FIRMA ELETTRONICA AVANZATA SINGLE SIGN ON STRONG AUTHENTICATION

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1 FIRMA ELETTRONICA AVANZATA SINGLE SIGN ON STRONG AUTHENTICATION

2 CHE COS È Z-SIGN Z-sign è la soluzione ideata e progettata da Zucchetti e Bit4id per gestire a 360 l identità digitale del dipendente nell ambito dei rapporti con l azienda di appartenenza, consentendo la dematerializzazione dei processi di comunicazione, tipicamente cartacei, tra azienda e dipendente (note spese, moduli presenze, anticipi e resi, budget e forecast trasferte, massimali di spesa, processi autorizzativi, etc.). Z-sign elimina la carta grazie alla tecnologia powered by Bit4id che consente la Firma Elettronica Avanzata delle distinte semplicemente con il badge del dipendente, garantendo al contempo la piena validità legale dei documenti firmati ai sensi delle Normativa vigente (Modifiche ed integrazioni introdotte dal Decreto Legislativo 30 Dicembre 2010, n. 235 al Dlgs. 7 Marzo 2005, n. 82). La filosofia che sottende allo sviluppo della soluzione Z-sign è quella di essere completamente a impatto-zero per le imprese che intendano dotarsi della stessa. Infatti, è sufficiente utilizzare i badge rilasciati da Zucchetti, senza dover ricorrere alla distribuzione di ulteriori dispositivi agli utenti. Senza alterare minimamente l infrastruttura pregressa, Z-sign è in grado di associare a ciascun badge e conseguentemente a ciascun dipendente, una propria identità digitale basata su certificato digitale. Z-sign è un servizio completamente integrato all interno della suite HR-Infinity Zucchetti, comportando per l utente finale impatto minimo in termini di installazione (sfrutta tecnologie web) e manutenzione. Z-sign consente inoltre un grado elevato di sicurezza e una maggiore facilità di gestione per quanto concerne gli accessi logici e il password management, in modo da semplificare il pieno adeguamento alle disposizioni previste dal Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali. Infine, il sistema permette il logon alla workstation personale mediante l utilizzo del badge contactless e il successivo inserimento del PIN, velocizzando e semplificando ulteriormente l operatività dei dipendenti. In questo modo, il badge aziendale diventa lo strumento su cui convergono tutte le operazioni di identificazione e autenticazione.

3 Z-SIGN È IL SERVIZIO: Intelligente, perché consente la gestione completamente paper-less delle comunicazioni tra dipendente e azienda Facile da usare per tutti i tipi di utente poiché pensato e sviluppato per essere estremamente intuitivo Efficiente perché fornisce la risposta definitiva ai problemi di gestione delle password legati all adempimento del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Sicuro, poiché introduce l autenticazione forte alle applicazioni informatiche aziendali FIRMA ELETTRONICA AVANZATA AUTENTICAZIONE ALLA RETE AZIENDALE ACCESSO ALLA POSTAZIONE DI LAVORO AUTENTICAZIONE ALLE APPLICAZIONI WEB STRONG AUTHENTICATION PER L ACCESSO AI SERVIZI DI DOMINIO E LOGON SU RETE ACCESSO AI PORTALI APPLICATIVI ZUCCHETTI SINGLE SIGN ON APPLICATIVO Firma con validità legale di documenti digitali Single Sign On (SSO) BADGE MULTISERVIZI Password Management Strong Authentication alle applicazioni aziendali TANTE FUNZIONI IN UN UNICA SOLUZIONE E CON UN UNICO BADGE MULTISERVIZI

4 COME FUNZIONA Z-sign riunisce in un unica soluzione l intera gestione dell identità digitale, permettendo l autenticazione sicura basata su strong authentication sia alla postazione che alle applicazioni e la firma elettronica avanzata di documenti digitali. L elemento centrale intorno a cui ruota tutta la soluzione è il badge, che da strumento per la sola rilevazione presenze diventa una vera e propria carta multi servizi. Attraverso un apposita procedura di registrazione, il badge viene associato univocamente all utente. Tale procedura di registrazione è assolutamente equivalente sia nel caso si debba emettere un nuovo badge che nel caso in cui invece sia già nella disponibilità dei dipendenti dell azienda. In seguito alla registrazione dell utente al servizio Z-sign e alla sua associazione al badge, viene creato un certificato digitale che viene ospitato su una complessa infrastruttura server messa a disposizione da Zucchetti e Bit4id. Tale certificato contiene tutte le informazioni che caratterizzano l utente. È importante notare che in questo modo viene creata una corrispondenza biunivoca tra i vari elementi della terna <Utente, Badge, Certificato>, il che significa che ciascun utente è univocamente collegato a uno e un solo badge e certificato, e viceversa. UTENTE BADGE CERTIFICATO AD OGNI SINGOLO UTENTE RISULTA ASSOCIATO UN SINGOLO BADGE E UN SINGOLO CERTIFICATO DIGITALE

5 Effettuata le registrazione, all utente e al badge viene associato un PIN (Personal Identification Number) da utilizzare in combinata con il badge in accordo ai crismi della strong authentication. Attraverso la semplicissima installazione di un pacchetto auto-installante, il badge (una comunissima carta con trasponder RFID 125KHz, tecnologia tanto comune quanto a basso costo) consente, mediante l accoppiata badge + PIN: l accesso in strong authentication alla workstation: una volta avviata la workstation, questa presenta una schermata d accesso nella quale viene richiesto di appoggiare il badge su un apposito lettore di badge e di inserire il PIN associato. Effettuate queste due semplici operazioni, l utente effettua il logon alla postazione; l accesso alle applicazioni: configurando l SSO (Single Sign On) sulla postazione di lavoro, è possibile accedere a tutte le applicazioni, siano esse web o stand alone, utilizzando per tutte il badge e il PIN ad esso collegato ed evitando così di dover ricordare tutte le password di ogni applicazione; la firma elettronica dei documenti: il vero plus offerto dalla soluzione è la possibilità di firmare i documenti elettronici direttamente dal portale HR aziendale, in modo da dematerializzare completamente le comunicazioni tra azienda e dipendente. Infatti quello che si verifica nella maggior parte degli scenari è che all atto della firma il documento esce dal flusso di gestione elettronico per permetterne la sua sottoscrizione su versione stampata. Grazie a Z-sign, questo passaggio non è più necessario, consentendo la sottoscrizione di tutta la documentazione oggetto di scambio con l azienda direttamente nella versione digitale. Il tutto avviene con la piena validità legale grazie all ausilio della firma elettronica avanzata ai sensi della normativa in vigore.

6 TRASFERTE E NOTE SPESE ZUCCHETTI e Z-SIGN: un esempio applicativo Trasferte e Note Spese è la soluzione web Zucchetti che consente al personale abilitato (dipendente, dirigente, collaboratore, consulente) di accedere dalla propria postazione di lavoro (fissa, da casa, dalla località di trasferta) al sistema centrale sul quale risiede il software per pianificare la propria trasferta e chiedere i relativi rimborsi spese. La soluzione è, pertanto, uno strumento di workflow che gestisce il flusso di informazioni e richieste sull evento trasferta tra l utente e gli uffici preposti (ufficio personale, ufficio viaggi). Il processo di richiesta di rimborso spese è completamente informatizzato, ma l atto della firma del documento di autorizzazione finale al rimborso rende necessaria la stampa del documento stesso. Con Z-sign questo passaggio non è più necessario: l utente accede al modulo di nota spese nel portale HR Infinity Zucchetti e seleziona il file del documento da firmare. A questo punto l interfaccia del portale HR richiede di appoggiare il badge all apposito lettore e di inserire il PIN, al fine di effettuare l autenticazione forte propedeutica alla firma. L utente, così identificato, ha l autorizzazione alla firma del file selezionato mediante il certificato digitale custodito lato server. Tutta l operazione di firma viene compiuta in maniera automatica lato server e i file firmati così generati vengono messi a disposizione dell utente nella sua area personale all interno del portale HR Infinity. COLLABORATORI RESPONSABILE UFFICIO PREDISPOSTO in automatico via web in automatico via web LE NOTE SPESE Inseriscono i qualificativi note spese Firma elettronicamente la nota spese (Z-sign) Approva o respinge Approva o respinge Liquida

7 VANTAGGI Piena validità legale In virtù dell utilizzo del badge aziendale e del PIN a esso associato, Z-sign ottempera ai requisiti di identificazione del firmatario del documento, connessione univoca della firma al firmatario e sussistenza di un elemento (il badge in questo caso) che garantisca il controllo esclusivo del firmatario sul sistema di generazione della firma imposti dalla normativa attualmente in vigore in tema di Firma Elettronica Avanzata (F.E.A.). Ai documenti relativi ai processi tra dipendente e azienda che vengono così firmati viene dunque garantita l equivalenza con la forma scritta e sottoscritta. Impatto zero Signature as a Service Con Z-sign, la firma elettronica dei documenti diventa un processo semplice, che non richiede la distribuzione di ulteriori dispositivi per firmare ma che utilizza semplicemente i badge aziendali già in campo. Z-sign ci proietta in una nuova dimensione, in cui la firma di documenti digitali diventa un servizio: parafrasando il paradigma SaaS che realizza, Signature as a Service. Questo significa che l azienda che si dota della soluzione non deve provvedere alla distribuzione di ulteriori dispositivi ai dipendenti e tantomeno andare a modificare la propria infrastruttura IT. Gestione paper-less Z-sign consente la gestione efficace ed efficiente delle comunicazioni tra azienda e dipendente eliminando completamente l uso della carta. La gestione digitale dei documenti spesso e volentieri subisce una brusca interruzione nel momento in cui si necessita di apporre una o più firme agli stessi. Questa ne impone la stampa, reintroducendo così la carta nel processo e con essa tutti i costi di gestione, trasmissione, archiviazione e ricerca. Con Z-sign gli stessi documenti possono essere firmati in digitale, in maniera rapida e intuitiva per ogni tipo di utente, permettendo la dematerializzazione senza impattare in maniera gravosa sui costi e senza stravolgere le procedure aziendali. Soluzione di Password Management La gestione delle password in ambito aziendale può diventare una faccenda anche piuttosto complicata. Le applicazioni a cui accedere possono essere molteplici, e per ciascuna di esse possono sussistere policy specifiche che ne impongono il cambiamento periodico. Decine di password da ricordare significa introdurre un problema operativo, rischiando al contempo un abbassamento dei livelli di sicurezza come conseguenza di una riservatezza non garantita a ciascuna password (spesso e volentieri finiscono per essere annotate). Un modulo integrativo di Z-sign funge da Password Manager, associando le password di ciascuna applicazione al seriale del badge del dipendente e al PIN a esso associato: il badge diventa così uno strumento multiservizi corrispondente all identità digitale del dipendente. Mediante un singolo accesso effettuato col proprio badge e col PIN, all utente vengono aperte le porte di tutto il patrimonio applicativo informatico dell azienda. Questo grazie al modulo integrativo di Single Sign On di Z-sign: l aumento di efficienza e di velocità nell accesso è evidente. Aumento della sicurezza negli accessi Il passaggio da un autenticazione basata sulla semplice accoppiata username+password ad un altra che utilizza un elemento che possiedi come il badge ed un elemento che conosci come il PIN significa migrare verso un autenticazione più sicura in virtù dell ausilio dei due fattori citati sopra. Per tale motivo si parla di Strong Authentication, ovvero di autenticazione forte (un malintenzionato che intendesse autenticarsi al posto del dipendente dovrebbe rubare entrambi i fattori di autenticazione e averli a sua disposizione al momento dell accesso). Data la crescente attenzione verso i temi relativi alla protezione delle informazioni aziendali, che al giorno d oggi costituiscono un asset, Z-sign attraverso il suo modulo integrativo di Single Sign On offre un elevato livello di sicurezza nell accesso alle Applicazioni Informatiche aziendali. lettore contactless di badge Riduzione dei costi di gestione La gestione cartacea dei documenti comporta dei costi di gran lunga maggiore ai costi della mera carta impiegata per la stampa. Spese di trasmissione, di gestione, complessità e lentezza del processo di ricerca (conseguente impiego di risorse umane) e spreco di volume per l archiviazione sono gli svantaggi principali che la gestione cartacea comporta. Con Z-sign possono essere completamente eliminate, senza la necessità da parte dell azienda di farsi carico in anticipo di un investimento costoso, ma semplicemente usufruendo di un servizio che non comporta l acquisizione e l installazione di alcuna infrastruttura. MODALITÀ DI DELIVERY Licenza d uso SaaS - Software as a Service Outsourcing MODALITÀ OPERATIVE Utilizzabile attraverso un comune browser (Firefox, Explorer, Chrome) Disponibile per ambienti MS Windows XP, Vista, Seven; Linux Ubuntu > 12.4; Mac OS X > 10.6 Processori: Intel X86; Intel Xeon; Intel Italium; AMD Opteron Risoluzione video min. 1024x768

8 GRUPPO ZUCCHETTI Con oltre addetti, una rete distributiva che supera i partner in Italia e i 200 partner in oltre 50 paesi del mondo e più di clienti, il Gruppo Zucchetti è uno dei più importanti protagonisti italiani del settore IT e offre soluzioni software e hardware, servizi e progetti innovativi e di altissima qualità, studiati e realizzati per soddisfare le specifiche esigenze di aziende, banche e assicurazioni, associazioni di categoria e pubblica amministrazione. Con un offerta così ampia da non avere confronti in Italia e in Europa, il Gruppo Zucchetti consente di acquisire importanti vantaggi competitivi e di avvalersi di un unico partner per ogni esigenza di carattere informatico. BIT4ID Bit4id è una delle aziende leader in Italia e in Europa nei software e nei sistemi di sicurezza per la gestione delle identità digitali basate sui sistemi PKI (Public Key Infrastucture). Le attività di Bit4id vanno dallo sviluppo dei sistemi al design dei dispositivi quali smart card, lettori, token USB, fino ad attività di distribuzione e servizi gestiti per i clienti. Prodotti innovativi e di facile utilizzo, esperienza nella sicurezza ed alta qualità dei servizi assicurano a Bit4id un posizionamento sempre più forte nei suoi mercati di riferimento, in particolare le Autorità di Certificazione, la Sanità, le Banche e la Pubblica Amministrazione. Z u c c h e t t i v i a S o l f e r i n o L O D I w w w. z u c c h e t t i. i t