Piano di comunicazione

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1 w Piano di comunicazione

2 Un sistema condiviso il cui flusso non si muove soltanto dall interno verso l esterno (Comune cittadini) ma anche, e soprattutto, dall esterno verso l interno (cittadini Comune).

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4 Partecipazione: riteniamo che una corre2a ed esaus4va informazione sia la condizione per coinvolgere, prima e consultare, poi, i ci2adini. Non solo, dunque, i ci2adini hanno il diri2o di accedere alle informazioni in possesso all Amministrazione locale (Legge 241/1990) ma devono poter trovare luoghi di ascolto (reali, come l ufficio relazioni con il pubblico o virtuali, come i social network) per contribuire (singolarmente o in forma aggregata) al controllo e alla ges4one delle poli4che di governo del territorio. Trasparenza: Dall entrata in vigore del decreto legisla9vo n.33 del 20 aprile 2013, che riordina la disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle Pubbliche Amministrazioni, il sito Internet del Comune diventa lo strumento principale per il raggiungimento di questo obiejvo, fondamentale per la prevenzione della corruzione e strategico per documentare la corre2ezza dell'azione amministra4va. Accanto a ciò, riteniamo doveroso studiare e diffondere campagne di comunicazione che, con uno s4le semplice e alla portata di tuj, rendano immediatamente fruibili documen4 e progej (per esempio, il bilancio sociale); inoltre, intendiamo promuovere momen4 d incontro e di confronto dire2o con i ci2adini ( open day ). Competenza: Come previsto dalla legge 150 del 2000, che disciplina le ajvità d informazione e comunicazione delle Pubbliche Amministrazioni, il Comune si affida a tre figure professionali iscri2e all Albo dei giornalis4 per proge2are e coordinare le ajvità di comunicazione dell Ente. Risulta strategica la collaborazione con il personale che ha maggiore conta2o dire2o con i ci2adini, in par4colare l Ufficio Relazioni con il Pubblico e Sportello del Ci2adino.

5 Il miglioramento della qualità della comunicazione interna è un obiejvo che l'amministrazione comunale si prefigge con determinazione, per migliorare il servizio offerto all'utenza assieme al clima organizza4vo e alle condizioni di lavoro dei dipenden4. Strumen4: - soluzioni informa4che basate sull'ecosistema cloud di Google: posta ele2ronica, spazi di archiviazione files condivisi online, revisione collabora4va di documen4 (doc, xls, ecc.) in rete, calendari e agende - percorsi di formazione (es.: organizzazione snella); - definire meglio la standardizzazione delle procedure al fine della semplice consultazione da parte di tuj (es.: immagine coordinata, segnale4ca interna); - intranet.

6 ATTIVITÀ DI UFFICIO STAMPA A2raverso comunica4 stampa, realizzazione d interviste e conferenze stampa la comunicazione pubblica e is4tuzionale arriva alle redazioni e, a2raverso la pubblicazione, ai ci2adini. Le relazioni con i media si cara2erizzano per una copertura capillare degli even4 e delle ajvità dei diversi servizi e se2ori del Comune, puntando ad un equilibrio tra gli ambi4 di competenza che lo compongono. Si calcola che la totalità dei comunica4 stampa venga pubblicato dalle testate giornalis4che entro 72 ore dall invio, la metà già il giorno successivo. Ogni comunicato stampa trasmesso agli organi d informazione è caricato in tempo reale sul sito Internet, come importante azione di trasparenza per tu2o l Ente e per la ci2adinanza, inoltre i comunica4 stampa cos4tuiscono i contenu4 della newsle2er sejmanale. Strategia di comunicazione elas4ca e di ampia disponibilità, che evi4 di premiare una redazione piu2osto di un altra. ObieJvo speciﬁco è l invio di 1/2 comunica4 al giorno. Tu2avia, non c è alcun automa4smo fra quanto si produce e quanto si è eﬀejvamente comunicato; sono infaj frequen4 le situazioni di overdose di no4zie che le redazioni non riescono a collocare in pagina. Alla conferenza stampa si può fare ricorso quando si vuole dare par4colare visibilità all inizia4va. Va convocata solo quando è davvero opportuno, cioè in occasione di even4 straordinari o di par4colarissimo rilievo, e quando è garan4ta la presenza di un numero soddisfacente di organi d informazione. Sogge% coinvol,: Stampa, Gabine2o e comunicazione.

7 SITI INTERNET SIA, referen4 dei servizi, comunicazione, uffici di staff dei Comuni dell Unione, ufficio Cultura/Turismo.

8 DIGITAL MEDIA Le opportunità oﬀerte dai social network sono quelle di condividere informazioni pra4camente a costo zero e o2enere quei feedback che sono alla base della comunicazione partecipata. Se, come ormai è assodato, è importante essere nei social, fa la diﬀerenza starci.

9 Piano editoriale generalista, con grande presenza di immagini. Fornisce risposte immediate ai ci2adini che si me2ono in comunicazione sia in forma pubblica sia privata. In situazioni di emergenza, Facebook si è rivelato il canale d informazione più tempes4vo, in grado di cogliere situazioni di difficoltà da parte dei ci2adini e garan4re interven4 specifici. Comunicazione e stampa, Urp, ufficio Cultura/Biblioteca/Giovani.

10 Piano editoriale focalizzato su comunicazioni di servizio per il ci2adino. Nel 2015, è stato ajvato un nuovo proﬁlo Visiiormigine, che serve sostanzialmente per informare sui numerosi even4 organizza4. Comunicazione e stampa, uﬃcio Cultura/Turismo.

11 w Accanto alle produzioni più professionali, con4nuerà il lavoro di realizzazione di semplici ﬁlma4 da parte del personale degli uﬃci comunicazione e stampa, in par4colare si pensa alla realizzazione di video tutorial. Comunicazione e stampa.

12 Linkedin si occupa delle re4 di contaj professionali, dunque coinvolge target mira4. Aggiornare sui bandi di concorso e opportunità di formazione che riguardano il Comune sia dire2amente che indire2amente. Comunicazione.

13 Instagram è un social network fotografico: perme2e di sca2are immagini e di condividerle istantaneamente anche su altri social media. Molto in voga presso target giovanili, crea gallerie fotografiche in modo molto più agile rispe2o a quanto avviene ora a2raverso il sito Internet. ufficio Cultura/Turismo, comunicazione.

14 COMUNICHIAMO Si tra2a di una pia2aforma innova4va, per semplicità e immediatezza di u4lizzo e linguaggio, che raccoglie le segnalazioni dei ci2adini sia tramite i canali tradizionalmente usa4 dall Ufficio Relazioni con il Pubblico (telefono, e- mail, sportello), sia tramite il web e gli smartphone. Il proge2o nasce nel 2011 da una start up ideata da tre giovani, oggi ampiamente testata da 45 Comuni in Italia (tra cui Parma, Ragusa, Viareggio, Treviso e Trieste). - è un efficace strumento di comunicazione per aggiornare in qualsiasi momento (anche in modo automa4co) i ci2adini sullo stato di risoluzione delle problema4che che hanno evidenziato; - perme2e di ges4re in maniera rapida ed efficiente il flusso delle segnalazioni di problema4che (facilitando la collaborazione tra gli uffici); - consente l analisi sta4s4ca per conoscere in tempo reale molte informazioni sulla situazione territoriale e sulle priorità percepite dai ci2adini. AJvando il collegamento con twi2er, è possibile far giungere i messaggi dell Amministrazione dire2amente al ci2adino iscri2o al servizio. Urp, Sportello del Ci2adino, referen4 dei servizi, comunicazione.

15 STRUMENTI DI COMUNICAZIONE TURISTICA - totem touch screen in centro storico che fornisce le informazioni sulle opportunità di visita, sugli even4 in programma, oltre agli strumen4 u4li per muoversi nell intero territorio provinciale. - l app consultabile da smartphone e tablet, me2e a disposizione dei turis4 informazioni su pun4 d interesse, servizi turis4ci, ospitalità ed even4 organizza4 sul territorio uﬃcio Cultura/Turismo, Comunicazione, personale IAT.

16 GRAFICA E IMMAGINE COORDINATA In quella che è stata definita la civiltà dell immagine, i linguaggi visivi assumono par4colare rilevanza nella comunicazione al ci2adino. Negli ul4mi anni abbiamo sperimentato, in modo innova4vo rispe2o alle altre amministrazioni, l u4lizzo d infografiche per spiegare progej e, sopra2u2o, il quadro economico- finanziario dell Ente. Sulla base dell ojma rendicontazione fornita dal servizio ragioneria, questo sforzo di grafica e comunicazione assieme nell elaborazione del bilancio ci ha permesso di vincere un premio nazionale Oscar di bilancio nel 2014 e di o2enere una menzione nel Abbiamo ojmizzato il lavoro sinergico tra comunicazione e grafica per rendere i materiali informa4vi e promozionali cartacei quali manifes4, pieghevoli, invi4 e locandine riconoscibili rispe2o all iden4tà dell Ente e adaj rispe2o ai target seleziona4. Il centro stampa fornisce alle associazioni che ne fanno richiesta un servizio di stampa a costo di produzione. Ogni caposervizio ha il compito di supervisionare i prodoj realizza4 dalle Associazioni di competenza, facendo rispe2are i de2ami s4lis4ci e contenu4s4ci propri dell Ente. Comunicazione, centro stampa.

17 PERIODICO COMUNALE Bimestrale che non grava sul bilancio comunale poiché prodo2o grazie alla raccolta pubblicitaria, stampato in copie. TuJ i numeri sono scaricabili e/o consultabili online. La carta con il quale viene realizzato è cer4ﬁcata FSC (un'organizzazione indipendente non governa4va e senza scopo di lucro creata per promuovere la ges4one responsabile delle foreste mondiali). Stampa e comunicazione, referen4 degli uﬃci.

18 RASSEGNA STAMPA Il servizio di rassegna stampa online perme2e di verificare quo4dianamente, e in modo preciso, l efficacia del lavoro svolto dall ufficio Stampa sui media locali. La possibilità di visionare gli ar4coli è estesa anche a tuj gli amministratori, a tuj i consiglieri e a tuj i dipenden4 del Comune di Formigine. Il servizio può essere u4lizzato per effe2uare rassegne stampa specifiche, divenendo un ojmo strumento promozionale e di rendicontazione per even4 e progej. L a2uale fornitore del servizio ha conseguito il contra2o di licenza ARS (Agenzie rassegne stampa) per il triennio , proposto dal Repertorio Promopress della Fieg (Federazione italiana editori giornali), che disciplina i rappor4 in materia di diri2o d autore tra gli editori di giornali e riviste e le agenzie che producono le rassegne. Stampa e comunicazione.

19 NEWSLETTER SETTIMANALE Nonostante il grande successo dei social network, l e- mail rimane lo strumento principale a2raverso il quale le persone si scambiano informazioni, sopra2u2o sul luogo di lavoro. La newsle2er sejmanale perme2e di informare tuj i ci2adini che ne facciano richiesta su quanto succede nel Comune a cadenza fissa e ravvicinata. Alla newsle2er ges4ta dall ufficio stampa, si affiancano anche quelle ges4te dal Servizio cultura/biblioteca e Spazio Giovani (in totale circa contaj) e quella dell ufficio ambiente (circa 400 contaj). Ufficio stampa, Ufficio cultura/biblioteca, Ufficio ambiente.

20 BACHECHE ISTITUZIONALI Sono una tren4na. Tu2e, ecce2o quelle chiuse, sono ges4te esclusivamente dall ufficio affissioni distre2uale con la gratuità per il Comune (non devono però essere presen4 loghi di sponsor). Una decina di spazi rientrano nel giro di affissione interna. I materiali degli uffici o delle associazioni vengono raccol4 presso l ufficio Comunicazione. Per la diversa natura is4tuzionale, manifes4/locandine dei Consigli comunali sono affissi dai messi comunali, mentre quelli dei Consigli di frazione dai Presiden4 dei singoli consigli. Sogge% coinvol,: comunicazione, ufficio coordinamento even4.

21 ATTIVITÁ COMUNICATIVA SUI LAVORI DEL CONSIGLIO COMUNALE L ajvità del Consiglio comunale è valorizzata a2raverso un informazione sistema4ca che prevede: spazi riserva4 ai gruppi consiliari per ogni numero del periodico comunale; la pubblicazione del report annuale sui lavori del Consiglio comunale; la redazione di ar4coli dedica4 a temi ogge2o di deliberazioni del Consiglio; la pubblicazione dell ordine del giorno del Consiglio sul sito Internet, sui social network e aﬃssione del manifesto; la presenza di un adde2o stampa alle sedute del Consiglio; la pubblicazione della trascrizione integrale del dibajto consiliare sul sito Internet comunale; l istallazione delle bacheche dedicate ai gruppi; la trasmissione in streaming video delle sedute del Consiglio. Visibilità con strumen4 appropria4 alle sedute straordinarie e tema4che del consiglio. Gabine2o, stampa e comunicazione, staﬀ organi is4tuzionali.

22 ATTIVITÁ COMUNICATIVA SUI LAVORI DEI CONSIGLI DI FRAZIONE L ajvità dei Consigli di frazione è valorizzata a2raverso un informazione sistema4ca che prevede: la redazione di ar4coli dedica4 a temi di par4colare interesse per le frazioni; la pubblicazione dell ordine del giorno del Consiglio sul sito Internet, sui social network e aﬃssione del manifesto; l u4lizzo sistema4co delle bacheche is4tuzionali per tu2e le comunicazioni rela4ve all ajvità dei Consigli, a par4re dalle convocazioni. Gabine2o, stampa e comunicazione, staﬀ organi is4tuzionali.