STAMPA E CONSERVAZIONE LIBRI E REGISTRI

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1 dott. Vittore Cacciatori dott. Alessandro Testa dott. Cristiano Vantini dott.ssa Cecilia Zangrandi dott. Giacomo Cacciatori Circolare n. 20 in collaborazione con avv. Zeno Caponi Verona, 20 dicembre 2017 Ai Signori Clienti Loro Sedi STAMPA E CONSERVAZIONE LIBRI E REGISTRI Avvicinandosi la scadenza di fine anno, si ritiene opportuno riassumere le disposizioni vigenti in materia di stampa e conservazione cartacea dei libri e registri obbligatori a fini civilistici e fiscali. In base all art. 7 co. 4ter del D.L. 357/94 il termine per la stampa su supporto cartaceo (c.d. conservazione cartacea) dei registri e libri obbligatori a fini fiscali e civilistici è in generale fissato entro tre mesi dalla scadenza del termine invio delle relative dichiarazioni. In virtù delle modifiche al calendario delle scadenze fiscali nel 2017 (28 febbraio per la dichiarazione IVA e 31 ottobre per la dichiarazione dei Redditi), l Agenzia delle Entrate con la R.M. 46/2017 ha chiarito che per i libri e registri relativi all anno 2016 la scadenza è da intendersi unicamente entro tre mesi dall invio della dichiarazione dei Redditi ed è pertanto fissata per tutti i registri entro il 31 gennaio Per i soggetti IRES con termine di invio del modello Redditi diverso dal 31 ottobre (c.d. soggetti non solari), la scadenza per la stampa è prevista entro tre mesi dalla relativa scadenza di invio Si ricorda che tali specifiche disposizioni si applicano anche per ultimare il processo di conservazione elettronica dei registri effettuata ai sensi del D.M. 17 giugno 2014 in sostituzione della modalità cartacea tradizionale c.d. conservazione sostitutiva ossia con l apposizione di firma elettronica e marca temporale e con assolvimento dell imposta di bollo, ove dovuta, in forma virtuale la quale, tuttavia, è destinarla di una più specifica disciplina in materia di emissione e conservazione dei documenti. Si ricorda inoltre che anche nel caso di conservazione cartacea è naturalmente ammesso in fase d anno l uso di sistemi informatici o elettronici nella tenuta dei registri e i libri contabili purché: Verona - Via Carmelitani Scalzi 20 - P.IVA tel fax [email protected]

2 i libri e registri contengano l intestazione del soggetto utilizzatore e riportino l indicazione della tipologia e siano progressivamente numerati; al momento dello svolgimento dell attività di ispezione e controllo risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici; in sede di ispezione controllo siano stampati simultaneamente alla precisa richiesta degli organi verificatori e in loro presenza. Ø In relazione a quanto sopra, si invitano i Clienti all assoluto rispetto dei termini previsti dalla normativa, in quanto una recente sentenza della Corte di Cassazione (n.2187 del 30/10/2015) ha affermato che è indetraibile l IVA se le fatture sono annotate su supporto informatico ma i relativi registri non sono stampati nei termini di Legge. In allegato riassumiamo brevemente le disposizioni che regolano la tenuta e la conservazione dei singoli libri e registri obbligatori previsti dall art. 14 del D.P.R. 600/73. Si ricorda che ai sensi dell art. 18 del D.P.R. 600/73, le imprese in contabilità semplificata non devono tenere i registri e le scritture contabili ma solo i registri IVA. Lo Studio resta a disposizione per ogni ulteriore chiarimento si ritenesse necessario. Con l occasione salutiamo distintamente. Lo Studio 2

3 Libro giornale 2216 Cod. Civ.) Il libro giornale deve indicare cronologicamente, giorno per giorno, tutte le operazioni contabili relative alla gestione aziendale (data e descrizione dell operazione nonché sua rappresentazione con indicazione dei conti di mastro coinvolti nell operazione). Il libro giornale deve essere stampato entro tre mesi dal termine di invio della dichiarazione dei redditi. A fini civilistici, il libro giornale stampato deve essere conservato per 10 anni, mentre a fini fiscali, entro il termine, normalmente più breve, di decadenza dal potere di accertamento. Dal 2001 non è più prevista la vidimazione e bollatura iniziale obbligatoria del libro giornale; tuttavia esso continua ad essere soggetto ad imposta di bollo: di Euro 32,00 (2 marche da 16,00 Euro) per S.n.c., S.a.s. e ditte individuali di Euro 16,00 per S.r.l., S.p.a. e S.a.p.a. ogni 100 pagine o frazione, da pagarsi anteriormente all effettuazione delle annotazioni sulla prima pagina. Le marche da bollo devono essere applicate sulla prima delle 100 pagine. Libro inventari 2217 Cod. Civ. e art. 15 del D.P.R. 600/73) Il libro inventari deve: essere redatto dagli imprenditori commerciali; essere compilato ogni anno; riportare dettagliatamente le attività e le passività e chiudersi con lo stato patrimoniale e il conto economico. Il libro degli inventari deve essere stampato entro tre mesi dal termine di invio della dichiarazione dei redditi. A fini civilistici, il libro degli inventari stampato deve essere conservato per 10 anni, mentre a fini fiscali entro il termine, normalmente più breve, di decadenza dal potere di accertamento. Si applicano le stesse disposizioni in materia di imposta di bollo del libro giornale. Registro dei beni Nel caso di beni mobili o immobili ammortizzabili di proprietà dell impresa è ammortizzabili previsto l'obbligo della tenuta di un apposito registro contenente in particolare l annotazione delle quote di ammortamento dei singoli cespiti (civilistiche e fiscali), 600/73) 16 D.P.R. pena l indeducibilità delle stesse. Il registro va aggiornato in via definitiva obbligatoriamente entro il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi del relativo anno. Il registro dei beni ammortizzabili deve essere stampato entro tre mesi dal termine di invio della dichiarazione dei redditi. A fini civilistici, il registro stampato deve essere conservato per 10 anni, mentre a fini fiscali entro il termine, normalmente più breve, di decadenza dal potere di accertamento. Il registro dei beni ammortizzabili non è soggetto a imposta di bollo. 3

4 Contabilità di Si ricorda che sono obbligati alla tenuta della c.d. scritture ausiliarie di magazzino i soggetti in contabilità ordinaria che per due esercizi consecutivi abbiano superato magazzino entrambi i seguenti limiti: 1 D.P.R. 695/1996) Ricavi Euro ,99 per esercizio; Rimanenze finali Euro ,80; Tale obbligo decorre dal secondo periodo (n+3) di imposta successivo a quello in cui, per la seconda volta consecutiva (n e n+1), si verifica il superamento di tali limiti. Non è necessario bollare o vidimare i registri o applicare marca da bollo e nemmeno numerare progressivamente le pagine. Le scritture ausiliarie di magazzino, dove tenute, devono essere stampate entro tre mesi dal termine di invio della dichiarazione dei redditi. A fini civilistici, devono essere conservate per 10 anni, mentre a fini fiscali entro il termine, normalmente più breve, di decadenza dal potere di accertamento. Registri IVA 633/72) 14 L'art. 14 lett. b) D.P.R. 600/73 prevede la tenuta obbligatoria dei registri previsti dalla D.P.R. normativa IVA; in particolare si ricordano i seguenti: registro delle fatture emesse 23 D.P.R. 633/72) registro dei corrispettivi 24) registro degli acquisti 25) bollettario madre e figlia 32) registro riassuntivo della liquidazione Iva di gruppo 39) registro annotazione movimentazione beni da e per altri stati UE a titolo non traslativo della proprietà 52) registro annotazione consegne a terzi in lavorazione, comodato, deposito, ecc. 53) registro Iva per l'editoria 74) registro dei corrispettivi per le agenzie di viaggio (artt. 73 e 74-ter) registro dei depositi Iva 50-bis D.L. 331/1993) registro annotazione sistema analitico Iva del margine 38 D.L. 41/1995) registro annotazione sistema globale Iva del margine 38 D.L. 41/1995) registro degli omaggi registro corrispettivi di emergenza per misuratore fiscale registro delle dichiarazioni di intento emesse e ricevute Se la stampa avviene su fogli mobili, le pagine del registro devono contenere l intestazione della ditta e l indicazione del tipo di registro. Il registro va aggiornato in via definitiva obbligatoriamente entro il termine di presentazione della dichiarazione dei IVA del relativo anno. Anche i registri IVA devono essere stampati entro tre mesi dal termine di invio della dichiarazione dei 4

5 redditi (per l anno 2016 la scadenza è 31/1/2018). A fini fiscali i registri IVA devono essere conservati entro il termine, normalmente di 5 anni, di decadenza dal potere di accertamento. I registri IVA non sono soggetti a imposta di bollo. Il D.L. 148/2017 (convertito L. 172 del 4 dicembre 2017) ha stabilito che, in deroga a quanto previsto dall art. art. 7 co. 4ter del D.L. 357/94, la tenuta dei registri di cui agli articoli 23 (registro fatture emesse) e 25 (registro fatture di acquisto) del D.P.R 633/72 con sistemi elettronici è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza. 5