Un esempio di manuale operativo: la gestione della norma ISO nel settore delle tipografie

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1 2 Un esempio di manuale operativo: la gestione della norma ISO nel settore delle tipografie L esempio di manuale operativo che qui si propone analizza il caso dell azienda tipografica (attività di stampa e rilegatura libri, riviste, calendari ecc.) e contiene le istruzioni e le registrazioni necessarie all applicazione della norma ISO Il caso riportato è quello di un azienda che decide di far verificare l idoneità dell applicazione della norma ISO ad un organismo di certificazione accreditato dal SINCERT per il settore di riferimento (in questo caso è il codice EA 09, il settore della stampa) e si avvarrà dell aiuto di consulenze esterne. La norma ISO del 2004 fornisce una linea guida per l applicazione di un sistema di gestione per la tutela ambientale definito, dalla norma stessa, Sistema di Gestione Ambientale (SGA). L applicazione di questa norma è volontaria e può costituire un utile guida per l attuazione degli adempimenti legislativi obbligatori in materia ambientale. Il manuale presentato analizza un caso reale, al fine di dare una descrizione delle attività da svolgere. Nel caso, poi, di altre tipologie aziendali, fatte salve le dovute differenze, il percorso da seguire sarà analogo. Il testo commenta i vari requisiti richiesti dalla norma ISO proponendo, al termine dei paragrafi, alcune esemplificazioni di documenti e registrazioni. L esempio proposto non ha la pretesa di essere esaustivo, ma ha lo scopo di fornire una guida pratica per l orientamento, e un punto di partenza per ulteriori approfondimenti. Allo stesso tempo, molti documenti cui si fa riferimento potrebbero sembrare troppo analitici e di difficile applicazione quotidiana in azienda. In alcuni casi si è abbondato nella programmazione di documenti, al fine di fornire una più ampia e più chiara visione della norma ISO e della sua applicazione. Per realizzare una efficace attività di progettazione ed applicazione della norma ISO è determinante conoscere la normativa cogente in campo ambientale. E 1 Alcune norme della serie ISO 14001, sono elencate di seguito: UNI EN ISO 14001: Sistemi di gestione ambientale, requisiti e guida per l uso. UNI EN ISO 14004: Sistemi di gestione ambientale, linee guida generali su principi, sistemi e tecniche di supporto. UNI ISO 14050: Gestione ambientale, vocabolario. UNI EN ISO 19011: Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale. UNI EN ISO 14031: Gestione ambientale, valutazione della prestazione ambientale, linee guida. ISO 14015: Gestione ambientale, valutazione ambientale di siti ed organizzazioni. UNI EN ISO 14020: Etichette e dichiarazioni ambientali, principi generali. UNI EN ISO 14021: Etichette e dichiarazioni ambientali, asserzioni ambientali auto-dichiarate. UNI EN ISO 14024: Etichette e dichiarazioni ambientali. Etichettature ambientali di tipo I - Principi e procedure. UNI EN ISO 14040, UNI EN ISO 14041, UNI EN ISO 14042, UNI EN ISO 14043: Gestione ambientale, valutazione del ciclo di vita. 2 Si veda l Allegato I al Regolamento (CE) N. 761/2001 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 19 marzo 2001, sull adesione volontaria delle organizzazioni a un sistema comunitario di ecogestione e audit (EMAS), sulla GU L 114 del , che riporta il testo della norma ISO del 2004 (il testo è scaricabile gratuitamente dal sito http: //eurlex.europa.eu/rech_menu.do?). 25

2 Tutela ambientale: adempimenti obbligatori e strategie volontarie 26 infatti, proprio la competenza sugli adempimenti obbligatori in materia ambientale relativa, per esempio, alla gestione dei rifiuti, alla gestione delle emissioni gassose o della prevenzione incendi, ne costituisce il fattore più importante. L insieme delle informazioni che dovranno essere esplicitate in documenti cartacei è denominato manuale. Nel gergo tecnico comunemente si usa l espressione manuale per il Sistema di Gestione Ambientale spesso abbreviato in manuale SGA. In apertura, il manuale deve presentare con chiarezza i dati informativi fondamentali: gli estremi identificativi dell azienda; i nomi dei responsabili; la data di revisione o di prima emissione del documento. Esempio di prima pagina: AZIENDA X Comune e indirizzo TIPOLOGIA ATTIVITÀ: legatoria, rilegatura libri e riviste (settore di accreditamento EA n. 09). MANUALE PER IL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE CONFORME ALLA NORMA ISO DEL 2004 Campo applicativo: rilegatura libri e riviste Ente di certificazione: XX Copia n. 1 di 3 copie Destinatario: Dott... (referente metodologico SGA) Pagine inclusa la presente: Aggiornamento del: Approvato dalla Direzione (data) Responsabile interno del Sistema di Gestione Ambientale: Referente metodologico: (consulente esterno o addetto aziendale) Firme Si evidenzia che la prima valutazione che svolgerà l ente di certificazione consisterà nell esame dei documenti prodotti per la gestione della tutela ambientale conformemente alla norma ISO È opportuno compilare almeno tre copie del manuale per

3 il Sistema di Gestione Ambientale: una per il consulente, una verrà utilizzata dall organismo di certificazione ed una dalla direzione aziendale. La copia destinata all organismo di certificazione può limitarsi a contenere solo le parti utili a dimostrare l applicazione corretta degli adempimenti previsti. Possono, quindi, essere escluse le registrazioni, i documenti e le informazioni scambiate con clienti e fornitori, o altre informazioni riservate, o non necessarie all obiettivo della certificazione. Sarà conveniente effettuare la prima valutazione da parte dell organismo di certificazione, cioè quella documentale preliminare, presso la sede aziendale. I vantaggi sono: migliore interazione costruttiva con gli addetti dell organismo di certificazione; i documenti non vengono portati all esterno. L effettuare la prima valutazione da parte dell organismo di certificazione presso la sede aziendale potrebbe presentare dei costi aggiuntivi, quelli correlati all ulteriore visita dei valutatori. Tale spesa, però, è giustificata dai vantaggi che ne conseguono. In alcuni casi, la prima visita da parte dell Organismo di Certificazione viene effettuata da due professionisti: un esperto di applicazione del sistema ISO nel settore specifico (es. ingegnere) ed un esperto di legislazione ambientale (es. avvocato). 2.1 L indice I primi documenti che vengono valutati durante l analisi documentale preliminare effettuata dai valutatori dell organismo di certificazione sono l indice e la tabella di correlazione tra i documenti ed i requisiti della norma volontaria. I dati contenuti nell indice e nella tabella di correlazione evidenziano la completezza del lavoro svolto. L indice può contenere le date di revisione dei diversi documenti e lo stato di aggiornamento. Esempio di indice: INDICE MANUALE Frontespizio Indice Tabella di correlazione DATI IDENTIFICATIVI STRUTTURA E RESPONSABILITÀ Organigramma Responsabilità SGA PROCEDURA 01: definizione ed assegnazione incarichi PROCEDURA 02: analisi e descrizione del processo Diagramma di flusso Descrizione del processo Elenco macchine, attrezzature e rifiuti prodotti PROCEDURA 03: comunicazione e gestione manutentori PROCEDURA 04: gestione delle strategie di tutela ambientale La politica ambientale Documento: n. 01 Revisione del: Pagina 27

4 Tutela ambientale: adempimenti obbligatori e strategie volontarie 28 Obiettivi e risorse Traguardi ottenuti Traguardi programmati e relativi indicatori Comunicazioni esterne ed interne PROCEDURA 05: analisi degli aspetti ambientali Valutazione degli aspetti ambientali Registro delle azioni svolte PROCEDURA 06: analisi della normativa di riferimento Registro verifica normativa Elenco riferimenti normativi PROCEDURA 07: informazione, formazione e preparazione alle emergenze Obiettivi raggiunti e traguardi futuri PROCEDURA 08: gestione dei rischi incendio e fuoriuscite accidentali Misure preventive Azioni correttive Addetti di riferimento e comportamenti Registro esercitazione antincendio REGISTRO ATTIVITÀ FORMATIVA SVOLTA Allegati: dispense PROCEDURA 09: responsabilizzazione fornitori Modello richiesta Registro responsabilizzazioni PROCEDURA 10: gestione acque ed impianto antincendio PROCEDURA 11: operazioni di pulizia Scheda registrazioni operazioni di pulizia PROCEDURA 12: gestione dei rifiuti PROCEDURA 13: verifica dell impatto ambientale acustico e delle emissioni Registro valutazione rumore ambientale e delle emissioni PROCEDURA 14: valutazione risorse per il SGA PROCEDURA 15: gestione delle comunicazioni Registro comunicazioni inviate e ricevute PROCEDURA 16: gestione delle non conformità Registro non conformità Revisione stato non conformità PROCEDURA 17: verifica stato Sistema di Gestione Ambientale Registro riesami PROCEDURA 18: i rapporti di audit di seconda parte RAPPORTI DI AUDIT DELL ORGANISMO DI CERTIFICAZIONE REGISTRO RIESAMI DELLA DIREZIONE Verbale riunione interna del Riesame della direzione del. SCADENZARIO del Riepilogo attività da svolgere REGISTRO RIUNIONI 2.2 La tabella di correlazione A ciascuna prescrizione della norma ISO si può far corrispondere un documento, compilato in azienda, che la tabella di correlazione mette in evidenza. Quindi, la tabella di

5 correlazione è lo strumento che collega i diversi titoli della norma ISO ai rispettivi capitoli del manuale di gestione o ai documenti correlati. Pertanto, la sua compilazione da una parte costituisce per l azienda un utile mezzo di verifica finale del lavoro svolto, dall altra, offre all operatore dell organismo di certificazione una guida per la verifica della completezza documentale. La puntuale compilazione di questa tabella, infatti, agevolerà il lavoro del valutatore esterno che non conosce la realtà aziendale. Si evidenzia che alcuni documenti presentati non sono richiesti esplicitamente dalla norma ISO 14001, ma costituiscono un valido strumento di gestione degli adempimenti previsti. Esempio di tabella di correlazione: ESEMPIO DI TABELLA DI CORRELAZIONE TRA LA NORMA ISO ED I DOCUMENTI DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE AZIENDALE REQUISITI DELLA NORMA ISO Requisiti generali 02 Politica ambientale 03 Aspetti ambientali 04 Adempimenti legislativi obbligatori ed altri adempimenti 05 Obiettivi, traguardi e programmi 06 Risorse, ruoli, responsabilità e autorità 07 Competenza, formazione e consapevolezza 08 Comunicazione 09 Documentazione 10 Gestione dei documenti 11 Gestione operativa 12 Preparazione e risposta alle emergenze 13 Sorveglianza e misurazioni DOCUMENTI PER IL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE AZIENDALI CORRE- LATI Documento del SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE CONFORME ALLA NOR- MA ISO 14001, aggiornamento del.. PROCEDURA: gestione delle strategie di tutela ambientale PROCEDURA: analisi degli aspetti ambientali PROCEDURA: analisi della normativa di riferimento PROCEDURA: valutazione risorse per il SGA PROCEDURA: definizione ed assegnazione incarichi REGISTRO ATTIVITÀ FORMATIVA PROCEDURA: comunicazioni Il documento SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE CONFORME ALLA NORMA ISO versione del.. REGISTRO valutazioni interne e riesami della direzione RAPPORTI DI AUDIT 1 DI TERZA PARTE RAPPORTI DI AUDIT DI SECONDA PARTE PROCEDURA: gestione macchine ed attrezzature PROCEDURA: gestione acque ed impianto antincendio PROCEDURA: gestione dei rifiuti PROCEDURA: la gestione dei rischi incendio e fuoriuscite accidentali PROCEDURA: informazione, formazione e preparazione alle emergenze PROCEDURA: verifica dell impatto ambientale acustico PROCEDURA: analisi acque di scarico 29

6 Tutela ambientale: adempimenti obbligatori e strategie volontarie Analisi del rispetto delle prescrizioni 15 Non conformità, azioni correttive e azioni preventive 16 Controllo delle registrazioni 17 Auto-verifica 18 Riesame della direzione Questa tabella riassume gli estremi dei documenti più importanti per il rispetto del requisito dettato dall apposito paragrafo della norma volontaria ISO In questo indice non sarà necessario individuare tutti i documenti correlati ad uno specifico punto della norma, ma sarà importante poter determinare la completezza del lavoro svolto. Se la parte documentale è consistente, sarà utile corredare ogni documento dei relativi estremi per una rapida rintracciabilità (es. numero di pagina). L assenza di questa parte documentale costituirà un ostacolo superabile rapidamente con l aiuto del consulente o di chi conosce la norma volontaria. 2.3 I dati identificativi PROCEDURA: analisi della conformità legislativa e della norma ISO PROCEDURA: gestione non conformità PROCEDURA: verifica stato Sistema di Gestione Ambientale RAPPORTI DI AUDIT (di seconda e terza parte) REGISTRO VALUTAZIONI INTERNE E RIESAMI DELLA DIREZIONE REGISTRO VALUTAZIONI INTERNE E RIESAMI DELLA DIREZIONE REGISTRO RIUNIONI REGISTRO RIESAMI DELLA DIREZIONE 1 Semplificando al massimo possiamo evidenziare che un audit di prima parte è l analisi che l azienda fa su se stessa, cioè l auto-valutazione. L audit di seconda parte è quello che fa, ad esempio, il consulente. L audit di terza parte è quello che fa un organismo esterno appositamente autorizzato (ad esempio il Comando Provinciale dei Vigili del Fuoco per la valutazione della conformità legislativa alle norme sulla prevenzione degli incendi). L organismo di certificazione autorizzato dal SINCERT effettuerà una valutazione (audit) di terza parte (in questo caso sul rispetto della norma ISO 14001). La norma ISO 19011:2002 Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale fornisce una guida per audit di prima, seconda e terza parte, sia di sistemi di gestione per la qualità (ISO 9001) che di sistemi di gestione ambientale (ISO 14001). La norma presenta diverse opzioni per quanto concerne i metodi di audit e la competenza dell auditor. La guida è intesa ad essere flessibile e la sua applicazione può variare in base alle dimensioni, alla natura ed alla complessità dell organizzazione da sottoporre ad audit (intervista, ispezione). Spetta a ciascun organismo che effettua audit di terza parte utilizzare le linee guida in modo adeguato alle proprie esigenze ed attinente alle proprie prassi operative. La norma è divisa in varie sezioni, tra le quali: Gestione di un programma di audit; Attività di audit. Questa guida enfatizza l importanza di pianificare, condurre e verbalizzare un audit; Competenza e valutazione degli auditor. Per ulteriori approfondimenti si legga il paragrafo intitolato audit riportato più avanti. Questo documento fornisce i dati che identificano l azienda. Possono anche essere riportate informazioni che riguardano la gestione dei rifiuti, delle acque ed il Certificato di Prevenzione Incendi. Si identificheranno le responsabilità in merito alla gestione del processo aziendale ed in merito agli aspetti ambientali che potranno essere riportate anche in altri documenti. Segue un esempio di scheda per la raccolta dei dati identificativi.

7 Denominazione sociale: Sede unità produttiva: Sede legale: Data di costituzione: Telefono, fax ed indirizzo di posta elettronica: Settore produttivo: Attività: Iscrizione presso Registro Ditte Iscrizione presso Registro Imprese Codice Fiscale e Partita IVA: Numero dipendenti: Superficie coperta dello stabilimento: Amministratore unico e legale rappresentante: Direzione: Responsabile interno del sistema di gestione per la tutela ambientale: Consulente aziendale per l applicazione del Sistema di Gestione Ambientale: Addetti di riferimento antincendio: Autorizzazione all approvvigionamento idrico ed allo scarico fognario: Impianto elettrico: Certificato Prevenzione Incendi: Ditta autorizzata alla manutenzione degli estintori: Ditte autorizzate allo smaltimento dei rifiuti: DATI IDENTIFICATIVI Tipografia Tel.., fax, .. Tipografia ed attività connesse con la stampa (settore di accreditamento EA numero 09) 1 Produzione libri, calendari, agende, manifesti, volantini e biglietti da visita Di Alessandria CCIAA n. ; il. Di Alessandria n..; il mq Dott. Giuseppe Zicari, giuzic@tin.it Sig.ri Prot. n..rilasciato dal Comune di Dichiarazione di conformità rilasciate dall impresa esecutrice il.. 1 La European Co-operation for Accreditation (EA) ha catalogato diversi settori, ognuno identificato da un numero cui corrisponde una determinata categoria di lavorazione. Il codice EA 09, ad esempio, corrisponde alle tipografie ed attività connesse alla stampa. Ogni organismo di certificazione è accreditato (autorizzato) ad operare in alcuni ambiti, codificati anche dai codici EA. 31

8 Tutela ambientale: adempimenti obbligatori e strategie volontarie Le dichiarazioni di responsabilità Un aspetto formale che viene richiesto dalla norma ISO è quello dell assunzione di responsabilità. La direzione aziendale dovrà dichiarare la volontà di applicare un sistema di gestione per la tutela ambientale, di avere tra gli obiettivi quello di monitorare gli impatti ambientali negativi e di cercare di ridurli. Il controllo degli impatti ambientali negativi, e la loro gestione verso una riduzione, dovranno essere attuati valutando diversi elementi, quali la fattibilità economica e tecnologica. Solitamente la dichiarazione di responsabilità è riprodotta nei documenti usando formule che possono essere considerate interessanti più per il valore estetico che pratico. Queste parti dovrebbero essere ridotte al minimo indispensabile cercando di evitare inutili sprechi di tempo e di parole. Di seguito è proposta una possibile formulazione di dichiarazione di responsabilità. In essa, dovranno sempre essere chiare le responsabilità relativamente alla gestione ed al controllo degli aspetti ambientali aziendali (gestione dei rifiuti, della prevenzione incendi ecc.). L assegnazione degli incarichi dovrà essere attuata selezionando le competenze opportune. Potrà essere necessario attuare la formazione ed i responsabili dovranno avere la possibilità gestionale operativa e, in alcuni casi, economica. In questa fase l azienda corre il rischio di scrivere dichiarazione di intenti non perfettamente applicati o di affidare incarichi a soggetti non idonei. Infine, questo documento potrà descrivere il metodo di archiviazione, catalogazione ed approvazione dei documenti inerenti al sistema di gestione ambientale. Segue un esempio di dichiarazione di responsabilità ed una descrizione dell organigramma. STRUTTURA E RESPONSABILITÀ Premessa La Direzione aziendale ha da tempo intrapreso le attività necessarie all implementazione di un Sistema di Gestione per la tutela Ambientale con l intento di ottimizzare e documentare la gestione operativa. L attuazione e l applicazione del Sistema di Gestione per la tutela Ambientale si prefigge l obiettivo di garantire sistematicamente e documentare la conformità dei processi e dei prodotti alle normative obbligatorie vigenti. Il Sistema di Gestione per la tutela Ambientale, definito da questo documento, viene ad essere uno strumento flessibile sottoposto a continue verifiche ed eventuali aggiornamenti, che coinvolgono direttamente la proprietà aziendale. Inoltre, l azienda è determinata all applicazione del Sistema di Gestione Ambientale conforme alla norma volontaria UNI EN ISO del 2004, con l obiettivo di divenire più competitiva nel mercato e, nello stesso tempo, verificare e monitorare il livello di impatto ambientale. L azienda, infatti, attraverso l implementazione del Sistema di Gestione Ambientate si impegna nello svolgimento di attività per la prevenzione dell inquinamento. Responsabilità della direzione e gestione documenti Il Sig.., Amministratore della Tipografia, sita in, garantisce che tutte le informazioni concernenti la natura, la frequenza ed i risultati relativi alle procedure di applicazione del Sistema di Gestione Ambientale sono contenute nel presente manuale che è sottoposto a periodiche verifiche. Tutti i documenti

9 vengono approvati dalla Direzione e custoditi per almeno cinque anni. Lo stato di aggiornamento di ciascun documento risulta dalla data dell ultima revisione riportata sul documento stesso. La revisione delle procedure e delle registrazioni viene effettuata una volta all anno (all occorrenza anche più spesso). Tutte le azioni correttive e le azioni preventive sono seguite per accertarne l efficacia, e se l azione correttiva si dimostra valida viene implementata una nuova procedura. La Direzione aziendale è responsabile dell attuazione di tutte le prescrizioni contenute in questo manuale, avendo responsabilizzato i lavoratori. Qualunque nuovo documento deve essere approvato dalla Direzione. Per ogni documento esiste almeno una copia cartacea ed una informatica. Ricevimento lavoro, accettazione incarico e monitoraggio attività ORGANIGRAMMA AZIENDALE Amministrazione e direzione Responsabile dell applicazione del Sistema di Gestione per la tutela Ambientale Produzione bozza Stampa Segreteria Rifinitura 33