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Adriana Carla Landi
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2 Sommario PROCEDURE.IT VIRTUAL DATA ROOM ANAGRAFICHE VDR Utenti Gruppi Invio credenziali accesso Utenti VDR DOMANDE E RISPOSTE INSERIMENTO DOCUMENTAZIONE CONTROLLO ACCESSI

e protetto, documenti, informazioni e contenuti multimediali. Nell area riservata di Procedure.

3 PROCEDURE.IT VIRTUAL DATA ROOM La Virtual Data Room di Procedure.it permette di effettuare in un ambiente unico, riservato e sicuro una comunicazione rapida tra tutti gli interlocutori legittimati assicurando la Due Diligence e condividendo su web, in modo facile e protetto, documenti, informazioni e contenuti multimediali. Nell area riservata di Procedure.it, un apposito menu denominato Virtual Data Room consente di: gestire le anagrafiche degli utenti, anche tramite raggruppamenti, attivando o disabilitando in completa autonomia ciascun soggetto; stabilire un dialogo con gli utenti permettendo la formulazione di domande a cui fornire risposta; inserire la documentazione da far visionare; monitorare gli accessi di ciascun utente abilitato. Sarà così possibile: mettere in comunicazione interlocutori di differenti sedi; comunicare in sicurezza e riservatezza con i soggetti abilitati all'accesso; velocizzare lo scambio di informazioni mantenendo il controllo sui dati comunicati. Analizziamo singolarmente ciascuna voce del menu Virtual Data Room. 1. ANAGRAFICHE VDR Tramite la voce di menu Anagrafiche VDR, il professionista potrà inserire le anagrafiche degli Utenti, le denominazioni dei Gruppi di appartenenza di ciascuno ed effettuare l invio delle credenziali per l accesso all area riservata. 2

4 1.1 Utenti Dal menu Anagrafiche VDR, scegliendo la voce Utenti, è possibile, cliccando su Aggiungi nuovo utente VDR, censire ciascun utente inserendo dati anagrafici, recapiti nonché il gruppo di appartenenza, tramite l apposito menu a tendina Gruppo VDR. Il gruppo inserito in questa sezione sarà automaticamente presente nell area dedicata alle anagrafiche dei gruppi e, pertanto, riutilizzabile per nuove associazioni. Gli unici dati da inserire obbligatoriamente sono il nome e il cognome dell utente, se persona fisica, o la ragione sociale, se persona giuridica. L inserimento degli indirizzi di posta elettronica è consigliato per automatizzare l invio delle comunicazioni come, ad esempio, la trasmissione delle credenziali di accesso o le funzioni di domanda e risposta. Non è obbligatoria la suddivisione in gruppi. 3

5 Tutte le anagrafiche inserite sono visualizzabili in un prospetto, ordinato in base al gruppo di appartenenza. 1.2 Gruppi Dal menu Anagrafiche VDR, scegliendo la voce Gruppi, è possibile inserire un nuovo gruppo e modificare o eliminare quelli già presenti. E anche possibile estrarre un file in formato Excel, riepilogativo dei dati censiti. 4

1.3 Invio credenziali accesso Utenti VDR Dal menu Anagrafiche VDR, scegliendo la voce Invio credenziali è possibile trasmettere a ciascun utente i codici personali di accesso alla Virtual Data Room.

6 1.3 Invio credenziali accesso Utenti VDR Dal menu Anagrafiche VDR, scegliendo la voce Invio credenziali è possibile trasmettere a ciascun utente i codici personali di accesso alla Virtual Data Room. Da quest area, è possibile: inviare agli utenti censiti le credenziali di accesso alla loro area riservata; esportare in formato word le comunicazioni contenenti le credenziali di accesso (per personalizzare le comunicazioni o effettuare, ad esempio, l invio tramite altri canali quali la posta tradizionale o il fax); esportare in formato excel un prospetto riepilogativo con tutti i nominativi (così da avere un riepilogo immediato di tutte le anagrafiche con i rispettivi codici di accesso all area riservata). I parametri attivo e primo accesso posti in corrispondenza di ciascun utente determinano le modalità di accesso all area riservata. La selezione della casella Attivo permette di abilitare l accesso dell utente che potrà così accedere alla sua area riservata e consultare la documentazione resa disponibile dal professionista. E possibile negare l accesso all utente in qualsiasi momento semplicemente deselezionando tale casella. La casella Primo accesso risponde alle previsioni espresse nel Disciplinare sulla privacy: l utente, al primo accesso alla sua area riservata, dovrà modificare la sua password. Successivamente, ogni tre mesi, il sistema in automatico chiederà nuovamente la conferma o la modifica della password. E possibile impostare i parametri attivo e primo accesso in modo rapido per tutte le anagrafiche presenti nella pagina semplicemente selezionando la casella posta nell intestazione di ciascuna colonna. 5

Gli utenti che hanno ricevuto le credenziali di accesso potranno effettuare il login direttamente dall home page del sito www.procedure.it tramite il pulsante Virtual Data Room. 2.

7 Cliccando sul link Invia PEC Utenti VDR sarà possibile procedere con l invio delle credenziali a ciascun utente. La comunicazione sarà inviata all indirizzo di posta elettronica inserito per ciascun soggetto nella sua anagrafica e selezionato in fase di invio. Gli utenti che hanno ricevuto le credenziali di accesso potranno effettuare il login direttamente dall home page del sito tramite il pulsante Virtual Data Room. 2. DOMANDE E RISPOSTE Dal menu Virtual Data Room, scegliendo la voce Domande/Risposte è possibile visualizzare le domande ricevute dagli utenti ed inserire le relative risposte. Il prospetto riporta l elenco delle domande formulate dagli utenti con l indicazione del richiedente, la data in cui è stata effettuata la domanda e se è stata fornita o meno una risposta. 6

8 Cliccando su Risposta è possibile rispondere a ciascuna domanda impostando chi potrà visualizzare quanto scritto tra: Richiedente, Gruppo del richiedente oppure Tutti gli utenti. Procedure.it avviserà tramite mail automatica sia il professionista della presenza di una nuova domanda che l utente della presenza di una risposta che gli è consentito visionare. 3. INSERIMENTO DOCUMENTAZIONE Dal menu Virtual Data Room, scegliendo la voce Inserimento Documentazione è possibile inserire in completa autonomia la documentazione da rendere immediatamente visibile agli utenti abilitati all accesso alla VDR. Sarà sufficiente cliccare su Aggiungi nuovo documento per procedere con l inserimento di nuovi documenti. 7

9 Sarà necessario impostare la visibilità del documento e selezionare la casella Visibile nella VDR per rendere visibile il documento nell area dedicata agli utenti della Virtual Data Room. (Tale selezione non è presente se viene impostata la visibilità anche per gli utenti pubblici poiché, trattandosi di una visibilità più ampia, la documentazione così inserita sarà disponibile a chiunque senza necessità di accedere all area riservata). 4. CONTROLLO ACCESSI Tramite quest area è possibile monitorare l attività svolta da ciascun utente. Il prospetto riporta, per ciascun utente, il gruppo di appartenenza, la data di invio delle credenziali di accesso, l abilitazione ad accedere alla VDR, la data dell ultimo accesso nonché il totale degli accessi effettuati. L area si aggiorna automaticamente permettendo un monitoraggio costante ed in tempo reale degli accessi effettuati. 8

10 Procedure.it È un servizio di: Aste Giudiziarie Inlinea S.p.A. Via delle Grazie, Livorno (LI) Tel Fax telefonico attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 9:00 alle ore 13:00 e dalle ore 14:00 alle ore 18:00 PER INFORMAZIONIE ASSISTENZA: info@procedure.it Numero telefonico attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 9:00 alle ore 13:00 e dalle ore 14:00 alle ore 18:00

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