La vita interna ed esterna degli archivi: conservare, consultare e prevenire

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1 La vita interna ed esterna degli archivi: conservare, consultare e prevenire CRISTINA CENEDELLA Uno dei compiti essenziali degli archivi è quello di rendere accessibile e di comunicare i documenti che custodiscono, perché tale patrimonio resti vivo e possa rivestire l interesse e l utilità stessi per i quali è stato originariamente costituito. Compito altrettanto importante è quello di conservare i documenti perché tale patrimonio possa essere trasmesso intatto alle generazioni future, dal momento che l avvenire di una nazione, di un popolo o di una comunità non sarebbe completo senza la conoscenza del suo passato. Questi due compiti sembrano a prima vista opposti: come consultare senza produrre un certo degrado dei documenti o come poter conservare pur permettendo la consultazione? Per conciliare le due esigenze è necessario elaborare una politica di preservazione a lungo termine, il cui obiettivo è quello di prevenire, arrestare o ritardare il deterioramento dei documenti e, laddove necessario, di migliorare le condizioni di conservazione. I documenti, infatti, subiscono il deterioramento per diversi fattori: utilizzo, negligenza, manipolazione inadeguata, condizioni ambientali inappropriate e non controllate. Vi si aggiunga la minor durata dei materiali moderni, a partire dalla carta prodotta dal 0: fotografie, pellicole cinematografiche, documenti sonori e audiovisivi. Se, infatti, dal III millennio a.c., epoca alla quale risalgono i primi archivi ritrovati, il supporto scrittorio è variato lentamente, i due ultimi secoli sono stati segnati dall arrivo di vere e proprie rivoluzioni, dal dagherrotipo al disco ottico. Perciò una buona politica di conservazione deve garantire l accesso all informazione e minimizzare i fattori di degrado dei documenti e ciò costituisce senz altro la responsabilità di base di tutti gli archivisti e i bibliotecari. Per molto tempo la preservazione è stata limitata al restauro dei documenti antichi, rari o preziosi, che erano oggetto di particolari attenzioni da parte del bibliotecario o dell archivista. Oggi il concetto è semplicemente globale: occorre arrivare prima del ricorso al restauro, agendo in modo generale e non sul singolo oggetto. A tal proposito, dagli anni 70 si sono studiati dapprima i fattori di degrado e quindi i programmi di prevenzione vera e propria. Sono state effettuate indagini per quantificare il numero dei documenti in pericolo e i risultati di queste inchieste sono allarmanti: decine di milioni di documenti d archivio sono in pericolo nel corto o medio termine, soprattutto per quanto riguarda i nuovi supporti. La coscienza dell estendersi dei pericoli, fortunatamente, va di pari passo con lo sviluppo dei metodi di trattamento dei documenti e i programmi di cooperazione internazionali. Il programma PAC (Preservation and Access) è stato creato dall IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions) nel Tutte le associazioni internazionali degli archivi televisivi, degli archivi sonori, e di quelli audiovisivi, hanno effettuato inchieste e ricerche. L Unesco ha creato il programma mémoire du monde nel 1993 per preservare e rendere fruibile il patrimonio documentario mondiale. Oggi la prevenzione, o conservazione preventiva, gioca un ruolo fondamentale negli archivi e nelle biblioteche. Tutte le raccolte hanno bisogno di un programma di prevenzione, che nei paesi più sensibilizzati al problema sta ricoprendo una fetta percentuale sempre più grande del budget disponibile. Il concetto di conservazione preventiva, inoltre, deve essere esteso a tutte le tappe della vita del documento: dalla acquisizione e dal trattamento iniziale, alle fasi di riproduzione, di condizionamento, di stoccaggio e di consultazione. Il tutto, naturalmente, secondo gli obiettivi, le priorità e il budget dell istituto di conservazione, per permet- 8

2 tere azioni coerenti. A volte è necessario compiere delle scelte, sovente difficili, in relazione all importanza qualitativa e quantitativa dei fondi. Diventa fondamentale classificare i rischi e fissare delle priorità, in base ad una sorta di inventario generale dei rischi, degli effettivi problemi e delle misure di intervento. La carta dei rischi e della prevenzione dai danni deve essere adattata ai mezzi finanziari e al personale a disposizione. Oltre alla carta dei rischi, però, vi sono delle semplici raccomandazioni generali per la corretta conservazione dei fondi, indicazioni che rivestono sicuramente interesse anche per le nostre collezioni private. Le condizioni ambientali hanno una grande influenza sulla conservazione dei documenti e dei libri. Il controllo di questo fattore costituisce la prima misura preventiva. Un archivio si trova in una regione geografica con particolarità climatiche generali e particolarità microclimatiche. L immobile adibito a deposito, inoltre, può favorire diversi fattori di degrado, secondo che sia nuovo o antico. Le particolarità climatiche del luogo e dello stabile di conservazione devono essere studiate in rapporto a due fattori: la temperatura e l umidità relativa. Temperatura e umidità relativa sono, infatti, due parametri strettamente interconnessi. L umidità relativa è definita come la quantità di vapore acqueo contenuto in un dato volume a una data temperatura e la quantità massima di vapore acqueo che questo volume può contenere alla stessa temperatura. Questa relazione è notoriamente espressa in percentuale. A motivo di questa interdipendenza tra umidità e temperatura, è obbligatorio il controllo dei due parametri simultaneamente. La relazione stabilita significa anche che più la temperatura è elevata, più umidità può essere contenuta nell ambiente. Ciò significa anche che il riscaldamento dell aria provoca un abbassamento dell umidità relativa e, inversamente, il raffreddamento dello stesso volume d aria provoca l aumento dell umidità relativa. La diversa igroscopia dei materiali è uno dei parametri da tenere in considerazione nei depositi d archivio: un locale mal ventilato non potrà eliminare in tempi rapidi l eccesso di vapore acqueo, il quale verrà assorbito lentamente dai documenti stessi. Questo meccanismo favorisce lo sviluppo di microrganismi. Per semplificare il concetto e, volendo, per applicarlo alle collezioni domestiche librarie, si possono prendere in esame le seguenti soluzioni: a. per aumentare l umidità relativa, mantenendo l umidità assoluta costante, occorre abbassare la temperatura; b. per diminuire l umidità relativa, mantenendo l umidità assoluta costante, occorre aumentare la temperatura; c. per diminuire l umidità relativa, mantenendo la temperatura costante, occorre diminuire l umidità assoluta; d. per aumentare l umidità relativa, mantenendo la temperatura costante, occorre aumentare l umidità assoluta; e. per mantenere l'umidità relativa stabile se la temperatura si abbassa, occorre diminuire l'umidità assoluta (deumidificazione dell aria), f. per mantenere l'umidità relativa stabile se la temperatura aumenta, occorre aumentare l'umidità assoluta (umidificazione dell aria). Prendendo in esame i materiali organici, che costituiscono la maggioranza assoluta dei documenti di biblioteche e archivi e delle nostre raccolte domestiche, si scopre che le fluttuazioni dell umidità relativa hanno molta più incidenza sulla conservazione che non la fluttuazione della temperatura (la proporzione di influenza è del 9% contro il %). Quali sono, dunque, i livelli e le variazioni accettabili dell umidità relativa e della temperatura? La maggior parte dei paesi europei ha adottato come livello massimo per il primo fattore la soglia del 0-60% di umidità relativa, con una tolleranza del %, mentre la temperatura ottimale per la conservazione dei materiali di origine organica oscilla tra i 16 e i 1 gradi. L'umidità eccessiva (superiore al 6%) provoca una proliferazione di muffe e la corrosione rapida dei metalli. Il rischio cresce rapidamente con il crescere della soglia: a temperatura ambiente il tempo di sviluppo delle muffe è di qualche settimana al 7% di umidità relativa, ma è di solo qualche giorno al 9

3 90% di umidità relativa. La muffa è un agente di degrado biologico, come gli insetti e i roditori, ed è il fattore più spesso chiamato in causa nel degrado delle collezioni. Tutti gli agenti biologici si nutrono dei sostrati organici dei quali si compongono i documenti tradizionali: l assenza di aerazione, l oscurità e livelli di temperatura e di umidità relativa elevati, favoriscono il loro sviluppo. I danni causati dagli agenti biologici sono irreversibili (distruzione dei supporti scrittori, delle rilegature etc.). Qualche piccola precauzione ulteriore aiuterà a prevenire il formarsi di questi agenti biologici: evitare di portare materiali organici nei depositi o nei luoghi di lettura (alimenti, cartoni di imballaggio non autorizzati etc.); disinfettare i documenti ricevuti in dono; spolverare abitualmente le scaffalature e procedere a regolare disinfestazione. L'umidità gioca un ruolo importante nel processo di alterazioni chimiche dei materiali: un umidità relativa troppo bassa provoca la disidratazione e la fragilizzazione dei materiali organici; può favorire inoltre l apparizione di fenomeni di elettricità statica, con il conseguente degrado soprattutto dei documenti sonori e audiovisivi. Infine, le continue fluttuazioni dei valori di umidità relativa sono particolarmente controindicati nella maggioranza dei documenti (di origine organica o meno), perché inducono delle contrazioni meccaniche più o meno accentuate (dilatazioni o restringimenti). Una sola variazione brutale dell umidità relativa può tradursi in visibili fissurazioni in alcuni materiali organici delicati (l avorio, ad esempio), mentre gli oggetti che hanno subito restauri recenti risultano inevitabilmente più sensibili alle variazioni dell umidità relativa. Qualche tabella riassuntiva può essere forse utile anche per le nostre raccolte domestiche. 60

4 SUPPORTI ALTERAZIONI DOVUTE AI DIFFERENTI FATTORI AMBIENTALI Temperatura Umidità relativa Elevata Fluttuante Bassa Elevata Fluttuante Accelerazione delle reazioni chimiche Disidratazione Muffe Lacerazioni Pergamena Deformazione Lacerazioni DOCUMENTI FOTOGRAFICI in b/n a colori Accelerazione delle reazioni chimiche Disidratazione Muffe Nastri magnetici e cassette video Degrado incisione Termo-ossidazione della vernice e scollamento vernici Elettricità statica e fragilizzazione Muffe e degrado chimico Deformazione SUPPORTI ALTERAZIONI DOVUTE AI DIFFERENTI FATTORI AMBIENTALI Illuminazione non controllata Polvere Smog Agenti chimici o biologici Pergamena Ingiallimento, decolorazioni, reazioni fotochimiche Sporco Idrolisi e ossidazione Idrolisi e ossidazione DOCUMENTI FOTOGRAFICI in b/n a colori Decolorazione e reazioni fotochimiche Nastri magnetici e cassette video Striature Ossidazione Deterioramento dei colori 61

5 SUPPORTI Pergamena e cuoio DOCUMENTI FOTOGRAFICI E FILM b/n <1 a colori < <1 Nastri magnetici e video cassette 0 CONDIZIONI AMBIENTALI Temperatura Umidità relativa Illuminazione Livello Fluttuazione Livello Fluttuazione Intensità C C % % / 4h lux* ** 0 ** 0-00 ** 0 ** 0 ** 0 ** molto sensibili * poiché l effetto della luce è cumulativo, occorre moltiplicare il numero di lux per il numero di ore di esposizione. Si raccomanda di non oltrepassare le 70 h/anno (8h/die per tre mesi). ** l'intensità di illuminazione deve essere comunque in funzione della fragilità dei supporti stessi. Il discorso, è ovvio, non intende in alcun modo essere esaustivo, ma fornire poche e semplici indicazioni. Altro discorso, forse solo un po più complesso, è quello relativo ai fattori di degrado interni ai documenti stessi, dovuti soprattutto alla cattiva qualità dei supporti o alla loro fabbricazione non adeguata, ma verrà affrontato in altra occasione. 6