Iscrizione on line al Congresso Nazionale ANMCO

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1 Iscrizione on line al Congresso Nazionale ANMCO Manuale Utente per Agenzie-Aziende (Rev. 6 del 12 febbraio 2015)

2 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Sommario Sommario... 1 Introduzione Istruzioni d uso Login Registrazione al servizio Homepage della sezione privata Richiesta di un nuovo referente Richiesta di iscrizione per conto di altre aziende Le liste di iscrizione Creazione di una lista Modifica e cancellazione di una lista Aggiunta di iscritti ad una lista Recupero dei nominativi già iscritti gli anni precedenti Aggiunta di iscritti ad una lista partire da un file Excel Chiusura di una lista Conferma di una lista da parte del personale ANMCO Gestione delle liste confermate Riapertura di una lista Contatti con il personale ANMCO... 18

3 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Introduzione Il sito Web per l iscrizione al Congresso Nazionale ANMCO è stato realizzato al fine di fornire un utile strumento per le aziende sponsor. I servizi offerti possono riassumersi in: Creazione e gestione di liste di iscritti. Possibilità di controllare in ogni momento il loro stato. Possibilità di stampare elenchi. Garantire maggiore affidabilità rispetto al sistema cartaceo. 1. Istruzioni d uso 1.1. Login Accedendo alla pagina Iscrizioni on Line Iscrizioni per Aziende verrà visualizzata la seguente schermata. Figura 1 Per ottenere le credenziali di accesso è necessario registrarsi ed attendere che l Amministrazione ANMCO confermi tale richiesta. Al momento della conferma sarà inviata una all indirizzo indicato in fase di registrazione.

4 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Registrazione al servizio Dalla schermata riportata in Figura 1, selezionando il pulsante REGISTRATI apparirà una pagina di inserimento dati. Tale pagina è suddivisa in varie sezioni: Dati dell azienda (Figura 2): contiene tutte le informazioni base per identificare un azienda (ragione sociale, sede legale, partita iva e recapiti). Figura 2 Dati del referente incaricato ad effettuare le registrazioni per conto dell azienda (Figura 3).

5 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Figura 3 È da notare che i campi con l asterisco devono essere obbligatoriamente inseriti ed è inoltre presente un controllo sulla loro correttezza. Nel caso di aziende farmaceutiche è necessario indicare se l azienda è o meno associata all AIFA come mostrato in Figura 4. Figura 4 Nel caso di aziende di tipo diverso da farmaceutica ed elettromedicale verrà chiesto di specificare una descrizione (Figura 5). Figura 5 I pulsanti a fondo pagina (Figura 6) permettono di confermare l iscrizione o tornare alla pagina di login. Figura 6 Cliccando il pulsante INVIA verrà aperta una pagina di riepilogo che riassume tutti i dati inseriti dell azienda (Figura 7) e del referente (Figura 8). Da tale pagina, mediante gli stessi pulsanti di Figura 6, sarà possibile confermare la registrazione o tornare indietro, alla pagina di inserimento dati, per effettuare eventuali modifiche.

6 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Figura 7 Figura 8 Confermando la registrazione verrà presentato il messaggio di Figura 9. Figura 9

7 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Homepage della sezione privata Una volta effettuato l accesso verrà presentata la pagina riportata in Figura 10. Figura 10 Essa è suddivisa in tre parti: Un intestazione contenente il menù del Web ANMCO. Figura 11 Una sezione laterale che mostra informazioni sull utente loggato e dei link per spostarsi nelle varie sezioni del sito. Figura 12 Un corpo centrale che mostra il nome dell azienda per cui si iscrive, l elenco dei servizi offerti ed il pulsante RICHIEDI NUOVO REFERENTE per aprire la pagina di richiesta di un nuovo referente.

8 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Richiesta di un nuovo referente Figura 13 Selezionando il pulsante RICHIEDI NUOVO REFERENTE verrà aperta una pagina (Figura 14) di inserimento dati simile a quella di registrazione, nella quale viene chiesto di inserire le informazioni relative ad un nuovo referente. Tale referente a seguito della conferma della registrazione avrà la possibilità, mediante le credenziali scelte, di accedere alla sezione privata. Esso avrà le proprie liste di iscritti e non potrà in alcun modo interagire con quelle di altri referenti anche se della stessa azienda.

9 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Figura 14 Cliccando su INVIA verrà presentata la pagina di riepilogo dati. Figura 15 Confermando la richiesta verrà presentato lo stesso messaggio di Figura 9.

10 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Richiesta di iscrizione per conto di altre aziende È frequente che l azienda svolga la funzione iscrivere medici e infermieri al congresso per conto di altre aziende, per poter fare ciò è necessario richiedere l attivazione di un sub-sponsor. Selezionando la voce SUB-SPONSOR dal menù (Figura 11), verrà mostrata la seguente pagina. Figura 16 Essa presenta due liste, quella degli sponsor confermati e quella degli sponsor in attesa di conferma. Per poter creare una lista per conto di un altra azienda, è necessario richiedere l abilitazione ed attendere che essa venga confermata. L elenco dei sub-sponsor confermati conterrà quindi le aziende per le quali è già possibile creare liste. Da qui, selezionando il pulsante AGGIUNGI NUOVO SUB-SPONSOR si giungerà alla pagina mostrata in Figura 17. Figura 17 Selezionando dal menù a tendina l azienda desiderata e premendo il pulsante AGGIUNGI verrà aperta una pagina di conferma, dalla quale premendo nuovamente INVIO sarà inviata una richiesta di. La richiesta può essere confermata o rifiutata dall amministrazione ANMCO. Se l azienda non è in lista selezionando il pulsante SUB-SPONSOR NON IN LISTA verrà mostrata una pagina di inserimento dati, mostrata in Figura 18.

11 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Figura 18 Allo stesso modo, premendo il pulsante INVIA verrà presentata la maschera di riepilogo (Figura 19). Figura 19 Al seguito della conferma sarà presentato il messaggio seguente. Figura 20 Tornando alla pagina dei sub-sponsor troveremo una situazione simile a quella mostrata in Figura 21.

12 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Figura 21 A seguito della conferma di abilitazione, la situazione potrebbe diventare quella di Figura Le liste di iscrizione Figura 22 Selezionando il pulsante di menù (Figura 11) ISCRIZIONI verrà mostrata la pagina seguente riportata in Figura 23. Figura 23 Una lista è un elenco di iscritti. Essa possiede quattro differenti stati:

13 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio APERTA: è lo stato che la lista assume non appena viene creata. In tale stato è possibile inserire, modificare e cancellare tutti i nominativi desiderati. Una lista in questo stato non ha alcun valore e non verrà presa in considerazione fintanto che non verrà chiusa (vedere paragrafo 1.12). CHIUSA: una volta che si è certi dei dati inseriti, la lista può essere chiusa. In tale stato è possibile modificare i soli dati anagrafici del nominativo esclusi nome e cognome. CONFERMATA: una lista confermata è una lista in cui tutti i nominativi sono stati processati dal personale ANMCO. In tale stato è possibile modificare l iscrizione agli eventi congressuali per non più di una volta per nominativo ed è possibile un numero limitato di sostituzioni, tale numero viene calcolato come percentuale del numero di iscritti all interno della lista. RIAPERTA: una qualunque modifica ad una lista confermata ne fa cambiare lo stato in RIAPERTA. In tale stato sono possibili le stesse operazioni della lista confermata. A seguito della conferma delle modifiche da parte dell Amministrazione ANMCO, lo stato tornerà ad essere CONFERMATA Creazione di una lista Per creare una nuova lista selezionare il pulsante CREA NUOVA LISTA (Figura 23). Verrà mostrata la pagina di Figura 24. Figura 24 Una lista è caratterizzata da un titolo e dall azienda per la quale si vuole iscrivere. Il titolo serve a distinguerla da quelle che verranno inserite in futuro. Il campo per conto di contiene, oltre alla propria azienda (selezionata di default) anche tutte quelle richieste dalla pagina dei SUB-SPONSOR che sono già state confermate. Inserendo come titolo PRIMA LISTA e premendo INVIA verrà mostrato il riepilogo. Figura 25 Confermando la creazione della lista apparirà il messaggio seguente. Figura 26 La pagina delle iscrizioni conterrà ora la lista appena inserita.

14 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Modifica e cancellazione di una lista Figura 27 Nella pagina in Errore. L'origine riferimento non è stata trovata., il pulsante MOD permette di accedere alla pagina di modifica della lista e di cominciare l inserimento dei nominativi da iscrivere. Il pulsante CANC cancella l intera lista e tutti i nominativi in essa presenti a seguito della conferma richiesta. Solo le liste in stato APERTE possono essere cancellate. Figura Aggiunta di iscritti ad una lista La prima volta che si seleziona il pulsante MOD la pagina mostrata sarà la seguente. Figura 29 Il pulsante AGGIUNGI aprirà una pagina contenente: Il titolo della lista e l azienda per conto della quale si vuole iscrivere (Figura 30). Figura 30 Una sezione relativa alle informazioni necessarie all iscrizione al congresso ANMCO (Figura 31).

15 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Figura 31 I dati anagrafici ed i recapiti del nominativo da iscrivere (Figura 32). Figura 32 Il ruolo è un campo obbligatorio e può essere Medico o Infermiere. Il flag Non iscrivere al congresso serve nel caso in cui un nominativo desidera partecipare solo ad uno o più eventi congressuali senza dover pagare l intera quota d iscrizione.

16 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Premendo il pulsante INVIA a fondo pagina, si aprirà la solita pagina di riepilogo. A seguito della conferma si tornerà alla pagina precedente che ora apparirà come in Figura 33. Figura 33 Il pulsante MOD riporterà alla pagina di inserimento e permetterà di modificare i dati appena inseriti. Affinché i dati siano salvati è necessario selezionare nuovamente il pulsante INVIA e confermare nuovamente nella pagina di riepilogo. Il pulsante CANC eliminerà definitivamente il nominativo inserito a seguito della conferma nella seguente pagina. Figura Recupero dei nominativi già iscritti negli anni precedenti Digitando le iniziali o almeno le prime tre lettere del cognome e premendo il pulsante RICERCA, si accederà ad una pagina in cui sarà possibile selezionare un nominativo già presente nel Database che è stato sponsorizzato dall azienda nelle scorse edizioni del Congresso Nazionale ANMCO. La selezione di un nominativo dalla lista riempirà automaticamente tutti i campi noti. Nel caso in cui alcuni dati siano variati o assenti è possibile modificarli inserendo quelli aggiornati Aggiunta di iscritti ad una lista a partire da un file Excel Il pulsante CARICA DA FILE aprirà la pagina riportata in Figura 35: Figura 35

17 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Da qui sarà possibile selezionare un file in formato Excel contenente un elenco di nominativi in un formato prestabilito. Il modello di file Excel da utilizzare può essere scaricato nell homepage selezionando la voce seguente illustrata in Figura 36: Figura 36 Premendo il tasto invio, il programma elaborerà il contenuto del file ed al termine mostrerà una pagina di riepilogo. Tale pagina elencherà tutti i nominativi presenti nel file mostrandone tutti i dati anagrafici e di iscrizione in forma compatta. La registrazione di nominativi da file Excel rispetta le stesse regole delle iscrizioni singole, ovvero rimangono validi tutti i controlli sulla presenza dei campi obbligatori e della loro correttezza. È possibile confermare liste che contengono nominativi in errore ma è bene sapere che tali nominativi non saranno registrati e dovranno essere inseriti manualmente in un secondo momento. Il caricamento da file Excel è attivo solo per liste vuote. Attenzione il formato delle colonne che contengono date deve sempre essere impostato a "testo" Chiusura di una lista Se la lista contiene almeno un nominativo, è possibile chiuderla selezionando il pulsante CHUDI LISTA. Figura 37 A seguito della conferma al seguente messaggio riportato in Figura 38 la lista verrà chiusa. Figura 38 Una lista chiusa comparirà nell elenco di quelle in attesa di conferma. Figura 39

18 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Il pulsante VIS permette di visualizzare l elenco degli iscritti, ma a differenza del caso precedente non sarà ammessa la cancellazione. Premendo tale pulsante sarà possibile vedere un elenco come seguente quello di Figura 39. Figura 40 Il pulsante MOD aprirà la pagina di iscrizione del nominativo selezionato ma sarà possibile modificare i soli dati anagrafici dei nominativi non ancora confermati nel Database Segreteria ANCO. Nella Figura 40 entrambi i nominativi sono già stati confermati, non è pertanto presente il pulsante di modifica Conferma di una lista da parte del personale ANMCO Una lista, una volta chiusa non è automaticamente confermata ma necessita di un controllo da parte del personale ANMCO. La conferma consiste nell associazione dei nominativi indicati ad un anagrafica già presente nel nostro database, al controllo se sono o meno soci ANMCO in regola (con diritto allo sconto) e di controllare eventuali doppie registrazioni o superamento del numero di posti agli eventi. Alla conferma della lista riceverete una contenente un riassunto delle quote da pagare per i vari nominativi Gestione delle liste confermate A seguito della conferma di tutti i nominativi contenuti in una lista chiusa, essa comparirà nell elenco di quelle confermate. Figura 41 In una lista confermata è ammesso un numero limitato di sostituzioni, stabilito da ANMCO, solo se tale numero è superiore a zero comparirà il pulsante SOST.

19 Congresso ANMCO on line -Manuale Utente Rev. 6 del 12 febbraio Il pulsante STAMPA visualizza una pagina contenente il riepilogo della lista comprensiva di tutti i costi. Tale pagina non è generabile prima della conferma della lista poiché la data di conferma è quella che fa fede per la determinazione della fascia di pagamento. La pagina sarà simile alla seguente: Riapertura di una lista Figura 42 La riapertura di una lista avviene automaticamente nel momento in cui si effettua una sostituzione o la modifica di un minimaster. La lista riaperta sarà mostrata nell apposito spazio dedicato alle liste riaperte. Figura Contatti con il personale ANMCO Selezionando il link Contatti nella parte destra della pagina riportata in Figura 12, sarà possibile inviare domande o richieste al personale ANMCO mediante la maschera mostrata in Figura 44. Figura 44 I possibili motivi sono Errata digitazione dei dati ; Richiesta informazioni stato liste ; Problema tecnico.