NOVITÀ PER I VOSTRI RINVII DI LETTERE E GIORNALI PANORAMICA DI TUTTE LE MODIFICHE IN VIGORE DAL 1 O GENNAIO 2018

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1 NOVITÀ PER I VOSTRI RINVII DI LETTERE E GIORNALI PANORAMICA DI TUTTE LE MODIFICHE IN VIGORE DAL 1 O GENNAIO 2018

2 Copyright: Posta CH SA, Wankdorfallee 4, 3030 Berna 1 a edizione, agosto In linea di massima la riproduzione dei contenuti è autorizzata con indicazione delle fonti. Testi e redazione: Posta CH SA, Berna Progetto e layout: Printsatz AG, Gümligen L esattezza dei dati non è garantita. Per rendere più scorrevole la lettura del testo, si utilizza la forma maschile per la designazione di entrambi i sessi.

3 NOVITÀ PER I VOSTRI RINVII DI LETTERE E GIORNALI DAL 1 O GENNAIO 2018 Finora i vantaggi offerti dalle possibilità di gestione degli invii con i codici a matrice «Letter ID» o «PP Easy» erano riservati agli invii di ritorno della posta B. Era possibile per esempio rinviare al mittente un invio della posta B già digitalizzato, cosa che invece non era possibile per un invio della posta A. Dal 1 o gennaio 2018 queste possibilità di intervento nell ambito degli invii di ritorno sono disponibili anche per la Posta A. La Posta ha creato infatti un canale standard praticamente per tutti i tipi di invio di ritorno. Cosa significa questo per la vostra azienda? Trattamento identico degli invii di ritorno per la vostra Posta A e B; Tempi di percorrenza uniformi per il recapito fisico dei ritorni: massimo sette giorni lavorativi per invii non recapitabili; Prezzo unitario per ciascun invio di ritorno soggetto a tassa: indipendentemente da prodotto, formato o peso, un invio singolo rifiutato o non ritirato costa 53 centesimi; Rinvio digitale: se nel codice a matrice è stata registrata un apposita disposizione preliminare dell invio di ritorno, i dati e l immagine dell invio di ritorno sono a vostra disposizione in formato elettronico nel Login clienti Posta (KLP), attraverso il servizio online «Monitorare gli invii», già poche ore dopo il trattamento nell impianto di spartizione. Inoltre in futuro sarà possibile ridurre ulteriormente gli invii di ritorno: grazie al controllo indirizzi basato sulla spedizione con «Letter ID», dal 1 o gennaio 2018 è possibile verificare la recapitabilità degli indirizzi prima della spedizione. Nelle pagine seguenti troverete ulteriori informazioni dettagliate sulle modifiche che entreranno in vigore dal 1 o gennaio Saremo lieti di poter continuare a servirvi con le nostre prestazioni ancora più semplici e chiare per la gestione degli invii di ritorno. Novità per i vostri rinvii di lettere e giornali 1

4 CODICE A MATRICE GESTIONE INTELLIGENTE DEGLI INVII DI RITORNO Impiegando i codici a matrice «PP Easy» e «Letter ID» potete gestire in maniera più efficiente tutto il vostro processo degli invii, sia nel percorso di andata, sia in quello di ritorno. Con la cosiddetta disposizione preliminare dell invio di ritorno nel codice a matrice (posizione 34) siete voi a stabilire cosa succede con i vostri invii di ritorno. Le diverse possibilità sono descritte nella tabella seguente. Panoramica delle prestazioni e tariffe per i rinvii Requisiti Codice a matrice conforme agli standard della Posta di tipo «Letter ID» o «PP Easy» Disposizione preliminare Offerta Valore 0 Rinvio fisico Al mittente conformemente al numero di riferimento della fattura (NRF) Valore 1 Con dati Smaltimento semplice Prezzo per rinvio Gratuito Descrizione della prestazione Rinvio fisico. Le indicazioni del mittente vengono stampate a macchina sull invio di ritorno. Come base vale il numero di riferimento della fattura (NRF) nel codice a matrice. 9 ct. Digitalizzazione degli invii di ritorno e indicazione del motivo del rinvio. Messa a disposizione di dati e immagine attraverso il servizio online «Monitorare gli invii». Gli invii di ritorno giungono nel processo di smaltimento e riciclaggio. Valore 2 Smaltimento semplice Gratuito Gli invii di ritorno giungono nel processo di smaltimento e riciclaggio. Valore 3 Il nostro consiglio* Con dati Smaltimento qualificato Il nostro consiglio* 11 ct. Digitalizzazione degli invii di ritorno e indicazione del motivo del rinvio. Messa a disposizione di dati e immagine attraverso il servizio online «Monitorare gli invii». Gli invii di ritorno vengono distrutti e smaltiti nel rispetto del segreto postale. 2 Novità per i vostri rinvii di lettere e giornali

5 Disposizione preliminare Offerta Prezzo per rinvio Descrizione della prestazione Valore 4 Smaltimento qualificato 2 ct. Gli invii di ritorno vengono distrutti e smaltiti nel rispetto del segreto postale. Valore 5 Con dati Rinvio fisico A un indirizzo di rinvio definito 9 ct. Digitalizzazione degli invii di ritorno e indicazione del motivo del rinvio. Messa a disposizione di dati e immagine attraverso il servizio online «Monitorare gli invii». Rinvio fisico. Il mittente definisce nel codice a matrice l indirizzo di rinvio desiderato, che può differire dal numero di riferimento della fattura (NRF). Valore 6 Rinvio fisico A un indirizzo di rinvio definito Gratuito Rinvio fisico. Il mittente definisce nel codice a matrice l indirizzo di rinvio desiderato, che può differire dal numero di riferimento della fattura (NRF). Valore 7 Con dati Rinvio fisico Al mittente conformemente al numero di riferimento della fattura (NRF) 9 ct. Digitalizzazione degli invii di ritorno e indicazione del motivo del rinvio. Messa a disposizione di dati e immagine attraverso il servizio online «Monitorare gli invii». Rinvio fisico. Le indicazioni del mittente vengono stampate a macchina sull invio di ritorno. Come base vale il numero di riferimento della fattura (NRF) nel codice a matrice. Nota: l erogazione delle prestazioni di rinvio può essere garantita solamente se l invio e il codice a matrice possono essere trattati meccanicamente. La Posta non può trattare codici a matrice di invii aperti e di forma irregolare. * Maggiore efficienza ed economicità della gestione degli invii di ritorno Tutti i prezzi IVA inclusa «Response Zentral» per soluzioni individuali Per ulteriori esigenze la Posta offre soluzioni personalizzate per il cliente. Le prestazioni e i prezzi vengono concordati contrattualmente. Novità per i vostri rinvii di lettere e giornali 3

6 «LETTER ID» NOVITÀ DAL 1 O GENNAIO 2018 Novità per la Posta A Dal 2018 potete godere dei vantaggi della gestione degli invii di ritorno anche per gli invii della posta A, a condizione che possano essere trattati meccanicamente (la Posta non può trattare codici a matrice di invii aperti e di forma irregolare). Un solo canale per gli invii di ritorno Ora vi è un canale standard per gli invii di ritorno. I tempi di percorrenza degli invii non recapitabili possono durare fino a sette giorni lavorativi sia per gli invii della posta A sia per quelli della posta B. I dati dell invio e dell invio di ritorno sono però a vostra disposizione in formato elettronico già poche ore dopo la spartizione (in caso di selezione di una disposizione preliminare con dati). Tariffa unitaria per tutti gli invii di ritorno soggetti a tassa Tutti gli invii di ritorno soggetti a tassa hanno lo stesso prezzo, indipendentemente da formato, peso e prodotto. La tassa unitaria ammonta a 53 centesimi per invio (IVA incl.). 4 Novità per i vostri rinvii di lettere e giornali

7 Trasparenza dei costi per gli invii di ritorno I costi per gli invii di ritorno soggetti a tassa e per le prestazioni di rinvio sono suddivisi in maniera ancora più dettagliata sulla fattura. Nuova offerta Controllo indirizzi prima della spedizione Dal 2018 avete la possibilità di far verificare dalla Posta la recapitabilità degli indirizzi immediatamente prima della spedizione. Maggiori informazioni su quest offerta sono disponibili sul sito Novità per i vostri rinvii di lettere e giornali 5

8 «PP EASY» NOVITÀ DAL 1 O GENNAIO 2018 Novità per la Posta A Dal 2018 potete godere dei vantaggi della gestione degli invii di ritorno anche per gli invii della posta A, a condizione che possano essere trattati meccanicamente (la Posta non può trattare codici a matrice di invii aperti e di forma irregolare). Un solo canale per gli invii di ritorno Ora vi è un unico canale standard per gli invii di ritorno. I tempi di percorrenza degli invii non recapitabili possono durare fino a sette giorni lavorativi sia per gli invii della posta A sia per quelli della posta B. I dati dell invio sono però a vostra disposizione in formato elettronico già poche ore dopo la spartizione (in caso di selezione di una disposizione preliminare con dati). Tariffa unitaria per tutti gli invii di ritorno soggetti a tassa Tutti gli invii di ritorno soggetti a tassa hanno lo stesso prezzo, indipendentemente da formato, peso e prodotto. La tassa unitaria ammonta a 53 centesimi per invio (IVA incl.). Trasparenza dei costi per gli invii di ritorno I costi per gli invii di ritorno soggetti a tassa e per le prestazioni di rinvio sono suddivisi in maniera ancora più dettagliata sulla fattura. 6 Novità per i vostri rinvii di lettere e giornali

9 Ulteriori consigli per gli invii con codice a matrice «PP Easy» e «Letter ID» Stampa dell indirizzo del mittente sull invio di ritorno Sugli invii di ritorno «PP Easy» e «Letter ID» con la disposizione preliminare 0 e 7, durante il processo di spartizione, viene stampato l indirizzo del mittente registrato nel codice a matrice e il relativo motivo del rinvio. In questo modo gli invii di ritorno vengono rispediti all indirizzo del mittente indicato nel codice a matrice, anche se sull invio sono riportati dati del mittente diversi. Osservare al riguardo la procedura descritta di seguito. Ecco come assicurarvi che i vostri invii di ritorno vengano rispediti all indirizzo desiderato: 1. Verificate il numero di riferimento della fattura nel codice a matrice (posizioni da 8 a 15). 2. Confrontate l indirizzo del numero di riferimento della fattura con l indirizzo del mittente riconoscibile visivamente sulla busta. Se coincidono, non occorre fare nulla. 3. Se non coincidono, la disposizione preliminare dell invio di ritorno (posizione 34 del codice a matrice) va cambiata con il valore 5 o Se si usa «PP Easy», tipo 31: definizione dell indirizzo di rinvio desiderato nel codice a matrice (posizioni dalla 23 alla 30). 5. Se si usa «Letter ID», tipo 21: definizione dell indirizzo di rinvio desiderato nel codice a matrice (posizioni dalla 37 alla 44). * Le disposizioni preliminari 5 e 6 sono disponibili con il codice a matrice tipo 31 e 21. Novità per i vostri rinvii di lettere e giornali 7

10 LETTERE CON CODICE A BARRE NOVITÀ DAL 1 O GENNAIO 2018 Raccomandata (R) con indicazione di rinvio ottica Ora vi è un canale standard per gli invii di ritorno. Dal 2018 tutti i ritorni di invii raccomandati con indicazione di rinvio come per esempio «Rinvio come posta A» oppure «Rinvio come posta B» vengono trattati nello stesso canale. I tempi di percorrenza per il rinvio fisico possono arrivare fino a sette giorni lavorativi. Raccomandata (R) Svizzera senza indicazione di rinvio ottica e atti giudiziali I tempi di percorrenza per il rinvio fisico sono pari a massimo due giorni lavorativi. Ulteriori consigli Quanto sono importanti per voi i tempi di percorrenza di un invio di ritorno? Rispedizione rapida: rimuovete l indicazione di rinvio ottica. L invio torna indietro come raccomandata entro massimo due giorni lavorativi (in caso di smarrimento la Posta risponde fino a 500 franchi). Il rinvio come raccomandata di invii di ritorno soggetti a tassa continua al prezzo di 5.30 franchi. Il rinvio di un atto giudiziale è compreso nel prezzo dell invio. Rispedizione regolare: lasciate invariata l indicazione di rinvio o applicate la nuova indicazione «Ritorno non raccomandato», in modo che il vostro ritorno giunga al canale standard. La responsabilità di massimo 500 franchi in caso di smarrimento, danneggiamento o recapito non corretto dell invio viene meno in caso di rinvio. Offerta del codice a matrice per gli invii di ritorno Se il vostro invio raccomandato viene trattato nel canale standard per gli invii di ritorno, potete usufruire di tutte le possibilità offerte dal codice a matrice per la gestione degli invii di ritorno. Leggete anche le informazioni relative a «Letter ID» e «PP Easy». 8 Novità per i vostri rinvii di lettere e giornali

11 POSTA A PLUS NOVITÀ DAL 1 O GENNAIO 2018 Un solo canale per gli invii di ritorno Ora non esiste più alcuna distinzione tra gli invii di ritorno della posta A e B. Tutti i rinvii vengono trattati nello stesso canale e i tempi di percorrenza per il rinvio fisico di invii non recapitabili possono durare fino a sette giorni lavorativi. Eliminazione della scansione al rinvio Le lettere della posta A Plus vengono rispedite nel nuovo canale standard per gli invii di ritorno. L invio viene recapitato insieme agli altri invii di ritorno e non è più necessaria la scansione per il rinvio. La responsabilità di massimo 100 franchi in caso di smarrimento, danneggiamento o recapito non corretto dell invio viene meno in caso di rinvio. Offerta del codice a matrice per gli invii di ritorno In seguito al trattamento degli invii della posta A Plus nel canale standard, per gli invii di ritorno, potete ora usufruire di tutte le possibilità offerte dal codice a matrice per la gestione degli invii di ritorno. Leggete anche le informazioni relative a «Letter ID» e «PP Easy». Novità per i vostri rinvii di lettere e giornali 9

12 SERVIZIO DI AFFRANCATURA POSTA NOVITÀ DAL 1 O GENNAIO 2018 Un solo canale per gli invii di ritorno Ora non esiste più alcuna distinzione tra gli invii di ritorno della posta A e B. Tutti i rinvii vengono trattati nello stesso canale e i tempi di percorrenza per il rinvio fisico di invii non recapitabili possono durare fino a sette giorni lavorativi. Tariffa unitaria per tutti gli invii di ritorno soggetti a tassa La tariffa unitaria di 53 centesimi per invio (IVA incl.), valida per gli invii di ritorno soggetti a tassa, si applica anche per i clienti di «Servizio di affrancatura Posta». Finora, nell ambito della prestazione «Servizio di affrancatura Posta», gli invii di ritorno non venivano addebitati. 10 Novità per i vostri rinvii di lettere e giornali

13 GIORNALI NOVITÀ DAL 1 O GENNAIO 2018 Per case editrici di giornali in abbonamento con le categorie d invio GA, GAA e GAB entrano in vigore le seguenti modifiche. Prestazioni di rinvio per i giornali in abbonamento Ora i rinvii dei giornali in abbonamento possono essere gestiti con un codice a matrice («Letter ID» o «PP Easy»), a condizione che soddisfino i criteri per il trattamento meccanico (la Posta non può trattare codici a matrice di invii aperti e di forma irregolare). Un solo canale per gli invii di ritorno Ora non esiste più alcuna distinzione tra gli invii di ritorno della posta A e B. Tutti i rinvii di giornali vengono trattati nello stesso canale dei rinvii di lettere e i tempi di percorrenza per il rinvio fisico di invii non recapitabili possono durare fino a sette giorni lavorativi. Tariffa unitaria per tutti gli invii di ritorno soggetti a tassa La tariffa unitaria di 53 centesimi per invio (IVA incl.), valida per gli invii di ritorno soggetti a tassa, si applica anche ai giornali. Le tariffe individuali finora valide per gli editori non sono più in vigore. Questo vale anche per la tariffa speciale per ritorni di GAB soggetti a tassa con un codice a matrice. Costi trasparenti degli invii di ritorno sulla vostra fattura I costi per gli invii di ritorno soggetti a tassa e per le prestazioni di rinvio sono suddivisi in maniera ancora più dettagliata sulla fattura. Novità per i vostri rinvii di lettere e giornali 11

14 INVII DI RITORNO SENZA CODICE A MATRICE «PP EASY» O «LETTER ID» NOVITÀ DAL 1 O GENNAIO 2018 Un solo canale per gli invii di ritorno Ora non esiste più alcuna distinzione tra gli invii di ritorno della posta A e B. Tutti i rinvii vengono trattati in un canale comune e i tempi di percorrenza per il rinvio fisico di invii non recapitabili possono durare fino a sette giorni lavorativi. Tariffa unitaria per tutti gli invii di ritorno soggetti a tassa Per tutti gli invii di ritorno soggetti a tassa vale una tassa unitaria di 53 centesimi per invio (IVA incl.), indipendentemente da formato, peso e prodotto. Costi trasparenti degli invii di ritorno sulla vostra fattura I costi per gli invii di ritorno soggetti a tassa e per le prestazioni di rinvio sono suddivisi in maniera ancora più dettagliata sulla fattura. Possibilità per un rinvio più rapido degli invii di ritorno Con un codice a matrice («Letter ID» o «PP Easy») potete gestire i vostri invii di ritorno e farveli recapitare per esempio in formato digitale. I dati e l immagine dell invio di ritorno sono a vostra disposizione in formato elettronico nel Login clienti Posta già poche ore dopo il trattamento nella spartitrice (in caso di selezione di una disposizione preliminare con dati). Leggete anche le informazioni relative a «Letter ID» e «PP Easy». 12 Novità per i vostri rinvii di lettere e giornali

15 A destinazione senza passaggi intermedi Indirizzi sempre attuali con il trattamento degli indirizzi Gli indirizzi diventano presto obsoleti. Affinché fatture, contratti e altri invii importanti giungano direttamente a destinazione nonostante ciò, la Posta offre alle aziende diversi prodotti per la gestione indirizzi. Trattamento degli indirizzi online Questo servizio online consente di aggiornare in qualsiasi momento banche dati indirizzi contenenti fino a indirizzi. Nomi scritti in modo errato o dati non corretti vengono individuati e rettificati. Su richiesta è possibile anche salvare la banca dati indirizzi presso la Posta e richiamarla in qualsiasi momento. Trattamento degli indirizzi da parte di esperti Specialisti e specialiste della Posta rettificano, aggiornano e verificano banche dati indirizzi, manualmente e a seconda della necessità. Sarete voi stessi a decidere quali prestazioni relative alla gestione indirizzi desiderate utilizzare a pagamento e quali no. Trattamento degli indirizzi tramite webservice Questa prestazione consente di aggiornare quotidianamente, in maniera del tutto automatizzata, banche dati indirizzi di grandi dimensioni nel CRM tramite un interfaccia integrata. Allo stesso tempo vengono individuati e rettificati anche nomi scritti in modo errato o dati non corretti. Trattamento degli indirizzi da parte dei clienti Questa è un offerta speciale per banche, assicurazioni e altri fornitori di servizi con particolari esigenze in materia di protezione dei dati e banche dati contenenti oltre indirizzi. Gli indirizzi rimangono sempre all interno dell azienda. È l azienda stessa a gestirli regolarmente con il software messo a disposizione dalla Posta e con i dati di riferimento acquistati in abbonamento. Trattamento degli indirizzi basato sulla spedizione con «Letter ID» Il trattamento degli indirizzi basato sulla spedizione con «Letter ID» consente di verificare la recapitabilità degli indirizzi prima della spedizione. Allo stesso tempo vengono individuati e rettificati anche nomi scritti in modo errato o dati non corretti. Su richiesta è possibile acquistare indirizzi di trasloco. Ulteriori informazioni in proposito sono disponibili alla voce «Letter ID». Per maggiori informazioni visitate il sito

16 Glossario Invio di ritorno Invio non recapitabile Invio rifiutato Invio non ritirato Invio di ritorno affrancato dal destinatario Invio che dopo la spedizione ritorna indietro al mittente. Si distingue tra quattro tipi di invio di ritorno: Invio che non può essere recapitato dalla Posta per ragioni legate all indirizzo (per es. indirizzo errato o incompleto). Nel corso del trattamento l invio rimane costantemente all interno dei processi della Posta e non è soggetto a tassa. Invio recapitato correttamente dalla Posta, ma rifiutato dal destinatario (direttamente alla ricezione o successivamente). Nel corso del trattamento l invio può uscire dai processi della Posta (per es. permanenza temporanea presso il destinatario) ed è soggetto a tassa. Invio notificato al destinatario per il ritiro, che alla scadenza del termine di giacenza viene rispedito al mittente. Nel corso del trattamento l invio rimane costantemente all interno dei processi della Posta ma è soggetto a tassa. Invio correttamente recapitato dalla Posta affrancato e rispedito dal destinatario nella busta originaria. Nel frattempo l invio esce quindi dalla Posta e dai suoi processi. Caratteristiche dell invio Codice a barre dell invio 128 Caratteristica dell invio impiegata per le lettere con codice a barre. Indicazione di rinvio riconoscibile visivamente (per es.: «Rinvio come posta B») Codice a matrice Istruzione alla Posta sulla modalità di trattamento di un rinvio. Il codice a matrice vale come caratteristica d identificazione e può essere impiegato a integrazione del codice a barre 128 o dell affrancatura PP. I clienti commerciali utilizzano principalmente le seguenti varianti: PP Easy Letter ID Sistema di affrancatura intelligente (IFS) Negli invii con «PP Easy» il contenuto del codice a matrice è statico e identico per tutti gli invii di un ordine. Nel codice, oltre alla disposizione preliminare dell invio di ritorno, può essere memorizzato anche lo scopo dell invio (per es. il tipo di invio: fattura, pubblicità ecc.). «Letter ID» consente una gestione efficiente dei processi. È un codice dinamico e quindi individuale per ciascun invio. In un «Letter ID», accanto a tutte le funzioni del codice a matrice statico «PP Easy», possono essere memorizzati la disposizione preliminare dell invio di ritorno, informazioni individuali del cliente e il controllo indirizzi basato sulla spedizione. Il codice a matrice IFS viene stampato con un affrancatrice. Gli invii possono essere affrancati con IFS dal cliente stesso o dalla Posta (Servizio di affrancatura Posta). Il codice IFS non offre alcuna possibilità di gestione individuale degli invii di ritorno.

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18 (PM) Posta CH SA PostMail Wankdorfallee Berna N. tel servizioclienti@posta.ch