati in "Foglio dati" (come attraverso tabella) dalla maschera in Visualizzazione Struttura Visualizza-Proprietà ALT+ENTER Visualizza proprietà della maschera oppure del controllo selezionato Visualizza-Griglia --- ALT+V+G Visualizza/nasconde la griglia sulla maschera Visualizza-Int e piè Visualizza/nasconde struttura di intestazione --- ALT+V+I pagina maschera piè di pagina dell intera maschera Visualizza-Int e piè Visualizza/nasconde struttura di intestazione --- ALT+V+A pagina pagina piè di pagina della pagina nella maschera Visualizza-Casella degli strumenti ALT+V+C Visualizza la casella degli strumenti Visualizza- Elenco campi ALT+V+E Mostra l'elenco dei campi della maschera Inserisci-Immagine ALT+I+M Inserisce immagine nella maschera Inserisci-Grafico ALT+I+G Inserisce grafico nella maschera (1) 2 clic sul comando oppure selezionarlo e pulsanti oppure (2) 2 clic sul comando oppure selezionarlo e pulsante OK (appr.) (appr.)

3 Introduzione alle maschere Access La maschera è un oggetto di Access che costituisce uno strumento per facilitare l'immissione di dati o anche la loro lettura senza usare direttamente la tabella, ma in una forma esteticamente migliore ed accompagnata da appositi strumenti di controllo (vedi RICHIAMO). Tipicamente, una maschera si applica ad una tabella o ai risultati di una query che, come è noto (vedi RICHIAMO), hanno comunque la struttura di una tabella, ma esistono anche maschere per la visualizzazione simultanea di più tabelle. Una maschera distribuisce i campi sullo schermo secondo diversi schemi, detti in inglese layout. In particolare, Access prevede i seguenti layout: Maschera Foglio dati: i dati sono disposti come nella modalità Visualizzazione Foglio dati della tabella (vedi RICHIAMO), in ogni schermata sono visualizzati più record; i campi sono disposti su più colonne, ciascuno sovrastato dal suo nome senza cura per l aspetto estetico (Access tratta questi tipi di maschera, che in realtà non è tale). Maschera tabulare: la disposizione dei campi è come sopra, ma la larghezza delle colonne, il formato dei valori nei campi e tutto l'aspetto estetico sono curati. Maschera a colonna: in ogni schermata è visualizzato un solo record; i campi sono posti in colonna, uno per riga, ciascuno affiancato dal suo nome. Maschera giustificata: come sopra, ma i campi sono posti in modo da riempirne le righe, andando a capo quando lo spazio di una riga è pieno; i nomi dei campi sono posti, immediatamente sopra di essi. Maschera libera: il layout è lasciato al gusto del progettista, i nomi possono essere sostituiti da "etichette" che indicano con maggiore puntualità il significato del campo, sono inclusi motivi grafici ed in generale "oggetti" (detti controlli) che facilitano l'immissione e la visione dei dati. L'esempio mostra alcune maschere concrete tratte dal database Editrice (vedi RICHIAMO) RICHIAMO: Le maschere RICHIAMO: Data base relazionale: definizione ed esempio Il layout di alcune maschere di Editrice (esempio) Allo scopo di chiarire cosa sia una maschera ed il suo layout, si presentano alcune maschere applicate alla tabella AUTORI di Editrice: 1) Una maschera a colonna:

4 2) Una maschera tabulare: Maschera standard tabulare 3) Una maschera giustificata: 4) Una maschera libera: Creazione di una maschera Per avviare la creazione di una maschera si procede come per la creazione degli altri oggetti (vedi figura): si può partire con i comandi-finestra Crea una maschera in visualizzazione Struttura oppure Crea una maschera in una creazione guidata; in alternativa si può partire con Inserisci-Maschera, aprendo così la finestra Nuova maschera che contiene, oltre ai due comandi di cui sopra, la possibilità di creare Maschere standard (a colonna, tabulare o in foglio dati).

5 La creazione della maschera avviene dunque nelle seguenti modalità, elencate in ordine di personalizzazione e di difficoltà di progettazione crescenti: Maschera standard: è sufficiente scegliere nella finestra Nuova maschera la tabella o la query di origine dei dati ed attivare uno dei comandi-finestra Maschera standard a colonna, Maschera standard tabulare, Maschera standard Foglio dati e la maschera viene creata. Creazione guidata: attraverso una semplice procedura guidata si possono scegliere il layout (colonna, tabulare, foglio dati, giustificato), i campi (di una o più tabelle o query), il loro ordine ed uno stile dello sfondo da scegliere fra un insieme predefinito (è questa la modalità che suggeriamo usare all'inizio e perciò è evidenziata in figura con freccia rossa). Visualizzazione struttura: la maschera ha un layout libero, che va definito in ogni dettaglio (per questo bisogna avere un po di esperienza), unitamente con gli "oggetti" di cui è costituita (detti controlli, vedi in seguito) e motivi grafici. Come per gli altri oggetti, appena creata, una maschera va salvata (File-Salva o File-Salva con nome) e resta così memorizzata nel database (vedi RICHIAMO). Essa può poi essere elaborata ed anche eventualmente eliminata (vedi RICHIAMO), senza peraltro produrre gli inconvenienti derivanti dall'eliminazione delle tabelle (vedi RICHIAMO), poiché la sua eliminazione non produce perdita di dati. RICHIAMO: Elaborazione e creazione degli oggetti. RICHIAMO: Salvataggio di un oggetto e del file dati di Access RICHIAMO: Inserire, eliminare e modificare i dati

6 (pulsante Nuovo) Comandi e finestre per creare una maschera Personalizzazione in alcune maschere di Editrice (esempio) Allo scopo di chiarire il tipo di personalizzazione che si può ottenere con le diversi modalità di creazione, si presentano alcune maschere applicate alla tabella AUTORI di Editrice:

7 1) Maschera standard (tabulare): non è stata effettuata alcuna scelta da parte del progettista 2) Maschera creata con creazione guidata (tabulare): il progettista ha scelto un diverso ordine dei campi ed uno stile dello sfondo (fra quelli predefiniti) 3) Maschera creata in visualizzazione struttura: il progettista ha fissato un proprio layout, ha posto nelle etichette una descrizione dei campi (Cognome e nome, Data di nascita), ha fissato il colore delle etichette diverso da quello dei campi ed ha aggiunto alcuni motivi grafici, come ad esempio lo sfondo

8 Creazione guidata di una maschera Con il comando Crea una maschera mediante una creazione guidata nella finestra Database oppure con Creazione guidata Maschera in tabella Nuova Maschera (vedi RICHIAMO) si avvia il processo di creazione guidata, che inizia con la finestra Creazione guidata Maschera mostrata nella figura del richiamo e si sviluppa in cinque fasi; il passaggio da una fase alla successiva si ottiene premendo il pulsante "avanti" al termine di ogni fase mentre al termine dell'ultima si preme il pulsante "Fine"; è anche possibile ritornare sui propri passi premendo il pulsante "Indietro". Ecco le fasi: 1) Si scelgono i campi da inserire nella maschera: nel quadro Tabella/query si seleziona la tabella o la query, nel quadro Campi disponibili si seleziona un suo campo e lo si trasporta nel quadro campi selezionati con il pulsante ">" (con ">>" si trasportano tutti i campi della tabella). Si ripete per tutti i campi da inserire. 2) Questa fase si apre solo se nella prima sono stati scelti campi da più tabelle o query; noi la trascuriamo. 3) Si sceglie il layout della maschera (a colonne, foglio dati, tabulare, giustificato). 4) Si seleziona lo stile in una lista predefinita (vedi figura). 5) Si assegna il titolo (è così chiamato il nome) alla maschera e si decide se al termine della creazione si voglia passare alla visione dei dati nella maschera oppure alla visualizzazione struttura per modificarla. RICHIAMO: Creazione ed eliminazione di una maschera La maschera in visualizzazione struttura In visualizzazione struttura, una maschera può essere creata ma più spesso modificata: si crea una maschera standard o in creazione guidata e poi la si perfeziona in visualizzazione struttura; al

9 termine della creazione guidata, anzi, è espressamente previsto che si possa proseguire in visualizzazione struttura per modificarla (vedi RICHIAMO). Comunque, per iniziare la creazione in visualizzazione struttura a partire dalla finestra Database, si può attivare il comando Inserisci-Maschera, ritrovandosi così nella finestra Nuova Maschera e qui specificare la tabella o la query alla quale la maschera deve essere applicata (fig. A, ove si è scelta la tabella AUTORI). Si apre quindi la finestra mostrata in fig. B, dove è evidenziata la lista dei campi della tabella o della query prescelta (ove non lo fosse, usare il comando-pulsante di figura che opera da commutatore). La griglia sovrapposta (attivabile o disattivabile con l opzione Visualizza-Griglia) consente al progettista di disporre con esattezza i campi (e gli altri controlli, vedi in seguito) all interno della maschera. È anche possibile definire un intestazione e un pié di pagina della maschera, analogamente ad un documento Word o Excel: con il comando Visualizza-Int/Pié di pagina pagina la griglia appare divisa in tre parti (intestazione, corpo, piè di pagina); è infine possibile definire intestazione e pié di pagina di maschera (non si ripetono ad ogni pagina, ma solo all inizio o alla fine della maschera), attraverso il comando Visualizza-Int/Pié di pagina maschera. In ciascuna delle 5 zone in cui è suddivisa la maschera (intestazione di maschera, intestazione di pagina, corpo, pié di pagina, pié di maschera) è possibile inserire i nomi (o etichette identificatrici) dei campi, le caselle per contenerne i valori ed altri generici controlli, quali scritte varie, loghi, disegni, etc. Si rinvia all approfondimento per ulteriori dettagli, mentre si sviluppa in questa sede l inserimento o la modifica dei campi e del loro formato. Un campo viene inserito nella maschera trascinandolo dall elenco dei campi alla griglia; con tale trascinamento si trasporta nella maschera una coppia di "controlli", etichetta-casella, entrambi marcati con il nome del campo, ma destinati rispettivamente a contenere attributo (qui detta etichetta ) e valore del campo. Sia la maschera nella sua interezza sia i controlli in essa inseriti sono caratterizzati da proprietà che ne definiscono fra l altro in ogni dettaglio il formato e che sono visualizzate con il comando Visualizza-Proprietà dopo aver selezionato la maschera oppure uno dei suoi controlli. Tali proprietà, fissate per default oppure da una precedente creazione della maschera, possono essere individualmente modificate ridigitando su di esse la nuova proprietà. Nel caso di un controllo che si riferisce ad una etichetta è ad esempio possibile variarne il testo, il formato del carattere, il colore di sfondo, la posizione nella maschera etc. È in questo modo che si genera o si modifica una maschera in visualizzazione struttura. A: Individuazione tabella B: Costruzione maschera Maschera in visualizzazione struttura

10 RICHIAMO: Creazione guidata di una maschera Costruzione o modifica di una maschera (esempio) In questo approfondimento si presentano, a livello di esempio, le procedure per la costruzione o per la modifica di una maschera in visualizzazione struttura. 1. Trascinamento e riformattazione di un campo Il campo nome; è stato trascinato dall elenco dei campi alla maschera in figura ; esso appare con la coppia di controlli associati al campo, etichetta a sinistra e casella a destra. figura 1 - Coppia etichetta-casella di nome Se ora si seleziona un controllo, ad esempio l etichetta, e si attiva il comando Visualizza- Proprietà si apre il quadro delle proprietà:di figura 2.

11 figura 2 -: Proprietà dell etichetta Prendiamo ora in esame l etichetta del nome. Questa, così definita mediante trascinamento (o comunque definita mediante altra tipologia di costruzione della maschera) può ora essere modificata, ad esempio alterandone le proprietà come segue: modifica del testo di etichetta in Cognome e Nome, sua centratura nello spazio riservatogli e caratteri in corsivo; spostamento dell etichetta dal margine sinistro della maschera di qualche millimetro; aumento della larghezza in modo da contenere il testo più lungo; colore verde dello sfondo, aumento della dimensione del carattere. A tale scopo si seleziona l etichetta e se ne ridigitano le proprietà come illustrato in figura.3.. Figura:3 - Proprietà modificate dell etichetta Analogamente si possono modificare le proprietà della casella e la posizione nella maschera dei due controlli, anche indipendentemente l uno dall altro. Ne può risultare, ad esempio, il layout di figura 4. Figura 4 Layout finale del campo nome nella maschera

12 2. Colorazione della maschera I colori possono ravvivare una maschera, rendendola più efficace. Si è già visto come sia possibile colorare i singoli campi, per la maschera nel suo complesso si procede analogamente, attivando Visualizza-Propriet, dopo averla selezionata (cioè aver deselezionato tutti i controlli) ed agendo sulla proprietà Colore sfondo. Così ad esempio, da quello di figura 4 si produce la maschera di figura 5. Figura 5 Una maschera colorata 3. Modifica delle proprietà mediante le barre È anche possibile, almeno per alcune proprietà, sfruttare le barre degli strumenti che di volta in volta vengono attivate; ad esempio la formattazione del testo di un'etichetta può essere realizzata semplicemente utilizzando la barra della formattazione, esattamente come in Word Nella barra della formattazione sono presenti anche il secchiello, il pennello e la A che servono per dare uno sfondo colorato o colorare la linea di contorno o colorare il testo di un controllo Inserimento di oggetti vari in una maschera (approfondimento) 1. Controlli Si è accennato che etichette e caselle sono solo i due principali controlli della maschera. Altri controlli da inserire sono scritte generiche, disegni, immagini e quanto altro possa servire per abbellire e rendere flessibile una maschera. In generale, oltre che l elenco dei campi della tabella o query, è disponibile un ulteriore strumento: Casella degli strumenti che è attivabile con il comando a menu Visualizza-Casella degli strumenti oppure Visualizza-Barre degli strumenti-casella degli strumenti o anche attraverso la barra degli strumenti come indicato in figura.

13 Figura 1 La casella degli strumenti Ciascuno dei simboli nella casella degli strumenti è associato ad un controllo; di questi, alcuni sono semplici, come ad esempio: Etichetta: è. un etichetta non associata ad un campo. Casella di testo: contiene un testo che si sviluppa anche su più righe. Immagine:.è un immagine. Interruzione di pagina: è un controllo che nterrompe la pagina e va alla successiva. Linea, Rettangolo: sono.figure geometriche che si possono inserire nella maschera.. Altri controlli (anzi, i veri e propri controlli ) inseriscono nella maschera pulsanti che rappresentano dati a scelta fra dati alternativi o con altre tecniche di selezione, aprono sottomaschere, avviano programmi o macro. Il loro approfondimento è riservato ad un corso avanzato e qui si ignora. 2.Immagini e grafici Immagini e grafici possono rendere più efficaci le maschere dal punto di vista estetico. In particolare, le immagini si possono inserire con la stessa tecnica usata in Word: si usa il comando del menu Inserisci-Immagine...(oppure attraverso la casella degli strumenti dei controlli): appare la finestra di dialogo per la ricerca dell'immagine. Naturalmente l'immagine è ridimensionabile e posizionabile a piacimento. È possibile inserire anche un grafico (comando Inserisci-Grafico...): il cursore diventa crocetta e permette di disegnare nella maschera il riquadro che accoglierà il grafico; subito dopo si attiva una procedura di creazione guidata, se installata, in cui viene chiesta la tabella o query di origine, il tipo di grafico e come disporre i dati. Come in Excel, il grafico rimane collegato ai dati e viene aggiornato automaticamente. 3. Campi automatici In una maschera si possono anche inserire campi automatici ; ad esempio.in figura 2 è stato inserito, con il comando Inserisci-Data e Ora,.un campo che viene automaticamente riempito da Acces con data ewd ora del sistema.

14 Figura 2 Campo data ed ora in una maschera