DONAZIONI di beni: PROCEDIMENTO

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1 Dipartimento Amministrativo Unità Operativa Acquisti e Logistica DONAZIONI di beni: PROCEDIMENTO PREMESSA: procedimento unificato presso l U.O. Acquisti e Logistica che adotta l atto (fino ad un valore del bene di ,00) o lo predispone per l adozione da parte del D.G., e redige la lettera di ringraziamento al donante. Modulistica da utilizzare: i MODULI A) B) e C) sono inseriti sul sito web. FASE DI PROPOSTA Fase 1) proposta del donante In questa fase l onere dell azione è a carico del Servizio Beneficiario o del Referente Comodati/Donazioni competente che provvedono alla consegna al Donante del facsimile Modulo A), si accertano della corretta compilazione di suddetto fac simile che deve contenere le indicazioni che seguono: - volontà di donare; - breve descrizione del bene oggetto della donazione (con eventuale individuazione della ditta); - valore commerciale del bene oggetto della donazione; - individuazione del reparto destinatario della donazione. La fase termina con la consegna, da parte del donante, del MOD. A) direttamente al Servizio Beneficiario e/o al Referente Comodati/Donazioni competente. FASE ISTRUTTORIA Fase 2) individuazione del bene Fase 3) proposta ditta fornitrice Fase 4) accettazione/autorizzazione Fase 5) invio richiesta all U.O. Acquisti e Logistica 2) INDIVIDUAZIONE DEL BENE Cod.Fisc Partita IVA Via De Gasperi, Ravenna - sito web -

2 - Se il bene non è già stato individuato dal donante l onere dell azione è a carico del Servizio Beneficiario o del Referente comodati /donazioni. In questa fase ci si avvale delle competenze dei servizi trasversali (Fisica Sanitaria, Serv. Revenzione e Protezione; U.O. Gestione dei Servizi Informatici e di Rete ecc). 3) PROPOSTA DELLA DITTA FORNITRICE L onere dell azione è a carico del Servizio Utilizzatore e/o del Ref. Comodati/donazioni. Si provvede alla consegna alla Ditta Fornitrice (che potrebbe coincidere col donante) del fac-simile Modulo B) e si accerta della corretta compilazione di suddetto fac simile che deve contenere le indicazioni che seguono: - descrizione del bene; - valore commerciale del bene; - dichiarazione che non sia necessario l utilizzo di materiale d uso dedicato (in caso sia necessario, indicare specificatamente i prodotti, le quantità annue necessarie e la spesa presunta; - indicazione dell eventuale materiale di consumo necessario al suo utilizzo e spesa presunta; - impegno della Ditta a formare il personale dell A.USL, su richiesta di quest ultima; - modalità di consegna, installazione e collaudo - compilazione per le attrezzature sanitarie del mod.sfs-1 - durata della garanzia: - contratto di manutenzione post garanzia. 4) accettazione /autorizzazione L accettazione secondo il fac-simile Modulo C) deve essere stilata dal Direttore dell U.O. destinataria o dal Referente Comodati /donazioni. Quest ultimo provvede alla raccolta delle firme di autorizzazione relativamente ai Servizi trasversali competenti per quel bene specifico. Elenco esemplificativo delle autorizzazioni in base alle competenze in relazione alla tipologia di attrezzature: - autorizzazione del Direttore di U.O. destinataria del comodato; - autorizzazione Direttori di Macrostrutture; - autorizzazione Servizio di Fisica Sanitaria ; - autorizzazione Servizio per la Progettazione e Gestione dei Servizi Informatici e di Rete; - autorizzazione U.O Attività Tecniche; il Modulo C) deve inoltre contenere le seguenti indicazioni: - se trattasi di attrezzatura prevista nella programmazione per l anno in corso; - in caso di materiale dedicato, relazione sui costi annuali di tale materiale e contestuale valutazione costi-benefici, e dichiarazione di convenienza all accettazione della donazione (motivare in maniera specifica);

3 - indicare l eventuale necessità di materiale di consumo, definendo le caratteristiche tecniche dei prodotti e le ditte specifiche del settore, al fine di procedere allo svolgimento di una procedura di cottimo fiduciario ad interpello plurimo, o indicare se invece si tratta di materiale già presente in altre forniture. - esprimere un giudizio sul contratto di manutenzione post-garanzia offerto e l eventuale spesa annua presunta; - in tutti i casi sopraindicati, che prevedono una spesa, dichiarare che suddetta spesa è stata prevista nel budget; - dichiarazione che vi è un luogo idoneo al collocamento dell attrezzatura; - dichiarazione che per l utilizzo dell attrezzatura non è necessario altro personale. 5) INVIO RICHIESTA Il Referente comodati/donazioni procede all invio all U.O. ACQUISTI E LOGISTICA dei MODULI A), B) e C) debitamente compilati con lettera protocollata e firmata dal Direttore di Macrostruttura. In caso di compilazione incompleta la documentazione verrà restituita dall U.O. Acquisti e Logistica per il completamento della stessa. FASE DI ADOZIONE ATTO In queste fase l onere dell azione è a carico dell U.O. Acquisti e Logistica Fase 6) adozione atto Fase 7) comunicazione ditta fornitrice (ove necessario) Fase 8) lettera al donante Fase 9) comunicazioni interne 6) DETERMINAZIONE DI ACCETTAZIONE DELLA DONAZIONE Il Direttore U.O. Acquisti e Logistica adotterà l atto se il valore del bene non supera i ,00 Euro, per beni di valore superiori l atto di accettazione verrà adottato dal Direttore Generale. 7) L U.O. Acquisti e Logistica provvederà a comunicare alla ditta fornitrice del bene la conclusione delle procedure e le indicazioni per la fornitura: consegna ecc. l eventuale DUVRI compilato dal SPP (ove necessario). 8) LETTERA AL DONANTE

4 Lettera di ringraziamento (se il donante coincide con la ditta fornitrice si unificheranno i punti 7 e 8) 9) COMUNICAZIONI INTERNE L U.O. Acquisti e Logistica invia copia dell atto amministrativo di accettazione e/o della lettera trasmessa alla ditta fornitrice a: Servizio Beneficiario, Referente Comodati/Donazioni, Servizi trasversali competenti. FASE CONCLUSIVA Fase 10) consegna e collaudo Fase 11) inventariazione del bene 10) CONSEGNA/COLLAUDO - La ditta fornitrice deve inviare lettera trasmessa dall U.O. Acquisti e Logistica firmata, il DUVRI sottoscritto (se presente) e comunicare l ingresso del bene all U.O. Acquisti e Logistica, all U.O. utilizzatrice, o al Servizio di Fisica Sanitaria/ Servizio per la Progettazione e Gestione dei Servizi Informatici e di Rete in caso di installazione e collaudo. 11) INVENTARAZIONE DEL BENE Ove previsto, secondo le modalità del regolamento aziendale. C:\Documents and Settings\ragale0621\Documenti\2008\comodati e donazioni\donazioni\procedura donazione.doc

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