PROCEDURA PER LA REGISTRAZIONE DEI RAPPORTI E DELLE OPERAZIONI E LA CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE (INTEGRATA CON LE DISPOSIZIONI EMANATE DALLA BANCA D ITALIA IN DATA 3 APRILE 2013) 1
PREMESSA Gli obblighi di registrazione sussistono in sede di accensione, variazione e chiusura dei rapporti continuativi. La presenza di uno o più rapporti di delega a operare su un rapporto continuativo va rilevata con una o più registrazioni autonome. Gli obblighi di registrazione sussistono per ogni operazione, anche frazionata, disposta dal cliente che comporti la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a 15.000., in merito per procedura interna si dovrà procedere comunque alle registrazione di tutte le operazioni ancorché inferiori ai 15.000., avendo delegato al sistema di tenuta dell Archivio Unico Informatico il compito di accorpare le operazioni considerate frazione ove ne ricorrano i presupposti. Ai fini dell individuazione dell importo delle operazioni da registrare in AUI non è ammessa la compensazione di operazioni di segno contrario poste in essere dallo stesso cliente. Art.36 - Obblighi di registrazione [1] I soggetti indicati negli articoli 11, 12, 13 e 14 conservano i documenti e registrano le informazioni che hanno acquisito per assolvere gli obblighi di adeguata verifica della Clientela affinché possano essere utilizzati per qualsiasi indagine su eventuali operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o per corrispondenti analisi effettuate dalla UIF o da qualsiasi altra Autorità competente. In particolare: a) per quanto riguarda gli obblighi di adeguata verifica del Cliente e del titolare effettivo, conservano la copia o i riferimenti dei documenti richiesti, per un periodo di dieci anni dalla fine del rapporto continuativo o della prestazione professionale;. [2] I soggetti indicati negli articoli 11, 12, 13 e 14, registrano, con le modalità indicate nel presente Capo, e conservano per un periodo di dieci anni, le seguenti informazioni: a) con riferimento ai rapporti continuativi ed alla prestazione professionale: la data di instaurazione, i dati identificativi del Cliente e del titolare effettivo, unitamente alle generalità dei delegati a operare per conto del titolare del rapporto e il codice del rapporto ove previsto; [3] Le informazioni di cui al comma 2 sono registrate tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell operazione ovvero all' apertura, alla variazione e alla chiusura (prima: dall apertura, dalla variazione e dalla chiusura) del rapporto continuativo ovvero all'accettazione dell'incarico professionale, all'eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni o al termine (prima: dalla fine) della prestazione professionale. [6-bis] Le disposizioni del presente capo non trovano applicazione nelle ipotesi di obblighi semplificati di adeguata verifica della Clientela di cui all'articolo 25. 2
PROCEDURA PER LA REGISTRAZIONE DEI RAPPORTI E DELLE OPERAZIONI REGISTRAZIONE DEI DATI E DELLE INFORMAZIONI Dati e informazioni da acquisire e registrare: Ai fini dell obbligo di registrazione sono da inserire nell archivio unico informatico i seguenti dati e informazioni: RAPPORTI CONTINUATIVI: 1) Data (data di apertura/variazione/chiusura) 2) Numero rapporto/contratto 3) Attività economica 4) Dati identificativi del cliente intestatario del rapporto : 1) Data (data di effettuazione della transazione) 2) Causale che codifica la tipologia dell operazione 3) Importo 4) Numero del contratto movimentato 5) Dati identificativi del cliente 6) Dati identificativi dell eventuale soggetto esecutore 7) Dati identificativi dei titolari effettivi sub2) SE DI PAGAMENTO DEVONO ESSERE ALTRESÌ INDICATI: 8) Nome e cognome o denominazione sociale del beneficiario 9) Sede e indirizzo ovvero il paese estero del beneficiario 10) Denominazione e comune ovvero il paese estero dell intermediario che effettua l accredito al beneficiario SE DI ACCREDITAMENTO DEVONO ESSERE ALTRESÌ INDICATI: 8) Nome e cognome o denominazione sociale dell ordinante 9) Sede e indirizzo ovvero il paese estero dell ordinante 10) Denominazione e comune ovvero il paese estero dell intermediario presso il quale l ordine è stato disposto 3
LEGAMI: 1) Data (per il titolare effettivo la data è quella in cui si viene a conoscenza del legame) 2) Dati identificativi del cliente o del soggetto per conto del quale l operazione è effettuata 3) Dati identificativi dei titolari effettivi sub2) Modalità di registrazione: Le informazioni acquisite devono essere inserite in AUI tempestivamente e comunque non oltre il trentesimo giorno successivo. La registrazione degli importi espressi in valuta estera vanno effettuati nel controvalore in euro al tasso di cambio di effettiva negoziazione o, in assenza, al cambio del giorno dell operazione e deve essere conservata evidenza della valuta estera di espressione dell operazione. Le operazioni relativi a rapporti continuativi cointestati vanno riferite a tutti gli intestatari; deve comunque essere registrato il dato di chi esegue l operazione. Registrazione del Titolare Effettivo: L eventuale Titolare Effettivo sub1) deve essere rilevato nel tipo informazione 9 Se il cliente o il soggetto per conto del quale è effettuata un operazione è un entità diversa dalla persona fisica, il Titolare Effettivo sub2) va rilevato con una o più autonome registrazioni rappresentativa del legame con l entità controllata. Per la registrazione dei rapporti continuativi e delle operazioni disposte dalle società fiduciarie i destinatari devono registrare i dati identificativi del fiduciante cui è riferito il rapporto nel tipo informazione 9, se in presenza di un rapporto cointestato ad inserire i dati identificativi del fiduciante cui è riferita l operazione nel tipo informazione 9. 4
Entrata in vigore: Le disposizioni di cui alla presente procedura si applicano a decorrere dal 1 gennaio 2014 come stabilito dall art. 16 del provvedimento. ATTENZIONE: Si segnala che, rispetto alla previgente normativa in materia di tenuta dell AUI, non è più in essere l esonero per le società fiduciarie della registrazione degli utilizzi ; pertanto con decorrenza del 1 gennaio 2014 le società fiduciarie registreranno in AUI anche le operazioni di movimentazione dei titoli Causali specifiche per le registrazioni in A.U.I. dei movimenti finanziari: Il soggetto incaricato alle registrazioni in A.U.I. provvederà a alimentare il software utilizzando le causali specifiche per le società fiduciarie; causali che, in linea con quanto emanato dall Associazione di categoria sono: PRELIEVI DI LIQUIDITA Prelievo Contanti tramite intermediari autorizzati, ai fini dell invio della segnalazione dei dati aggregati, <15.000 euro Prelievo Contanti in Cassa tramite intermediari autorizzati, ai fini dell invio della segnalazione dei dati aggregati, uguale o > 15.000 euro Addebito Commissioni (prelievo nostre commissioni fiduciarie) 50 Addebito Imposte (imposte su Incasso cedole, acquisto/vendita titoli, imposta sostitutiva su titoli), se trattasi di pagamenti tipo F24 su c/fiduciante U4 I4 50 CONFERIMENTI DI DISPONIBILITA Afflusso disponibilità (Assegno Circolare/ Bancario, contante uguale o > 15.000 euro) Bonifico Entrata Estero I1 AA 5
Bonifico Entrata Italia 48 Trasferimento di disponibilità tra mandati Fiduciari (con diversa intestazione) incardinati presso la stessa Fiduciaria AF ALTRI CONFERIMENTI Afflusso disponibilità titoli di credito e contante > 15.000 euro (il limite di 15.000 è solo per il contante) Conferimento contanti < 15.0000 euro Conferimento contanti uguale o > 15.000 euro Accredito Imposta sostitutiva su titoli se effettuato su c/fiduciante Conferimento quote sociali estere al portatore direttamente alla Fiduciaria I1 U3 I3 54 C3 CONFERIMENTO TITOLI DA PARTE DEL FIDUCIANTE Conferimento Titoli al portatore tra mandati diversamente intestati Conferimento Titoli al portatore da Altro Istituto Conferimento titoli al portatore (consegna fisica presso punto operativo di banche e Poste italiane, IP o IMEL) C2 C3 I3 PRELIEVO TITOLI DA PARTE DELLO STESSO FIDUCIANTE Prelievo Titoli al portatore (consegna fisica tramite banche e Poste Italiane SpA, IP o IMEL al fiduciante) Trasferimento titoli al portatore tra mandati diversamente intestati Trasferimento titoli al portatore ad altro Istituto C4 C1 C4 6
ACQUISTO TITOLI Acquisto titoli (azioni - obbligazioni Warrant e diritti, ecc.). 1 Sottoscrizione Titoli e/o Fondi Conferimento a GPM/GPF Sottoscrizione pronti contro termine Acquisto titoli esteri Depositi su libretto di risparmio Sottoscrizione certificati di deposito, buoni fruttiferi Depositi a termine (depositi fiduciari esteri e time deposit Italia) se incardinati nello stesso c/c o c/c diversi BB BE BJ BH BB BU BZ 26/48 VENDITA TITOLI Vendita titoli di mercato (Azioni Obbligazioni - Fondi OICR - Warrant e diritti, ecc.) Rimborso Titoli e/o Fondi Rimborso da GPM 2 Vendita a pronti Vendita titoli esteri Rimborsi su libretti di risparmio Rimborso certificati di deposito, buoni fruttiferi Rimborso da GPM direttamente alla Fiduciaria Rimborso pronti contro termine BA BF BK I2/26/AA BA BA BT BV BK BG 1 Se l acquisto avviene con mezzi di pagamento, occorre utilizzare anche le relative causali dei mezzi di pagamento (es. 26 bonifico, I2 assegno circolare). 2 se rimborso avviene con assegno o bonifico estero o altra causale idonea a Fiduciante o a terzi, utilizzando, ad esempio, le causali I2, 26 e AA. 7
OPERAZIONI IN DERIVATI (margini, differenziali, premi, esecuzione a scadenza) Tali operazioni vanno registrate sulla base dell effettivo accredito/addebito a scadenza con titoli o contante. ll nozionale non rileva ai fini della registrazione in AUI. Accredito per derivati Addebito per derivati D6 D7 PRELIEVO LIQUIDITA Deflusso contante uguale o > a 15.000 euro Deflusso titoli al portatore Deflusso Liquidità (Assegno Circolare/Bancario) Bonifico Uscita Estero I4 I4 I2 AA Bonifico Uscita Italia 26 Trasferimento di disponibilità tra mandati fiduciari diversamente intestati AF INCASSO CEDOLE E DIVIDENDI Incasso cedole su titoli esteri 14 Incasso cedole su obbligazioni Italia 14 Incasso su titoli di Stato Italia (BOT, CCT, BTP) 14 Incasso dividendi 3 14 VARIE Finanziamento soci 4 Rimborso finanziamento soci H4 H5 3 Se l incasso avviene con mezzi di pagamento, occorre utilizzare anche le relative causali dei mezzi di pagamento (es. 26 bonifico, I2 assegno circolare). 4 Laddove il finanziamento avvenga solo franco valuta; se il trasferimento avviene con mezzi di pagamento, occorre utilizzare anche le relative causali dei mezzi di pagamento. 8
Sottoscrizione polizze D9 Rimborso polizze D8 Costituzione società H1 Aumento/sottoscrizione capitale H2 Rimborso capitale H3 Erogazione finanziamenti per conto del fiduciante A7 Rimborso finanziamenti per conto del fiduciante 15 OPERAZIONI DA NON REGISTRARE Addebito spese (spese e commissioni della Banca italiana o estera) su conto terzi della fiduciaria 5. Addebito Imposte Bollo (pagamenti bolli c/c) Giroconti di liquidità su c/c diversi ugualmente intestati, riconciliazione operazioni errate, stesso mandato Trasferimenti di disponibilità tra mandati fiduciari (con identica intestazione) incardinati presso la stessa fiduciaria Trasferimento titoli al portatore tra mandati intestati allo stesso soggetto Giroconto se effettuato su c/fisco (Pubblica Amministrazione) Trasferimento deposito titoli e liquidità (su stessa banca anche estera) stesso mandato Interessi attivi e passivi (interessi di c/c) Negoziazione divisa (acquisto e vendita valuta estera) Conferimento titoli nominativi e quote di s.r.l. Reintestazione titoli nominativi e quote sociali Prelievo warrants (warrants e diritti) Switch tra fondi Conferimento crediti in amministrazione senza movimentazione di mezzi di pagamento Valorizzazione e adeguamento tecnico delle gestioni patrimoniali in contabilità escluso il conferimento o il prelevamento parziali o totali 5 Non rientra nell attività istituzionale della Fiduciaria. 9
Segnalazioni Antiriciclaggio Aggregate La fiduciaria deve trasmettere alla UIF, periodicamente, i dati aggregati concernenti la propria operatività, al fine di consentire l effettuazione di analisi mirate a far emergere eventuali fenomeni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo nell ambito di zone territoriali. Entro il giorno 2 di ogni mese si deve procedere all invio all Unità di Informazione Finanziaria (UIF) dell Archivio Unico Informatico relativo al terzo mese precedente. Predisposizione ed invio del Flusso SARA Le attività svolte sono le seguenti: Procede alla generazione del file da inviare procede all invio del flusso alla sezione servizio UIF di Banca d Italia tramite il portale INFOSTAT. al ricevimento della notifica di ricezione, procede alla stampa della ricevuta di notifica e la conseguente archiviazione della stessa. Riscontri e controlli. L operatore verifica l eventuale arrivo di comunicazioni dalla procedura informatizzata di Banca d Italia (SARA) concernenti la evidenziazione di anomalie e/o discordanze. Nel caso di comunicazioni o di messaggi si verifica che: le anomalie e/o discordanze segnalate sono imputabili ad errori: in tale caso dispone la correzione e l invio di un nuovo flusso corretto alla Banca d Italia. dette anomalie e/o discordanze concernano operazioni correttamente registrate, ne comunica l avvenuta segnalazione da parte di Banca d Italia al Responsabile della Funzione Antiriciclaggio per ulteriori valutazioni, impartendo confermando il flusso inviato alla Banca d Italia a mezzo della procedura informatizzata SARA. detti controlli confermino la presenza di profili di anomalia rilevanti ai fini della procedura Segnalazione Operazioni Sospette inoltrerà tempestiva informazione in tal senso al Responsabile Segnalazione Operazioni Sospette ai fini della immediata attivazione della procedura Segnalazione Operazioni Sospette. 10