COMUNE DI CASTEL GUELFO DI BOLOGNA Provincia di Bologna

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1 COMUNE DI CASTEL GUELFO DI BOLOGNA Provincia di Bologna Piano triennale di razionalizzazione delle dotazioni strumentali Autovetture, telefonia mobile, fotoriproduttori, fax e strumenti informatici (In applicazione dell art. 2, comma 594 e seguenti della legge , n. 244) Approvato con Deliberazione Giunta comunale n. 115 del

2 Il presente piano triennio ; si compone di azioni che definiscono misure idonee alla razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni in questione e comunque al contenimento delle spese. L Amministrazione comunale già da tempo ha iniziato a perseguire un obiettivo di razionalizzazione delle dotazioni strumentali assegnate ai diversi uffici e servizi della struttura. In particolare si è provveduto ad avviare il processo di sostituzione di fotocopiatrici e stampanti con macchine multifunzioni in quanto si è valutato la loro convenienza economica derivante da riduzione delle dotazioni e minor costi di gestione ordinaria. La sostituzione delle rimanenti dotazioni in uso potrà avvenire in caso di alienazione/dismissione per guasti irreparabili, oppure quando il costo di manutenzione ordinaria, straordinaria e di riparazione superino il valore economico del bene. Nel corso del 2008 con deliberazione Giunta comunale n. 110 del è stato approvato un progetto per la progressiva eliminazione dei documenti cartacei e la razionalizzazione dei flussi documentali con i seguenti obiettivi: riduzione carta, avvio utilizzo firma digitale, trasmissione documenti tramite pec e attivazione del fascicolo informatico. DOTAZIONI STRUMENTALI: ricognizione I fax in dotazione ai diversi servizi e uffici del Comune sono n.3 Sono di proprietà dell ente Si riporta di seguito l elenco dettagliato dei fax: n. Marca e modello Data inventario n.ro inventario 1 Brother mod. 8070p Brother mod Canon B I fotocopiatori in dotazione ai diversi servizi e uffici del Comune sono n.2. Si riporta di seguito l elenco dettagliato: n. Marca e modello Data inventario n.ro inventario 1 Kyocera Km Kyocera Km I computer, i server e le stampanti in dotazione ai diversi servizi e uffici del Comune sono i seguenti: n. Marca e modello Data inventario n.ro attrezzature 1 Computer Anni Computer portatili Anni Server Anno Stampante Epson R Stampante Hp Laser J Stampante Hp Laser 3700n 1 7 Stampante Lexmark 120n 1 8 Stampante Espon c Rex Rotry gx Stampante Epson lq Stampante Epson lq Stampante Hp 5100tn 1 13 Stanpante Hp 2200dn 1 14 Stampante Hp Multifunzione Nashuatec 3 2

3 16 Multifunzione Konica 1 17 Scanner Epson 1 I telefoni mobili e carte SIM in dotazione ai diversi servizi e uffici del Comune sono n.8. Elenco delle funzioni e delle strutture assegnatarie dei telefoni cellulari: funzione o struttura n.utenze assegnate Sindaco 1 Assessori 2 Segretario comunale 1 Settore tecnico 2 Polizia municipale 1 Economato da assegnare in via saltuaria 1 Totale 8 Autovetture di servizio. Si premette che il dettato normativo di cui alla lett. B) del comma 594 annovera le autovetture di servizio e parla di ricorso, previa verifica di fattibilità, a mezzi alternativi di trasporto, anche cumulativo. Si ritiene pertanto che siano esclusi dal presente piano gli autocarri, i mezzi tecnici e le autovetture adibite al trasporto di cose. Elenco delle autovetture: Quantità Titolo giuridico Struttura assegnataria 2 Proprietà A guida libera 1 Proprietà Polizia municipale Si dispone inoltre di uno scooter a disposizione della polizia municipale. Nel 2009 è prevista la rottamazione di n. 1 autovettura a guida libera oramai obsoleta. L auto a guida libera in dotazione è utilizzata per spostamenti all interno del Comune e per missioni da parte di dipendenti e amministratori. Ha alimentazione a metano e benzina. Azioni da intraprendere Fax Si valuta la possibilità di attivazione del sistema server fax. Il fax è stato per anni uno strumento irrinunciabile per tutti gli uffici e solo in parte oggi viene sostituito dai sistemi di posta elettronica. Il server fax ha lo scopo di legare questi modi di comunicazione, unendo alla pratica consolidata dell invio di fax cartacei, i vantaggi della comunicazione via posta elettronica. In alternativa alle apparecchiature fax tradizionali, tale sistema è in grado di permettere: La concreta riduzione della spesa per l acquisto di apparecchiature, l acquisto dei relativi materiali di consumo, la manutenzione; La ricezione di fax direttamente sul proprio computer; Maggiore riservatezza rispetto agli apparecchi tradizionali (spesso collocati in punti accessibili a tutti); L invio tramite fax dei soli documenti cartacei, ovvero utilizzo del server fax previa trasformazione del documento cartaceo in digitale. Entro giugno 2010 attività di test sul corretto funzionamento del sistema nell ambito dell ufficio segreteria. Anno 2010 estensione del sistema agli altri uffici, con conseguente riduzione dell utilizzo e del numero degli apparti fax tradizionali, determinando anche il contenimento delle spese per materiali di consumo e manutenzione. Anno 2011 consolidamento del sistema. 3

4 Fotocopiatori Già da tempo si è provveduto alla sostituzione delle fotocopiatrici con sistemi multifunzione di rete (fotocopiatrici, stampanti, scanner) nei vari uffici, man mano che vi era la necessità di sostituire le attrezzature obsolete. Tale operazione ha portato ad una razionalizzazione delle attrezzature all interno dei singoli uffici, con conseguente riduzione dei costi di gestione e manutenzione. La sostituzione delle rimanenti dotazioni in uso avverrà al momento della dismissione delle attuali dotazioni. Si prevedono azioni per un uso più razionale e corretto delle dotazioni: inserimento delle funzioni automatiche di stampa fronte retro e in bianco e nero. Tempi entro febbraio Computer e stampanti L azione intrapresa in questi ultimi anni è stata quella di fornire ogni postazione di lavoro di un computer ed ogni ufficio di una fotocopiatrice multifunzione condivisa. La stampante individuale rimane indispensabile qualora i dati stampati siano tutelati dalla legge sulla privacy. I computer sono in accettabile stato di funzionamento. Al fine di mantenere l operatività si prevede di sostituire annualmente le dotazioni strumentali più obsolete, stimabili in n. 5/6 computer. Attualmente sono presenti n. 2 server. Si prevede la sostituzione di n. 1 server entro il 2010 oramai obsoleto e per la necessità di maggiore spazio di memoria. L Amministrazione comunale ha aderito al progetto circondariale di costituzione di un CED sovracomunale finalizzato a permettere al cittadino e alle imprese, l accesso ai servizi comunali attraverso la rete internet. In tale CED saranno progressivamente accentrati i sistemi informativi comunali. Si prevede che entro il 2011 saranno accentrati i sistemi informativi per la gestione delle violazioni al codice della strada. Diffusione di programma open office. Open office è una componente di piattaforma software molto più ampia indicata a livello mondiale come Open source. Open source non siginifica necessariamente gratuito, ma ha il grande vantaggio di essere seguito a livello mondiale da una comunità che porta il proprio contributo in maniera libera. Attualmente Open Office è stato installato sui pc della biblioteca comunale. Tenuto conto che ci sono casi di incompatibilità tra documenti e fogli di calcolo prodotti nei 2 ambienti si ritiene di: distribuire progressivamente open office su tutte le postazioni di lavoro; di lasciare il pacchetto MS Office XP nella versione Professional per evitare problematiche di utilizzo di alcuni applicativi; di verificare periodicamente la possibilità di sostituzione completa del pacchetto MS Office Xp Tempi: 20% delle postazioni entro il % entro il 2011 Programmi di utilità Fanno parte di questa categoria i programmi complementari quali quelli di compressione e decompressione dati e browser alternativi a Microsoft Internet Explorer Compressione e decompressione dati: IzArc e 7_zip - Si sta procedendo alla sostituzione di Winzip con 7_zip Tempi: 50% entro il % entro il

5 Sistema operativo delle postazioni di lavoro Tutte le postazioni di lavoro operano con sistema operativo XP, che viene fornito per ogni PC o portatile acquistato. E stata avviata la sperimentazione di Linux come sistema operativo delle postazioni di lavoro della biblioteca comunale. Razionalizzazione della gestione dei flussi documentali coordinata con la gestione informatica dei procedimenti amministrativi. In conformità con la recente normativa che regola la produzione e la circolazione dei documenti informatici, il Comune di Castel Guelfo di Bologna, ha aderito al progetto DocArea. E stata effettuata la revisione del titolario di classificazione, che pone le basi per un effettiva interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico, attivando canali di comunicazione strutturati e condividi. Nel corso del 2009 è stato avviato il sistema di interscambio, con le pubbliche amministrazioni, di documentazione informatica firmata digitalmente e acquisita mediante sistema di protocollo informatico. Nel 2006 è stato avviato l utilizzo del nuovo applicativo per la gestione elettronica delle determine dirigenziali, delibere di Giunta e di Consiglio, decreti ed ordinanze. Obiettivi del triennio Sperimentazione e messa a regime atti firmati digitalmente. Nel 2010 con professionisti Riduzione spesa per stampa relazioni Ai sensi dell art. 27 del D.L. 112/2008, dal primo gennaio 2009 le amministrazioni pubbliche devono ridurre del 50% rispetto al 2007 la spesa per la stampa delle relazioni e di ogni altra pubblicazione distribuita gratuitamente od inviata ad altre amministrazioni. La spesa per la stampa di relazioni ed altre pubblicazioni è limitata. Si ritiene comunque di sensibilizzare la struttura ad utilizzare altre iniziative di divulgazione e fare adeguate valutazioni prima della stampa. Modalità di attuazione: coinvolgimento dei responsabili di settore TELEFONIA misure di riduzione costi della telefonia fissa L adesione, nel mese di luglio 2008, alla convenzione Intercent-er di telefonia fissa ha portato ad una riduzione dei costi di circa il 10%. Si presuppone un ulteriore riduzione di tali spese con la connettività Voip. D altra parte il Comune di Castel Guelfo di Bologna ha da sempre prestato molta attenzione a cogliere le iniziative comportanti riduzioni di spesa: aderendo, ad esempio, alla prima convenzione Consip. Nel 2010 sarà possibile concretizzare i benefici economici per la connettività Voip. Apparecchiature di telefonia mobile: Si premette che al comma 595 dell art. 2, la legge finanziaria prevede che: nei piani di cui alla lettera a) del comma 594 sono altresì indicate le misure dirette a circoscrivere l assegnanzione di apparecchiature di telefonia mobile ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono l uso, individuando, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali, forme di verifica, anche a campione, circa il corretto utilizzo delle relative utenze. Si è deciso di assegnare carte SIM in quanto l uso è limitato e ciò evita il pagamento della Tassa di Concessione Governativa. In particolare, detti apparati sono stati assegnati ai seguenti soggetti: 1. amministratori 2. segretario comunale 5

6 3. particolari categorie di lavoratori (cantonieri e polizia municipale) i quali, per la loro specificità, rivestono un effettivo ruolo di reperibilità anche a garanzia del pronto intervento, con possibilità di reperimento anche al di fuori dell orario di servizio. Verifica del corretto utilizzo I controlli e le verifiche della spesa avverranno nel rispetto della normativa sulla riservatezza dei dati personali, con forme di verifica a campione, al fine di rilevare il corretto utilizzo delle relative utenze, nonché ogni qualvolta si registreranno scostamenti rispetto alla spesa media sostenuta. Norme di utilizzo. L assegnatario del telefono cellulare di servizio è responsabile del suo corretto utilizzo dal momento della presa in consegna fino alla restituzione e dovrà porre ogni cura nella sua conservazione, per evitare danni, smarrimenti o sottrazioni. E fatto assoluto divieto di cessione a terzi sia dell apparecchio che della SIM. In caso contrario l assegnazione verrà revocata per un non corretto utilizzo dell apparato mobile. In caso di furto o smarrimento del telefono il soggetto utilizzatore dovrà darne immediata comunicazione al economo comunale ai fini dell immediato blocco dell utenza. Se il furto o lo smarrimento si verificano in circostanze in cui non sia possibile comunicare con l economo, l utilizzatore dovrà provvedere personalmente al blocco della SIM contattando il gestore di telefonia mobile. Lo stesso, successivamente, dovrà quindi presentare la formale denuncia di furto o smarrimento e farne pervenire copia all Economo per gli adempimenti successivi. In caso di malfunzionamento o di guasto dell apparecchio o della SIM l utilizzatore dovrà rivolgersi sempre al economo. Ricorso a mezzi alternativi di trasporto: Ogni responsabile è chiamato a valutare di volta in volta, secondo criteri di economicità ed efficienza, se autorizzare per le missioni del personale l utilizzo dell autovettura, limitatamente ai casi di indisponibilità di servizi di trasporto pubblico sui percorsi o negli orari richiesti o di effettiva convenienza economica (ad esempio: utilizzo contemporaneo di più dipendenti). 6