Allegato A al Decreto nr. 19 del 21/01/2014 REGOLAMENTO PER GLI ACQUISTI IN ECONOMIA DI BENI E SERVIZI AZIENDA ULSS 18 ROVIGO CAPO I - Acquisizione in economia di beni e servizi Articolo 1 - Finalità Articolo 2 - Tipologie di beni e servizi acquisibili in economia Articolo 3 - Forme di esecuzione Articolo 4 - Limiti di importo e divieto di finanziamento Articolo 5 - Casi e situazioni particolari Articolo 6 - Determinazione ed adeguamento dei prezzi Articolo 7 - Mercato elettronico pubblica amministrazione Articolo 8 - Procedure Articolo 9 - Affidamento diretto Articolo 10 - Verifica dei requisiti Articolo 11 - Stipulazione del contratto Articolo 12 - Ordinazione e liquidazione di forniture e servizi Articolo 13 - Verifiche della regolare esecuzione Articolo 14 - Rinnovi e proroghe CAPO II - Disposizioni transitorie finali Articolo 15 - Disposizioni transitorie finali Allegati 1 settori merceologici acquisibili in economia 1
REGOLAMENTO PER GLI ACQUISTI IN ECONOMIA DI BENI E SERVIZI CAPO I Acquisizione in economia di beni e servizi Art. 1 Finalità 1. Il presente Regolamento disciplina la modalità di affidamento e di esecuzione degli acquisti in economia di beni e di servizi per importi inferiori alle soglie dei contratti pubblici di rilevanza comunitaria, ai sensi e per gli effetti del Codice dei contratti e del relativo regolamento di attuazione, fatta salva l adesione al sistema convenzionale di cui all art. 26 della L. 488/1999 e s.m.i. (Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato - legge finanziaria 2000). 2. Gli acquisti in economia sono effettuati, salvo particolari casi, mediante il ricorso al MEPA Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione gestito da Consip S.p.A. o, comunque mediante gare on-line, con invito rivolto ad almeno a 5 soggetti, se presenti per gli acquisti superiori ad 40.000; 3. Per gli acquisti in economia di importo inferiore ad. 40.000,00, è consentito l affidamento diretto da parte del Responsabile del Procedimento previa indagine di mercato fra più operatori economici, nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione e parità di trattamento. 4. L attività di acquisizione in economia di beni e di servizi si ispira a criteri di efficienza, efficacia ed economicità di gestione, improntati alla responsabilizzazione del soggetto che utilizza la procedura, attraverso la programmazione ed il coordinamento della spesa mediante programmi annuali e assegnazione di budget. 5. La U.O.C. preposta cura l invito e l affidamento in economia di beni e di servizi alle Ditte che offrono le condizioni più vantaggiose per la stazione appaltante, nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione e parità di trattamento. 6. Il presente Regolamento improntato a garantire la maggiore snellezza nelle procedure di acquisto, è aperto al recepimento di eventuali nuove direttive europee e/o nuove tipologie di procedure (es.: procedura competitiva con negoziato, partenariato per l innovazione/coprogettazione ecc.), o ancora a particolari strategie d acquisto su specifiche gare (collaborazioni, unioni d acquisto, elenchi unitari, ecc.) definiti dalla Direzione Strategica Aziendale in collaborazione con altre UU.LL.SS.SS., anche al fine di standardizzare/ottimizzare i beni da acquistare o di semplificarne la gestione anche tramite una aggregazione dei contratti. Art. 2 Tipologie di beni e servizi acquisibili in economia 1. I settori merceologici riguardanti i beni e servizi acquisibili in economia, sono definiti nell allegato al presente Regolamento. 2
2. L affidamento in economia è comunque sempre possibile per le tipologie di beni e servizi presenti nei cataloghi del Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione gestito da Consip S.p.A. 3. Con il piano annuale degli investimenti (attrezzature, arredi, autoveicoli, hw-sw, ecc.) vengono programmati principalmente gli acquisti di importo ricompreso tra i 40.000,00 e i 200.000,00 (e oltre). 4. Con cadenza trimestrale, contestualmente alla presentazione del rendiconto periodico, dovrà essere presentato da ogni Direttore di SOC per gli acquisti di competenza specifico provvedimento ricognitivo e riepilogativo sia degli atti adottati sia degli ordinativi emessi nel periodo considerato, che evidenzi la spesa analitica per le acquisizioni di beni e servizi effettuate secondo le procedure del presente Regolamento. Art. 3 Forme di esecuzione 1. Le forniture ed i servizi in economia sono ammessi e possono essere effettuati: a) con amministrazione diretta qualora il responsabile del procedimento organizzi ed esegua i servizi per mezzo di personale dipendente utilizzando mezzi propri dell Amministrazione, o appositamente noleggiati e acquisendo direttamente le eventuali forniture di beni che si dovessero rendere necessarie; b) con procedure di cottimi fiduciari dove le acquisizioni di beni e servizi avvengono mediante affidamento a terzi. Art. 4 Limiti di importo e divieto di frazionamento 1. Le procedure per l acquisizione di beni e servizi in economia sono consentite per importi inferiori alla soglia dei contratti pubblici di rilevanza comunitaria in vigore. 2. Le procedure di acquisto per le forniture e servizi di importo superiore a tale valore non potranno subire frazionamenti artificiosi finalizzati a ricondurre l esecuzione alla disciplina degli acquisti in economia, salvo quanto previsto dal Codice degli Appalti in materia di suddivisione degli appalti in lotti funzionali al fine di favorire l'accesso alle procedure delle piccole e medie imprese. 3. L importo di cui al comma 1, non può essere superato neppure con varianti, proroghe, o altre forme di integrazione o estensione contrattuale. 4. L impresa affidataria resterà sempre obbligata ad effettuare ulteriori prestazioni alle stesse condizioni di contratto nel limite di un valore non superiore al 20% del contratto originario. In ogni caso, il valore del contratto, aumentato del 20%, non dovrà superare i limiti di soglia sopra stabiliti. 5. In conformità al principio giuridico della trasparenza dell azione amministrativa, viene riconosciuto il diritto di accesso agli atti di gara ai fornitori che vi abbiano interesse secondo le modalità di cui alla legge 241/1990 Nuove norme sul procedimento amministrativo, del D.Lgs. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali, e del D.Lgs 33/2013 Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni e loro m.i. 3
Art. 5 Casi e situazioni particolari 1. Il ricorso all acquisizione in economia di beni e servizi, nel limite di importo del precedente articolo, è altresì consentito, a prescindere dalle tipologie di beni e servizi, nelle altre ipotesi previste dall art. 125, comma 10, del Codice dei contratti. Art. 6 Determinazione ed adeguamento dei prezzi 1. La fornitura di beni e servizi la prestazioni di servizi devono avvenire utilizzando i parametri di qualità e di prezzo previsti dalle convenzioni stipulate da Consip, ai sensi dell art. 26 della Legge n. 488/1999 e s.m.i. (Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato - legge finanziaria 2000), ove previsti o, in caso di assenza, sulla base di rilevazione dei prezzi di mercato effettuate da organismi a ciò preposti, ovvero di indagini di mercato finalizzate all accertamento della congruità dei prezzi, o tramite la consultazione dei cataloghi elettronici del M.E.P.A. 2. I parametri sopra enunciati possono essere utilizzati anche nell istruttoria preliminare per l adeguamento dei prezzi in corso di contratto. 3. Nelle nuove gare, in presenza di prezzi stabiliti (valori di riferimento come prezzi massimi di acquisto) da Organismi Regionali (Osservatorio Prezzi Regione Veneto, ecc.), il prezzo unitario di acquisizione dovrà rispettare il prezzo regionale, salvo comprovate diverse ragioni. Art. 7 Mercato elettronico pubblica amministrazione 1. L effettuazione degli acquisti di beni e servizi di importo inferiore alla soglia di rilievo comunitario devono essere effettuati, se presenti, attraverso il M.E.P.A. La procedura avviene attraverso un confronto concorrenziale delle offerte pubblicate all interno del mercato elettronico o delle offerte ricevute sulla base di una richiesta di offerta rivolta ai fornitori abilitati ovvero attraverso la consultazione dei cataloghi elettronici a mezzo di ordini diretti o di richieste di offerta, secondo quanto previsto dalle regole per l accesso e l utilizzo del mercato elettronico della pubblica amministrazione. 2. Per le acquisizioni di beni e servizi presenti nei cataloghi M.E.P.A. di importo inferiore al limite di cui all art. 125, comma 11 del Codice dei contratti ( 40.000,00), si procede seguendo alternativamente due modalità: a) ordini di acquisto diretto (oda): modalità da adottare per acquistare e servizi esistenti sui cataloghi M.E.P.A. con caratteristiche ed esigenze perfettamente rispondenti alle necessità dell A. Ulss 18; b) acquisto attraverso richiesta di offerta (rdo): modalità da adottare per acquisire beni e servizi con caratteristiche tecniche e condizioni di fornitura particolari. 3. Per acquisizione di beni e servizi nei cataloghi M.E.P.A. di importo superiore al limite di cui all art. 125, comma 11 del Codice dei contratti ed inferiore alla soglia comunitaria, si procede attraverso richiesta d offerta (R.D.O.). E fatta salva la possibilità di procedere attraverso ordine di acquisto diretto nei casi in cui si renda 4
necessario il ricorso ad operatori economici predeterminati, ivi compresi i casi di esclusività e/o infungibilità - nota specialità del bene o del servizio, in relazione alle caratteristiche tecniche o di mercato ovvero per comprovati motivi di estrema urgenza risultanti da eventi imprevedibili e non imputabili all A. Ulss 18. Art. 8 Procedure 1. Nelle forniture di beni e servizi in economia il Responsabile del procedimento attiva l affidamento con procedura negoziata mediante apposita Determina a contrarre a partire, di norma, dall importo di spesa superiore ad 40.000,00. 2. E richiesto l invito di almeno 5 operatori economici (qualora presenti) scelti, nel rispetto dei principi di trasparenza e parità di trattamento, con il criterio di rotazione. Il criterio di rotazione non si applica qualora non siano individuabili Ditte in grado di svolgere le prestazioni richieste, o per altre motivate ragioni specificate dal Responsabile del procedimento. 3. Qualora non possa essere utilizzato il M.E.P.A., la lettera di invito contenente tutti gli elementi indicati dall art. 34 del DPR 207/2010 deve essere inoltrata con posta elettronica certificata, utilizzando la firma digitale, e le offerte, nel rispetto del principio di segretezza, dovranno essere presentate in plico chiuso, debitamente sigillato, con le sole indicazioni, sulla busta, dei dati riguardanti la Ditta e la gara per cui si concorre. 4. Nelle procedure per gli acquisti in economia è necessario fare riferimento alle Condizioni Generali di Contratto che stabiliscono le clausole essenziali della fornitura e/o del servizio da richiedere. 5. Nelle procedure per gli acquisti in economia il termine per la presentazione delle offerte non può essere inferiore a otto giorni dalla data di spedizione della richiesta a presentare offerta. Nel caso di urgenza, adeguatamente motivata, detto termine può essere ridotto a cinque giorni. 6. La richiesta d offerta dovrà comunque, contenere: - l oggetto della prestazione; - le eventuali garanzie (di norma per affidamenti superiori a 100.000 ); - le caratteristiche tecniche; - la qualità e le modalità di esecuzione; - il valore indicativo e/o base d asta del bene o della prestazione richiesta; - le modalità di pagamento; - la dichiarazione esplicita di assoggettarsi alle condizioni e penalità previste dalle Condizioni Generali di Contratto e di uniformarsi alle vigenti disposizioni normative; - indicazione della posizione INPS e INAIL ai fini delle verifiche sulla regolarità contributiva; - i criteri di affidamento e le modalità di presentazione dell offerta; - i termini assegnati per l esecuzione del contratto; - il termine di scadenza in caso di contratti aperti, intesi come interventi periodici in cui le obbligazioni sono pattuite con riferimento ad un determinato arco di tempo, per interventi non predeterminati nel numero, ma che si rendono necessari e vengono ordinati volta per volta nell ambito del predetto arco temporale. 5
7. L esame e la scelta delle offerte (sopra i 40.000.00 Euro) deve avvenire in seduta pubblica nel caso di procedura diversa da quella del Mercato Elettronico di cui al precedente art. 7. 8. L Amministrazione provvede alle comunicazioni (alle Imprese partecipanti a ciascuna procedura) di cui all art. 79 del D.lgs 163/2006 secondo le modalità ivi previste. 9. Il contratto non potrà essere stipulato prima di 35 giorni (salvo quanto previsto in caso di presentazione di una sola offerta o esecuzione in via d urgenza dell art. 11 del D.lgs 163/2006) dall ultima delle comunicazioni di aggiudicazione di cui sopra. 10. L esito degli affidamenti è soggetto, anche, all obbligo della post informazione mediante pubblicazione sul profilo del committente, secondo normativa vigente. Tale obbligo va contemperato / integrato con gli obblighi previsti dalla normativa in materia di trasparenza (L.241/1990 e s.m.i. Nuove norme sul procedimento amministrativo, 190/2012 Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione e D.Lgs 33/2013 Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni e loro m.i.). Art. 9 Affidamento diretto 1. Per le acquisizioni di forniture e di servizi in economia di importo inferiore al limite ( 40.000) di cui all art. 125, comma 11 del Codice dei contratti, per le quali non si ricorra al M.E.P.A., si procede, di norma, con richiesta di preventivi/offerte ad almeno tre Ditte. 2. Si potrà prescindere dalla richiesta di tre preventivi nei soli casi di: - nota specialità ed unicità del bene o servizio da acquisire in relazione alle caratteristiche di mercato; - indifferibile urgenza, determinata da circostanze impreviste non imputabili alla stazione appaltante. Art. 10 Verifica dei requisiti 1. Con riferimento ai requisiti di ordine generale delle Imprese partecipanti alle procedure disciplinate dal presente Regolamento, espletate tramite M.E.P.A. di Consip S.p.A., si prescinde dagli accertamenti previsti per legge, effettuando, in ogni caso, i controlli di cui all art. 71 del D.P.R. 445/2000 e smi (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), a campione o in caso di fondati dubbi. Per le altre procedure espletate al di fuori del M.E.P.A. si fa riferimento alle modalità di controllo stabilite dall AVCPASS. In tutti i rimanenti casi si effettuano, in ogni caso, i controlli di cui all art. 71 del D.P.R. 445/2000 e smi (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa). 2. Con riferimento ai requisiti di ordine speciale, di cui agli artt. 41, 42 e 48 del Codice dei contratti, delle Imprese partecipanti alle procedure disciplinate dal presente 6
Regolamento, si può prescindere dagli accertamenti previsti per legge, effettuando, in ogni caso, i controlli di cui all art. 71 del D.P.R. 445/2000, a campione o in caso di fondati dubbi. Art. 11 Stipulazione del contratto 1. I contratti per le forniture di beni e servizi di valore inferiore alla soglia dei contratti pubblici di rilevanza comunitaria possono essere stipulati a mezzo di scrittura privata non autenticata o di corrispondenza commerciale controfirmata dall Impresa per accettazione. 2. Per i contratti di valore inferiore all importo del limite di cui all art. 125, co. 11 del Codice dei contratti ( 40.000,00) si procede mediante corrispondenza commerciale. 3. Le Ditte affidatarie sono tenute, di norma su specifica richiesta o quando previsto dai documenti di gara per importi di affidamento superiori a 100.000, a presentare la cauzione definitiva nella misura prevista dall art. 113 del Codice dei contratti. 4. L esecuzione del contratto può essere motivatamente anticipata (esecuzione anticipata) anche prima della firma del contratto stesso. Art. 12 Ordinazione e liquidazione di forniture e servizi 5. Le forniture di beni e servizi sono richiesti, di norma, mediante ordine numerato su procedura amministrativo contabile dell A. Ulss 18 e, comunque, sempre in forma scritta. 6. L ordinazione deve contenere: a) i riferimenti contrattuali, contabili e il CIG; b) la descrizione dei beni o servizi oggetto dell ordinazione; c) la quantità ed il prezzo unitario e complessivo degli stessi suddiviso tra imponibile ed I.V.A.; d) ogni altra indicazione ritenuta utile. 7. Il Direttore dell esecuzione, o gli assistenti incaricati dallo stesso, verifica la corrispondenza della fornitura o esecuzione del servizio all ordine, sia in relazione alla qualità che alla quantità ed ai prezzi applicati. 8. Dopo l accertamento della regolarità della fornitura o servizio, o collaudo, previa acquisizione della fattura fiscale, si può provvedere alla liquidazione e al conseguente pagamento sul conto dedicato dichiarato dalla Ditta. Art. 13 Verifiche della regolare esecuzione 1. I pagamenti a fronte di ordini di acquisizione di forniture di beni e servizi, dovranno essere disposti nei termini di legge o nei termini stabiliti dal contratto, dopo la verifica e l attestazione di regolare effettuazione della fornitura o prestazione o collaudo da farsi nel tempo massimo di 45 giorni. 7
2. Nel conteggio dei termini per disporre il pagamento, di cui al precedente comma, non sono compresi ritardi attribuibili a comportamenti del creditore e gli stessi decorrono dall attestazione di regolarità o dalla data di collaudo. 3. Il collaudo o la dichiarazione di regolare esecuzione o fornitura spetta al Direttore dell Esecuzione che viene indicato dal Responsabile Unico del Procedimento e scelto, di norma, tra gli specialisti della materia (farmacista per i farmaci e i dispositivi medici, ingegnere clinico per le attrezzature sanitarie, dirigente servizi sociali per i servizi sociali, ecc.) Art. 14 Rinnovi e proroghe 1. Ai sensi degli artt. 29 e 57, commi 5 e 7, del D.L. 163/2006, è consentito il rinnovo del contratto alle seguenti condizioni: - Previsione, nell originario bando di gara, della possibilità di rinnovo il contratto iniziale che non può essere mai tacito; - periodo massimo di rinnovo del contratto iniziale non può superare la durata dello stesso e comunque per un massimo di 3 anni successivi alla conclusione dello stesso, la durata massima del contratto, complessivo di rinnovo, non può superare globalmente 9 anni; - determinazione dell importo del prezzo a base d asta in ragione del valore globale dell appalto, comprensivo degli eventuali rinnovi; - prestabilire, con sufficiente determinatezza, le eventuali ragioni che potranno determinare la decisione di rinnovare l efficacia dell originario contratto; - individuazione delle clausole, delle parti di servizio o fornitura su cui poter rinegoziare (in genere ogni intervento necessario per mantenere in buono stato di conservazione e di funzionamento, adeguamento, rinnovamento, integrazione di tutti i beni ed impianti di proprietà dell A. Ulss 18 e/o in uso all A. Ulss. 18e. 2. Per altre eventuali condizioni del rinnovo e per le condizioni di proroga si rinvia alle Condizioni Generali di Contratto approvate con Decreto del D.G. n... CAPO II Disposizioni transitorie finali Art. 15 Disposizioni transitorie finali Il presente Regolamento entra in vigore dalla data di adozione del Decreto da parte della Direzione Generale ULSS 18. Dalla data di approvazione del presente Regolamento sono abrogati i preesistenti Regolamenti in materia di procedure di acquisto per la fornitura di beni e servizi di valore inferiore alla soglia dei contratti pubblici di rilievo comunitario. Il presente Regolamento si applica anche, per quanto non in contrasto con specifiche norme/direttive nazionali o regionali, ai servizi di cui all allegato II B del Codice dei contratti con particolare riferimento ai servizi socio-sanitari. 8
Allegato 1 al regolamento per gli acquisti in economia di beni e servizi conto economico settori merceologici 0104000010 CONCESSIONE LICENZE MARCHI 0105000010 ALTRE IMMOBILIZZAZIONI - MIGLIORIE SU BENI DI TERZI 0202000010 FABBRICATI STRUMENTALI 0202000020 FABBRICATI NON STRUMENTALI 0203000020 IMPIANTI E MACCHINARI 0204000010 ATTREZZATURE SANITARIE 0205000010 MOBILI E ARREDI 0205000020 MOBILI D'UFFICIO 0206000020 MACCHINE UFFICIO ELETTROMECCANICHE ED ELETTRONICHE 0207000010 AUTOVEICOLI E MEZZI TRASP/SERVIZIO ECONOMATO 0207000020 AUTOMEZZI SANITARI SPECIALI 0207000030 AUTOVETTURE MOTOVEICOLI E SIMILI 0208000010 ALTRI BENI 7110000020 PRODOTTI FARMACEUTICI ED EMODERIVATI 7110000040 PRODOTTI DIETETICI 7110000060 DISPOSITIVI MEDICI MATERIALI DIAGNOSTICI PRODOTTI CHIMICI 7110000070 DISPOSITIVI MEDICI MATERIALI DIAGNOSTICI, LASTRE RX, MEZZI DI CONTRASTO 7110000080 DISPOSITIVI MEDICI PRESIDI CHIRURGICI E MATERIALI SANITARI 7110000090 DISPOSITIVI MEDICI E MATERIALI PROTESICI 7110000100 DISPOSITIVI MEDICI E MATERIALI PER EMODIALISI 7110000110 DISPOSITIVI MEDICI E MATERIALE SANITARIO VETERINARIO 7120000010 PRODOTTI ALIMENTARI 7120000020 MATERIALE GUARDAROBA PULIZIA E CONVIVENZA 7120000030 COMBUSTIBILI, CARBURANTI E LUBRIFICANTI USO TRASPORTO 7120000040 SUPPORTI INFORMATICI E CANCELLERIA 7120000060 ALTRI BENI NON SANITARI 7210000350 PRESTAZIONI ASSISTENZA PROTESICA 7210000670 PRESTAZIONI E SERVIZI SANITARI DA PRIVATO 7210001080 PRESTAZIONI E SERVIZI SANITARI DA A. ULSS REGIONE VENETO 7210001170 PRESTAZIONI E SERVIZI SANITARI ALTRO 7220000020 SERVIZIO LAVANDERIA 7220000030 SERVIZIO PULIZIA 7220000040 SERVIZIO RISTORAZIONE E MENSA 7220000070 SERVIZI DI TRASPORTO SANITARIO 7220000080 SERVIZIO SMALTIMENTO RIFIUTI SANITARI 7220000180 ALTRI SERVIZI NON SANITARI 7330000010 SERVIZIO MANUTENZIONE E RIPARAZIONE ALLE ATTREZZATURE 7340000010 SERVIZIO MANUTENZIONE AUTOMEZZI AUTOVEICOLI 7420000010 CANONI DI NOLEGGIO - AREA SANITARIA 7420000020 CANONI DI NOLEGGIO - AREA NON SANITARIA 7430000020 CANONI DI LEASING - AREA NON SANITARIA 7610000010 BOLLI AUTO, TASSE E ONERI CIG 9