LA REGISTRAZIONE
LA REGISTRAZIONE Benvenuti al corso interattivo per l utilizzo del marketplace 1city.biz. In questa lezione parleremo della Registrazione. Per registrare la vostra azienda dovrete accedere alla sezione Registrazione dalla home page di 1city.biz premendo il bottone Registrazione e selezionando l opzione Registra E indispensabile compilare tutti i campi obbligatori presenti all interno di ogni modulo. I campi obbligatori sono segnalati da un asterisco. Vi ricordo che ad ogni passo avete la possibilità di tornare indietro per modificare eventualmente dei dati inseriti. Conclusa la registrazione, affinché l azienda diventi operativa, è necessario attendere l approvazione di 1city.biz. L approvazione verrà notificata via mail. REGISTRAZIONE SOCIETA I primi dati che vi vengono richiesti sono: la ragione sociale, che identifica il nome della società come risulta dall iscrizione al Registro delle Imprese; la forma giuridica, ad esempio SPA, SRL, SNC; la partita IVA, che solitamente non supera gli undici caratteri numerici; il numero del registro delle imprese/rea nella forma comunemente usata ad esempio MI-2000-18740 ; ed infine il codice fiscale che occorre compilare solo se differente dalla partita IVA. Procedendo nella videata vi vengono richiesti i dati che si riferiscono alla Sede Legale e sono: il nome della sede legale (che può essere differente dalla Sede Operativa) per esempio si può chiamare Sede Centrale ; Oltre al nome della sede legale, vengono richiesti come campi obbligatori anche l indirizzo, il numero civico, il Codice di avviamento postale, la località, la provincia, lo Stato ed il numero di telefono. Il numero di fax non è un campo obbligatorio. 2
Vengono quindi richiesti i dati della sede operativa. Nel caso in cui la sede operativa coincidesse con la sede legale, potrete premere il bottone Copia i dati della sede legale nella sede operativa ; se differenti, si dovranno compilare i campi secondo le modalità utilizzate per la sede legale. Proseguite poi con la conferma della sede operativa. 3
I dati riguardanti la certificazione dell azienda fanno riferimento all ente di certificazione, selezionabile dal menu a tendina, e al codice di certificazione. Entrambi i dati non sono obbligatori Dopo aver confermato la certificazione trovate i campi relativi al profilo societario. Gli unici dati obbligatori da inserire in questa sezione sono la valuta e il settore di attività, mentre l indirizzo web, il capitale sociale, il numero dei dipendenti, il fatturato, il numero delle sedi o stabilimenti, l operatività con l estero e le referenze sono tutti campi facoltativi. La voce settore di attività si riferisce all area principale in cui opera la vostra azienda ad esempio settore bancario, immobiliare. 4
Gli ultimi campi obbligatori da compilare per la registrazione della società sono: il ruolo dell azienda, che identifica il ruolo operativo della società: è BUYER (ossia acquirente) se si vuole utilizzare 1city.biz per acquistare beni e/o servizi, è SELLER (ossia fornitore) se volete proporre i vostri beni e/o servizi. Volendo è possibile iscriversi sia come buyer che come seller. 5
A seconda del settore merceologico in cui volete operare selezionate il mercato Operating Supplies comprendente, per esempio, cancelleria, mobili per ufficio, arredi, illuminazione, sicurezza; oppure il mercato Maintenance & Repairing comprendente, per esempio, macchinari, edilizia, prodotti e/o servizi del settore petrolchimico; Infine nel campo prodotto/servizio/bene trattato si può scegliere, tramite il menu a tendina, il vostro principale bene e/o servizio trattato. Dopo aver compilato l ultimo campo, premete il bottone Conferma profilo operativo e successivamente Avanti per passare alla pagina seguente. DATI AMMINISTRATORE DI SISTEMA E RAPPRESENTANTE LEGALE Il secondo passo riguarda la registrazione dell Amministratore di sistema. L amministratore di sistema è la persona preposta all inserimento di nuovi utenti, alle eventuali modifiche di dati inseriti ed alla sottoscrizione di servizi. Vengono richiesti i dati anagrafici: qualifica, nome, cognome, codice fiscale, ruolo aziendale (ad esempio direttore commerciale), numero di telefono dell ufficio, del cellulare, del fax ed e-mail. Il mercato di ingresso al logon identifica il mercato a cui accederà l amministratore di sistema dopo aver effettuato il collegamento a 1city.biz La sede di lavoro si riferisce alla sede legale oppure a quella operativa inserita nella pagina precedente relativamente alla registrazione della società. La parte seguente riguarda l autenticazione. Verrà richiesto di inserire, sempre per l Amministratore di sistema, lo username, che può essere formato da un minimo di 6 ad un massimo di 20 caratteri alfanumerici (per esempio luigi74 o Massimiliano.Rossi) e la password, anch essa formata da un minimo di 6 ad un massimo di 20 caratteri e senza caratteri speciali, ossia asterischi, apostrofi o altri. 6
Successivamente verrà richiesto di confermare la password. A questo punto compare la richiesta della domanda segreta che viene utilizzata per garantirvi la massima autonomia nella gestione della password. Se dimenticherete la password lo comunicherete a 1city.biz utilizzando la procedura che vi verrà suggerita dal sito. Per quanto riguarda la registrazione del Legale Rappresentante i dati richiesti sono i medesimi dell Amministratore di sistema. Si ricorda di premere il tasto di conferma al termine della compilazione e premere il tasto avanti per proseguire con i passi successivi 7
DETTAGLI SULLA SOTTOSCRIZIONE DEI SERVIZI Gli ultimi campi che è necessario compilare per completare la registrazione della vostra azienda sono quelli che riguardano il dettaglio sui servizi. Nessuno di questi campi è obbligatorio ma vi potrà essere utile ai fini di un più agevole utilizzo del nostro servizio. Come prima cosa viene richiesto l indirizzo per la ricezione della merce. Questo campo è da compilare per le aziende che si sono iscritte come Buyer. L indirizzo di spedizione, è invece un campo relativo alle aziende che si sono iscritte come Seller, e può coincidere con la sede legale o con la sede operativa oppure essere un nuovo indirizzo. L indirizzo di fatturazione può essere scelto tra quello della sede legale, operativa oppure può essere inserito un nuovo indirizzo. 8
Il codice IBAN si riferisce ad una normativa entrata in vigore dal 1 gennaio 2002, che consente di rendere più efficienti e veloci le transazioni bancarie internazionali tra i differenti paesi della Comunità Europea ed in Svizzera. Il codice è formato da codice Paese, numero di controllo, codice istituto e numero di conto. Un esempio può essere: IT 13 0 5216 52430 1831. Questo codice è sufficiente per l identificazione del beneficiario, rende più efficiente e veloce il traffico dei pagamenti, permette un elaborazione automatizzata dei dati, consente una migliore gestione della qualità dei dati grazie allo standard europeo. E importante sottolineare che è obbligatorio solo se l utente sottoscrive il servizio di pagamento. Nel caso in cui decidiate di sottoscrivere questo servizio dovete inserire obbligatoriamente sia la modalità di pagamento che il codice SIA, che è un codice identificativo dell azienda all interno del sistema bancario. 9
Premendo il link Sottoscrizione del servizio di pagamento si accede alla maschera d inserimento dei dati necessari alla sottoscrizione del servizio. La richiesta di alcune informazioni riservate, relative ai dati bancari di fatturazione (tra cui il codice IBAN), è tutelata dall informativa sulla privacy. 10
Per sottoscrivere l informativa sulla privacy è necessario contrassegnare le caselline all interno della finestra nella stessa videata. I dati richiesti sono necessari per proseguire con la registrazione dell azienda. PAGINA DI RIEPILOGO DATI INSERITI A questo punto, premendo il bottone Avanti viene visualizzata una pagina riassuntiva contenente tutti i dati inseriti durante la registrazione ed in particolare: Società (dalla Ragione Sociale al Codice Fiscale), Sede Legale (da indirizzo ad indirizzo sito web), Elenco Sedi Operative confermate (da indirizzo a fax), Elenco Profili Operativi confermati (ruolo azienda e mercato in cui si vuole operare), Generalità Amministratore (dal nome al mercato di ingresso al logon) e Generalità Rappresentante Legale. Nel caso in cui si dovessero riscontrare degli errori nei DATI inseriti, sarà possibile, utilizzando il bottone "indietro" modificare le inesattezze. E' molto importante controllare i dati inseriti in quanto questi saranno utilizzati per la generazione del Modulo di Adesione o Contratto. 11
Nel caso in cui non si riscontrassero errori, è possibile confermare la propria registrazione al marketplace premendo sul bottone "registra". Il processo di registrazione prosegue, giungendo all'ultima pagina dove oltre ad avere un riscontro sull'esito della registrazione, sarà possibile salvare e stampare il "Modulo di Adesione" necessario per formalizzare l'iscrizione al Marketplace. Premendo sul bottone "download" sarà possibile salvare il Modulo di Adesione, compilato con i dati precedentemente inseriti, sul proprio computer oppure aprilo direttamente a video. Il Modulo di Adesione sarà in formato.pdf e per poterlo aprire è necessario avere il software "Acrobat Reader" (software gratuito scaricabile direttamente dall'ultima pagina della Registrazione premendo sul LOGO di Acrobat reader). 12
Una volta aperto, il Modulo di Adesione dovrà essere stampato. In automatico verranno stampate due copie del Contratto (una da inviare ad I-Faber e una copia per l'azienda, oltre alle condizioni generali che regolano i rapporti tra l'azienda iscritta al marketplace ed I-Faber). Una volta stampato, il Contratto dovrà essere compilato nelle parti relative alla DATA e alla FIRMA ed inviato via raccomandata a: I-Faber S.p.A., Via San Martino 20, 20122 Milano. 13
Conclusa la registrazione on line, l'azienda appena registrata riceverà una mail di NOTIFICA, in cui sarà allegato il Modulo di Adesione, in modo tale da averne comunque una copia da utilizzare in caso di necessità. Nel caso in cui I-Faber richiedesse la modifica di alcuni dati inseriti in fase di registrazione, vincolanti per l'iscrizione, il Modulo di Adesione verrà riproposto nell'ultima pagina. 14