Programmare e pianificare

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1 Programmare e pianificare www. GIORNO, MESE, ANNO: come pianificare per gestire al meglio la nostra vita.

2 Programmare e pianificare GIORNO, MESE, ANNO: come pianificare per gestire al meglio la nostra vita.

3 La voglia di vincere non e nemmeno lontanamente cosi importante come la voglia di prepararsi a vincere! Bobby Knight Ti capita spesso di riempire l agenda con le cose da fare in giornata perdendo di vista i possibili risultati che potresti raggiungere alla lunga? O di essere un appassionato sognatore di mete future, che poi lasci sfocare senza impegnarti a raggiungere? Allora è arrivato il momento di riflettere sull importanza della pianificazione. Ecco come! Edizione All rights reserved Amicucci Formazione s.a.s. di Amicucci F. & C. - Recanati Segui questi semplici consigli pratici: tramite una corretta gestione del tempo potrai fare in modo che il tuo essere orologio e il tuo essere bussola si muovano nella stessa direzione.

4 Cosa significa pianificare? Obiettivi Ti senti più un orologio o una bussola? L orologio è il simbolo dei nostri impegni e delle nostre attività giornaliere. La bussola invece è il simbolo dei valori che ci ispirano e dei nostri obiettivi. L orologio indica come gestiamo il nostro tempo, la bussola come gestiamo la nostra vita! Pianificare ti aiuta a trovare equilibrio tra questi due modi di essere, è l elemento fondamentale della gestione del tempo: tutti i momenti della giornata acquistano valore se inseriti in un piano. Organizzarsi e pianificare il proprio tempo permette di raggiungere mete che vanno oltre gli obiettivi di tanti altri modus operandi comunemente attuati. Pianificare: Non solo per prevedere! La previsione è una semplice stima di quello che potrà accadere. Quando pianifichi, tra l altro, programmi in base alle previsioni che possono essere fatte, ma devi prendere in considerazione anche l imprevisto. Non solo per desiderare! Quando pianifichi ti dedichi a eventi concreti in modo diretto e con regole precise. Il desiderio, anche se presente, viene subito concretizzato e trasformato in attività operativa per cercare di soddisfarlo. Non solo per prendere decisioni future! Quando pianifichi, non è previsto demandare le decisioni a momenti futuri. Pianificare significa proprio tentare, prevedendo e programmando il più possibile gli eventi futuri, di prendere ora quelle decisioni, che più probabilmente potranno portare ai risultati voluti. Ma cosa significa esattamente pianificare? Organizzare le tue attività e gestire il tuo tempo strutturandolo rispetto ad esse. Significa anche essere flessibile, prendendo in considerazione le crisi, le interruzioni, i rinvii. Solo così riuscirai a gestire l eventualità di modificare la programmazione, adeguandoti alla possibile modificazione dei contesti in cui si opera. Non solo per tentare di eliminare il rischio! Il rischio non è eliminabile. Un piano che non preveda il rischio, l imprevedibile, è destinato a fallire. Pianificare è piuttosto adoperarsi affinché, prevenendo e programmando, il rischio possa essere ridotto, ma soprattutto possano essere individuate eventuali alternative. Non solo per redigere una rigida tabella di marcia per il futuro! Essere troppo rigorosi nel programmare può portare solo frustrazione. Eventi inaspettati, cambiamento dei contesti, fanno cambiare le priorità, portano a non poter rispettare piani troppo rigidi, con conseguente insoddisfazione. 6 7

5 COMPETENZA G iorno, mese, anno Quali mete ti poni per l anno seguente? Quali sono i grandi obiettivi da raggiungere? E gli impegni da portare a termine? Per pianificare nella maniera migliore il tuo tempo devi lavorare con diversi periodi di pianificazione da scegliere in base alla particolarità dei tuoi impegni e del tuo lavoro. Il modo più semplice è quello di considerare come periodi di pianificazione: anno mese settimana giorno Ogni periodo ha la sua particolare pianificazione. Ovviamente, più il periodo è lungo, più dovremo visualizzare obiettivi e compiti lunghi e importanti. Più è breve il periodo, più invece ci focalizzeremo sulla pianificazione dei dettagli. Inizia con l identificare gli IMPEGNI PREFISSATI annui: Si tratta di compiti che si ripetono ogni anno, oppure ogni mese, o ancora in diversi mesi? Sono compiti di routine? PIANIFICAZIONE ANNUALE Scegli un periodo dell anno! Può coincidere con la fine dell anno solare, oppure no, magari potrebbe combaciare con la fine di un periodo importante del tuo lavoro e l inizio di un altro. Sono compiti per cui le decisioni su cosa fare e quando farlo sono già stabilite? Durante questo periodo, riserva alcuni giorni per pianificare l anno successivo. Segna già da ora, nella tua agenda o su un calendario, questa attività da fare. 8 9

6 Alcuni impegni sono definiti da autorità (dichiarazione dei redditi, budget, pagamenti), altri dal particolare periodo dell anno (giorni festivi, compleanni, ricorrenze). Differenziali per individuare meglio in che periodo dovrai posizionarli! Evita di essere troppo preciso, non entrare nei dettagli e tieniti un po largo sui tempi. Starà poi alla pianificazione dei periodi più brevi stabilire i tempi in maniera più precisa e suddividere i grossi compiti in attività più piccole, da gestire nei dettagli. PIANIFICAZIONE MENSILE E SETTIMANALE Affrontiamo insieme questi due periodi di pianificazione, perché, al di là della durata temporale diversa, non presentano particolari differenze nella modalità di pianificazione. La nostra libertà di pianificazione si manifesta, invece, nella scelta delle altre attività annuali. Inizia ragionando per lunghi periodi. Decidi quali vuoi dedicare alla realizzazione di determinati obiettivi, quali alle vacanze, quali a compiti importanti e di grossa entità Alla fine di ogni mese e di ogni settimana, riservati qualche ora nel primo caso e circa quindici minuti nel secondo, per pianificare il mese e la settimana successivi. Inizia valutando quanto tempo hai ancora a disposizione, cioè quanto tempo è rimasto ancora libero, dopo le pianificazioni fatte dei periodi più ampi. Decidi, quindi, come utilizzare il tempo ancora disponibile! Fai ora riferimento ai compiti che hai già stabilito nelle pianificazioni precedenti e programma in maniera più dettagliata le attività da svolgere. Fatti ispirare, nella composizione del tuo piano annuale, dalla lista dei tuoi obiettivi. Inserisci quelli più ampi, la cui realizzazione necessita di tempi lunghi. Ovviamente la pianificazione settimanale sarà molto più dettagliata e particolareggiata di quella mensile

7 PIANIFICAZIONE GIORNALIERA Scegli tre obiettivi: Alla fine di ogni giornata rivedi quello che hai fatto e dedica qualche minuto a preparare un piano dettagliato per il giorno seguente! Valuta quanto tempo disponibile hai e decidi come impiegarlo. Programma nei minimi dettagli le attività che devi svolgere in base alle pianificazioni precedenti. Il giorno è il periodo di pianificazione più importante. Infatti, il risultato degli altri periodi di pianificazione è dato dalla somma dei risultati di ogni singolo giorno. Per ogni obiettivo traccia una linea del tempo, con: data di inizio; data dei progressi; data delle tappe più importanti; data di conclusione

8 Da tenere a mente Appunti La pianificazione del nostro tempo deve concludersi con l analisi delle nostre attività e con la consapevolezza di quando potremmo raggiungere i risultati ad esse collegati. Questo è possibile guardando alle mete lontane ma anche, nello stesso tempo, organizzando step by step le nostre giornate. È gestendo ogni singola giornata in maniera ottimale che puoi mettere insieme i mattoni che edificheranno le tue mete. Questo rende la pianificazione giornaliera, e il rispetto della stessa, di fondamentale importanza. libri da non perdere! GESTIRE IL PROPRIO TEMPO. IMPARARE A PIANIFICARE LA PROPRIA AGENDA E VIVERE MEGLIO Di Francesco Carraro - Franco Angeli, 2011 Ripercorri i passi fondamentali Pianificare significa definire cosa fare ORA: non obiettivi, desideri, intenzioni, ma AZIONI! Pianificare significa definire cosa fare ora per sapere cosa faremo in FUTURO! IMPARATE AD ORGANIZZARVI! METTERE ORDINE NEL PROPRIO LAVORO. UTILIZZARE BENE IL TEMPO. SFRUTTARE AL MEGLIO: PC, AGENDE, , CELLULARI Di John Caunt - Franco Angeli,

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