Manuale del protocollo informatico e della gestione documentale della Città di Sacile

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1 Manuale del protocollo informatico e della gestione documentale della Città di Sacile

2 Manuale del protocollo informatico e della gestione documentale della Città di Sacile Art. 1 Oggetto e finalità della disciplina 1. Le presenti norme disciplinano, nell ambito dell ordinamento normativo vigente, la tenuta del protocollo informatico per la gestione dei documenti. 2. Il protocollo informatico è strumento del sistema di gestione dei flussi documentali. Attraverso l integrazione con le procedure di gestione dei provvedimenti amministrativi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, realizza condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e documentale all interno dell Ente, anche ai fini dello snellimento e della trasparenza dell azione amministrativa. 3. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento. 4. Il registro di protocollo, unico per tutto l Ente, si apre il 1 gennaio e si chiude il 31 dicembre di ogni anno. Art. 2 Aree organizzative omogenee 1. Il Comune di Sacile ha un unica Area Organizzative Omogenea, cui corrisponde un unico servizio di protocollo informatico, ovvero il protocollo generale dell Ente. L organizzazione interna dell Ente è articolata in aree secondo quanto previsto dalla struttura organizzativa e dalla dotazione organica in vigore. 2. Il Responsabile del Servizio Protocollo è individuato nel funzionario presso la cui area è incardinato l ufficio del protocollo informatico o ufficio gestione documentale del Comune. Art. 3 Individuazione del servizio per la gestione del protocollo informatico 1. Alla tenuta del protocollo informatico è preposto un apposito servizio che garantisce l uniformità dell attività di protocollazione per tutte le aree in cui è articolato dell Ente. Art. 4 Titolario di classificazione 1. Il titolario di classificazione attualmente in uso presso l Ente consiste in un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione di pertinenza in esso contenuta, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi. Il titolario può essere modificato, attraverso provvedimento del Responsabile del servizio, in funzione del progresso tecnologico intervenuto e delle esigenze organizzative dell Ente.

3 DOCUMENTO: DEFINIZIONI E TIPOLOGIE Art. 5 Documento amministrativo documento amministrativo informatico 1. Per documento amministrativo s intende ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o comunque utilizzati ai fini dell attività amministrativa, come previsto dall art. 1, comma 1, lett. a) D.P.R. 445/ In riferimento al tipo di supporto, i documenti amministrativi possono essere informatici o analogici. A) Per documento informatico si intende la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, così come previsto dall art. 1, comma 1, lett. b) D.P.R. 445/2000. B) Per documento analogico si intende un documento amministrativo prodotto su supporto non informatico, di norma è un documento cartaceo. 3. In considerazione dell attuale stato di avanzamento del processo di informatizzazione documentale, è ammessa ed ha validità, nell ambito dei procedimenti e delle operazioni amministrative dell Ente, anche la produzione di documentazione analogica, in previsione della completa gestione digitale della documentazione amministrativa. 4. La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni contenute nel testo unico e alle regole tecniche previste dalla legislazione vigente. Per la formazione dei documenti informatici si rinvia alla normativa in materia. 5. I documenti informatici devono riportare necessariamente: a. Un riferimento temporale quale evidenza informatica, contenente la data e l'ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici; b. L'evidenza informatica corrispondente al documento informatico che deve avere formato aperto, interoperabile, leggibile nel tempo e tra sistemi informatici diversi; c. Al documento informatico immodificabile vengono associati i metadati generati durante la sua formazione. L'insieme minimo dei metadati è costituito da: l'identificativo univoco e persistente; il riferimento temporale l'oggetto; il soggetto che ha formato il documento; l'eventuale destinatario; l'impronta del documento informatico. Art. 6 Documenti soggetti a protocollazione 1. Tutta la posta pervenuta viene aperta e protocollata. Non viene aperta, non viene protocollata e viene inoltrata direttamente al destinatario la posta che rechi espressamente la dicitura riservata o personale o altre diciture analoghe che ne dispongano la riservatezza o la destinazione personale. La responsabilità di classificare la posta inviata al Comune, al fine di conferirgli la riservatezza o la corretta identificabilità del destinatario, ricade unicamente sul mittente. 2. il destinatario di posta riservata o personale, dopo aver preso visione del contenuto, se valuta che il documento ricevuto non è personale lo deve riconsegnare all ufficio protocollo per la relativa registrazione, che avverrà nel momento della consegna. Nel caso in cui la posta con la dicitura riservata o personale pervenga con lettera raccomandata, la segnatura di protocollo deve essere apposta direttamente sulla busta.

4 3. La posta che, a giudizio del responsabile del Servizio di protocollo, una volta aperta dovesse risultare di carattere personale ovvero di competenza di terzi, non viene protocollata e viene inoltrata al destinatario. 4. Considerando i documenti in relazione al modo in cui vengono acquisiti agli atti e divengono patrimonio amministrativo dell Ente, si distingue tra documenti in arrivo, documenti in partenza e documenti interni. 5. Per documenti in arrivo si intendono i documenti che hanno rilevanza giuridica, acquisiti agli atti del Comune nell esercizio delle proprie funzioni. 6. Per documenti in partenza si intendono i documenti prodotti nell esercizio delle proprie funzioni dagli organi del Comune e dal personale in servizio presso il Comune. 7. Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra i Servizi del Comune, o tra uffici appartenenti al medesimo Servizio. Questi ultimi si distinguono in: a) documenti di preminente carattere informativo, che di norma non vanno protocollati; b) documenti con valenza e contenuto probatori legati a particolari adempimenti amministrativi che devono essere protocollati. 8. Le offerte per gare d appalto, licitazioni e trattative private ed altre procedure concorsuali, riportanti sulla busta l indicazione della natura del contenuto e la dicitura NON APRIRE oppure GARA D PPALTO o altre diciture analoghe che facciano ritenere il plico o la busta destinata ad un procedimento concorsuale in corso, non vengono aperte e la segnatura di protocollo va apposta direttamente sulla busta. E fatto obbligo al responsabile del procedimento di gara di preavvisare con congruo anticipo il servizio di protocollo sulla scadenza nella presentazione delle buste. 9. I documenti informatici che invece pervengono direttamente agli uffici, sono da questi valutati e, se soggetti a registrazione di protocollo, devono essere subito inoltrati all indirizzo elettronico dell ufficio preposto. 10. Per la registrazione dei documenti informatici valgono le stesse regole previste per i documenti cartacei, con l aggiunta che i file dovranno essere salvati in apposita cartella ordinata cronologicamente. Di norma ogni registrazione viene gestita da apposito applicativo informatico interfacciato con sistemi di registrazione e di conservazione sostitutiva. 11. La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo che l operatore addetto, nei limiti delle competenze attribuite al servizio del protocollo, ne ha verificato l autenticità, la provenienza e l integrità. Art. 7 Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo 1. Ai sensi del presente manuale, sono esclusi dalla registrazione di protocollo: gazzette ufficiali; bollettini ufficiali P.A. notiziari P.A. atti preparatori interni, a meno che non assumano rilevanza probatoria; giornali; riviste; libri; materiali pubblicitari e proposte generiche di natura commerciale, anche se pervenute attraverso la posta elettronica certificata (PEC);

5 inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi; materiali statistici; estratti conto bancario; avvisi o comunicazioni, emessi da Uffici interni, da pubblicare all Albo Pretorio; lettere di ringraziamento o augurali Art. 8 Documenti soggetti a trattamento specifico e a registrazione particolare 1. Le tipologie di documenti che, per disposizioni normative o regolamentari, sono soggetti a forme di trattamento e registrazione particolare: a) Deliberazioni del Consiglio Comunale b) Deliberazioni della Giunta Comunale c) Decreti e Ordinanze d) Determinazioni e) Scritture private f ) Autorizzazioni in materia di Commercio e Attività produttive (SUAP) g) Concessioni e Autorizzazioni Edilizie h) Contratti possono non essere protocollati ai sensi del comma 5, dell art.53 del DPR n.445/2000. Ciascun complesso di documenti sopra elencati, purché prodotti e gestiti da idonei programmi applicativi informatici, riportano un numero distintivo univoco, differenziato per categoria di atti, assegnato automaticamente dallo stesso programma applicativo gestionale. 3. Agli effetti della registrazione, archiviazione e conservazione sostitutiva, tutti i predetti atti, anche non protocollati attraverso il servizio di protocollo generale dell Ente, riporteranno in ogni caso un numero di registrazione distintivo univoco, proprio di ogni categoria di atto e i metadati minimi e indispensabili per la riconoscibilità e reperibilità dell atto nel tempo. STRUMENTI E MODALITA OPERATIVE Art. 9 Il registro di protocollo 1. Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici nei confronti delle parti interessate. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente. 2. Funzione preminente del registro di protocollo è l acquisizione agli atti dell Ente dei documenti destinati al Comune, anche agli effetti di cui al successivo art. 13, comma 5, del presente manuale. 3. Al fine di tutelare l integrità e la regolarità delle registrazioni, il personale assegnato all Ufficio Protocollo provvede quotidianamente ad estrarre il registro giornaliero di protocollo, a trasferirlo in file non modificabile e ad inviarlo al servizio di conservazione sostitutiva per il tramite del responsabile della gestione documentale. 4. Il Comune è dotato di apposito programma applicativo gestionale di protocollo che, per i documenti soggetti a protocollazione, sostituisce ogni registro analogico a tutti gli effetti di legge e assicura la continuità cronologica progressiva univoca della numerazione degli atti pervenuti al Comune e di quelli destinati ad altri soggetti. 5. In caso di non funzionamento del predetto programma le registrazioni avverranno su apposito registro cartaceo di emergenza, nel quale verranno iscritti gli atti in arrivo e in partenza. Una volta

6 ripristinato il sistema gestionale tali registrazioni dovranno essere riversate nel programma di protocollo in dotazione, partendo dal numero successivo a quello assegnato prima del verificarsi dell interruzione. Art. 10 Documenti in arrivo 1. L operazione di registrazione per i documenti in arrivo è effettuata esclusivamente dal personale assegnato all Ufficio Protocollo o da altri dipendenti appartenenti alla stessa Unità operativa. 3. Dopo la visione da parte del Responsabile della gestione documentale, i documenti registrati vengono poi smistati ai competenti Responsabili di Servizio; gli stessi sono responsabili della eventuale corretta creazione e gestione del fascicolo relativo alla pratica. Art. 11 Documenti in partenza 1. L operazione di registrazione dei documenti in partenza viene effettuata da ciascun ufficio autorizzato alla protocollazione limitatamente ai documenti formati dall ufficio medesimo. 2. I documenti prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale sono stati scritti, devono riportare, opportunamente evidenziate, nei limiti della disponibilità, le seguenti informazioni: a. logo del Comune; b. Area del servizio di appartenenza; c. indirizzo completo del Comune (via, numero, C.A.P., città, provincia); d. numero di telefono; e. numero di telefax; f. indirizzo istituzionale di posta elettronica e posta elettronica certificata; g. data completa (luogo, giorno, mese, anno); h. numero di protocollo; i. eventuale numero degli allegati; j. eventuale descrizione degli allegati; k. numero di collegamento o di riferimento ad un eventuale precedente; l. oggetto del documento; m. firma autografa o digitale del Responsabile del procedimento con qualifica rivestita. 3. Ogni documento analogico in partenza, va di norma redatto almeno in due esemplari, un originale e una copia da conservare agli atti. Tali documenti sono di norma destinati ai soggetti che non sono dotati di servizio di posta elettronica certificata (PEC) o di domiciliazione digitale. 4. I documenti interni, qualora non debbano essere protocollati, verranno trasmessi attraverso gli ordinari sistemi informatici di comunicazione interna quali la posta elettronica o le piattaforme condivise. 5. Il documento digitale, prodotto conformemente alle norme di legge, dopo essere stato convertito in idoneo formato non modificabile, firmato digitalmente o con i sistemi previsti dalla vigente normativa, viene protocollato come documento in partenza e inoltrato direttamente alla casella di posta elettronica certificata istituzionale del destinatario. Tali documenti sono di norma destinati ai soggetti dotati di servizio di posta elettronica certificata. 6. Gli aspetti inerenti la fascicolazione del documento spettano al Responsabile del procedimento anche con il ricorso a programmi applicativi in dotazione all ente. 7. Le operazioni connesse alla spedizione dei documenti di cui al comma 3 sono effettuate dall Ufficio Protocollo con l ausilio e il supporto, ove previsto, di soggetti affidatari esterni.

7 Art. 12 Registrazione 1. I documenti dai quali possano scaturire diritti, doveri o legittime aspettative di terzi devono essere protocollati con l attribuzione della data, della forma e della provenienza certa attraverso la registrazione dei seguenti elementi rilevanti sul piano giuridico: numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile. eventuale numero degli allegati; eventuale descrizione degli allegati; 2. Per i documenti informatici il sistema prevede anche la registrazione dell impronta, cioè di una sequenza di caratteri che identificano in maniera univoca il documento. Art. 13 Segnatura di protocollo 1. La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione al documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo al fine di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. 2. La registrazione e la segnatura costituiscono un operazione unica e contestuale avente entrambe la natura di atto pubblico. 3. Nel documento analogico in arrivo la segnatura, stante l attuale standard tecnologico in dotazione, viene posta, di norma, sulla prima facciata scritta del documento, mediante apposizione di etichetta adesiva contenente il logo del Comune e la dicitura Città di Sacile, il numero di protocollo, la data, la classificazione secondo il titolario in vigore e l acronimo dell area/ufficio al quale il documento è destinato. 4. In caso di non funzionamento del sistema di registrazione o di qualsiasi altra causa impeditiva, può essere utilizzato il timbro di protocollo recante i medesimi dati di cui al precedente comma. 5. La protocollazione informatica equivale alla marcatura temporale del documento e come tale è opponibile ai terzi. Art. 14 Lavorazione del flusso documentario 1. Gli elementi di registrazione e segnatura dei documenti vengono completati come segue: a) il protocollista provvede all apposizione della classificazione ovvero categoria ed eventuale

8 classe, del numero e della data di registrazione; b) il protocollista provvede anche alla eventuale correzione dello smistamento, previa comunicazione informale con i soggetti interessati, tenendo conto della storicizzazione delle assegnazioni dei precedenti documenti; c) Il Responsabile del Procedimento provvede alla sua eventuale repertoriazione e fascicolazione, segnandovi anno e numero dell unità archivistica. Art. 15 Protocollo differito 1. In caso di temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permetta di evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa e qualora dalla mancata registrazione di protocollo del documento nella medesima giornata lavorativa di ricezione derivi un vulnus nei confronti dei diritti di terzi, è autorizzato l uso del protocollo differito. In tale caso i documenti devono essere timbrati e datati per ricevuta e siglati dall addetto dell Ufficio Protocollo. 2. Il protocollo differito si applica solo ai documenti analogici in arrivo. Art. 16 Documenti soggetti a protocollo particolare 1. E prevista una sezione speciale del protocollo per documenti di particolare riservatezza e di accesso controllato: a) documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari; b) documenti di carattere politico e di indirizzo di competenza del Sindaco che, se resi di pubblico dominio, potrebbero ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati; e) documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell attività amministrativa; d) le tipologie di documenti individuati dalla normativa vigente sia relativa ai limiti posti al diritto di accesso di cui alla legge n. 241/1990, che ai limiti di divulgazione o comunicazione dei dati personali e sensibili previsti dal codice della privacy di cui al D.Lgs. n. 196/2003; 2. I documenti registrati in tali forme e sezione appartengono comunque al Protocollo generale dell Ente, ma i dati debbono essere opportunamente trattati in forma particolare attraverso autorizzazioni all accesso differenziate in funzione delle competenze amministrative specifiche. 3. Le tipologie di documenti da registrare nelle forme e modalità di cui al presente articolo sono individuati dal Responsabile del Protocollo, dei flussi documentali e dell archivio in collaborazione con gli organi monocratici e d intesa con i Responsabili dei Servizi, stabilendone le modalità di accesso. 4. Le procedure adottate per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi ad accesso controllato, comprese la protocollazione, la classificazione e la eventuale fascicolazione, sono le stesse adottate per gli altri documenti e procedimenti amministrativi, ad eccezione della scansione ottica del documento in arrivo o dell associazione del file del documento in partenza che non vengono effettuate. Art. 17 Annullamento di una registrazione 1. In caso di errore materiale nella registrazione tale da rendere impossibile l individuazione di un

9 collegamento tra i dati registrati e i dati desumibili dal documento protocollato, la procedura deve consentire l annullamento delle informazioni relative al protocollo. Le informazioni relative devono comunque rimanere memorizzate nella banca dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dal programma applicativo. In tale ipotesi la procedura riporta la dicitura annullato in posizione visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. 2. Nel caso di inesattezze nella registrazione, tali comunque da non impedire l identificazione fra documento e dati registrati sul protocollo, è consentita la modifica dei dati previa segnalazione da parte degli uffici destinatari. Art. 18 Casistica 1. La principale casistica di situazioni o casi particolari che possono presentarsi e formare eccezione nel contesto dell operatività ordinaria quotidiana del servizio di protocollo è così riassunta: A) Lettere anonime Le lettere anonime vanno protocollate. B) Lettere priva di firma o con firma illeggibile Le lettere prive di firma o con firma illeggibile vanno protocollate. Sarà compito del Responsabile del servizio interessato, valutare, caso per caso, ai fini della efficacia relativa ad una pratica o a un procedimento amministrativo, se il documento possa essere ritenuto valido anche se privo di firma o con firma illeggibile. Restano salve le disposizioni in materia di sottoscrizione delle domande e dei relativi documenti inerenti la partecipazione a gare, selezioni e concorsi di qualsiasi natura. C) Registrazione a fronte o come contro Ogni documento è individuato da un unico numero di protocollo. Non è pertanto consentita la cosiddetta registrazione a fronte o come contro, cioè l utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza. D) Telefax seguito dall originale Ogni documento deve essere individuato da un solo numero di protocollo, indipendentemente dal supporto e dal mezzo di trasmissione. Qualora venga registrato un documento ricevuto via telefax e venga successivamente ricevuto lo stesso documento in originale, il Protocollista deve attribuire all originale la stessa segnatura del documento pervenuto via telefax. La segnatura di protocollo va posta sul documento e non sulla nota di trasmissione del telefax. Nell ipotesi di registrazione di un documento ricevuto via telefax seguita dalla ricezione del documento originale il responsabile del procedimento amministrativo, una volta acquisito il documento originale e dopo essersi assicurato che sullo stesso siano stati riportati correttamente tutti i dati relativi alla segnatura (numero di protocollo, classificazione, etc.) provvede alla distruzione del documento ricevuto via telefax. E) Posta elettronica ( ) I messaggi di posta elettronica che soddisfano i requisiti indicati dalla normativa vigente vanno protocollati. Potranno essere protocollati sia il corpo del messaggio che uno o più dei file ad esso allegati. L eventuale segnatura di protocollo dovrà rispettare lo standard XML. Qualora i messaggi di posta elettronica non siano conformi agli standard indicati dall Agenzia per l Italia Digitale (Agid PA), e si renda necessario attribuirne efficacia probatoria, il messaggio o il documento trasmesso deve essere di norma inoltrato al Protocollo con l apposizione della dicitura: documento ricevuto via posta elettronica ed è successivamente protocollato, smistato, assegnato, archiviato e conservato a norma.

10 CLASSIFICAZIONE - ARCHIVI - SICUREZZA DEI DATI Art. 19 Classificazione dei documenti 1. Al fine di assicurare il necessario collegamento alla gestione di archiviazione dei documenti, all atto della protocollazione si avvia il procedimento di classificazione attribuendo al documento una delle categorie esistenti. 2. Per i documenti collegati a procedimenti amministrativi, l ufficio di destinazione o di produzione ha cura di assicurare il collegamento agli altri documenti individuando il relativo fascicolo. A tal fine la procedura del protocollo dovrà essere progressivamente integrata con la procedura di gestione informatizzata dei procedimenti. Art. 20 Archivio corrente 1. La gestione dell archivio corrente che accoglie atti relativi ad procedure ancora in corso è svolta dai singoli uffici comunali che, a conclusione del procedimento amministrativo, consegneranno le pratiche all archivio di deposito. Art. 21 Archivio storico e di deposito 1. L archivio storico e di deposito sono situati in idoneo edificio comunale e il loro accesso è consentito ai singoli responsabili o a personale da essi incaricato. 2. l e procedure e le operazioni di archiviazione storica e di deposito, comprese le attività di scarto e relative verbalizzazioni, possono essere affidate a idonei soggetti esterni. 3. Devono essere salvaguardati, secondo disposizioni dell autorità statali competenti, tutti i documenti di interesse storico, in particolare quelli relativi alla storia della comunità. 4. I documenti di cui al comma precedente sono conservati con ogni idonea cura presso la Biblioteca Civica comunale. Art. 22 Gestione sicurezza dei dati 1. La gestione per la sicurezza dei dati avviene mediante l attivazione delle seguenti operazioni e procedure: a. meccanismi per il controllo degli accessi - consistente nel garantire che tutti gli accessi agli oggetti del sistema informatico avvengano secondo le modalità prestabilite e secondo precise gerarchie e livelli differenziati di abilitazioni; b. meccanismi per l autenticazione mediante l utilizzo di login e password ripetute al momento dell accesso di ogni utente all applicativo gestionale; c. funzioni per la realizzazione dell integrità logica ottenuta con il meccanismo di verifica dei privilegi di accesso ai file.

11 d. funzioni per la realizzazione dell integrità fisica assicurata da un adeguata configurazione hardware dei server e dal sistema di backup; vengono effettuati salvataggi completi dei dati con cadenza giornaliera, programmati in orari in cui i servizi sono sospesi, su set settimanale di cassette o altro idoneo supporto digitale. Quotidianamente l Unità Operativa Informatica controlla l avvenuto salvataggio dei dati. La lettura dei supporti di backup avviene in occasione delle richieste di ripristino dati. I supporti informatici contenenti i salvataggi vengono conservati in idoneo armadio chiuso ed affidati al Unità Operativa Informatica. 2. Le operazioni di cui al comma precedente, in quanto previste da servizi di livello regionale, possono essere demandate al gestore dei servizi informatici in server farm, previa adesione al sistema regionale e alla stipula di apposita convenzione pluriennale. 3. Il contenuto del registro informatico di protocollo, con periodicità mensile, deve essere riversato su supporto informatico non riscrivibile allo scopo di garantire la non modificabilità delle registrazioni. Art. 23 Abilitazioni del Protocollista 1. Il personale assegnato all Ufficio del protocollo/gestione documentale del Comune ha l autorizzazione ad eseguire la registrazione dei documenti, sia in arrivo, sia in partenza. In funzione degli standard tecnologici disponibili, potrà acquisire l immagine elettronica del documento mediante scansione oppure associare il file prodotto da un programma di composizione di testi o di elaborazione di fogli elettronici o elaborati tecnici. L immagine elettronica o il file di testo potranno essere registrati nel sistema al momento della protocollazione del documento o in un momento successivo. 2.I documenti di cui al comma precedente, al momento della loro registrazione, devono essere immodificabili. Art. 24 Responsabile della tenuta del protocollo 1. Il responsabile del Servizio Protocollo provvede a: a. individuare gli utenti e attribuire loro un livello di autorizzazione all uso di funzioni della procedura, secondo gli uffici di appartenenza, in base alle proposte dei relativi Responsabili del servizio; b. Disporre, in coordinamento con l Unità Operativa Informatica, affinché le funzionalità del sistema, in caso di guasti o anomalie, siano tempestivamente ripristinate; c. Garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di protocollazione; d. Promuovere, periodicamente, opportune verifiche sull attività di protocollazione. Art. 25 Sicurezza dei dati 1. La sicurezza del protocollo è garantita mediante il salvataggio dei dati con periodicità prestabilita come previsto dal precedente art. 22. Art. 26 Gestione delle interruzioni del sistema 1. Il responsabile dell Ufficio del protocollo deve assicurare che, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica, le operazioni di protocollazione vengano

12 svolte manualmente su un Registro di emergenza. Su detto registro sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione, nonché la data e l ora di ripristino della funzionalità del sistema. L uso del registro di emergenza è autorizzato dal responsabile del servizio di protocollo che lo sottoscrive dopo il ripristino delle ordinarie funzioni dell applicativo gestionale informatico. 2. Per ogni giornata di registrazione manuale è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. 3. Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente sono reinserite nel sistema informatico di Protocollo all atto della sua riattivazione, secondo le modalità previste dal comma 4 dell art.9 del presente manuale. 4. Sino al completo inserimento dei dati registrati manualmente nel registro di emergenza, è inibito agli altri utenti di procedere a nuove protocollazioni. Art.27 Conservazione sostitutiva 1. Gli atti e i documenti informatici prodotti nell ambito dell attività amministrativa del Comune, vengono conservati nel tempo garantendo accessibilità, utilizzabilità, autenticità e reperibilità, con criteri e modalità tecnologiche tutte stabilite da apposita convenzione regionale sottoscritta dalla Città di Sacile con la Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia. 2. Il servizio di cui al comma precedente è volto a mantenere il valore giuridico di forma e contenuto nel tempo degli atti e documenti destinati alla conservazione. Esso è disciplinato dalla predetta convenzione che prevede altresì l elenco dettagliato dei documenti da conservare e a cui si fa esplicito riferimento. Art. 28 Rinvio 1. Per quanto non espressamente previsto nella presente disciplina, si fa rinvio alla normativa vigente, le cui fonti preminenti sono elencate in allegato, allo Statuto, ai regolamenti e agli atti di organizzazione dell Ente. 2. Ulteriori modificazioni al presente manuale, in conformità agli incessanti e continui aggiornamenti tecnologici e organizzativi, potranno essere adottate con atti di gestione da parte del responsabile del servizio, previa intesa con la Giunta Comunale e parere del Segretario generale e dell'unità Informatica del Comune.

13 Allegato a): Riferimenti normativi 1. Legge 7 agosto 1990, n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi 2. Autorità per l informatica nella Pubblica Amministrazione, Deliberazione 30 luglio 1998, n. 24/98 Regole tecniche per l uso di supporti ottici 3. Decreto legislativo 20 ottobre 1998, n. 368 Istituzione del Ministero beni e le attività culturali a norma dell art. 11 della legge 15 marzo 1997, n Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell art. 3, comma 1, del Decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n Decreto Legislativo 30 luglio 1999, n. 281 Disposizioni in materia di trattamento dei dati personali per finalità storiche, statistiche e di ricerca scientifica 6. Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 28 ottobre 1999 Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni 7. Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490 Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell articolo 1 della legge 8 ottobre 1997, n Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n Autorità per l informatica nella Pubblica Amministrazione, Delibera 23 novembre 2000, n. 51 Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell art. 18, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico sulla documentazione amministrativa 11. Decreto del Presidente della Repubblica 8 gennaio 2001, n. 37 Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato (n. 42, allegato 1, della legge n. 50/1999) 12. Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Provvedimento 8/P/2001 del 14 marzo 2001 Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici

14 Allegato b) Città di SACILE MANUALE DI CONSERVAZIONE

15 Indice 1. Introduzione Rimandi Descrizione del servizio Fasi del servizio di conservazione Affidatari del Servizio e classi documentali Il Responsabile della Conservazione Affidatario Regione Friuli Venezia Giulia - Iter procedurale Ruoli Competenze Affidatario Regione Friuli Venezia Giulia - Estensione del servizio Affidatario Regione Friuli Venezia Giulia - Elenco degli allegati... 24

16 1. Introduzione Il Comune di Sacile, di seguito denominato Ente, descrive nel presente documento le fasi e la procedura con cui intende attuare il servizio di conservazione dei documenti informatici prodotti dalla propria Amministrazione.

17 2. Rimandi Per quanto non espressamente definito nel presente documento, si rimanda all allegato 1 Glossario/Definizioni al DPCM 3 dicembre Per quanto non espressamente riportato nel presente documento, si rimanda al Manuale di Conservazione di INSIEL S.p.A.

18 3. Descrizione del servizio L Ente intende conservare i propri documenti digitali con sistemi coerenti con la normativa di settore e le regole tecniche vigenti. A tal fine adotta il presente Manuale di conservazione Fasi del servizio di conservazione Ai fini dell attivazione del servizio di conservazione si procede con le seguenti attività: individuazione e definizione delle classi documentali da inviare in conservazione; definizione dei dati o attributi specifici da correlare a ciascuna classe documentale; definizione, controllo e verifica degli strumenti software di visualizzazione, delle versioni e dei formati dei documenti; definizione dei tempi di conservazione; definizione dell anagrafica dei documenti ossia dell area organizzativa e dell ufficio proprietario dei documenti da inviare in conservazione; l associazione dell'anagrafica di un documento, della classe e della versione della classe (ossia ente\area\ufficio\classe\versione) definisce il meccanismo per l aggregazione dei documenti in lotti; definizione della periodicità di invio dei documenti al sistema di conservazione ossia definizione dell intervallo di tempo intercorrente fra due distinte prese in carico dei documenti da parte del sistema di conservazione; definizione dell intervallo di tempo intercorrente tra la presa in carico e la generazione dei pacchetti di archiviazione; la generazione di un pacchetto di archiviazione o volume di documenti rappresenta l attività conclusiva del processo di conservazione al termine del quale può essere effettuata l esibizione dei documenti ai sensi dell art. 6 della deliberazione CNIPA (poi DigitPa, ora Agenzia per l Italia Digitale) n. 11 del 19 febbraio 2004; definizione operativa per il consolidamento dei documenti (marcatura temporale); definizione operativa per la gestione dei documenti per i quali i certificati di firma risultano non validi o scaduti; definizione ed adozione di eventuali disposizioni interne all Ente relative alla produzione e all archiviazione dei documenti da inviare in conservazione.

19 3.2. Affidatari del Servizio e classi documentali Nel Manuale della Conservazione sono indicati gli affidatari del servizio di conservazione e il processo applicato dai medesimi; con documentazione allegata si forniscono inoltre: - le peculiarità delle classi documentali - i formati dei file inviabili in conservazione. La classe documentale specifica tutte le caratteristiche relative ad una tipologia di documento da sottoporre a conservazione, individuando le informazioni necessarie a qualificare ed identificare univocamente ogni singolo documento. Ha parametri propri di comportamento ed attributi o metadati caratteristici.

20 4. Il Responsabile della Conservazione Il Responsabile della conservazione è attualmente individuato nella persona di Pio Francesco Pradolin nominato con decreto del Sindaco n del 31/03/2015. In particolare, ai sensi dell art. 7 del DPCM 3 dicembre 2013, il Responsabile della conservazione è tenuto a: a) definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, e tenerne evidenza, in conformità alla normativa vigente; b) gestire il processo di conservazione e garantirne nel tempo la conformità alla normativa vigente; c) generare il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; d) generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; e) effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; f) assicurare la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; g) al fine di garantire la conservazione e l accesso ai documenti informatici, adottare misure atte a rilevare tempestivamente l eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, ripristinarne la corretta funzionalità; h) adottare adeguate misure riguardo all'obsolescenza dei formati; i) provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; j) adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione; k) assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite; l) assicurare agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; m) predisporre il manuale di conservazione e curarne l'aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. L Ente, secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia di conservazione documentale, affida il procedimento di conservazione alla Regione FVG.

21 4. Affidatario Regione Friuli Venezia Giulia - Iter procedurale L iter del processo di conservazione viene di seguito descritto in forma schematica, individuando, ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013, i ruoli coinvolti, le competenze e le responsabilità necessarie a garantirne il regolare svolgimento. In base ad un attenta valutazione di opportunità le figure del Produttore e del Responsabile della Conservazione potrebbero coincidere. Ruoli I ruoli coinvolti nell iter procedurale vengono descritti nella seguente tabella. Ruolo Produttore Responsabile della Conservazione Conservatore Gestore del Servizio di Conservazione Descrizione Il Produttore è il soggetto cui fa capo la responsabilità dello specifico atto oggetto di conservazione nella sua integrità e nel suo contenuto e la responsabilità del trasferimento del pacchetto di versamento nel sistema di conservazione Il Responsabile della Conservazione è il soggetto cui fa capo la responsabilità di verifica del corretto svolgimento del processo di conservazione Il Conservatore è il soggetto cui è stato affidato il Servizio di Conservazione dei documenti informatici e a cui fa capo la responsabilità del corretto svolgimento del processo stesso Il Gestore del Servizio di Conservazione è il soggetto che svolge materialmente il processo di conservazione Competenze Nelle tabelle seguenti vengono descritte le competenze proprie di ciascun ruolo. Ruolo Competenze Descrizione Produttore Definizione delle classi documentali e relative caratteristiche Il Produttore supporta il Responsabile della Conservazione per l individuazione delle tipologie di documenti che dovranno essere trattate dal sistema di conservazione, la definizione delle classi documentali e dei relativi dati specifici, della periodicità di invio dei documenti in conservazione, delle eventuali modalità di consolidamento, della periodicità di generazione dei pacchetti di Definizione delle modalità di produzione e trasmissione del pacchetto di versamento archiviazione, dei tempi di conservazione specifici. Il Produttore collabora con il Responsabile della Conservazione per definire le modalità di produzione e trasmissione dei pacchetti di versamento al sistema di conservazione e, se previsto, procede alla trasmissione medesima.

22 Ruolo Competenze Descrizione Responsabile della Conservazione Definizione delle modalità di conservazione Definizione delle modalità di produzione e trasmissione del pacchetto di versamento Verifica della gestione del sistema di conservazione Comunicazione delle anomalie Il Responsabile della Conservazione, in collaborazione con il Conservatore, individua le tipologie di documenti che dovranno essere trattate dal sistema di conservazione, definisce le classi documentali ed i relativi dati specifici, la periodicità di invio dei documenti in conservazione, le eventuali modalità di consolidamento, la periodicità della generazione dei pacchetti di archiviazione, i tempi di conservazione specifici. Il Responsabile della Conservazione, in collaborazione con il Conservatore, definisce le modalità di produzione e trasmissione dei pacchetti di versamento al sistema di conservazione. Il Responsabile della Conservazione verifica periodicamente il corretto svolgimento del processo di conservazione nella sua interezza. Il Responsabile della Conservazione, in caso di anomalie nella presa in carico da parte del sistema di conservazione dei documenti inviati, comunicata dal Conservatore, fornisce indicazioni in merito alla risoluzione delle stesse. Ruolo Competenze Descrizione Conservatore Definizione delle modalità di conservazione Il Conservatore, in collaborazione con il Responsabile della Conservazione, definisce le classi documentali ed i relativi dati specifici, la periodicità di invio dei documenti in conservazione, le eventuali modalità di consolidamento, la periodicità della generazione dei pacchetti di archiviazione, i tempi di Definizione delle modalità di produzione e trasmissione del pacchetto di versamento Verifica della gestione del sistema di conservazione Direttive al Gestore del Servizio di Conservazione conservazione specifici. Il Conservatore, in collaborazione con il Responsabile della Conservazione, definisce le modalità di produzione e trasmissione del pacchetto di versamento al sistema di conservazione. Il Conservatore, in collaborazione con il Responsabile della Conservazione, verifica periodicamente il corretto svolgimento del processo di conservazione nella sua interezza. Il Conservatore fornisce le direttive al Gestore del Servizio di Conservazione in merito all efficacia, all efficienza e alla conformità alla normativa vigente del processo di Conservazione.

23 Ruolo Competenze Descrizione Gestore del Definizione Servizio di delle Conservazione caratteristiche del sistema di conservazione Gestione tecnica del sistema di conservazione Gestione del Manuale del Processo di Conservazione Elaborazione e presa in carico dei pacchetti di versamento Comunicazione di anomalie Gestione dei lotti dei documenti Elaborazione di chiusura lotti Verifica periodica della leggibilità dei documenti Esibizione dei documenti conservati Archivio del software Il Gestore del Servizio di Conservazione, in collaborazione con il Conservatore, definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione. Il Gestore del Servizio di Conservazione ospita l infrastruttura hardware e software del sistema di conservazione e adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione. Il Gestore del Servizio di Conservazione provvede alla stesura ed all aggiornamento del Manuale del Processo di Conservazione che documenta l infrastruttura del sistema, le nomine del personale addetto alle procedure e l adozione delle misure necessarie alla sicurezza fisica e logica del sistema. Il Gestore del Servizio di Conservazione, mediante procedure informatizzate, accoglie le richieste di presa in carico dei pacchetti di versamento e verifica eventuali anomalie o difformità da quanto previsto nella definizione dei dati tecnici di conservazione. Il Gestore del Servizio di Conservazione comunica al Conservatore, eventuali anomalie riscontrate nel processo di presa in carico e/o nelle successive fasi del processo di conservazione. Il Gestore del Servizio di Conservazione organizza il contenuto dei supporti in modo da garantire la corretta conservazione e sicurezza dei dati. Il Gestore del Servizio di Conservazione provvede alle operazioni di chiusura dei lotti di conservazione con l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale garantendone la corretta esecuzione. L operazione di generazione del pacchetto di archiviazione determina il completamento del processo di conservazione rendendo i documenti esibibili. Il Gestore del Servizio di Conservazione verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti Il Gestore del Servizio di Conservazione provvede alla riproduzione ed esibizione dei documenti che abbiano completato il processo di conservazione. Il Gestore del Servizio di Conservazione mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse

24 Attività di assistenza Indicazioni dal Conservatore versioni Il Gestore del Servizio di Conservazione assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività di verifica e di vigilanza Il Gestore del Servizio di Conservazione gestisce il processo di conservazione recependo le indicazioni del Conservatore 5. Affidatario Regione Friuli Venezia Giulia - Estensione del servizio Eventuali variazioni delle condizioni del servizio per la classe documentale ovvero l estensione della conservazione ad altre tipologie di documenti, saranno concordate con il Conservatore e definite con atti separati. 6. Affidatario Regione Friuli Venezia Giulia - Elenco degli allegati Al presente Manuale risultano allegati i seguenti documenti: Classi documentali Attributi comuni a tutte le classi documentali In particolare per ciascuna classe documentale l Ente individua e definisce le seguenti informazioni: nome classe documentale anagrafica dei documenti ossia ente, area ed ufficio proprietari dei documenti metadati di base e specifici della classe documentale numero medio dei documenti informatici prodotti per anno numero medio dei documenti informatici prodotti giornalmente dimensione media dei documenti informatici periodicità di invio in conservazione periodicità generazione pacchetto di archiviazione tempi di conservazione Ai sensi della normativa vigente in materia di conservazione solo alcuni formati di file sono idonei ad essere correttamente conservati.