Ai Direttori Generali delle Aziende Sanitarie Locali delle Aziende Ospedaliere delle Fondazioni IRCCS di diritto pubblico

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1 H TELEFAX Ai Direttori Generali delle Aziende Sanitarie Locali delle Aziende Ospedaliere delle Fondazioni IRCCS di diritto pubblico Al Commissario Straordinario dell IRCCS di diritto pubblico INRCA Ai Legali Rappresentanti degli IRCCS di diritto privato degli Ospedali Religiosi Classificati delle Case di Cura private accreditate LORO SEDI e, p.c. A Lombardia informatica Via Don Minzoni MILANO Oggetto: Farmaci a somministrazione diretta a pazienti non ricoverati File F - Aggiornamento il flusso informativo a partire dal In attuazione a quanto disposto dall art. 5 della legge n. 222/2007, anche i dati relativi alle tipologie 1,2,3,4,5,7,8,9,10 e 12 devono essere trasmessi dalle Regioni entro il 15 del mese successivo all AIFA, al Ministero della Salute e al Ministero dell Economia e Finanze. Pertanto, al fine di ottemperare alle succitate disposizioni, come per i dati di File F relativi alle tipologie 6,11,13 anche i record relativi alle tipologie 1,2,3,4,5,7,8,9,10,12 dovranno essere trasmessi attraverso il canale del debito informativo entro il 10 del mese successivo alla data di somministrazione, a partire dai dati relativi al mese di gennaio Inoltre in attuazione a quanto disposto dalla DGR n. VIII/8501 del 26 novembre 2008, Determinazioni in ordine alla gestione del Servizio Sanitario Regionale per l esercizio 2009 (Di concerto con l Assesore Boscagli), si danno le seguenti indicazioni, in vigore con la trasmissione dei dati di gennaio 2009: - i farmaci esteri non registrati in Italia e le formule officinali, rendicontabili in File F, dovranno essere codificati con il codice ATC (Anatomical Therapeutic Chemical) con il massimo dettaglio ; - l ossigeno deve essere rendicontato in tipologia 13 in litri (unità di misura = LITRI);

2 - la rendicontazione dei farmaci distribuiti agli istituti penitenziari è obbligatoria dal 1 gennaio 2009, come indicato nell Allegato 8 della DGR n. 8501/2008. Dovranno essere rendicontati in tipologia 12 i quantitativi di medicinali consegnati con l esatto costo, indicando nel campo relativo al codice fiscale la dicitura carcere e il codice del carcere corrispondente (come da tabella in allegato). - il codice fiscale è obbligatorio per tutti gli assistiti, anche per i casi in cui è previsto l anonimato, in fase di ricezione del dato i record vengono resi anonimi attraverso processi informatici e quindi elaborati senza dati anagrafici. Per quanto riguarda la gestione contabile degli importi addebitati o accreditati alle strutture erogatrici di File F, a seguito del controllo delle ASL o di altre autorità di vigilanza, si precisa che : 1) l effetto economico dei controlli, in termini di diversa valorizzazione delle pratiche controllate, sarà considerato dalle competenti strutture della D.G. Sanità sulla base delle nuove elaborazioni successive alla trasmissione dei record modificati; 2) tale effetto si riflette sul bilancio dell esercizio relativo all anno solare in cui sono effettuati i controlli, indipendentemente dall anno di erogazione delle prestazioni; 3) la struttura erogatrice, oggetto del controllo, come già indicato nella nota prot. n. H del 27 marzo 2008, inserisce nel campo destinazione record (posizione 154 file FF1 e posizione 86 del file FF2) il valore M (record modificato a seguito di ispezione o altro controllo); 4) la ASL infatti riceve mensilmente dalla D.G. Sanità i record di File F e deve verificare la corretta corrispondenza tra i record nuovamente trasmessi con M dalla struttura e quanto effettivamente modificato a seguito dei controlli. Nel tracciato record sono stati inseriti gli indicatori di errore per i nuovi campi obbligatori (tipo prescrittore, tipo medicinale, codice prestazione ambulatoriale solo per tipologia=2). Si precisa inoltre che, a seguito delle procedura di richiesta rimborsi attivate dall AIFA sui farmaci innovativi, al fine di uniformare le modalità di rendicontazione delle strutture in File F, dovranno essere rendicontate anche le confezioni a costo zero. Cordiali saluti Referenti: Claudio Zucchi 02/ Ida Fortino 02/ Il Dirigente Luca Merlino 2

3 FILE F - Tracciato record variabili complementari - Nome file: FF2.txt (compresso FF2.zip) Posiz. Descrizione Campo Tipo Lungh. Note 1 Azienda ASL/Ospedaliera AN 6 Codice ASL territoriale, per le Aziende Ospedaliere codice AO 7 Presidio erogatore AN 8 Codifica come Flussi Ministeriali mod. HSP 11 o HSP 11/.BIS 15 Numero ricetta AN 16 Riportare il numero della ricetta oppure riportare il numero FAC progressivo del paziente o il numero del registro. 31 Campo vuoto AN 2 Riempire con blank 33 Data erogazione del farmaco AN 8 Formato GGMMAAAA 41 Codice farmaco AN 10 Riportare, se esistente, il codice AIC del farmaco distribuito; altrimenti seguire le regole di compilazione (vaccini, galenici, farmaci non registrati) 51 Quantità N 3 Quantità distribuita 54 Unità di misura AN 5 Unità di misura distribuita (confz, pezzo, frazn, litri) 59 Importo unitario N 7 Importo unitario riferito all unità di misura 66 Posizione ticket dell utente AN 1 1 = ticket dovuto 2 = ticket non dovuto 67 Importo ticket N 7 Importo ticket (se posizione ticket = 1) 74 Importo totale N 8 Importo totale lordo dato dalla moltiplicazione della quantità per l importo unitario. 82 Posizione contabile AN 1 1 = prestazioni erogate nel mese di competenza FAC 2 = prestazioni erogate in mesi precedenti (inviate in ritardo) 83 Tipologia del farmaco AN 2 1 = farmaci innovativi fascia H 2 = farmaci ambulatoriali 3 = farmaci non registrati (comma 4, art. 1, legge 648) 4 = terapie iposensibilizzanti 5 = farmaci oncologici utilizzati in day-hospital 6 = farmaci PHT/Doppio canale 7 = farmaci MDB e antiblastici domiciliari 8 = farmaci somministrati a stranieri con codice individuale STP 9 = farmaci non registrati per uso domiciliare 10 = farmaci per malattie rare 11 = farmaci consegnati alla dimissione per il primo ciclo di cura 12 = farmaci distribuiti dagli Istituti Penitenziari 13 = distribuzione diretta a carico delle ASL 85 Tipo record AN 1 2 = variabili complementari 86 Destinazione record AN 1 N = record nuovo mai trasmesso E = record con errori rilevati inviato alla struttura per correzione C = record ritrasmesso con correzione degli errori rilevati A = record ritrasmesso e annullato per errori riconosciuti o storni M = record ritrasmesso a seguito di ispezione o altro controllo 87 ID AN 20 Identificativo record. Deve essere univoco all interno di ogni struttura per l anno di riferimento. 107 ERRORE AN 1 0 = nessun errore 1 = record doppio (chiave già presente con uguale destinazione) 2 = record senza chiave corrispondente nel file delle variabili anagrafiche 3 = record con ID non compilato 108 ERRORE variabili anagrafiche AN 1 0 = nessun errore 1 = codice Azienda errato 2 = codice Presidio errato 3 = codice Azienda e codice Presidio errati 3

4 109 ERRORE variabili anagrafiche AN 1 0 = nessun errore 1 = dati anagrafici mancanti 2 = dati anagrafici compilati in modo incompleto o errato 3 = assistito non presente nell anagrafe 110 ERRORE variabili anagrafiche AN 1 0 = nessun errore 1 = codice comune di residenza errato 2 = codice ASL Lombardia errato 3 = codice comune di residenza e codice ASL Lombardia errati 111 ERRORE variabili anagrafiche AN 1 0 = nessun errore 1 = tipo record errato 2 = destinazione record errato 3 = tipo record e destinazione record errati 112 ERRORE variabili complementari AN 1 0 = nessun errore 1 = codice Azienda errato 2 = codice Presidio errato 3 = codice Azienda e codice Presidio errati 113 ERRORE variabili complementari AN 1 0 = nessun errore 1 = data erogazione farmaco errata o non appartenente all anno di competenza 114 ERRORE variabili complementari AN 1 0 = nessun errore 1 = codice farmaco errato o inesistente 115 ERRORE variabili complementari AN 1 0 = nessun errore 1 = quantità errata 116 ERRORE variabili complementari AN 1 0 = nessun errore 1 = unità di misura errata 117 ERRORE variabili complementari AN 1 0 = nessun errore 1 = importo unitario errato o maggiore del costo atteso 118 ERRORE variabili complementari AN 1 0 = nessun errore 1 = posizione ticket errata 2 = importo ticket errato 3 = posizione ticket ed importo ticket errati 119 ERRORE variabili complementari AN 1 0 = nessun errore 1 = importo totale diverso da quantità moltiplicata per importo unitario 120 ERRORE variabili complementari AN 1 0 = nessun errore 1 = tipologia farmaco errata 2 = tipo medicinale errato 121 ERRORE variabili complementari AN 1 0 = nessun errore 1 = tipo record non valorizzato o errato 2 = destinazione record errato 3 = tipo record e destinazione record errati 4 = tipo prescrittore errato 5 = codice prestazione ambulatoriale errato 122 Tipo prescrittore AN 1 F= Medico di medicina generale P= Pediatra di libera scelta H= Ospedaliero A= Specialista ambulatoriale (ex SUMAI) G= Guardia medica T= Guardia medica turistica C= Specialista di struttura privata accreditata U= Medico di azienda ospedaliera-universitaria D= Dipendente dei servizi territoriali ASL Z= Altro tipo 4

5 123 Tipo esenzione AN 1 1= Non esente (assistito soggetto a ticket) 2= Esente per condizione 3= Esente per patologia 4= Esente per malattia rara 5= Prescrizione di farmaci di fascia C ad invalidi di guerra 0= Altro FAC 124 Codice esenzione AN 6 codifica regionale delle condizioni di esenzione dalla FAC partecipazione alla spesa 130 Tipo medicinale AN 1 1 = confezione con AIC 2 = formule magistrali e officinali 3 = esteri 131 Targatura AN 7 Numerazione progressiva del bollino della singola confezione FAC 138 Codice prestazione ambulatoriale AN 5 Nel caso di farmaci in tipologia 2 deve essere indicato il codice della prestazione ambulatoriale (senza punti di separazione così come nel flusso delle prestazioni ambulatoriali). FAC 5

6 Codici Istituti Carcerari C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C CASA CIRCONDARIALE DI BERGAMO CASA CIRCONDARIALE "CANTON MONBELLO" DI BRESCIA CASA DI RECLUSIONE "VERZIANO" DI BRESCIA CASA CIRCONDARIALE DI COMO CASA CIRCONDARIALE DI CREMONA CASA CIRCONDARIALE DI LECCO CASA CIRCONDARIALE DI LODI OSPEDALE PSICHIATRICO GIUDIZIARIO DI CASTIGLIONE DELLE STIVIERE CASA CIRCONDARIALE DI MANTOVA CASA CIRCONDARIALE "SAN VITTORE" DI MILANO CASA CIRCONDARIALE FEMMINILE "SAN VITTORE" DI MILANO CASA DI RECLUSIONE "II C.R." DI BOLLATE CASA DI RECLUSIONE "I C.R." DI OPERA CASA CIRCONDARIALE DI MONZA CASA CIRCONDARIALE DI PAVIA CASA CIRCONDARIALE DI VIGEVANO CASA CIRCONDARIALE "N.C." DI VOGHERA CASA CIRCONDARIALE DI SONDRIO CASA CIRCONDARIALE DI BUSTO ARSIZIO CASA CIRCONDARIALE DI VARESE ISTITUTO MINORILE C. BECCARIA - MILANO Esempio: codice per la casa circondariale di Bergamo carcere030001c. 6