Guida al back office di BB-Roma

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1 BB-Roma Bed and breakfast e appartamenti a Roma Guida al back office di BB-Roma Sommario: Pagina 1 Accesso al back office Pagina 2 Schermata principale o Dashboard Pagina 3 Modifica Password e avatar Pagina 4 Gestione delle disponibilità Pagina 6 Gestione dei prezzi 0

2 ACCESSO AL BACK OFFICE Benvenuti in BB-Roma! Questa guida ti illustrerà in maniera semplice e concisa come gestire il vostro back office relativamente alla password, alle disponibilità e ai prezzi. Vi ricordiamo che BB-Roma è presente sul sito per la lingua italiana, per le altre lingue. L accesso al back office potrete farlo sia da che da A questi indirizzi comparirà la seguente schermata Inserite la vostra di riferimento e la password da noi comunicata inizialmente oppure quella da voi modificata successivamente. Qualora non la ricordiate potrete sempre cliccare su Hai smarrito la password. Vi si chiederà di inserire la vostra e vi sarà inviato automaticamente un messaggio di posta elettronica per poter generare una nuova password temporanea con cui accedere nuovamente al pannello, dove potrete cambiare la password. 1

3 SCHERMATA PRINCIPALE O DASHBOARD Una volta entrati nel vostro spazio vedrete la seguente schermata chiamata DASHBOARD che potrete richiamare ogni volta che vogliate cliccando sulla apposita dicitura in alto a destra. Al centro troverete un promemoria rapido sulla gestione del back office. A sinistra una serie di applicazioni utili per il vostro pc, che potrebbero essere nel tempo rimosse o modificate. 2

4 MODIFICA PASSWORD E AVATAR In alto a destra, accanto alla scritta Dashboard, è scritto Ciao (vostro nome). Cliccando sul vostro nome potrete accedere ad un pannello per modificare la password. RICORDATEVI CHE UNA VOLTA IMPOSTATA LA NUOVA PASSWORD DOVRETE CLICCARE SUL TASTO SALVA (oppure su SALVA E TORNA IN LISTA ) Se volete, cliccando sulla voce Avatar potrete inserire una immagine che vi contraddistingua all interno del back office (immagine che sarà visibile solo a voi e al nostro staff). Qui sotto ecco la schermata per modificare la password Per inserire o modificare una foto per l Avatar, cliccate su Carica file, scegliete la foto dal vostro pc. Cliccate su Attivo sopra la foto e poi cliccate su SALVA. Per modificare l Avatar, scegliete un altra foto, poi identica procedura prima descritta, spuntate su Attivo e cliccate su SALVA All angolo in alto a destra, il pulsante Esci per uscire dal back office. E passiamo alle parte più importante, le disponibilità e i prezzi. 3

5 GESTIONE DELLE DISPONIBILITA In alto a sinistra, sotto la voce STRUTTURE, troverete due voci, DISPONIBILITA e PREZZI. Cliccando su DISPONIBILITA avrete la schermata relativa alla vostra struttura, con la visualizzazione dei prossimi 12 mesi. Il nome della struttura è visualizzato sotto la dicitura STRUTTURA ATTIVA (indicata dalla freccia). Ogni stanza (e ogni appartamento) avrà un proprio calendario. Il verde indica disponibilità, il rosso indisponibilità. Sarà sufficiente cliccare sul giorno per occuparlo o liberarlo (senza cliccare salva da nessuna parte). Qualora abbiate più di una struttura, nella prima schermata vi verrà visualizzata la disponibilità di una di queste (indicata sotto la voce STRUTTURA ATTIVA). Per visualizzare i calendari di un altra vostra struttura sarà sufficiente digitarne il nome là dove indicato dalla freccia. Durante la digitazione comparirà il nome, selezionatelo e accederete al pannello della struttura desiderata. Qui sotto troverete in successione la schermata relativa ad una casa vacanze e di seguito quella relativa ad un B&B con le sue diverse stanze 4

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7 GESTIONE DEI PREZZI Le tariffe sono state caricate dal nostro staff al momento della vostra iscrizione, secondo le stagionalità preimpostate e secondo le tariffe da voi comunicate. Per modificare i prezzi seguite le seguenti indicazioni: Dalla schermata del Dashboard (quella principale) premete sul tasto PREZZI. Avrete la seguente schermata Per chi possiede piu di una struttura fate attenzione di essere nella sezione prezzi giusta, verificando sotto la voce STRUTTURA ATTIVA. In caso dobbiate cambiare struttura digitate il nome nel campo apposito sotto la dicitura STRUTTURA ATTIVA (come indicato dalla freccia) 6

8 Vi verrà visualizzata la schermata dei prezzi, giorno per giorno, per ogni stanza, per ogni tipologia. Le voci che troverete nella schermata delle tariffe di ogni stanza di un B&B (o appartamento) sono le seguenti a) Disponibilità: indica il numero di stanze (o appartamenti) facenti capo a quel nome (indicato precedentemente al nostro staff) disponibili. Il valore 1 Indica disponibilità, il valore 0 indica non disponibilità b) Prezzo: Indica il prezzo, a seconda del numero di occupanti c) Minimum stay: indica il soggiorno minimo richiesto. Considerate che in caso abbiate un minimum stay di 3 notti ed un cliente chieda due notti, non verrà data la disponibilità della vostra struttura d) Release: indica il numero di giorni di cui avete bisogno come preavviso di una prenotazione prima del check in. Ad esempio se mettete come valore del release 2 significa che non potrete ricevere oggi una prenotazione che abbia come check in domani. Se mettete 0 potrete ricevere prenotazioni con check in il giorno stesso. Mettendo 1 riceverete prenotazioni con check in a partire dal giorno successivo. Potrete modificare i prezzi giorno per giorno, andando nella casella relativa, impostando il valore e cliccando sul tasto SALVA subito sotto la tabella ma è consigliabile utilizzare il metodo che segue, più veloce ed efficace. A fondo pagina troverete il pannello chiamato OPERAZIONI DI MASSA SULLE SISTEMAZIONI. Questo vi consente di fare la stessa offerta o modifica di prezzi su una o più camere (o appartamenti) contemporaneamente. Nella pagina successiva troverete la tabella presente nella sezione prezzi a fondo pagina (come indicato dalla freccia) 7

9 Guardando la schermata vedrete, a sinistra, la lista dei nomi delle stanze come da voi comunicato, presenti in quella struttura (oppure il nome dell appartamento nel caso di casa vacanze), a seguire i campi riservati ai prezzi, ai periodi e agli altri dati, che dovrete compilare come qui di seguito riportato. 1) Spuntate la sistemazione (o le sistemazioni) sulle quali volete agire per modificare i prezzi o fare un offerta per un dato periodo 2) Inserite i prezzi (senza decimali, ad esempio per mettere Euro 70,00 inserite semplicemente 70 ) per ogni tipologia (1,2,3 persone ). Ogni stanza ha una capienza minima e massima indicateci al momento dell iscrizione e visibili nelle tabelle dei prezzi di questa pagina. 3) Inserite le date di inizio e fine periodo. Considerate che il giorno di fine periodo è incluso nel prezzo da voi inserito. 4) Sotto la voce disponibilità, come già detto, inserite il valore 1 se la sistemazione è disponibile per le date che state modificando, inserite 0 nel caso in cui non vi sia disponibilità. 5) Sotto la voce Minimum stay inserite il soggiorno minimo richiesto per l intervallo di tempo che andate ad indicare 6) Sotto la voce RELEASE indicate, come descritto sopra, i giorni di preavviso per ricevere una prenotazione. 8

10 Una volta effettuati gli inserimenti dei dati, cliccate sul tastino verde SALVA presente sotto il pannello delle OPERAZIONI DI MASSA SULLE SISTEMAZIONI appena compilato. Vi consigliamo, dopo tale procedura, di verificare nel pannello DISPONIBILITA che qualche vostra errata manovra non abbia modificato anche i calendari (questo può accadere se non si gestisce in maniera corretta il valore denominato disponibilità nella schermata dei prezzi) Per qualsiasi chiarimento o aiuto nella gestione del vostro back office, potete contattarci allo oppure via a marketing@bb-roma.it Grazie della collaborazione e buon lavoro! BB-ROMA - bed and breakfast e appartamenti a Roma info@bb-roma.it Tel. +39/ (dal lunedì al venerdì dalle ore alle dalle alle 18.00) Nei giorni di sabato e domenica e per emergenze è attivo il nostro servizio via Fax: +39/