Premessa. La problematica. La nostra proposta

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1 Value proposition

2 Premessa La gestione del patrimonio immobiliare legata agli immobili di proprietà e non di proprietà rappresenta per molte realtà un area critica. La gestione dei contratti di affitto e delle spese condominiali è di fatto molto impegnativa per quanto inerente gli aspetti legali, contabili e fiscali. La loro risoluzione è basilare, ma non definitiva, per evolvere verso una gestione e soprattutto un controllo a livello immobiliare. L immobile, contenitore primario, deve diventare l elemento di partenza di tutta la gestione affinché, in un unica area logica, più direzioni concorrono al raggiungimento degli obiettivi di gestione. Direzione legale, contabile, fiscale e anche tecnica hanno la necessità di gestire all interno di un unica piattaforma quanto inerente gli immobili per condividere informazioni e quindi cogliere i vantaggi di efficienza con notevoli benefici sulla riduzione dei costi. La problematica La gestione è tipicamente demandata alle singole direzioni che operano con strumenti inadeguati e soprattutto non integrati tra loro. La copertura inadeguata comporta una notevole gestione manuale: Per la gestione delle scadenze legate a rinnovi, disdette, recessi, adeguamenti di canone e relativi conguagli, conguagli di minimo garantito poiché non esiste una agenda che consente di presidiare la vita dei contratti di affitto. Per l emissione delle fatture clienti, gli incassi, la registrazione e il controllo delle fatture fornitori (squadrature) e i pagamenti poiché non esiste uno scadenziario economico derivato dai contratti ed integrato con la gestione della agenda che consenta di supportare i processi contabili. Le difficoltà sono evidenti ad esempio nel caso in cui i pagamenti devono essere effettuati prima della registrazione della fatture fornitori. In assenza della scadenza proiettata dalla fattura i sistemi contabili e di tesoreria inducono una gestione manuale molto complessa e priva di controllo. Per gli aspetti fiscali quali ad esempio il versamento dell imposta di registro poiché la comunicazione verso l Agenzia Delle Entrate (F24 ELIDE) è gestita manualmente. La mancanza di integrazione comporta difficoltà organizzative e scarsa efficienza evidenziate da: Un notevole scambio di supporti cartacei, ritardi nella registrazione dei movimenti contabili, difficoltà di analisi, scarsa disponibilità di informazioni di controllo e problemi per la formulazione di budget/ forecast di costi/ricavi per immobile. Tutta la documentazione legata agli immobili è gestita settorialmente e quindi non è immediatamente consultabile dalle singole direzioni. La nostra proposta Akeron, società appartenente al gruppo Tagetik, ha sviluppato, con il frame-work di Tagetik 4, un sistema dipartimentale, Akeron Re, per gestire gli immobili ed integrare tutte le attività inerenti la gestione dei contratti di affitto e delle spese condominiali. Segnaliamo alcuni caratteristiche principali di Akeron Re: Gli immobili sono codificati in Akeron Re ed in particolare sono suddivisibili in unità immobiliari (sezioni, piani, locali, ) grazie ad una struttura gerarchica multilivello. Agli immobili e alle unità immobiliari sono associabili tutte le informazioni desiderate (valori di mercato, utenze, superfici, particelle catastali, ). È possibile infatti configurare strutture dato (informazioni) definendo i campi da gestire e quindi utilizzare queste come corredo informativo degli immobili e delle unità immobiliari.

3 Immobili, unità immobiliari e informazioni ad essi associate sono integrate con la gestione della documentazione (allegati). È possibile legare e quindi visualizzare qualunque tipo di documento collegato alla struttura immobiliare. Akeron Re è il contenitore di tutte le informazioni immobiliari. I contratti di affitto e i rapporti inerenti le spese condominiali sono immessi in Akeron Re collegati agli immobili. Viene automaticamente generata la agenda e lo scadenziario economico che consentono di: Gestire rinnovi, disdette, recessi, adeguamenti di canone e relativi conguagli, conguagli su minimo con aggiornamento automatico dello scadenziario economico. Ad esempio su un contratto di affitto passivo dopo aver pagato la prima scadenza sulla base del canone non ancora adeguato, a seguito dell adeguamento Istat, viene generata una scadenza di conguaglio sul periodo di competenza della prima e modificato l imponibile di quelle successive Gestire quanto inerente a tutti i processi contabili (fatture clienti, incassi, fatture fornitori, pagamenti, ratei, chiusura ratei, ) con produzione automatica dei flussi contabili per alimentare il sistema amministrativo e dei flussi contenenti le disposizioni di incasso/pagamento per alimentare Home Banking (CBI -> SDD). Per le fatture fornitori viene supportata la gestione della squadratura tra imponibile atteso, presente sulla scadenza economica, e imponibile addebitato sul documento. Gestire il versamento dell imposta di registro con produzione automatica della scadenza economica di recupero della percentuale a carico della controparte e quindi generazione automatica del flusso verso Agenzia Delle Entrate (Contratti Locazione -> RLI) o stampa modulo F24 ELIDE Gestire budget/forecast di costi/ricavi esportabili verso l ambiente di controllo di gestione (l integrazione con Tagetik è nativa) Akeron Re è in grado di produrre tutte le lettere di comunicazione a seguito della disposizione delle attività in agenda. Le lettere sono automaticamente inviate alle controparti e sottoposte ad archiviazione documentale all interno dei contratti. Akeron Re è dotato di un potente tool di reporting dinamico facilmente utilizzabile dall utente che consente di costruire analisi su tutte dimensioni (immobile, contratto, cliente/fornitore, conto, centro di costo, ), utilizzare tutti i fattori costo/ricavo (canone, sconti canone, spesa condominiale, ) e utilizzare tutte le informazioni gestite a livello di immobile/unità immobiliare. I report possono essere memorizzati (bookmark) come struttura e richiamati, se pubblici, dagli utenti abilitati limitatamente alle informazioni ad essi riservate. Benefici della soluzione I benefici legati all utilizzo di Akeron Re sono riepilogabili sotto la voce efficienza e risparmio costi di gestione. Segnaliamo in particolare: Organizzazione di tutte le informazioni inerenti il patrimonio immobiliare Supporto completo nelle gestione dei contratti di affitto e delle spese condominali Copertura dei processi contabili e delle esigenze fiscali Verifica immediata della situazione per cliente/fornitore Collegamento automatico verso il sistema ERP dei flussi contabili Interfacce verso Home Banking e Agenzia Delle Entrate Miglioramento della comunicazione verso clienti/fornitori Supporto documentale di tutto il database immobiliare Riduzione dello scambio di supporti cartacei Integrazione dei processi di competenza di direzioni diverse

4 Formulazione di budget/forecast Predisposizione dati di flusso finanziario (previsioni incasso/pagamento) Analisi immediata di tutte le informazioni gestite Ulteriori benefici di prodotto: Akeron Re è un sistema dipartimentale pertanto è indipendente dall ERP, non è invasivo perché non influenza i processi aziendali già in essere ed è facilmente collegabile ai sistemi esterni (import/ export). L impostazione organizzativo/informatica di Akeron Re è consolidata e si traduce in tempi rapidi di attivazione e un immediato ritorno dell investimento. Akeron, in qualità di unico interlocutore per software/consulenza, fornisce garanzie assolute su tempi/costi di attivazione e un supporto logico/funzionale post go-live di estrema competenza ed efficacia. La crescita funzionale/tecnologica di Akeron è garantita da un piano di intervento in cui sono incluse, se valutate di pacchetto, anche le richieste dei clienti. In particolare per queste ultime le attività di sviluppo del prodotto non sono realizzate con la logica del custom o della personalizzazione, ma con la chiara determinazione di introdurre nel pacchetto standard i miglioramenti culturali e funzionali che il mercato ci indica. Quindi entrare in una community di utenti, tra cui alcuni gruppi importanti che utilizzano Akeron a livello internazionale, consente di usufruire di miglioramenti funzionali continui all interno dei periodici rilasci.

5 Akeron S.r.l Via Farnesi 14, Lucca t f