DEMA dematerializzazione delle procedure di accesso al Conto Energia fotovoltaico Delibera Arg/elt 173/09 Manuale utente
Indice Introduzione 3 Informazioni preliminari 4 La nuova procedura 5 Gestione degli indirizzi di Posta Elettronica Certificata 5 Inserimento di un indirizzo PEC 6 Validazione dell indirizzo 7 Visualizzazione degli indirizzi inseriti 7 Inserimento richiesta per un nuovo impianto 7 Associazione dell indirizzo PEC alla richiesta di incentivo 7 Inserimento dati 8 Invio della richiesta di incentivo 12 Richiesta di integrazione da parte del GSE 13 Comunicazioni con il GSE 14 2
Introduzione Lo scopo di questa guida è quello di illustrare la nuova procedura dematerializzata per la richiesta di ammissione al Conto Energia per il fotovoltaico (Delibera ARG/Elt 173/09) e di guidare gli utenti all utilizzo delle nuove funzionalità del portale web. La nuova procedura di richiesta degli incentivi prevede l invio di tutti i documenti necessari in formato elettronico e l utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) in sostituzione della posta raccomandata. In questo modo sarà possibile ridurre notevolmente i tempi per l ammissione al Conto Energia fotovoltaico e per l erogazione della tariffa incentivante. Tutti i dettagli verranno illustrati all interno del manuale. ATTENZIONE! La nuova procedura sarà utilizzabile solo dagli utenti (soggetti responsabili e/o referenti tecnici) che ne faranno richiesta preventiva al GSE e che saranno in possesso di un account Posta Elettronica Certificata (PEC). La registrazione al consueto portale del GSE (https://applicazioni.gse.it) potrà essere fatta da parte dell utente utilizzando un indirizzo di posta elettronica tradizionale. L indirizzo PEC verrà richiesto, e verificato dal GSE, prima della richiesta del Conto Energia nella sezione del portale dedicata ( Inserimento richiesta per nuovo impianto ). Gli utenti che beneficeranno della nuova modalità non potranno più servirsi della modalità cartacea per la richiesta di nuovi incentivi per altri impianti fotovoltaici. Le richieste di incentivo inoltrate al GSE secondo le procedure descritte nel presente documento durante il periodo di prova pubblica sono valide a tutti gli effetti. 3
Informazioni preliminari La procedura di registrazione al portale del GSE (https://applicazioni.gse.it) e di inserimento dei dati degli utenti (soggetto responsabile (SR) e referente tecnico) rimane invariata. Prima di procedere alla registrazione occorre ricordare che: il Soggetto Responsabile/Operatore è il titolare dell impianto. I suoi dati vanno indicati nella sezione Anagrafica dell Operatore Elettrico, Soggetto Responsabile, per il quale si richiede l abilitazione. l Utente è colui il quale opera sul portale applicativo del GSE per conto del soggetto responsabile/operatore. I suoi dati vanno indicati nella sezione Dati della persona che sta richiedendo l accesso al portale Per poter utilizzare la nuova procedura, l utente dovrà essere abilitato all applicazione DEMA da scegliere nella sezione Sottoscrivi Applicazioni utilizzando la maschera illustrata in fig. 1. Figura 1. Maschera per la scelta delle applicazioni disponibili Una volta abilitato, l utente può accedere al portale ed effettuare la richiesta scegliendo dema nella sezione Accesso alle applicazioni. 4
La nuova procedura La figura 2 mostra il menù principale del portale web GSE ed evidenzia gli strumenti necessari per l invio della richiesta di incentivo con la nuova modalità. Per visualizzare le comunicazioni che il GSE invia 3 Per caricare tutti i documenti richiesti, visionarli ed inviare la richiesta di incentivo al GSE 2 Per inserire, visualizzare e validare gli indirizzi di Posta Elettronica Certificata 1 Figura 2. Menù del portale per la richiesta di incentivo 1 Gestione degli indirizzi di Posta Elettronica Certificata L inserimento e la convalida di un indirizzo PEC sono i primi passi necessari per poter inoltrare una richiesta di incentivo in modalità dematerializzata. Anche selezionando dal menù la funzione Inserimento richiesta per un nuovo impianto si viene indirizzati alla sezione di convalida attraverso la finestra illustrata in fig. 3. 5
Figura 3. Finestra di reindirizzamento a "Gestione PEC" Inserimento di un indirizzo PEC L utente che desideri inserire un nuovo indirizzo potrà farlo cliccando su Nuova e accedendo all apposita sezione Inserimento nuova Email PEC (fig. 4). Figura 4. Inserimento di un nuovo indirizzo PEC Una volta inserito l indirizzo, all utente verrà chiesto di confermarlo in caso di risposta affermativa, il sistema lo visualizzerà nell apposita griglia Inserimento e validazione indirizzi di posta elettronica certificata. Figura 5. Griglia per la visualizzazione degli indirizzi PEC 6
Validazione dell indirizzo Per tutti gli indirizzi inseriti nella griglia è possibile eseguire la validazione semplicemente selezionando l indirizzo desiderato, premendo il pulsante validazione e confermando l operazione. La conferma determina l invio automatico all utente di una mail di richiesta di convalida (fig. 6). Figura 6. Intestazione della mail di convalida dell'indirizzo inserito Dopo aver completato la procedura cliccando su link, l utente riceverà il messaggio di avvenuta validazione e lo stato di validazione dell indirizzo sulla griglia di figura 5 passerà a l invio di un ulteriore mail di conferma., senza Visualizzazione degli indirizzi inseriti Sempre nella sezione Gestione PEC è possibile visualizzare un elenco degli indirizzi inseriti, ognuno corredato di informazioni (data di inserimento, validazione effettuata, ). 2 Inserimento richiesta per un nuovo impianto Associazione dell indirizzo PEC alla richiesta di incentivo Ciascun indirizzo presente nell elenco, se convalidato, può essere associato ad una richiesta di incentivo. Premendo il pulsante Inserimento richiesta per un nuovo impianto, comparirà una maschera che contiene l indirizzo inserito, con la conferma della validazione e l indicazione del numero di richieste ad esso associate. L associazione avviene immediatamente utilizzando il pulsante Associa indirizzo PEC (fig. 7). 7
Figura 7. Associazione di un indirizzo PEC alla richiesta di incentivo Premendo il pulsante OK il sistema visualizzerà la maschera Richiesta nuovo impianto e l utente potrà procedere con l inserimento dei dati. Inserimento dati I dati da inserire per la richiesta di incentivazione sono gli stessi dell usuale procedura cartacea (caratteristiche tecniche, dati bancari, rappresentante legale, ). Cambia il set di allegati che è necessario caricare direttamente sul portale. Infatti, come accennato, la modalità dematerializzata prevede l invio di TUTTA la documentazione in formato elettronico. Figura 8. Griglia di gestione degli allegati La griglia contenente gli allegati elettronici da caricare, presenta le seguenti nuove funzionalità: - Stato Documento - Carica Documento - Vedi Documento - Elimina Documento I Documenti possono presentare i seguenti due stati di caricamento: 8
- Documento Caricato - Documento Non Caricato Nella tabella che segue viene descritto nel dettaglio l elenco dei documenti da caricare sul portale e la tipologia del file che l utente dovrà utilizzare per l upload. Allegati necessari per la richiesta di incentivo Formato file 1 Richiesta di concessione tariffe incentivanti pdf 2 Dichiarazione sostitutiva atto di notorietà con allegato documento di identità pdf 3 Scheda tecnica finale d'impianto pdf 4 Relazione tecnica generale pdf 5 Schemi elettrici di sistema pdf 6 Disegni planimetrici pdf 7 Elaborati grafici di dettaglio pdf 8 5 fotografie impianto jpg 9 Elenco dei moduli fotovoltaici xls, csv 10 Elenco dei convertitori xls, csv 11 Certificato di collaudo pdf 12 Dichiarazione proprietà immobile pdf 13 Autorizzazione alla costruzione dell impianto pdf 14 Comunicazione codice POD pdf 15 Denuncia officina elettrica (P < 20kW) pdf 16 Verbali di installazione contatori pdf 17 Censimp pdf 18 Certificato di smaltimento (sost. eternit) pdf 19 Foto ante operam (sost. eternit) jpg Tabella 1. Allegati da inviare in formato elettronico e formato richiesto Gli allegati richiesti sono di tre tipi: Documenti generati dal sistema che l utente dovrà stampare, firmare e successivamente scannerizzare : - doc.1: Richiesta di concessione tariffe incentivanti E il documento mediante il quale il soggetto responsabile (SR) richiede al soggetto attuatore (GSE) di essere ammesso al Conto Energia. - doc. 2: Dichiarazione sostitutiva atto di notorietà Il SR dichiara e sottoscrive le proprie generalità, le caratteristiche dell impianto e la conformità ai requisiti necessari per l incentivazione. Questa dichiarazione dovrà essere accompagnata dalla copia di un documento d identità valido del SR. - doc. 3: Scheda tecnica finale d impianto 9
Contiene le informazioni sull impianto già inserite dall utente nella sezione scheda tecnica (ubicazione, caratteristiche dei supporti e dei pannelli, connessione alla rete, costo e grado di integrazione). Documenti già richiesti nella sezione allegati elettronici della procedura cartacea: - doc.8: 5 fotografie impianto. - doc.9: Elenco dei moduli fotovoltaici. - doc.10: Elenco dei convertitori. A seconda del numero di convertitori o moduli fotovoltaici che l utente intende caricare, sarà necessario utilizzare per l upload un file xls o csv. La procedura di inserimento è la seguente: Passo 1: dopo aver selezionato l opzione carica, l utente visualizza la maschera per l inserimento del numero di moduli/convertitori (fig. 9), lo inserisce e clicca su Avanti. Figura 9 Maschera di inserimento del numero di moduli/convertitori Passo 2 ( se il numero di elementi da inserire è <= 25000 ) : l utente dovrà scaricare l apposito modello, in formato.xls, generato dal sistema (ModelliElencoPannelli.xls o ModelloElencoConvertitori.xls), riempirlo con i dati e poi caricarlo (fig. 10). Figura 10 Maschera per il caricamento di elementi in numero <=25000, esempio dei moduli fotovoltaici Passo 2 ( se il numero di elementi da inserire è > 25000 ) : l utente dovrà selezionare un file in formato csv da caricare sul portale (fig. 11). In questo caso, sia per i moduli che per i convertitori, la conferma dell upload sarà comunicata all utente via mail. 10
Figura 11. Maschera per l'inserimento di elementi in numero > 25000, esempio dei convertitori Una volta caricati i documenti, l utente potrà visualizzarne o scaricarne il contenuto attraverso un apposita finestra (fig. 12), accessibile premendo il pulsante vedi sulla griglia di gestione degli allegati (fig. 8). Figura 12. Finestra di dialogo per la visualizzazione dei file caricati Documenti che attualmente vengono inviati in formato cartaceo: Dovranno essere redatti da soggetti competenti (tecnici, progettisti, ), scannerizzati e caricati sul portale nel formato idoneo. - doc. 4: Relazione tecnica generale Descrive in dettaglio l'impianto e definisce i criteri utilizzati per la progettazione. - doc. 5: Schemi elettrici di sistema Descrive lo schema generico di un impianto fotovoltaico con i suoi componenti (collegamenti tra i moduli, inverter, quadro di campo, contatori di produzione e di scambio). - doc. 6: Disegni planimetrici - doc. 7: Elaborati grafici di dettaglio Contengono le caratteristiche generali e di assemblaggio dell impianto e le indicazioni di conformità - doc.11: Certificato di collaudo Documento che attesta il superamento delle prove di continuità elettrica, connessione tra i moduli, messa a terra e isolamento. - doc. 12: Dichiarazione proprietà immobile Il Soggetto Responsabile dichiara di essere proprietario dell immobile destinato all installazione dell impianto, ovvero di essere autorizzato alla stessa da diverso proprietario. - doc.13: Autorizzazione alla costruzione dell impianto Copia delle autorizzazioni (di costruire, della denuncia d inizio attività, ecc..). 11
- doc. 14: Comunicazione codice POD Duplicato della comunicazione, da parte del gestore, del codice identificativo relativo al punto di connessione dell impianto alla rete elettrica del gestore di rete locale. - doc. 15: Denuncia Officina Elettrica (P > 20kW) Duplicato della denuncia presentata all ufficio tecnico di finanza. Tale doc. viene richiesto solo se la potenza nominale dell impianto è maggiore di 20kW. - doc. 16: Verbali di installazione contatori - doc. 17: CENSIMP Codice derivante dalla procedura CENSIMP che certifica l avvenuta comunicazione dei dati d impianto a TERNA - doc. 18: Certificato di smaltimento (sost. eternit) - doc. 19: Foto ante operam (sost. eternit) I documenti 18 e 19 vengono richiesti solo se si richiede l incremento del 5% della tariffa incentivante per impianti integrati in edifici, fabbricati, strutture edilizie di qualsiasi destinazione in sostituzione di coperture in eternit o contenenti amianto. Una volta caricati i documenti richiesti, l utente può completare l inserimento dei dati inserendo quelli bancari e quelli relativi al rappresentante legale. Invio della richiesta di incentivo L utente può visualizzare in ogni momento lo stato delle operazioni propedeutiche alla richiesta dell incentivo dalla sezione Conferma operazioni (fig. 13). Figura 13. Maschera per la visualizzazione dei dati già inseriti Quando tutte le operazioni saranno nello stato il pulsante Invia richiesta al GSE verrà attivato e sarà possibile procedere all invio dei dati e quindi della richiesta di incentivo. Per tutti i documenti ancora in modalità descritte. sarà possibile procedere al caricamento secondo le modalità già 12
Il momento in cui l utente preme il pulsante di invio sancisce la richiesta formale di ammissione al Conto Energia ed è il riferimento per il calcolo dei tempi stabiliti dalla normativa: - 60 giorni dall entrata in esercizio dell impianto per l inoltro della richiesta d incentivo al GSE - 60 giorni di tempo per il GSE per comunicare la tariffa incentivante. Cliccando su Invia richiesta al GSE, si aprirà una finestra che consente di stampare una ricevuta che certifica l invio. Lo stato della pratica, visualizzabile in qualunque momento dall utente, passa quindi dallo stato da inviare allo stato in valutazione, senza passaggi intermedi (stato inviata ) che rimane invece presente nella procedura cartacea. Uno dei vantaggi della nuova procedura, infatti, è quello di eliminare il tempo di invio della pratica via posta e quindi di azzerare il ritardo fra invio della pratica e inizio della valutazione. Richiesta di integrazione da parte del GSE Qualora il GSE riscontri la necessità di richiedere l invio di documenti integrativi da parte del soggetto responsabile/referente tecnico, la comunicazione verrà inviata tramite PEC, all indirizzo indicato in fase di registrazione. I documenti richiesti dovranno essere caricati sul portale web tramite la griglia illustrata in figura 8. Infatti, una volta comunicata la necessità di invio di documenti aggiuntivi, l utente sarà nuovamente abilitato dal sistema alla funzione di upload, limitatamente ai documenti richiesti (fig. 14). Figura 14. Esempio di riattivazione della funzionalità di upload nel caso di richiesta di integrazione La conferma dei nuovi documenti caricati, dovrà essere data dall utente attraverso l apposita sezione Conferma Documenti che il sistema abiliterà in caso di richiesta di integrazione. Figura 15. Sezione di conferma dei documenti integrativi 13
Anche in questo caso, a valle della conferma, l utente avrà la possibilità di stampare la ricevuta che certifica l invio. 3 Comunicazioni con il GSE A seconda dell esito della valutazione della richiesta di incentivo da parte del GSE, si distinguono due diverse modalità di comunicazione. 1. Riconoscimento totale della tariffa richiesta dal SR. Il GSE renderà disponibile la lettera di avvio all incentivo in nell apposita sezione del portale Comunicazioni da GSE. Figura 16. Finestra per la visualizzazione delle lettere di avvio all'incentivo Il SR verrà tempestivamente avvisato della disponibilità del documento attraverso una mail e potrà prendere visione della lettera di avvio all incentivo, che contiene anche le indicazioni su come visualizzare la Convenzione, presente sul portale in una versione non modificabile. Esattamente come accade con la procedura cartacea, il SR dopo aver accettato le condizioni espresse nella convenzione disponibile sul portale, dovrà stampare la lettera di accettazione della convenzione, firmarla ed inviarla in formato cartaceo via posta ordinaria al GSE, accompagnata dalla fotocopia di un documento di identità (unico invio cartaceo che rimane in essere). 2. Riconoscimento di una tariffa ridotta rispetto a quanto richiesto dal SR. Nel caso in cui il GSE non ammetta all incentivo o riconosca una tariffa inferiore a quella richiesta dal SR, la comunicazione dell esito avverrà via PEC, all indirizzo indicato in fase di registrazione. Qualora lo ritenesse necessario, il SR invierà la documentazione aggiuntiva al GSE servendosi esclusivamente del portale web, come dettagliatamente indicato nella comunicazione dell esito. 14
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