LA MAPPATURA DEI PROCESSI

Transcript

1 LA MAPPATURA DEI PROCESSI ESEMPI ed APPLICAZIONI prof. ing. Domenico Falcone ing. Gianpaolo Di Bona

2 COSA DOBBIAMO MAPPARE? Mappatura dei Progetti Risultato unico ed irripetibile Processi Istituzionale Ordinaria Permanente, ricorrente e continuativa

3 DALL AREA ALL ATTIVITA? AREA Risorse finanziarie Risorse Umane Servizi agli Studenti Etc Risorse finanziarie MACRO PROCESSI Gestione Missioni Bilancio Finanziario Ripartizione Fondi Etc Gestione Missioni ROCESSI Richiesta Autorizzazione Anticipazione di Spesa Imputazione Spese Rimborso Richiesta

4 GLI STRUMENTI PER MAPPARE I PROCESSI? Scheda del Processo Scheda Elenco Diagramma di Flusso del Processo

5 LA SCHEDA DI PROCESSO Area Macroprocesso Processo: breve descrizione ( cosa si fa, chi lo fa, quando lo si fa, perché lo si fa, input, output) Vincoli: normativa nazionale, regolamenti interni, disposizioni dirigenziali, procedure informative Risorse: personale, attrezzature, apparecchiature Fornitori: interni, esterni Clienti: interni, esterni Tempo: tempistica per la chiusura ordinaria del processo Responsabile: gestore del processo ed autorizzato a modifiche Eventuali Processi Interagenti

6 LA SCHEDA DI PROCESSO: Richiesta AREA MACROPROCESSO PROCESSO DESCRIZIONE VINCOLI RISORSE FORNITORI CLIENTI TEMPO RESPONSABILE ALTRI PROCESSI RISORSE FINAZIARIE Gestione Risorse del Personale Richiesta Autorizzazione Il Processo ha lo scopo di gestire in tempi prestabiliti le richieste missioni del personale docente e non docente (cosa si fa). È in capo all Ufficio Missioni (chi lo fa). Viene attivato a seguito di una richiesta missioni da parte del personale (quando lo si fa). Serve a autorizzare il personale all espletamento di missioni fuori sede (assenza autorizzata dall ufficio, copertura assicurative, rimborso, etc) (perché lo si fa). L input è costituito da una richiesta scritta, mentre l output è costituita da un autorizzazione scritta Il processo è sottoposto al Regolamento n. del approvato dal Persone: 1 unita full time Strumenti: 1 PC Personale Docente e non docente Cliente Esterno: Personale Docente e non docente Cliente Interno: Responsabile d Area 4 giorni lavorativi a partire dalla richiesta Dott.ssa Tizia Caia

7 LA SCHEDA DI ELENCO ATTIVITA Processo : elencare per il processo considerato le attività in ordine cronologico che lo compongono Tempo Previsto delle : durata prevista o stabilita dai vincoli Responsabile : personale addetto all attività Decisionali (snodi): individuare i momenti decisionali Decisionali (nodi): individuare le criticità del processo, i problemi e le difficoltà che si possono incontrare Alternative: attività associate ai nodi/snodi

8 LA SCHEDA DI ELENCO ATTIVITA : Richiesta PROCESSO RICHIESTA AUTORIZZAZIONE MISSIONI Denominazione Tipologia Tempo Previsto Responsabile Ritiro e compilazione modulo prestampato Input - Personale Docente e non docente Verifica Ufficio Entro 24h dalla Compilazione Sig.ra Maria Rossi Il modulo è stato compilato correttamente? Snodo 1 Invio al Responsabile/Direttore (OK) Entro 24h dalla Verifica Sig.ra Maria Rossi Invio al Docente/non docente che ha fatto richiesta Firma del Responsabile/Direttore Il Responsabile ha firmato? Snodo 2 (NO) Entro 24h dalla Verifica Sig.ra Maria Rossi Entro 24h dall invio Dott. ssa Tizia Caia Rilascio Autorizzazione Output (OK) Entro 24h dalla Firma Sig.ra Maria Rossi Invio al Docente/non docente che ha fatto richiesta FINE (NO) Entro 24h dalla Firma Sig.ra Maria Rossi

9 IL DIAGRAMMA DI FLUSSO Simbolo Grafico Elemento Processo Significato del Simbolo Inizio/Fine Input Ogni diagramma di flusso deve aprirsi con un ovale che ne definisce i confini (inizio e fine) L input del processo sarà identificato da un parallelogramma. I processi sono costituiti da attività Direzione decisionale Snodo/Nodo Le frecce consentono di tracciare i collegamenti Il rombo indica il momento della decisione. Documento Il documento rappresenta il riferimento normativo, regolamentare o procedurale, Output Il parallelogramma costituisce invece l output di un processo.

10 IL DIAGRAMMA DI FLUSSO: Richiesta INIZIO Input Snodo1 Snodo2 Output FINE

11 IL SOFTWARE VISIO Microsoft Visio è un software per la creazione di grafici, organigrammi e diagrammi di flusso, sviluppato da Microsoft per i sistemi operativi Windows e disponibile in diverse edizioni (principalmente standard e professional) per la suite Office.

12 ESEMPIO 2: LA GESTIONE DEL RECLAMO AREA Servizi agli Studenti Risorse finanziarie Risorse Umane Etc Servizi agli Studenti MACRO PROCESSI Gestione Carriere Gestione Corsi Gestione Offerta For. Etc Gestione Carriere ROCESSI Supporto Immatricolaz. Istanze/Reclami Studenti Registrazioni Esami Rimborso Reclami

13 LA SCHEDA DI PROCESSO: Reclamo AREA MACROPROCESSO PROCESSO DESCRIZIONE VINCOLI RISORSE FORNITORI CLIENTI TEMPO RESPONSABILE ALTRI PROCESSI SERVIZI AGLI STUDENTI Gestione Carriere e Piani di Studi Gestione Istanze/Reclami Studenti Il Processo ha lo scopo di gestire e fornire risposte in tempi prestabiliti ali reclami formali presentati dagli studenti (cosa si fa). È in capo all Ufficio Servizi agli Studenti (chi lo fa). Viene attivato a seguito di un Reclamo Scritto da parte degli Studenti (quando lo si fa). Serve a fornire una risposta chiara ed esauriente all interessato (perché lo si fa). L input è costituito da un Reclamo scritto, mentre l output è costituita da una Rispostae scritta Il processo è sottoposto al Regolamento n. del approvato dal Persone: 2 unita full time Strumenti: 2 PC Studenti Cliente Esterno: Studenti Cliente Interno: Responsabile d Area 7 giorni lavorativi a partire dalla ricezione del Reclamo Dott.ssa Tizia Caia nessuno

14 LA SCHEDA DI ELENCO ATTIVITA : Reclami PROCESSO Gestione Istanze/Reclami Studenti Denominazione Tipologia Tempo Previsto Responsabile Ricevimento Reclamo Input - Sig.re Mario Rossi Registrazione e Classificazione Reclamo Il Reclamo è Anonimo Snodo 1 Entro 24h dall arrivo del Reclamo Sig.re Mario Rossi Invio Responsabile Area (NO) Entro 24h dall arrivo del Reclamo Sig.re Mario Rossi Archivio OUTPUT/FINE Sig.re Mario Rossi Individuazione Titolare Risposta Entro 48h dall arrivo del Reclamo Responsabile Area Predisposizione lettera allo studente di apertura istruttoria La Risposta del Responsabile rispetta i tempi Entro 48h dall arrivo del Reclamo Titolare Risposta Snodo 2 Risposta Responsabile (SI) Entro 24h dalla Verifica Sig.ra Maria Rossi Lettera Sollecito Responsabile (NO) Entro 48h dall arrivo del Reclamo Sig.ra Maria Rossi Invio Risposta OUTPUT Entro 7g dall arrivo del reclamo Sig.re Mario Rossi

15 IL DIAGRAMMA DI FLUSSO: Reclamo INIZIO Input Snodo1 Snodo2 Output FINE

16 MAPPATURA PROCESSI: CHI FA COSA? LEADER: Dirigenti o Responsabili Uffici Operativi: Capo Uffici, personale MACROPROCESSI PROCESSI