ARXIVAR DPM (Dealer Process Management)

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1 ARXIVAR DPM (Dealer Process Management) ARXivar è un software per la gestione documentale che integra un potente modulo di workflow. Questo software prevede non solo di gestire digitalmente l archivio dei documenti presenti in azienda (rendendo i documenti facilmente fruibili e condivisibili dagli utenti e diminuendo sensibilmente gli archivi cartacei e l impiego della carta), ma anche di inserirli in un flusso operativo: con il modulo workflow è il processo stesso a guidare ogni utente tramite la gestione di appositi task (letteralmente: compiti/mansioni) che, comparendo sul desktop dell utente, ne scandiscono l agenda quotidiana delle attività. ARXivar DPM (Dealer Process Management) è la versione specifica per il mondo dei Dealer Automotive, che permette quindi di gestire i processi tipici dell attività del Dealer: VENDITA NUOVO versione base VENDITA NUOVO versione Best Practice VENDITA USATO GESTIONE MULTE GESTIONE RdA (Richieste di Acquisto) GESTIONE DEI RECLAMI

2 VENDITA NUOVO versione base Tutte le fasi che compongono il processo di vendita di una vettura NUOVA (dalla sottoscrizione del contratto di vendita alla consegna della vettura al Cliente) vengono gestite attraverso l utilizzo del software ARXivarDPM: una cartellina di vendita virtuale in cui contenere tutti i documenti utili alla vendita (contratto, documenti di identità del Cliente, documenti di pagamento, libretto di circolazione..), viene consegnata tramite task sulla scrivania virtuale degli utenti del processo fungendo da metronomo per le varie attività. La versione base è caratterizzata da un processo molto snello: poche attività ma indispensabili.

3 VENDITA NUOVO versione Best Practice L evoluzione del processo vendita base. In questo processo vengono considerate non solo le attività basilari e fondamentali per la gestione della vendita, ma anche quelle che conferiscono valore aggiunto al processo: dalla gestione del ritiro di un eventuale auto usata con l acquisizione della relativa scheda di perizia usato, passando per la doppia approvazione del contratto da parte del Resp. Vendita Nuovo ma anche del Resp. Vendita Usato, e ancora considerando la conferma dell incasso da parte della Amministrazione/Tesoreria quale vincolo per autorizzare l immatricolazione dell auto, fino alla verifica della soddisfazione del Cliente dopo 5 gg dalla consegna della vettura. In questo processo vengono quindi considerate le attività virtuose del Dealer che fanno la differenza! VENDITA USATO Con vengono gestite tutte le fasi che compongono il processo di vendita di una vettura USATA: i documenti vengono raccolti virtualmente nella cartellina di vendita virtuale, e la gestione dei task funge da metronomo delle varie fasi peculiari: dalla raccolta del contratto con l acquisizione della documentazione necessaria alla gestione della pratica, al ricondizionamento della vettura usata, alla fase di trapasso, fino a giungere alla consegna al Cliente e alla chiusura della pratica.

4 GESTIONE MULTE Con ARXivar DPM la gestione delle multe che il Dealer riceve viene razionalizzata secondo tre item: ARCHIVIO e ASSOCIAZIONE DOCUMENTI: acquisendo le multe nell archivio virtuale, saranno sempre velocemente e facilmente consultabili, e tutti i documenti che compongono la pratica multa saranno sempre associati tra loro (la multa stessa, la lettera di rinotifica alle autorità, il contratto di noleggio nel caso in cui la multa riguardi una vettura concessa a noleggio, il certificato di proprietà nel caso di usato, la ricevuta di ritorno di invio della raccomandata, la ricevuta di pagamento nel caso in cui la multa debba essere pagata.). SCADENZE: compilando l apposito campo scadenza è possibile tenere costantemente sotto controllo le scadenze delle multe, per non incorrere nelle poco amate e dispendiose cartelle esattoriali. GESTIONE ATTIVITA : ogni attività del processo viene assegnata agli utenti coinvolti, e la gestione dei task funge da promemoria.

5 GESTIONE RdA (Richieste di Acquisto) Con ARXivar DPM è possibile gestire il delicato argomento delle autorizzazioni alle spese correnti del Dealer. Attraverso il processo proposto, ogni spesa sarà sempre richiesta da qualcuno ed autorizzata dal Responsabile di Settore e della Direzione, e tutta la documentazione (richiesta di acquisto, ordine, preventivo, allegati vari, bolla, fattura) sarà sempre associata e facilmente consultabile. L ufficio Acquisti avrà sempre sotto controllo lo stato degli ordini in corso ed i budget di spesa, mentre l amministrazione sarà facilitata nel pagamento delle fatture dei fornitori.

6 GESTIONE DEI RECLAMI Ogni Dealer ha l obiettivo di migliorarsi costantemente, e spesso i suggerimenti migliori arrivano dai Clienti insoddisfatti: la corretta gestione di un reclamo può quindi diventare una opportunità per migliorare l organizzazione aziendale. ARXivar DPM gestisce il reclamo del Cliente del Dealer secondo i requisiti richiesti dalla norma Iso 9001: la gestione del singolo caso e dei correttivi aziendali a lungo termine, nel rispetto dei tempi di ricontatto del Cliente e con la possibilità di monitorare il costo dei correttivi intrapresi. Il processo considera e gestisce anche le pratiche di reclamo affidate al Legale del Dealer. Tutti i documenti che compongono la pratica di reclamo sono associati tra loro, e ogni attività del processo viene assegnata agli utenti coinvolti tramite appositi task.