Università degli Studi di Milano Bicocca

Transcript

1 Università degli Studi di Milano Bicocca

2 Gara telematica per il Servizio di biglietteria aerea e servizi connessi Politecnico di Milano Università degli Studi di Milano Università degli Studi di Milano Bicocca Accordo del 2 gennaio 2006 per la gestione associata della procedura

3 Il progetto Politiche di viaggio Dati reali sui viaggi e sui voli Evoluzione verso l ufficio viaggi A cura dei Settori Gare e Contratti

4 La gara Gara pubblica col sistema elettronico di aggiudicazione Tavolo di lavoro coi 3 atenei + Consip I criteri di aggiudicazione A cura dei Settori Gare e Contratti

5 Le aziende abilitate Cisalpina Regent Visetur Clup Viaggi Seneca Uvet Frigerio Ventura A cura dei Settori Gare e Contratti

6 Le aziende che hanno presentato un offerta Cisalpina Regent Visetur Clup Viaggi Seneca Ventura

7 L aggiudicatario Il Gruppo CISALPINA TOURS nasce nel 1970 come singola agenzia viaggi. Nel corso degli anni 70 CISALPINA TOURS inizia la fase di apertura di nuove agenzie viaggio in tutta Italia Nel corso degli anni 90 il un numero di Agenzie supera le 40 unità. A cura dei Settori Gare e Contratti

8 I numeri di Cisalpina Anno Fatturato (mln di ) Business Travel (in % sul fatturato) Anno Dipendenti

9 Condizioni del servizio Servizi base Tipo transazione Biglietto aereo Nazionale Biglietto Internaz./Intercont. Biglietto aereo Low Cost Transaction Fee 2,00 2,00 0,00 Servizi aggiuntivi a pagamento Tipo transazione Consegne urgenti Cancellazioni/Rimborsi Prepagati Transaction Fee 0,00 0,00 0,00 A cura dei Settori Gare e Contratti

10 I vantaggi Economie di scala; Tariffa più conveniente presente sul mercato; Report statistici sui voli effettuati dall Ateneo; Non si anticipa contante; Non occorre più fare il rimborso spese; A cura dei Settori Gare e Contratti

11 Gestione del servizio Servizio obbligatorio; Destinatari del servizio: personale tecnico/amministrativo (autorizzato all uso dell aereo), docenti, ricercatori e revisori; Modalità di comunicazione con Cisalpina: mediante mail; A cura dei Settori Gare e Contratti

12 Definizione dei biglietti richiedibili Biglietto aereo internazionale o intercontinentale; Biglietto aereo nazionale; Biglietto aereo low cost; I biglietti sono emessi in formato elettronico (nel caso di emissione di biglietto cartaceo è previsto un sovrapprezzo) e hanno le seguenti caratteristiche: - Classe economy - Volo chiuso - Classe business solo per voli intercontinentali sopra le 5 ore E possibile richiedere il biglietto open nel caso di comprovata necessità;

13 Come funziona in Bicocca Come si richiede e si acquista un biglietto Personale tecnico/amministrativo compila il modulo missioni e la richiesta di autorizzazione all uso dell aereo firmato dal proprio responsabile e lo consegna all ufficio missioni o ai singoli referenti di struttura; richiede a Cisalpina tre soluzioni di viaggio tramite all indirizzo: rubino.assago@cisalpinatours.it; riceve da Cisalpina le soluzioni, sceglie quella che gli interessa e comunica la scelta effettuata all Ufficio missioni (entro le 14.30) o alle segreterie di dipartimento o di presidenza che a loro volta confermano tramite la scelta a Cisalpina; consegna al rientro dal viaggio la carta d imbarco. A cura dei Settori Gare e Contratti

14 Come funziona in Bicocca Come si richiede e si acquista un biglietto Personale docente compila il modulo missioni e lo consegna all ufficio competente a seconda dei fondi sui quali grava la trasferta; richiede a Cisalpina tre soluzioni di viaggio tramite all indirizzo: rubino.assago@cisalpinatours.it; riceve da Cisalpina le soluzioni, sceglie quella che gli interessa e comunica la scelta effettuata all ufficio missioni (entro le 14.30) o alle segreterie di dipartimento o di presidenza che a loro volta confermano tramite la scelta a Cisalpina; consegna al rientro dal viaggio la carta d imbarco. A cura dei Settori Gare e Contratti

15 Modulo da allegare alla mail di richiesta (sezione A) I dati contenuti nel modulo che il viaggiatore deve inviare a Cisalpina sono: - Nome e Cognome e n. di telefono del richiedente (nel caso in cui la prenotazione venga effettuata per conto di altro soggetto inserire anche il nome e cognome del titolare del viaggio); - Indirizzo a cui inviare il biglietto elettronico; - Centro di costo; - Luogo di partenza e destinazione; - Date e orari di partenza e rientro (specificare se solo andata o andata e ritorno); - Specificare se una delle soluzioni di viaggio deve essere un volo low cost, open, ecc.; - Eventuali altre particolarità devono essere inserite nelle note;

16 Modulo di richiesta - risposta di Cisalpina (sezione B) Codice di riferimento pratica; Tre proposte di viaggio con le seguenti informazioni: - vettore - date e orari di partenza e rientro - tariffa standard e tariffa migliorativa - tempo di validità dell offerta - informazioni aggiuntive sul viaggio

17 Modulo di richiesta - risposta del viaggiatore (Sezione C) Il richiedente dovrà inviare il modulo solo all ufficio missioni (all indirizzo: servizio.biglietteria@unimib.it) o al referente di struttura indicando la soluzione di viaggio scelta (ed eventuale alternativa nel caso in cui la prima soluzione di viaggio non sia più praticabile per tempo di validità o per impossibilità del referente di confermare entro i tempi previsti)

18 Modulo di richiesta - autorizzazione all acquisto del biglietto (Sezione D) L ufficio missioni o i referenti di struttura autorizzano inviando il modulo completo all indirizzo rubino.assago@cisalpinatours.it completando la sezione D con i seguenti dati: - Intestazione della fattura e indirizzo di fatturazione; - codice capitolo di spesa e centro di costo e fondo da indicare in fattura;

19 La fatturazione Cisalpina emetterà una fattura mensile riepilogativa e suddivisa per capitolo di spesa centro di costo e fondo relativa alle transaction fee e un report relativo ai biglietti emessi suddivisi con le stesse modalità.

20 Come funziona in Bicocca Casi particolari Mancato utilizzo Se il biglietto non viene annullato nei tempi indicati per mancato utilizzo, indipendentemente dal motivo, il costo sarà trattenuto in busta paga. I Dipartimenti comunicano al Settore trattamenti economici il mancato utilizzo e i dati anagrafici del richiedente Cancellazione / errori Le cancellazioni vanno comunicate, a seconda della competenza, all Ufficio missioni o al Segretario di Dipartimento Eventuali errori da parte di Cisalpina vanno comunicati al Settore gare e contratti Biglietti prepagati si intende un biglietto aereo che viene prenotato e pagato in anticipo direttamente da Cisalpina e che comprende la produzione e consegna all intestatario direttamente presso la biglietteria dell aeroporto di partenza. A cura dei Settori Gare e Contratti