WEB Conference, mini howto

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1 Prerequisiti: WEB Conference, mini howto Per potersi collegare o creare una web conference è necessario: 1) Avere un pc con sistema operativo Windows XP o vista (windows 7 non e' ancora certificato ma sembra funzionare) 2) Avere un browser Internet Explorer 7 o 8 3) E' possibile collegarsi anche con un client Apple dotato di browser Safari 4) Avere i privilegi di amministratori del pc, alla prima connessione viene infatti chiesto di installare un activex sul proprio computer 5) Se si vuole partecipare attivamente alla conference e' necessario avere installata una webcam ed una entrata microfono 6) E' necessario che il pc possa navigare dalla rete interna verso internet, sia in http (porta 80) sia in https (porta 443) Come collegarsi: Per collegarsi e' sufficiente lanciare il browser explorer e digitare l'indirizzo: Installazione del software: Una volta collegatisi al sito comparirà la seguente schermata: Lepida SpA Autore: Andrea Fiocchi Versione 2.0 1

2 Cliccare su fare click qui per installare questi aggiornamenti e seguire le istruzioni a video. N.B. Con IE8 sarà necessario abilitare più volte l'installazione dell'activex dalla barra sotto i menu' (comparirà l'errore sottoriportato, cliccare ok e abilitare l'esecuzione dell'activex) Lepida SpA Autore: Andrea Fiocchi Versione 2.0 2

3 N.B. Una volta finita l'installazione vi verra' indicato che c'e' la possibilita' di installare componenti aggiuntive: si tratta di un plugin per Microsoft outlook. Tale opzione NON e' utilizzata dal centro servizi Lepida. Sconsigliamo pertanto la sua installazione Lepida SpA Autore: Andrea Fiocchi Versione 2.0 3

4 Come partecipare ad una web conference (precedentemente creata dal centro servizi o da un qualsiasi attore): Nel campo Nome inserire il nome che sara' quello che potra' essere visto dai partecipanti alla videoconferenza Nel campo ID riunione inserire l'identificativo della stanza a cui si vuole partecipare e che deve essere stato precedentemente comunicato dal centro servizi o dall'attore che ha creato una stanza virtuale. Cliccare quindi sul pulsante Partecipa ora, attendere che lo schermo, (inizialmente nero) ottimizzi il flusso audio-video. Questa ultima fase può durare anche un minuto su pc non particolarmente potenti. Come creare una web conference: Una volta raggiunta la pagina iniziale si inserisce il nome utente, nel campo ID riunione e' necessario inserire un numero che identificherà la stanza virtuale che si va a creare. In particolare è necessario che il numero inizi con le cifre 75. E' buona norma inserire almeno altre 5 cifre anche per ridurre la possibilità di entrare in stanze già create da altri utenti. Un esempio: ID riunione Attendere che il pc ottimizzi il flusso audio/video (anche un minuto su pc non particolarmente potenti). Ricordo che ad una singola riunione possono partecipare da 2 a 23 utenti contemporaneamente. Lepida SpA Autore: Andrea Fiocchi Versione 2.0 4

5 Come effettuare una presentazione: Per effettuare una presentazione basta cliccare sul pulsante presenta come da immagine sottostante. La prima volta che si esegue questa operazione verrà chiesto di installare un componente aggiuntivo, acconsentire, attendere qualche secondo (lo schermo può diventare nero per qualche secondo). Selezionare quindi presenta applicazione specifica e di conseguenza l'applicativo che si desidera presentare. Per poter presentare un contenuto tipo word, excel, ppt o qualsiasi altro tipo di file sono necessarie solo le seguenti due accortezze: a) Deve essere aperto solo UN documento della tipologia scelta per la presentazione (ad ex. UN SOLO.doc o.xls). Avere aperti più documenti dello stesso tipo di quello che si vuole presentare porta a malfunzionamenti del software. b) Il documento DEVE essere in primo piano sullo schermo (non iconizzato nella barra) Per terminare la presentazione è sufficiente cliccare su termina presentazione Lepida SpA Autore: Andrea Fiocchi Versione 2.0 5

6 Altre opzioni: guarda webcast e guarda registrazione Atraverso la piattaforma software di videoconferenza e' possibile accedere ad altre due sezioni: 1) Guarda webcast Dal client web, dal menu' amministrazione e' possibile attivare lo streaming (webcast) di una videoconferenza. E' possibile cioe' mandare in streaming una videoconferenza, streaming al quale chiunque puo' collegarsi per fruire dei contenuti audio/video. Trattandosi di uno streaming questa partecipazione e' passiva ossia si vede e si ascolta cio' che avviene nella stanza virtuale ma senza possibilita' di intervenire ne' in audio ne' in video. Alcuni esempi di utilizzo possone essere un messaggio di auguri o presentazione da parte di un dirigente o una lezione di training dove non si voglia dare la possibilita' di interagire ai partecipanti 2) Guarda Registrazione Altra opportnita' offerta dal client web e' la possibilita' di registrare una videoconferenza. Tale registrazione viene salvata su un server di Lepida spa. Tale registrazione puo' essere fruita seguendo il tab guarda registrazione sempre dal client software in qualsiasi momento. La registrazione puo' essere protetta da un pin code di accesso se si desidera che il contenuto non sia accedibile da tutti. Lepida SpA Autore: Andrea Fiocchi Versione 2.0 6

7 Troubleshooting: Sono segnalati alcuni bug in caso di particolari versioni di java / explorer. In generale basta uscire e rientrare per poter accedere nuovamente in web conference. I problemi più comuni derivano però in genere da una non corretta configurazione della webcam e del microfono. Il client di web conference e' dotato di un menu' di configurazione da cui si può effettuare i giusti settaggi, di seguito una rapida guida sui settings modificabili. Una volta installato l'activex comparirà una icona in basso a destra sulla barra di xp come da figura sottostante: Cliccandoci con il tasto destro del mouse si apre un menu' a tendina da cui e' possibile effettuare alcuni settaggi. In particolare selezionando impostazioni... si accede alla seguente schermata: Lepida SpA Autore: Andrea Fiocchi Versione 2.0 7

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9 Selezionare il tab Audio per selezionare il microfono corretto e la giusta scheda audio. E' possibile eseguire dei test per verificare la corretta funzionalità del microfono e del sonoro, come, cliccando sul tab video, aggiustare i settings della telecamera o selezionarla nel caso nel sistema ce ne fossero installate piu' di una. Per qualsiasi anomalia o malfunzionamento e' possibile fare riferimento alla casella di posta [email protected] Lepida SpA Autore: Andrea Fiocchi Versione 2.0 9