Linee guida alla compilazione del Modello on line C Unione Europea Ministero dell Interno Dipartimento per le Libertà Civili e l Immigrazione Fondo Europeo per i Rifugiati Fondo Europeo per i Rimpatri Fondo Europeo per l Integrazione di Cittadini di Paesi Terzi Linee guida alla compilazione del Modello on line C Modello per la presentazione dei progetti
INDICE 1. Anagrafica Soggetto proponente... 5 2. Anagrafica progetto... 5 3. Contenuti del progetto... 6 3.1 Analisi delle esigenze del territorio nelle materie oggetto dell Avviso... 6 3.2 Descrizione delle attività progettuali proposte... 7 3.3 Modalità di attuazione della rete territoriale... 7 3.4 Cronogramma di spesa e tempistica di realizzazione... 8 3.5 Descrizione dei risultati attesi... 10 3.5.1 Indicatori... 11 4. Inquadramento strategico programmatico delle attività previste... 12 4.1 Inquadramento delle attività del Fondo... 12 4.2 Complementarietà con altri interventi co-finanziati dall Unione europea e/o con fondi nazionali o regionali... 13 5. Quadro finanziario... 14 5.1 Budget dettagliato delle attività proposte... 14 5.2 Sostenibilità futura... 17 6. Gestione del Progetto... 18 6.1 Procedure per l identificazione delle criticità associate al progetto... 18 2
INTRODUZIONE Le Linee Guida alla Compilazione del Modello on line C rappresentano un documento di indirizzo attraverso il quale si intende fornire una guida dettagliata alla compilazione del modello per la presentazione dei progetti a valere sui, istituiti nell ambito del : Fondo Europeo per i Rifugiati 2008-2013 (d ora in poi, FER); Fondo Europeo per i Rimpatri 2008-2013 (FR); Fondo Europeo per l Integrazione dei cittadini di Paesi terzi 2007-2013 (FEI). Mentre il Manuale Utente ed il Manuale di registrazione forniscono le indicazioni operative per l inserimento delle proposte progettuali ed il corretto utilizzo del portale SOLID, le presenti Linee Guida intendono orientare i soggetti proponenti in merito ai contenuti attesi per ciascuna sezione del Modello di presentazione delle proposte progettuali, al fine di soddisfare in modo puntuale ogni richiesta di informazione sulle attività previste nell ambito dei progetti. Coerentemente con la struttura del Modello C, le Linee Guida si articolano nelle seguenti sezioni: 1. Anagrafica Soggetto proponente 2. Anagrafica progetto 3. Contenuto del progetto 4. Inquadramento strategico programmatico delle attività previste 5. Quadro finanziario 6. Gestione del progetto Si tenga conto che le presenti Linee guida si riferiscono solo ad alcune sezioni del Modello C, per le quali si è ritenuto maggiormente opportuno fornire delle indicazioni specifiche. Ai fini di una più facile lettura, la tabella che segue riporta i contenuti di ciascuna delle sezioni presenti sul Modello on line C. 3
Sezioni del Modello on line C Sezione 1 Sezione 2 Sezione 2.1 Sezione 2.2 Sezione 3 Sezione 3.1 Sezione 3.2 Sezione 3.3 Sezione 3.4 Sezione 3.4.1 Sezione 3.5 Sezione 3.5.1 Sezione 4 Sezione 4.1 Sezione 4.2 Sezione 5 Sezione 5.1 Sezione 5.2 Sezione 6 Sezione 6.1 Sezione 6.2 Sezione 6.3 Sezione 6.4 Contenuti delle sezioni Anagrafica Soggetto proponente Scheda Anagrafica progetto Esperienze pregresse riguardo la tematica trattata Esperienze pregresse relative alla gestione dei Fondi comunitari Contenuti del progetto Analisi delle esigenze in materia Descrizione delle attività progettuali previste Modalità di attuazione delle rete territoriale Tempistica di realizzazione e cronogramma di spesa Descrizione dell iter amministrativo Descrizione dei risultati attesi Indicatori Inquadramento strategico programmatico delle attività previste Inquadramento delle attività del Fondo Complementarietà con altri interventi co-finanziati dall Unione europea e/o con Fondi nazionali o regionali Quadro finanziario Budget dettagliato delle attività proposte Sostenibilità futura Gestione del progetto Organizzazione del Gruppo di lavoro Composizione del gruppo di lavoro Procedure di gestione e controllo Procedure per l identificazione delle criticità associate al progetto 4
1. Anagrafica Soggetto proponente In questa sezione saranno registrati i dati anagrafici del Soggetto proponente o dell Ente capofila nel caso di progetti presentati da più soggetti in partenariato tra loro. Alcuni campi della sezione risulteranno precompilati automaticamente dal sistema con le informazioni presenti nella domanda di registrazione al portale e nel Modello A - Domanda di ammissione al finanziamento, precedentemente compilato. Inoltre, occorrerà indicare un Referente per la proposta progettuale che sarà incaricato di tenere i rapporti con l Autorità Responsabile. 2. Anagrafica progetto Nella sezione è necessario, tra le altre informazioni, individuare il territorio provinciale in cui sarà condotto il progetto. In caso di progetti condotti su più province, il Soggetto proponente dovrà individuarne tutte le sedi sfruttando i menù a tendina a disposizione e utilizzando il campo note per ulteriori commenti o ulteriori sedi da indicare. Nel modello dovrà inoltre essere individuata la priorità specifica (o le priorità specifiche) di riferimento del progetto (rif. per il FR: Decisione della Commissione n. 2007/837/CE; per il FER: Decisione della Commissione n. 2007/815/CE; per il FEI: Decisione della Commissione n. 2007/3926/CE) attraverso il menu a tendina, riportando con un SI o un NO la relativa indicazione. Il Soggetto proponente, nella sezione adibita all identificazione dei destinatari deve indicare, ove pertinente: le categorie di soggetti destinatari; le loro caratteristiche: es. genere, appartenenza a categorie vulnerabili, target specifici quali i minori, etc; 5
il numero. L identificazione dei soggetti destinatari deve essere coerente nell Avviso pubblico di riferimento (art. 5). 3. Contenuti del progetto 3.1 Analisi delle esigenze del territorio nelle materie oggetto dell Avviso Descrivere il fabbisogno di interventi nel territorio interessato dalle attività progettuali, eventualmente anche con il supporto di dati statistici. Massimo 1 pagina Ai fini della corretta realizzazione degli interventi a valere sui Fondi, è necessario che il Soggetto proponente compia un analisi del territorio e rilevi le esigenze ed i bisogni emergenti ed ai quali si intende rispondere. La fase di individuazione delle esigenze e dei bisogni dovrà essere coerente con gli obiettivi posti a base della programmazione pluriennale e, più in particolare, con le azioni specificate nella programmazione annuale di riferimento. Nell analisi si consiglia di fare riferimento a dati statistici aggiornati e ai principali rapporti di ricerca in materia di immigrazione disponibili (ad esempio, dati ISTAT, dati del Ministero dell Interno, Dossier Statistico Immigrazione CARITAS-Migrantes, Rapporti ANCI-SPRAR; Rapporti del CNEL sugli indici di integrazione, etc). 6
3.2 Descrizione delle attività progettuali proposte Descrivere la proposta progettuale, individuando le azioni, gli obiettivi e le modalità operative per la realizzazione degli interventi. Massimo 2 pagine Si richiede una chiara e dettagliata descrizione delle attività previste, in termini di azioni che si intendono intraprendere, destinatari, localizzazione degli interventi, metodologie e strumenti utilizzati, etc. Nella descrizione delle attività progettuali, il Soggetto proponente deve: evidenziare come l intervento risponda ai fabbisogni del territorio di riferimento anche in relazione ad altri interventi previsti; esplicitare le motivazioni della soluzione progettuale avanzata rispetto al resto dell offerta attualmente presente sul territorio. Inoltre, la descrizione dovrà fornire informazioni di dettaglio tali da soddisfare i criteri di valutazione indicati nell Avviso pubblico (art. 12). 3.3 Modalità di attuazione della rete territoriale Descrivere se e come nella pratica sarà attivata la rete territoriale, ovvero descrivere quella già esistente, le modalità e gli strumenti di coordinamento che si intendono utilizzare. Massimo 1 pagina. Il Soggetto proponente deve individuare i soggetti del territorio che si intendono coinvolgere nello svolgimento del progetto, descrivendo: la rete territoriale eventualmente già presente e, se esistenti, i protocolli di intesa, convenzioni o accordi posti in essere; le modalità di creazione ed attivazione di una nuova rete territoriale. Dovranno, inoltre, essere precisati gli strumenti che si intendono mettere in campo per garantire l effettivo coordinamento e raccordo con i soggetti che fanno parte della rete territoriale individuata. 7
3.4 Cronogramma di spesa e tempistica di realizzazione Rappresentazione grafica del calendario delle attività mediante diagramma di GANTT (servirsi dell Allegato al presente modello, contente due fogli: Tempistica per la realizzazione e Cronogramma di spesa ). L Allegato contiene due fogli distinti nello stesso file, Tempistica per la realizzazione e Cronogramma di spesa. Con riferimento al foglio Tempistica di realizzazione, il Soggetto proponente deve individuare, per ogni fase progettuale, le relative attività e segnare all interno del calendario con una X la loro durata tramite il menu a tendina. Il calendario è suddiviso in trimestri, ed ogni X inserita rappresenta un mese all interno del trimestre di riferimento. Si riporta di seguito a titolo esemplificativo uno schema compilato. Il foglio Cronogramma di spesa serve ad individuare, per ogni fase ed attività indicate nel modulo della tempistica di realizzazione, le spese previste. Le fasi e le attività del modulo non sono modificabili, ma sono automaticamente recepite dal modulo della tempistica di realizzazione. Il proponente dovrà solo indicare, in corrispondenza di ogni attività, la spesa relativa prevista nel mese di riferimento. Come il modulo della tempistica di realizzazione, anche il cronogramma è suddiviso in trimestri. Si riporta di seguito a titolo esemplificativo uno schema compilato. 8
I progetti dovranno iniziare a seguito della firma della Convenzione di Sovvenzione con l Autorità Responsabile e dovranno essere conclusi entro il termine indicato dall art. 5 dell Avviso pubblico per la selezione dei progetti. Attenzione: si tenga conto del fatto che alcuni campi del cronogramma di spesa e della tempistica di realizzazione (quali la denominazione del Soggetto proponente ed il titolo del progetto) risulteranno già compilati in quanto il sistema reperisce alcuni dati dalla domanda di registrazione al portale e dai modelli precedentemente compilati. 9
3.5 Descrizione dei risultati attesi Descrivere i risultati attesi dal progetto (dettagliando quantità e tipologia di realizzazioni e risultati che si intendono raggiungere ed indicando eventuali servizi/ prodotti aggiuntivi rispetto a quanto richiesto dall Avviso) coerentemente con gli obiettivi dell azione e della priorità della programmazione di riferimento. Massimo 1 pagina Il Soggetto proponente dovrà descrivere sinteticamente i risultati attesi dal progetto, indicando eventuali servizi o prodotti aggiuntivi oltre la soglia minima specificata nell Avviso. I risultati attesi dovranno rispondere alle esigenze ed ai bisogni emergenti dal territorio in cui si prevede di condurre o di attuare il progetto coerentemente con gli obiettivi dell azione e della priorità della programmazione annuale di riferimento. 10
3.5.1 Indicatori Completare la tabella utilizzando gli indicatori già previsti dalla programmazione annuale di riferimento (se pertinenti) e/o prevederne ulteriori ritenuti significativi. Descrivere inoltre nella sezione a piè di pagina le procedure previste per garantirne il monitoraggio Il Soggetto proponente deve quantificare i risultati attesi mediante l utilizzo di appositi indicatori di realizzazione, di risultato e di impatto. indicatori di realizzazione: rappresentano le realizzazioni materiali e immateriali riferite all attività realizzata (in termini di output, azioni, interventi, ecc). Sono misurati in unità fisiche o finanziarie; indicatori di risultato: sono gli effetti diretti e immediati sui beneficiari delle azioni finanziate; indicatori di impatto: illustrano le conseguenze (es. impatto socioeconomico) al di là degli effetti immediati sui beneficiari diretti degli interventi. Possono essere distinte due tipologie di impatto: conseguenze emerse in un arco di tempo specifico e direttamente riconducibili all azione svolta (impatti specifici); conseguenze emerse nel lungo periodo e riferite ad una popolazione più vasta (impatti globali). Dovrà essere compilata, la tabella riportata di seguito a titolo illustrativo, indicando, per ciascun indicatore, l unità di misura ed il valore atteso alla conclusione del progetto. Indicatori di realizzazione Indicatori di risultato Indicatori di impatto Unità di misura Unità di misura Unità di misura Valore atteso al Valore atteso al Valore atteso al Il Soggetto proponente deve inoltre specificare come avverrà il monitoraggio degli indicatori (es. registri previsti, schede contabili, ecc.). 11
4. Inquadramento strategico programmatico delle attività previste 4.1 Inquadramento delle attività del Fondo Indicare la Priorità Europea, Priorità Specifica, l Azione e le attività di riferimento come riportato nello schema sottostante. Per la consultazione delle Priorità, si rimanda a: per il FR, Decisione della Commissione 2007/837/CE; per il FER, Decisione della Commissione 2007/815/CE; per il FEI, Decisione della Commissione 2007/3926/CE. Evidenziare la coerenza delle attività proposte con le azioni oggetto del bando e, ove possibile, le eventuali sinergie con altre azioni previste dal medesimo Programma annuale. Massimo 1 pagina. Il Soggetto proponente deve esplicitare come le attività progettuali previste siano rispondenti agli obiettivi definiti a livello comunitario. Si deve inoltre indicare, ove pertinente, la presenza di eventuali sinergie con altre Azioni del Fondo, contenute nel medesimo programma annuale o nella programmazione delle precedenti annualità, specificando: se possibile, il tipo di sinergia creata: o sinergia operativa: azioni necessarie ad altre; o sinergie degli effetti: gli effetti di un azione favoriscono un altra azione; o sinergia tra gli operatori: effetti-rete tra le azioni; gli strumenti ed i metodi che si intendono utilizzare per mettere in atto e valorizzare tali sinergie. Azione PRIORITÀ n. PRIORITÀ SPECIFICA n Attività 12
4.2 Complementarietà con altri interventi co-finanziati dall Unione europea e/o con fondi nazionali o regionali Indicare la complementarietà del progetto proposto con altri progetti attuati e co-finanziati con fondi dell Unione Europea e/o nazionali o regionali. Massimo 1 pagina. In questa sezione il Soggetto proponente deve descrivere le politiche, i programmi, gli interventi attivati sul territorio di riferimento che si ritengono coerenti e complementari rispetto alle attività progettuali proposte. 13
5. Quadro finanziario 5.1 Budget dettagliato delle attività proposte Completare la tabella indicando per ogni attività le tipologie di spesa previste ed i relativi importi. Per la compilazione del Budget servirsi dell Allegato al presente Modello: Modello di budget. In questa sezione, il Soggetto proponente deve Indicare per ciascuna voce di costo preventivata dal progetto, le specifiche tipologie di spesa previste ed i relativi importi, utilizzando i fogli Excel corrispondenti alle varie voci di costo. Nella definizione dei costi è necessario tenere conto delle regole sull ammissibilità delle spese previste dalle disposizioni comunitarie e nazionali in materia. Si raccomanda in proposito di attenersi alle disposizioni previste dalle Decisioni Istitutive del Fondo corrispondente alla proposta progettuale, in particolare: per il FEI Decisione 2007/435/CE, vedi art. 33; per il FER Decisione 2007/573/CE, vedi. art. 35; per il FR Decisione 2007/575/CE, vedi art. 35; nonché alle disposizioni previste nelle decisioni applicative dei Fondi citati: per il FEI Decisione 2008/457/CE, vedi allegato XI; per il FER Decisione2008/22/CE, vedi allegato XI; per il FR Decisione 2008/458/CE, vedi allegato XI. In particolare, nelle Decisioni applicative dei Fondi, è previsto un approfondimento specifico in relazione ai criteri di ammissibilità delle spese, in cui sono definiti in dettaglio le regole di ammissibilità delle spese dei Fondi, lo schema di sintesi con cui deve essere presentato il bilancio del progetto ed il periodo di ammissibilità dei costi progettuali. Inoltre, al fine di individuare correttamente i costi che è possibile finanziare con i Fondi, il Soggetto proponente può consultare il Manuale delle spese ammissibili (Versione 1.0 del 30.11.2009), presente sul sito del Ministero dell Interno. 14
Come anticipato, tramite il modello di budget è possibile creare un budget dettagliato per voci di spesa suddividendo i costi per tipologia. Il file è suddiviso in fogli, ognuno per tipologia di spesa. Il modello è protetto ed è possibile compilare solo i campi richiesti. Non è invece possibile modificare la struttura del modello, cambiare i titoli e le categorie, etc. L intestazione di ogni voce di spesa non può essere modificata ed ogni voce di costo deve essere ricondotta a tali intestazioni. In ogni foglio del modello è presente un campo note che può contenere un piccolo commento per ogni spesa inserita. Inoltre, è stato previsto un ulteriore campo note in fondo ad ogni foglio, che può contenere ulteriori dettagli e commenti. Non è possibile aggiungere ulteriori righe ai fogli ed in caso di necessità sarà necessario raggruppare gli importi nelle righe a disposizione e sfruttare il campo note in fondo alla pagina per fornire tutti i dettagli necessari in merito ai calcoli effettuati. Nel foglio denominato Budget, tutti i valori sono recuperati automaticamente dai totali dei fogli seguenti. Sono inoltre previste informazioni aggiuntive a destra di alcuni campi ad indicazione di percentuali o espliciti messaggi di errore (percentuale dei costi indiretti ammissibili, controllo del pareggio del budget). Tali accorgimenti permettono una compilazione conforme alle condizioni di ammissibilità della proposta progettuale. Pertanto, la proposta progettuale è potenzialmente inammissibile se compaiono uno o più errori sul foglio Budget. Si riporta di seguito a titolo esemplificativo uno schema compilato del foglio relativo alla voce Personale. Per una corretta compilazione è necessario imputare i dati relativi all Unità di misura (es. Risorsa), la quantità prevista ed il costo della singola unità. Il 15
totale sarà automaticamente calcolato nella colonna in giallo. Particolare attenzione deve essere posta nella compilazione del foglio inerente le entrate del progetto. In tal caso il totale delle entrate dovrà essere suddiviso nel seguente modo: 75% Contributo Comunitario 25% Contributo pubblico nazionale (all interno della voce Contributi di terzi) In caso di contributi del beneficiario e/o introiti del progetto, questi determineranno una riduzione della quota di contributo pubblico nazionale (all interno della voce Contributi di terzi ). Si ricorda che il contributo comunitario resta fisso al 75% e non potrà essere né aumentato né diminuito. Fanno eccezione le Azioni 1.A ( Realizzazione ed avvio sperimentale di un programma pilota per le procedure di riconoscimento dei titoli di studio dei beneficiari di protezione internazionale, con il coinvolgimento dei Ministeri interessati ) e 1.B ( Realizzazione di uno studio di fattibilità sulle opportunità di micro-credito in favore di titolari di protezione internazionale che abbiano un progetto personale di istruzione secondaria o universitaria, ovvero di imprenditorialità. Lo studio dovrà prevedere una sezione specifica dedicata a donne titolari di protezione internazionale ) del FER, per le quali il finanziamento comunitario fisso è pari al 50% del costo complessivo di progetto ed cofinanziamento nazionale è pari al restante 50%, comprensivo dell eventuale cofinanziamento da parte del Soggetto Proponente. Attenzione: si tenga conto del fatto che alcuni campi del modello di budget (quali la denominazione del Soggetto proponente ed il titolo del progetto) risulteranno già compilati in quanto il sistema reperisce alcuni dati dalla domanda di registrazione al portale e dai modelli precedentemente compilati. Allo stesso tempo, alcuni dati inseriti nel Cronogramma di spesa e nel Modello di budget saranno automaticamente inseriti nel Modello A e nella sezione 2 del Modello C. 16
5.2 Sostenibilità futura Indicare la previsione dei costi relativi alla sostenibilità dell intervento in seguito alla conclusione del finanziamento del Fondo individuando le possibili fonti di finanziamento (comunitarie, nazionali, private). Massimo 1 pagina. Indicare le politiche, interventi, programmi presenti sul territorio di riferimento che potrebbero garantire la sostenibilità futura dell intervento in seguito alla conclusione della sovvenzione. Se pertinente, descrivere nel dettaglio i costi previsti e le relative modalità di finanziamento individuate a favore della sostenibilità futura degli interventi. 17
6. Gestione del Progetto 6.1 Procedure per l identificazione delle criticità associate al progetto Identificazione delle possibili criticità e descrizione delle procedure per la loro gestione. Descrivere in modo dettagliato i potenziali rischi connessi all implementazione e alla gestione quotidiana del progetto, specificando come essi saranno gestiti. A titolo di esempio si citano: difficoltà a rispettare la tempistica di progetto, rischi di logistica, aumento dei costi, difficoltà di reperire personale qualificato etc. Indicare inoltre possibili strategie finanziarie che si intende attuare per ogni circostanza imprevista. 18