DIPARTIMENTO DI INGEGNERIA CIVILE E AMBIENTALE

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1 DIPARTIMENTO DI INGEGNERIA CIVILE E AMBIENTALE F.A.Q. MISSIONI DEFINIZIONE DI MISSIONE (art. 2.1 del Regolamento Missioni) 1. COSA SI INTENDE PER MISSIONE? Per missione si intende il trasferimento temporaneo (trasferta), di norma al di fuori del Comune di Milano in cui insiste l ordinaria sede di servizio, in territorio nazionale o estero, per svolgervi un attività di servizio. Le modalità del suo svolgimento devono essere configurate ai criteri della massima convenienza economica. 2. CHI PUO ANDARE IN MISSIONE? Possono essere incaricati di missione le seguenti categorie di persone: 1. I Professori Ordinari, gli Associati, i Ricercatori, il personale tecnico amministrativo, i titolari di contratto Co.Co.Co., i dottorandi con e senza borsa di studio, gli assegnisti di ricerca e i collaboratori con contratti di lavoro occasionale che afferiscono al DICA o ad altro Dipartimento del Politecnico di Milano 2. I dipendenti di altre PP. AA. 3. Gli studenti iscritti ai corsi di studi del Politecnico di Milano REGOLAMENTO MISSIONI 1. DOVE È POSSIBILE CONSULTARE IL REGOLAMENTO MISSIONI DI ATENEO, IN CUI SONO DISPONIBILI ULTERIORI DETTAGLI E PRECISAZIONI? Il Regolamento missioni è consultabile sulla Intranet di Ateneo ( cliccare su NORMATIVA e, nell indice tematico, sotto la voce REGOLAMENTI DEL PERSONALE, bisogna cliccare su COMUNE INTERESSE. MODULISTICA MISSIONI 1. QUALI MODULI OCCORRE PRESENTARE PER OTTENERE L AUTORIZZAZIONE AD EFFETTUARE UNA MISSIONE? I Professori Ordinari, i Professori Associati, i Ricercatori, il personale tecnico amministrativo, gli assegnisti di ricerca ed i dottorandi devono presentare la richiesta di autorizzazione di missione utilizzando la procedura on line sul sito accedendo ai servizi on line e loggandosi con il proprio codice persona e password poi scegliendo la funzione compilazione modulistica missioni incaricato della missione. Non possono utilizzare la procedura on line le seguenti categorie di persone: I dipendenti di altre PP.AA. gli studenti iscritti ai corsi di studio del Politecnico i collaboratori titolari di un contratto di collaborazione coordinata e continuativa i titolari di contratto di collaborazione occasionale Le predette categorie di persone sono tenute a presentare la richiesta di autorizzazione a recarsi in missione in forma cartacea utilizzando il MODULO DI INCARICO ED AUTORIZZAZIONE MISSIONE, che può

2 essere richiesto scaricato dal sito del DICA sezione: intranet/linee di indirizzo/modulistica o richiesto all ufficio amministrativo (Silvia Spada tel e Gabriella Salmistraro tel. 6238). Gli studenti iscritti al dottorato devono inoltre presentare il modulo di autorizzazione a recarsi in missione firmata dal docente coordinatore del dottorato. È necessario che i moduli cartacei siano consegnati con almeno 1 giorno di anticipo rispetto all inizio della missione. La procedura missioni non si applica a chi è titolare di partita IVA che è tenuto a presentare fattura. 2. SE UNA MISSIONE E COSTO ZERO PER L ATENEO O LA MEDESIMA MI VIENE RIMBORSATA DA UN ALTRO ENTE DEVO CHIEDERE AUTORIZZAZIONE AD EFFETTUARE LA MISSIONE? Sì, è sempre obbligatorio chiedere l autorizzazione ad effettuare la missione; la richiesta è necessaria per la protocollazione/registrazione della missione in quanto solo le missioni registrate o protocollate sono coperte dalle polizze assicurative stipulate dall Ateneo (assistenza e rimborso spese mediche personale in missione all estero, multirischi veicoli); il contenuto delle polizze sono consultabili sulla maschera iniziale della procedura on line di richiesta di autorizzazione alla missione dove sono contenute anche le istruzioni per poterne usufruire. 3. QUALI MODULI OCCORRE PRESENTARE A FINE MISSIONE? Tutti i soggetti incaricati di missione devono presentare il MODULO DI RENDICONTO DELLE SPESE DI MISSIONE che deve essere compilato e stampato dalla procedura on line o compilato su modulo cartaceo (per coloro che non possono utilizzare la procedura on line). Gli studenti iscritti, i dottorandi senza borsa, il personale dipendente di altre PP.AA. e i dottorandi borsisti alla loro prima missione, devono presentare all ufficio amministrativo la SCHEDA ANAGRAFICA PER I COLLABORATORI ESTERNI che può essere scaricato dal sito del DICA intranet/linee di indirizzo/modulistica o richiesto all ufficio amministrativo (Silvia Spada tel e Gabriella Salmistraro tel. 6238). 4. COSA OCCORRE PRESENTARE UNITAMENTE AL MODULO DI RENDICONTO DELLE SPESE DI MISSIONE? È fondamentale che vengano presentati in fase di rendiconto della missione: Il modulo di rendiconto delle spese di missione compilato on line o in formato cartaceo; Tutti i giustificativi di spesa in originale (fatture, ricevute fiscali e scontrini fiscali) intestati all incaricato della missione. Essi devono essere presentati pinzati su un foglio A4 in modo che siano tutti visibili, divisi per categoria di spesa e, per ogni categoria di spesa, cronologicamente ordinati. Eventuali autocertificazioni, da produrre in casi particolari trattati più avanti in questo documento (relative ad esempio all uso di mezzi di trasporto straordinari). Per le missioni svolte su progetti europei e sui progetti soggetti a rendicontazione (es. PRIN, bandi Regione Lombardia, ecc) è di fondamentale importanza consegnare, unitamente ai giustificativi di spesa, un programma/agenda della conferenza/meeting ed eventuali "minutes" inerenti alle giornate di lavoro sul progetto ai fini del riconoscimento delle spese sostenute.

3 SPESE DI VITTO (art. 4.8 del Regolamento Missioni) 1. IL RIMBORSO GIORNALIERO DEI PASTI E FISSATO ENTRO QUALI LIMITI? Il rimborso è ammesso secondo la tabella sotto riportata: beneficiari Fino a 8 ore Superiore a 8 ore docenti; dirigenti; dipendenti di altre PP.AA. di categorie Euro 50,00 Euro 100,00 equivalenti Ricercatori; personale appartenente alle categorie EP, D, C e B; dipendenti di altre Euro 40,00 Euro 80,00 amministrazioni di categorie equivalenti; personale assimilato (assegnisti, dottorandi, titolari di contratto co.co.co.; dottorandi borsisti); altri soggetti (studenti iscritti ai corsi di studi del Politecnico di Milano, dottorandi senza borsa, titolari di contratto di lavoro occasionale) 2. QUALI DOCUMENTI OCCORRE PRODURRE PER IL RIMBORSO DEI PASTI? Sono ammesse a rimborso le spese di vitto relativamente a pasti consumati esclusivamente nella località di missione o lungo il percorso, negli orari di viaggio di andata o di ritorno, nelle misure e nei limiti previsti nella tabella sopraindicata. Sono rimborsabili tutti i costi documentati mediante fattura o ricevuta fiscale. Il documento fiscale presentato a titolo di rimborso deve essere sempre riferito al soggetto in missione, tranne nel caso degli scontrini fiscali. Potranno essere ammessi al rimborso tutti gli scontrini fiscali, nei limiti dei massimali previsti nella tabella del regolamento missioni, purché in essi si evidenzi la tipologia dell esercizio e tale tipologia configuri incontrovertibilmente la fornitura di servizi di ristoro (ad esempio, ristoranti, bar). Non sono ammissibili le sole ricevute della carta di credito. 3. E POSSIBILE IL RIMBORSO DI FATTURE O RICEVUTE CUMULATIVE PER PIU PERSONE RELATIVE AI PASTI? Sì, è possibile. Il Regolamento specifica che saranno ammesse proporzionalmente a rimborso spese desumibili da fatture/ricevute fiscali rilasciate cumulativamente previa autocertificazione da parte del beneficiario. I beneficiari, dietro autocertificazione, saranno quindi tenuti a specificare il costo sostenuto individualmente. In caso di fatture/ricevute cumulative, dunque, sarà ammessa anche la presentazione di

4 fotocopie del documento, fatto salvo che almeno uno dei beneficiari presenti il documento originale in Amministrazione specificando il nome degli altri beneficiari del Dipartimento. SPESE DI ALLOGGIO (art. 4.7 del Regolamento Missioni) 1. A QUALE CATEGORIA ALBERGHIERA E PERMESSO ACCEDERE? L accesso alla categoria alberghiera dipende dal ruolo ricoperto al momento della missione, come da tabella sotto riportata: BENEFICIARI CATEGORIA ALBERGHIERA Beneficiari Professori ordinari e associati, ricercatori, dirigenti, appartenenti alla categoria EP, dipendenti di altre PP.AA: di categorie equivalenti, revisori dei conti Appartenenti alle categorie B, C, e D; dipendenti di altre PP.AA. di categorie equivalenti, personale assimilato (titolari di contratto Co.Co.Co., dottorandi borsisti, assegnisti di ricerca); altri soggetti (studenti iscritti ai corsi di studio del Politecnico di Milano, dottorandi senza borsa, titolari di contratto di lavoro occasionale) Categoria alberghiera Prima (4 stelle e superiori) Seconda (3 stelle) 2. QUALI DOCUMENTI OCCORRE PRODURRE PER IL RIMBORSO DEI PERNOTTAMENTI? Come specificato da Regolamento, sono ammesse a rimborso le spese di alloggio dietro presentazione di regolare fattura/ricevuta fiscale, nella misura e nei limiti previsti dalla tabella sopraindicata. 3. COME DEVE ESSERE CORRETTAMENTE INTESTATA LA FATTURA DELL ALBERGO? La fattura dovrà sempre riportare i seguenti dati: Nome e Cognome del beneficiario Politecnico di Milano Dipartimento di Ingegneria Civile e Ambientale Piazza Leonardo da Vinci, Milano C.F p.i La fattura dovrà, inoltre, sempre riportare l indicazione delle notti in cui si è occupata la camera (data di check-in e check-out), oltre all indicazione chiara del costo del pernottamento e della tipologia della camera. 4. QUALE TIPOLOGIA DI CAMERA PUO ESSERE AMMESSA A RIMBORSO? Affinché le spese di alloggio siano rimborsabili, si deve usufruire di una camera singola o, in caso di indisponibilità, di una camera doppia uso singola (tali diciture devono essere riportate in fattura); nel caso venga utilizzata una camera doppia, ove sulla fattura non sia riportato doppia uso singolo per mancanza di camere singole verrà rimborsato il 50% dell importo.

5 Nel caso di utilizzo di camera doppia, occupata da più persone, previa autocertificazione il rimborso sarà ammesso in misura proporzionale al numero di occupanti. 5. POSSONO ESSERE RIMBORSATE LE CONSUMAZIONI IN CAMERA? In generale non è ammesso il rimborso dei costi sostenuti per le consumazioni in camera, ad eccezione di pranzi e cene. Le spese relative a pranzi e cene in camera devono poter però essere desunte oggettivamente dalla consultazione della fattura dell albergo. Non è possibile produrre in sostituzione della fattura un autocertificazione. 6. L USO DEL SERVIZIO INTERNET E DI TELEFONIA IN ALBERGO E RIMBORSABILE? Sì. Il rimborso sarà tuttavia ammesso solo dietro autocertificazione dell utilizzatore, che dichiarerà di aver utilizzato il telefono o internet per scopi esclusivamente lavorativi. 7. SONO RIMBORSABILI LE FEES DELLE PRENOTAZIONI ALBERGHIERE? Sì, sono rimborsabili se documentate mediante fattura. 8. SONO UN DIPENDENTE CHE PUO USUFRUIRE DI UNA SECONDA CATEGORIA ALBERGHIERA MA DEVO ANDARE IN MISSIONE AL SEGUITO DI UN DOCENTE CHE HA PERNOTTATO IN UN HOTEL DI PRIMA CATEGORIA; POSSO USUFRUIRE DEL MEDESIMO SERVIZIO? Si, l articolo prevede che il personale inviato in missione per collaborare con dipendenti di qualifica più elevata ed il personale di sostegno o facente parte di delegazione ufficiale dell amministrazione, è autorizzato a fruire dei rimborsi e delle agevolazioni previste per il dipendente in missione di grado più elevato. SPESE DI VIAGGIO (art. 4.6 del Regolamento Missioni) 1. QUALI MEZZI DI TRASPORTO POSSONO ESSERE UTILIZZATI? È possibile utilizzare in missione due tipologie di mezzi: I mezzi ordinari di trasporto (treno, nave, aereo, linee urbane ed extraurbane, funicolari) che possono essere utilizzati liberamente dall incaricato della missione. I mezzi straordinari di trasporto (taxi, auto di proprietà o in uso autorizzato, noleggio auto) che possono essere autorizzati preventivamente se indicati nell apposito campo dell applicativo on line e nel modulo cartaceo di richiesta ed autorizzazione di missione o a posteriori con autocertificazione su apposito modulo da presentare all ufficio che liquida le missioni (allegando copia documento d identità). L autorizzazione all uso dei mezzi straordinari è riconosciuta qualora sussista una delle seguenti condizioni previste dal regolamento: 1. convenienza economica rispetto all utilizzo dei mezzi ordinari; 2. mancanza di mezzi ordinari; sciopero del mezzo ordinario; ritardo tale da non consentire in altro modo il raggiungimento della destinazione programmata;

6 3. quando vi sia una particolare esigenza di servizio o la necessità dichiarata di raggiungere rapidamente il luogo di missione; 4. trasporto di materiali e/o strumenti delicati e/o ingombranti, indispensabili per il disimpegno del servizio; 5. mancanza di collegamenti ferroviari fra il centro urbano e le stazioni, gli aeroporti di partenza e arrivo, il centro urbano e viceversa, e/o in caso di urgenze. In assenza dei suddetti requisiti l uso del mezzo straordinario non può essere riconosciuto e verrà rimborsato il solo costo del biglietto di I classe per il relativo percorso, escludendo ogni altro eventuale supplemento. 2. QUALI DATI OCCORRE FORNIRE PER RICHIEDERE IL RIMBORSO DELLA PROPRIA AUTO? I dati richiesti sono i seguenti: a. Motivo dell utilizzo b. Targa, tipo e modello c. Alimentazione (specificare se benzina o diesel) I chilometri percorsi verranno autocertificati in sede di richiesta di rimborso. Qualora l autorizzazione venga richiesta a posteriori, dovranno essere forniti gli stessi dati sopraindicati in autocertificazione e dovrà essere specificato il totale dei chilometri percorsi. 3. COME VIENE CALCOLATO IL RIMBORSO CHILOMETRICO NEL CASO DI UTILIZZO DELLA PROPRIA AUTO? L indennità chilometrica (che sostituisce il rimborso delle spese di carburante) è calcolata a seconda dell alimentazione dell auto facendo riferimento alle tabelle ACI;è dunque fondamentale specificare l esatto modello dell auto ed il tipo di alimentazione (benzina o diesel). 4. QUALI ALTRE SPESE VENGONO RIMBORSATE NEL CASO DI UTILIZZO DELL AUTO? Il rimborso delle spese di viaggio sostenute utilizzando il proprio automezzo verrà effettuato dietro presentazione delle ricevute relative, ad esempio, ai pedaggi autostradali ed ai parcheggi utilizzati. 5. IL TELEPASS VIENE RIMBORSATO? Sì, il rimborso dei pedaggi autostradali può essere rimborsato dietro presentazione della fattura telepass per i percorsi strettamente legati al raggiungimento del luogo di missione. 6. QUALI DOCUMENTI OCCORRE PRESENTARE PER IL RIMBORSO DEL TAXI? Il rimborso delle spese del taxi, ove ammesse, verrà effettuato sulla base dello scontrino rilasciato dal conducente, che dovrà riportare indicazioni relative alla data, alla tariffa ed al percorso effettuato. 7. QUALI DOCUMENTI OCCORRE PRESENTARE PER IL NOLEGGIO AUTO?

7 Il noleggio di mezzi (quali autovetture e furgoni) è previsto dal regolamento missioni in quanto mezzi straordinari di trasporto. L uso di tali mezzi può essere autorizzato preventivamente o a posteriori, sempre che siano presenti determinate e specifiche condizioni previste dal regolamento stesso e richiamate al precedente punto 1. Il rimborso delle spese di viaggio sostenute utilizzando automezzi noleggiati verrà effettuato su presentazione di fattura/ricevuta fiscale del noleggiatore, di documentazione relativa all acquisto di carburante, delle ricevute dei pedaggi autostradali e dei parcheggi utilizzati. 8. COSA OCCORRE PRESENTARE PER IL RIMBORSO DEL BIGLIETTO AEREO? Il rimborso è ammesso dietro presentazione del biglietto aereo, unitamente alle relative carte di imbarco. Ai fini del rimborso può essere presentato un biglietto cartaceo, una ricevuta elettronica (in caso di acquisto on-line) o la fattura dell agenzia che emette il biglietto. 9. COSA OCCORRE FARE IN CASO DI SMARRIMENTO DELLE CARTE DI IMBARCO? In caso di smarrimento delle carte di imbarco è ammesso il rimborso del biglietto previa autocertificazione dell incaricato di missione (corredata di copia del documento d identità), che deve riportare la data e il numero del volo. Si sottolinea, comunque, che la consegna delle carte d imbarco è necessaria e fondamentale ai fini del riconoscimento da parte della Commissione Europea della spesa del viaggio aereo nei progetti di ricerca comunitari, in quanto prova certa dell utilizzo del biglietto. 10. SONO RIMBORSABILI LE FEES DI PRENOTAZIONE PER I BIGLIETTI DI VIAGGIO? Sì, sono rimborsabili se documentate mediante presentazione della fattura dell agenzia viaggi o dell ente erogatore. 11. COSA ACCADE IN CASO DI SMARRIMENTO DEI DOCUMENTI DI VIAGGIO? Nel caso di smarrimento di documenti di viaggio, il rimborso è ammesso solo dietro presentazione di dichiarazione sostitutiva di atto notorio, resa ai sensi della vigente normativa, e/o autocertificazione dell incaricato della missione contenente: data, costo, tipologia del mezzo di trasporto e, nel caso di utilizzo dell aereo, numero del volo. Dovrà essere presentata anche una fotocopia della carta d identità. Si deve comunque produrre prova del pagamento. 12. COSA OCCORRE PRESENTARE PER IL RIMBORSO DEI BIGLIETTI DEL TRENO? Il rimborso è ammesso dietro presentazione dei biglietti cartacei o di fattura. Se i biglietti vengono acquistati on-line è necessario allegare il biglietto elettronico ricevuto via . Per il rimborso non è sufficiente la stampa della prenotazione o il riepilogo dell acquisto.

8 ANTICIPO MISSIONE 1. QUANDO E POSSIBILE RICHIEDERE UN ANTICIPO MISSIONE? È possibile chiedere un anticipo se sono soddisfatti tutti i seguenti requisiti: a. La missione deve avere una durata superiore alle 24 ore. b. La missione deve comportare una spesa non inferiore a 100,00 euro. c. La richiesta deve pervenire almeno 7 giorni prima della data prevista per l inizio della missione. d. E indispensabile la disponibilità del fondo/progetto su cui si intende spesare la missione. 2. SU QUALE MODULO VIENE FORMALIZZATA LA RICHIESTA DI ANTICIPO MISSIONE? Nella procedura on line e nel modulo cartaceo MODULO DI INCARICO ED AUTORIZZAZIONE MISSIONE è previsto un apposito campo/spazio riservato alla richiesta anticipo. 3. PER QUALI SPESE E PER QUALE IMPORTO E POSSIBILE RICHIEDERE L ANTICIPO MISSIONE? È possibile chiedere un anticipo per queste spese: Per le spese di viaggio (in questo caso occorre presentare una fotocopia dei biglietti di viaggio prenotati o già acquistati). Per i 2/3 delle spese di alloggio (in questo caso occorre presentare una fotocopia della prenotazione alberghiera). È possibile chiedere l anticipo missione fino a 7 giorni prima dell inizio della missione stessa. L anticipo verrà erogato all incaricato della missione da 7 giorni ad 1 giorno prima che la missione avrà inizio. 4. PUO CAPITARE CHE L INCARICATO DI MISSIONE DEBBA RESTITUIRE L ANTICIPO CORRISPOSTO? Sì, questo accade nel caso in cui: a. La missione non viene svolta. b. L importo ricevuto eccede le spese effettivamente sostenute. La restituzione dell anticipo deve avvenire con la massima tempestività e non oltre 30 giorni dall effettuazione della missione o dalla data in cui essa avrebbe dovuto aver inizio. DIARIA 1. E POSSIBILE PERCEPIRE LA DIARIA DURANTE IL PERIODO DI MISSIONE? Non è possibile, infatti: Per le missioni in Italia, la legge finanziaria 2006 ha abrogato la diaria a decorrere dal 1 gennaio Per le missioni all estero, l art.6 (comma 12) del decreto legge D.L. 31/5/2010 n.78 ha stabilito che, a decorrere dal 31 maggio 2010, le diarie per missioni all estero non sono più dovute. 2. COSA SI INTENDE PER DIARIA CONTO TERZI E QUAL È IL MASSIMALE DEL COMPENSO?

9 Per le missioni svolte in Italia o all estero effettuate in relazione a prestazioni per conto di terzi di ricerca, consulenza, didattica, di attività su commissione e rimborsate su fondi inerenti contributi e/o contratti attivati con enti che non indichino regole specifiche per il pagamento, è possibile, con autorizzazione da parte del titolare del fondo, corrispondere una diaria giornaliera che non può comunque superare la cifra di 200,00 al netto dei contributi di legge e di imposte. (art.4.5 del Regolamento)