Relazione dell OIV sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli

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1 AZIENDA ULSS N. 8 ASOLO Relazione dell OIV sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli Anno 2014 in attuazione dell art. 14, comma 4, lettera a) del D.Lgs. n.150/2009

2 Indice Presentazione pag.2 Funzionamento complessivo del sistema di misurazione e valutazione.pag.3 Piano triennale di valutazione degli obiettivi pag.5 Documento di Direttive 2014.pag.5 Budget pag.5 Relazione degli obiettivi anno 2013.pag.6 Sistema di misurazione e valutazione della performance.pag.6 performance organizzativa. pag.7 performance individuale..pag.7 Infrastruttura di supporto....pag.8 Utilizzo dei risultati del sistema di misurazione e valutazione..pag.9 Programma triennale per la trasparenza e l'integrità.pag.9 sistemi informativi e informatici a supporto dell'attuazione del programma triennale per la trasparenza ed integrità e per il rispetto degli obblighi di pubblicazione..pag.10 Conclusioni..pag.10 1

3 Relazione dell OIV sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli in attuazione dell art. 14, comma 4, lettera a) del D.Lgs. n.150/2009 Azienda Ulss n. 8 di Asolo Presentazione L Organismo Indipendente di valutazione dell azienda Ulss n.8 di Asolo è stato istituito con deliberazione del direttore generale n. 178 del 28 febbraio 2013 per il triennio Con lo stesso provvedimento sono stati nominati i componenti: - dott. Di Silvio Lucio presidente; - dott. De Dominicis Giovan Battista; - dott. Cassol Vanis. I curricula vitae dei componenti sono pubblicati nella sezione amministrazione trasparente del sito web dell azienda. Durante l anno 2014 sono stati effettuati 4 incontri, come risulta dai verbali redatti in ciascuna occasione e disponibili agli atti presso l Unità operativa Programmazione, Controllo di Gestione e Qualità, individuata come struttura tecnica permanente di supporto nella suddetta deliberazione. Tale unità operativa ha fornito, con la collaborazione di altri servizi aziendali, l assistenza tecnica necessaria in relazione alle specifiche esigenze dell OIV e in linea con quanto approvato nel Regolamento per la costituzione e la disciplina delle attività dell Organismo Indipendente di Valutazione. La presente relazione è redatta dall OIV in conformità a quanto previsto dall art. 14, comma 4, lettera a) del D.Lgs. n.150/2009 che individua tra i compiti dell OIV, il monitoraggio del funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli e l elaborazione di una relazione annuale sullo stato delle stesso. 2

4 Il funzionamento complessivo del sistema di misurazione e valutazione Il decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150 ha recato una riforma organica della disciplina del rapporto di lavoro dei dipendenti delle amministrazioni pubbliche, prevedendo lo sviluppo di un ciclo di gestione della performance (art. 4) che si articola nelle seguenti fasi: - definizione e assegnazione degli obiettivi che si intendono raggiungere, dei valori attesi di risultato e dei rispettivi indicatori; - collegamento tra gli obiettivi e l'allocazione delle risorse; - monitoraggio in corso di esercizio e attivazione di eventuali interventi correttivi; - misurazione e valutazione della performance, organizzativa e individuale; - utilizzo dei sistemi premianti, secondo criteri di valorizzazione del merito; - rendicontazione dei risultati agli organi di indirizzo politico amministrativo, ai vertici delle amministrazioni, nonché ai competenti organi esterni, ai cittadini, ai soggetti interessati, agli utenti e ai destinatari dei servizi. Di seguito viene rappresentato il ciclo di gestione della performance con l evidenza di tutte le azioni e i documenti che ne caratterizzano il funzionamento e la rispettiva tempistica. 3

5 Livello istituzionale Pianificazione pluriennale Piano Socio Sanitario Regionale Pianificazione annuale DGRV Obiettivi assegnati ai Direttori generali Livello strategico entro il 30 gennaio entro il 30 giugno entro il 15 settembre Pianificazione triennale Piano triennale di valutazione degli obiettivi Pianificazione annuale Documento di Direttive Valutazione annuale anno precedente Relazione degli obiettivi Valutazione annuale anno precedente Validazione della Relazione degli obiettivi da parte dell'oiv Livello operativo entro il 1 trimestre entro il 31 agosto entro il 31 marzo Pianificazione annuale Valutazione infra annuale Valutazione annuale Obiettivi operativi organizzativi Schede di budget Monitoraggio semestrale delle schede di budget Consuntivo Pianificazione annuale Obiettivi operativi individuali Valutazione annuale Compilazione delle schede di valutazione individuale 4

6 Piano triennale di valutazione degli obiettivi Il Piano triennale di valutazione degli obiettivi, come previsto dall art. 10, comma 1, lett. a) del D.Lgs. 27 ottobre 2009, n. 150, è il documento programmatico triennale attraverso il quale, in conformità alle risorse assegnate e nel rispetto della programmazione sanitaria regionale e dei vincoli di bilancio, vengono individuati gli indirizzi e gli obiettivi strategici ed operativi dell Azienda e vengono definiti gli indicatori per la misurazione e la valutazione delle performance. L approvazione del piano dà avvio al ciclo di gestione della performance organizzativa e individuale, in attuazione dell art. 4 del D.Lgs. 27 ottobre 2009, n. 150, e si presenta come elemento fondamentale di un sistema di misurazione e di valutazione dei risultati attesi, allo scopo di migliorare la qualità dei servizi offerti e la crescita delle competenze professionali. L Organismo Indipendente di valutazione dell azienda Ulss n.8 di Asolo ha preso atto della stesura del Piano triennale di valutazione degli obiettivi nell incontro dell 8 aprile Tale documento, redatto in conformità agli obiettivi assegnati dalla Regione alle Ulss con la DGR 2533/2013, è stato successivamente adottato con deliberazione del direttore generale n. 664 del 12 giugno Documento di Direttive anno 2014 Il documento di direttive è formulato dal direttore generale allo scopo di realizzare il raccordo sistematico tra gli strumenti della programmazione e del budget, in aderenza ai contenuti ed alle scelte di pianificazione adottate dall'azienda e al nuovo piano socio sanitario regionale adottato con Legge Regionale n. 23 del 29 giugno 2012 e successivamente modificato con Legge Regionale n. 46 del 3 dicembre Il documento è stato redatto sulla base degli obiettivi per l anno 2014 assegnati dalla Regione Veneto con DGR 2533/2013. L Organismo Indipendente di valutazione ha preso atto dell Adozione del Documento di Direttive per l anno 2014 approvato con deliberazione del direttore generale n. 71 del 23 gennaio Budget 2014 Al fine di rendere i processi di programmazione e budgeting paralleli e fortemente correlati e di valorizzare l'impegno complessivo del personale, rivolto sia al mantenimento che al miglioramento continuo dei livelli di efficienza ed efficacia in essere, l azienda applica una apposita scheda, articolata in tre parti a) budget delle risorse, b) sistemi di controllo, c) progetti per conseguire gli obiettivi. L importanza assunta dalla procedura di programmazione budgeting comporta la necessità che ogni centro di responsabilità ponga in essere iniziative per la condivisione con tutto il personale degli obblighi derivanti allo stesso dalla procedura in questione. L Organismo Indipendente di valutazione dell azienda Ulss n. 8 di Asolo, nella seduta dell 8 aprile 2014, ha preso atto che le schede di programmazione e budgeting dell anno 2014 sono state negoziate e sono stati assegnati gli obiettivi organizzativi di ciascuna unità operativa. 5

7 Con riferimento alla fase di assegnazione degli obiettivi effettuata nel ciclo della performance 2014, l Organismo Indipendente di valutazione ha valutato lo svolgimento del processo, l adeguatezza delle modalità di assegnazione degli obiettivi e la coerenza con le disposizioni del sistema di misurazione e valutazione. Con deliberazione 19 giugno 2014, n. 713, è stato adottato il programma annuale e il budget economico delle strutture operative aziendali e dei relativi centri di responsabilità per l'anno Le verifiche periodiche dei risultati conseguiti e la rilevazione e misurazione finale degli scostamenti tra obiettivi e risultati è stata effettuata dall U.O. Programmazione, Controllo di gestione, Qualità. Sono stati effettuati due monitoraggi intermedi sullo stato di avanzamento degli obiettivi per la struttura ospedaliera. Nel primo, svoltosi durante il mese di luglio 2014, sono stati verificati i risultati raggiunti al 31 maggio 2014; il secondo monitoraggio, invece, ha avuto inizio nel mese di dicembre 2014 ed ha analizzato la situazione al 31 ottobre Relazione degli obiettivi anno 2013 L azienda, con deliberazione del direttore generale n. 756 del 26 giugno 2014, ha adottato la Relazione degli obiettivi anno 2013 realizzata sullo schema ministeriale della relazione sulla gestione, nella quale sono stati evidenziati i risultati organizzativi raggiunti dall azienda nell anno 2013 rispetto ai singoli obiettivi programmati e alle risorse assegnate secondo le disposizioni della DGR 2533/2013. L Organismo Indipendente di valutazione dell azienda Ulss n. 8 di Asolo, durante il terzo incontro tenutosi il 15 luglio 2014 ha preso atto del documento che ha concluso il Ciclo della Performance L Organismo Indipendente di valutazione dell azienda Ulss n. 8 di Asolo, durante il suddetto incontro, ha inoltre, preso atto del raggiungimento degli obiettivi da parte dell azienda per l anno 2013 dopo aver preso visione di alcune schede di consuntivo 2013 a campione, sia di unità operative ospedaliere che territoriali. L OIV ha ritenuto che, sotto un profilo generale, le schede rispondano ai principi di trasparenza, immediata intellegibilità, veridicità e verificabilità dei contenuti, partecipazione e coerenza interna ed esterna e pertanto sono state approvate. Sistema di misurazione e valutazione della performance Il Sistema di misurazione e valutazione della performance dell Ulss n. 8 di Asolo, ai sensi dall art. 2 del D.Lgs. 27 ottobre 2009, n. 150, ha la finalità di assicurare elevati standard qualitativi ed economici e di favorire il miglioramento continuo della qualità del servizio offerto tramite la valorizzazione del contributo che ciascuno, sia che si tratti di unità operativa o di singolo individuo, apporta attraverso la propria azione al raggiungimento delle finalità e degli obiettivi dell Azienda e alla soddisfazione dei bisogni per i quali la stessa è costituita. L Organismo Indipendente di valutazione ha richiesto la stesura di un documento che descriva la fasi del sistema di misurazione e valutazione della performance dell azienda. La richiesta è stata recepita 6

8 dall azienda che ha redatto il documento Sistema di misurazione e valutazione della performance. L OIV, nell incontro del 21 gennaio 2014, ne ha approvato il contenuto. Il Sistema è articolato in due ambiti applicativi: l ambito della performance organizzativa e l ambito della performance individuale: - Performance organizzativa La Valutazione della Performance Organizzativa opera a tutti i livelli organizzativi in funzione del grado di responsabilità previsto nell Atto Aziendale: Strutture Tecnico Funzionali: Direzione Medica di Ospedale, Direzione del Distretto Socio Sanitario Unico, Direzione del Dipartimento di Prevenzione Dipartimenti Strutturali; Strutture Complesse; Strutture Semplici Dipartimentali. L oggetto della valutazione è il grado di raggiungimento degli obiettivi attribuiti nell ambito delle schede di programmazione e budgeting (risultati gestionali), tenendo presente quanto stabilito dall Azienda con il Piano triennale di valutazione degli obiettivi e con il Documento di Direttive, nel rispetto dei vincoli gestionali e di bilancio stabiliti a livello Regionale. Gli obiettivi di performance organizzativa sono assegnati ai responsabili delle strutture complesse e semplici dipartimentali con cadenza annuale. Il monitoraggio finale e la valutazione complessiva dei risultati di performance di tutte le articolazioni organizzative aziendali viene conclusa entro i primi sei mesi dell anno successivo ed è deliberata dal Direttore Generale su proposta dell OIV. - Performance individuale La valutazione della performance individuale è estesa a tutti i dipendenti con contratto a tempo indeterminato e determinato ed ha periodicità annuale. Il sistema di valutazione della performance individuale prevede che: - I Direttori di Struttura tecnico Funzionale Ospedale e Dipartimento di Prevenzione sono valutati, per competenza, dal Direttore Sanitario. Il Direttore del Distretto Socio Sanitario Unico è valutato congiuntamente dal Direttore Sanitario e dal Direttore dei Servizi Sociali e della Funzione Territoriale. - I direttori dei dipartimenti strutturali sanitari vengono valutati dal Direttore della Struttura Tecnico Funzionale di afferenza. - I direttori del dipartimenti dei Servizi Generali sono valutati dal Direttore Amministrativo. - I direttori delle Strutture Complesse e i Responsabili di Strutture Semplici (non articolazione interna di struttura complessa) sono valutati, per competenza, dal Direttore del dipartimento di 7

9 appartenenza. Nel caso di mancanza dal Direttore del Dipartimento, dal Direttore della Struttura tecnico Funzionale di riferimento. Nel caso dei servizi in Staff della Direzione Strategica, vengono valutati dal Direttore dell area di appartenenza. - I responsabili delle strutture semplici articolazione interna di U.O. sono valutati dal Direttore della Struttura Complessa di riferimento. In caso di mancanza, la valutazione viene effettuata dal Direttore del Dipartimento di riferimento o, in caso di mancanza, dal Direttore della Struttura tecnico Funzionale di afferenza. - Il Personale del Comparto viene valutato dal Direttore della Struttura Complessa di afferenza che si avvale del personale del comparto cui è affidata la Posizione Organizzativa o l incarico di Coordinamento. In caso di mancanza, la valutazione viene effettuata dal Direttore del Dipartimento Strutturale di riferimento o, in caso di mancanza, dal Direttore della Struttura tecnico Funzionale di afferenza. Nella valutazione del personale del comparto, i dirigenti valutatori si avvalgono dei dipendenti con incarico di Posizioni Organizzative e/o di Coordinamento. Nel caso in cui, in corso d anno, il valutato presti la propria attività lavorativa presso due o più strutture, la valutazione verrà effettuata dal Responsabile della Struttura presso cui il valutato ha prestato o presti l attività prevalente in termini temporali, coadiuvato dagli altri Responsabili. Nel caso in cui, in corso d anno, il valutato presti la propria attività lavorativa presso due o più strutture in maniera percentuale, la valutazione verrà effettuata dal Responsabile della Struttura presso cui il valutato percentualmente ha prestato o presti in modo prevalente l attività, coadiuvato dagli altri Responsabili. L OIV, ai sensi dell art.14, comma 6 del D.Lgs. 27 ottobre 2009, n. 150, è chiamato a validare la Relazione sulla Performance che l azienda deve adottare entro il 30 giugno di ogni anno. Tale documento evidenzia, a consuntivo, con riferimento all anno precedente, i risultati organizzativi ed individuali raggiunti rispetto ai singoli obiettivi programmati ed alle risorse, con rilevazione degli eventuali scostamenti. Infrastruttura di supporto Il monitoraggio della performance organizzativa viene attuato a partire dai dati presenti nel data warehouse aziendale. Avvalendosi principalmente di strumenti di business intelligence quali SAS e Qlikview, i dati vengono elaborati dall U.O. Programmazione, controllo di gestione e qualità e messi a disposizione della direzione strategica e dei responsabili delle unità operative aziendali attraverso specifici report. Per gli indicatori più critici sono stati messi a disposizione dei report nell intranet aziendale che vengono aggiornati ogni notte. Il monitoraggio della perfomance individuale viene attuato attraverso una piattaforma aziendale on line a cui hanno accesso tutti i responsabili chiamati a valutare il personale loro assegnato. 8

10 Utilizzo dei risultati del Sistema di misurazione e valutazione Il ciclo della performance si conclude con l esito del processo di valutazione organizzativa ed individuale. L Organismo Indipendente di valutazione ha valutato positivamente il collegamento tra la valutazione della performance organizzativa e l erogazione delle componenti accessorie stipendiali legate alla premialità. Per quanto riguarda la valutazione individuale del personale per l anno 2013 l azienda, nel rispetto del dettato normativo e contrattuale e confrontandosi con le OO.SS. ai vari tavoli di contrattazione, ha individuato il nuovo sistema di valutazione individuale del personale dipendente, dirigente e non. Sono state utilizzate le schede di valutazione individuale della dirigenza medica e veterinaria, della dirigenza SPTA e del personale del comparto concordate con le organizzazioni sindacali e approvate l anno precedente. Le schede di valutazione individuale hanno trovato piena applicazione per il personale del comparto (vedi allegati n. 1 e n. 2). Al fine di rendere più spedita la procedura di valutazione, è stato attivato un sistema telematico di redazione della scheda di valutazione relativa all anno Attraverso la piattaforma online tutti i responsabili hanno potuto procedere alla compilazione delle valutazioni individuali del personale. Le schede sono state stampate e sottoscritte dai valutati. La valutazione individuale del personale del comparto per l anno 2013, come da indicazioni del Direttore Amministrativo comunicate con protocollo n dell 11 novembre 2014 ai direttori e ai responsabili di tutte le unità operative dell azienda, si è conclusa il 12 dicembre La scheda, vista la fase di avvio, non ha avuto ripercussione sul saldo del salario incentivante relativo all anno 2013, in ragione del fatto che proprio l avviamento del sistema ha impedito l esplicarsi di alcuni passaggi che avrebbero dovuto assicurare il rispetto dei presupposti fondamentali per la legittima applicazione del sistema. Per l anno 2013 sono pertanto stati utilizzati per l erogazione delle componenti accessorie solo i risultati raggiunti attraverso la performance organizzativa; la valutazione individuale è stata applicata in modo sperimentale senza ripercussioni sul sistema incentivante. Programma triennale per la trasparenza e l'integrità L Organismo Indipendente di valutazione dell azienda Ulss n. 8 di Asolo ha approvato il Programma triennale per la trasparenza e l integrità adottato con deliberazione del direttore generale n. 114 del 30 gennaio Il Programma triennale per la trasparenza e l integrità ha definito le misure, i modi e le iniziative volti all attuazione degli obblighi di pubblicazione previsti dalla normativa vigente, ivi comprese le misure organizzative volte ad assicurare la regolarità e la tempestività dei flussi informativi formulando gli obiettivi in collegamento con la programmazione strategica e operativa dell amministrazione. Il documento è costituito da tre allegati che definiscono i dati da pubblicare, le fasi e soggetti responsabili e i principali riferimenti normativi. 9

11 L Organismo Indipendente di valutazione, durante l incontro del 21 gennaio 2014, ai sensi dell art. 14, comma 4, lettera g) del D.Lgs. n. 150/2009, dopo aver verificato i dati pubblicati nel sito aziendale al 31/12/2013, ne ha attestato la veridicità e l attendibilità, come riportato nel Documento di attestazione (allegato n. 2 della delibera n. 77/2013 dell ANAC) e nella Scheda di sintesi (allegato n. 3 della delibera n. 77/2013 dell ANAC). Durante l incontro del 7 ottobre 2014, inoltre, l OIV, in merito all art. 22/D.Lgs 33/2013 e agli ulteriori adempimenti richiesti dalla regione con circolare n del 12 agosto 2014 (dati relativi alle società partecipate ed agli enti di diritto privato in controllo pubblico), ha verificato l attendibilità e la veridicità di quanto pubblicato nel sito web istituzionale dell azienda nella sezione Amministrazione trasparente e ha attestato, pertanto, l assolvimento degli obblighi di pubblicazione per le tipologie di dati richiesti dall ANAC. Sistemi informativi e informatici a supporto dell attuazione del programma triennale per la trasparenza ed integrità e per il rispetto degli obblighi di pubblicazione La sezione Amministrazione Trasparente, raggiungibile direttamente a partire dalla homepage del portale aziendale ( raccoglie le informazioni che le Amministrazioni sono tenute a pubblicare nel proprio sito internet nell ottica della trasparenza, buona amministrazione e di prevenzione dei fenomeni della corruzione (L.69/2009, Legge 213/2012, D.Lgs 33/2013, L.190/2012). A supporto del sito istituzionale, viene inoltre usato un gestionale chiamato IN.FOR.ALL, utilizzato per trattare automaticamente i dati relativi alle procedure dei bandi di gara e dei contratti. Il Responsabile della trasparenza ha costantemente svolto un attività di controllo sull adempimento, da parte dei Responsabili degli uffici dirigenziali preposti, degli obblighi di pubblicazione, verificando la completezza, la chiarezza e l aggiornamento delle informazioni pubblicate sulla base delle informazioni ricevute e provvedendo ad aggiornare il Programma triennale per la trasparenza e l integrità. Conclusioni L OIV esprime apprezzamento per come si è adempiuto agli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte della Pubblica Amministrazione ai sensi del D.Lgs. 33/2013 e per l aggiornamento e il miglioramento continuo della sottosezione del sito web aziendale Amministrazione trasparente all uopo dedicato; si raccomanda al Responsabile della Trasparenza di perseverare nell azione di vigilanza e di verifica dell attualità del sito. Circa la performance organizzativa si dà atto che il ciclo e stato avviato tempestivamente e adeguatamente con l approvazione delle Direttive di Budget 2014 e il Piano Triennale di Valutazione degli Obiettivi ; la trattativa di budget è stato un processo trasparente, partecipato e condiviso, utilizzando tra l altro una sintetica scheda di budget negoziata e sottoscritta dai singoli Responsabili; sono stati garantiti i 10

12 necessari monitoraggi e ne sono stati resi edotti i Responsabili in corso d esercizio anche ai fini di una eventuale ricontrattazione. Nella relazione sul funzionamento del 2013 si sollecitava per il 2014 il perfezionamento della valutazione della performance individuale. Si rileva nel corso del 2014 l adozione della scheda di valutazione individuale per il personale del Comparto e Dirigenziale e la somministrazione regolamentata quale test sul campo anche ai fini di elaborare i dati con supporto informatico dedicato. Si apprezzano i progressi rilevati rispetto alla soluzione del problema e si richiama la necessità per il 2014 di correlare la premialità con la performance individuale, dando atto che è già in atto la correlazione della premialità con la performance organizzativa. 11