Gli obblighi di registrazione e conservazione. Kit Antiriciclaggio n. 4 del 25/02/

Transcript

1 Gli obblighi di registrazione e conservazione Kit Antiriciclaggio n. 4 del 25/02/2017 1

2 Sommario L APPROFONDIMENTO... 2 Obblighi di conservazione e registrazione... 2 Gli obblighi di CONSERVAZIONE... 2 Gli obblighi di REGISTRAZIONE... 3 Modalità di registrazione per i professionisti... 5 Contenuto del fascicolo cliente... 7 LE DATE DA RICORDARE GUARDA IL VIDEO Gli obblighi di registrazione e conservazione 0

3 L APPROFONDIMENTO 1

4 L APPROFONDIMENTO Obblighi di conservazione e registrazione Il D.Lgs. 21 novembre 2007, n L attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell'utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo nonché della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione e successive modificazioni e integrazioni prevede che, agli artt.36 e 38 (quest ultimo specifico per i Professionisti) le informazioni acquisite nell assolvimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela debbano essere conservate e registrate affinché possano essere utilizzate per qualsiasi indagine su eventuali operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o per corrispondenti analisi effettuate dalla UIF o da qualsiasi altra Autorità competente. Gli obblighi di CONSERVAZIONE L art.36, 1 comma prevede che: I DESTINATARI DEGLI OBBLIGHI CONSERVANO PER UN PERIODO DI 10 ANNI DALLA CESSAZIONE DEL RAPPORTO O DELLA PRESTAZIONE PROFESSIONALE PER L ADEGUATA VERIFICA DEL CLIENTE e del TITOLARE EFFETTIVO PER LE OPERAZIONI, RAPPORTI CONTINUATIVI e PRESTAZIONI PROFESSIONALI la copia o riferimenti dei documenti richiesti. le scritture e le registrazioni, consistenti nei documenti originali o nelle copie aventi analoga efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari. TALI OBBLIGHI NON SI APPLICANO: in caso di sussistenza degli obblighi semplificati di A.D.V., ai sensi dell art.25; per lo svolgimento della mera attività di redazione e/o trasmissione delle dichiarazioni derivanti da obblighi fiscali e degli adempimenti in materia di amministrazione del personale, ai sensi dell art. 12 co. 3. 2

5 Il professionista, pertanto, dovrà istituire un fascicolo relativo a ciascun cliente ove conservare la suddetta documentazione. Il fascicolo va costantemente aggiornato e presentato su richiesta degli organi di controllo, nonché conservato rispettando la normativa sulla protezione dei dati personali. Gli obblighi di REGISTRAZIONE Gli obblighi di registrazione, per il Professionista, devono essere adempiuti entro 30 giorni dal compimento dell operazione ovvero dall accettazione dell incarico professionale, dall eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni o al termine della prestazione professionale. I PROFESSIONISTI REGISTRANO - T E M P E S T I V A M E N T E - (e conservano per un periodo di 10 anni) CON RIFERIMENTO ALLE PRESTAZIONI PROFESSIONALI ENTRO 30 GG da: Dal 22/04/2006 al 03/11/ l accettazione dell incarico professionale; - successiva conoscenza di ulteriori informazioni. Dal 04/11/2009 (D.Lgs.151/2009 Art.38 c.1 bis) - o al termine della prestazione professionale 1 CON RIFERIMENTO ALLE OPERAZIONI DI IMPORTO PARI o SUPERIORE A ,00 EURO E COMUNQUE ENTRO 30 GG. DAL COMPIMENTO DELL OPERAZIONE LA DATA DI INSTAURAZIONE I DATI IDENTIFICATIVI DEL CLIENTE I DATI IDENTIFICATIVI del TITOLARE EFFETTIVO 2 LE GENERALITÀ DEI DELEGATI A OPERARE LA PRESTAZIONE PROFESSIONALE EROGATA LA DATA LA CAUSALE L IMPORTO LA TIPOLOGIA DELL OPERAZIONE I MEZZI DI PAGAMENTO 2 I DATI IDENTIFICATIVI DI CHI EFFETTUA L OPERAZIONE E DEL SOGGETTO PER CONTO DEL QUALE EVENTUALMENTE OPERA 1 La formulazione originaria era la seguente: 3. Le informazioni di cui al comma 2 sono registrate tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell'operazione ovvero dall'apertura, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o dalla fine della prestazione professionale. 2 I DATI IDENTIFICATIVI DEL TITOLARE EFFETTIVO ed I MEZZI DI PAGAMENTO possono non essere registrati, ma solo conservati, qualora si utilizzi, quale strumento di registrazione, l AUI Archivio Unico Informatico. 3

6 Tale esclusione è possibile fintanto che non saranno emanate le nuove modalità di tenuta dell archivio (L art. 38, comma 7, D.Lgs. n. 231/2007, pone in capo al Ministero della Giustizia, sentiti gli Ordini professionali, il compito di adottare le disposizioni applicative in merito alle modalità di registrazione - alla data attuale non ancora emanate). Il MEF, richiamando la Nota , n , sottolinea che in merito alle modalità di registrazione, trovano ancora applicazione le disposizioni contenute nel Provvedimento n. 141/2006. Di conseguenza, per le informazioni raccolte relativamente all identificazione del titolare effettivo, non sussiste ancora l obbligo di registrazione nell archivio unico. Tali informazioni vanno conservate nel fascicolo del cliente. Nel caso in cui il software utilizzato per la gestione dell archivio unico sia già aggiornato alle prossime disposizioni, si ritiene possibile comunque provvedere alla registrazione di tali informazioni. RIEPILOGO TERMINI DI REGISTRAZIONE 22 aprile aprile maggio dicembre 2007 Entra in vigore l obbligo di registrazione e di conservazione dei dati della clientela (la conservazione è limitata alla raccolta di informazioni a fini antiriciclaggio) con riferimento ai nuovi clienti e/o ai nuovi incarichi: i dati (come disposto dal D.Lgs. 56/2004) dovevano essere registrati tempestivamente e comunque non oltre il trentesimo giorno dalla identificazione del cliente. Per i clienti che alla data del 22 aprile 2006 avevano già conferito incarico al professionista, gli obblighi di identificazione, di acquisizione, registrazione sono dovuti solo se, decorsi 12 mesi dall entrata in vigore degli obblighi antiriciclaggio, tali rapporti sono ancora in essere. In tal caso gli obblighi di identificazione e registrazione dovevano essere assolti entro 12 mesi dalla data del 22/04/2006. Entra in vigore il Decreto 10 Aprile 2007, n. 60 che amplia gli obblighi di identificazione e registrazione per i CED e gli altri operatori contabili non iscritti agli Albi. Per i clienti acquisiti anteriormente al 25 maggio 2007 gli obblighi devono essere adempiuti entro 12 mesi da tale data (risposta n. 28 del 26 luglio 2007 dell Ufficio Italiano Cambi). Entrata in vigore del D.Lgs. 231/2007. Nella prima formulazione il nuovo articolo aveva generato non poche perplessità e si era ritenuto che la registrazione potesse avvenire entro 30 giorni dalla fine della prestazione professionale (vedi sentenza Tribunale di Chieti n.126/2008). 4

7 4 novembre 2009 Entra in vigore il D.Lgs. 151/2009 che ha ulteriormente modificato i termini di registrazione (artt. 36 e 38 del D.Lgs. 231/2007). È ora previsto che Le informazioni di cui al comma 2 sono registrate tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell'operazione ovvero all'apertura, alla variazione e alla chiusura del rapporto continuativo ovvero all accettazione dell incarico professionale, all eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni, o al termine della prestazione professionale. La nota esplicativa del CNDCEC in merito alle modifiche apportate dal Dlgs.151/2009 recita: Più corretta appare l interpretazione secondo la quale la possibilità di registrare nei 30 giorni dal termine riguarda solo gli incarichi di durata estremamente breve. Infatti, ove tale possibilità fosse attribuita anche per gli incarichi di carattere continuativo, molto probabilmente non verrebbe effettuata alcuna registrazione per tutta la durata del rapporto professionale. Dunque, la norma specifica l obbligo di registrazione nei trenta giorni: dall accettazione dell incarico professionale; dall eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni, per le variazioni; dal termine della prestazione professionale, per la fine o la cessazione della prestazione professionale. Altra importante novità in vigore dal 4/11/2009 è che gli obblighi di Adeguata Verifica della Clientela vengono estesi anche alla figura del Titolare Effettivo (prima occorreva solo identificarlo). Modalità di registrazione per i professionisti (art.38) Per i professionisti vi è l OBBLIGO DI ISTITUIRE: un archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici o, in alternativa; un registro della clientela ai fini antiriciclaggio nel quale conservare i dati identificativi del cliente; La norma precisa che gli ulteriori dati e informazioni devono essere conservati nel FASCICOLO RELATIVO A CIASCUN CLIENTE. 5

8 L ARCHIVIO UNICO INFORMATICO (AUI) (dal 22/04/06) Modalità cartacea - dal 22/04/06 Archivio Unico - dal 29/12/07 Registro della Clientela (dal 29/12/07) OPPURE UTILIZZARNE UNO FORMATO E GESTITO A MEZZO DI STRUMENTI INFORMATICI ISTITUZIONE DEL FASCICOLO CLIENTE Contiene i dati identificativi del CLIENTE IL FASCICOLO DELLA CLIENTELA VA SEMPRE ISTITUITO, ANCHE QUALORA SI DECIDA DI UTILIZZARE LA MODALITÀ DI REGISTRAZIONE INFORMATICA. 6

9 Contenuto del fascicolo cliente Il FASCICOLO CLIENTE deve contenere dati e informazioni su: CLIENTE TITOLARE EFFETTIVO OPERAZIONE PRESTAZIONE PROFESSIONALE fotocopia documento di riconoscimento valido alla data dell identificazione; fotocopia codice fiscale; fotocopia partita iva; visura camerale (consigliato per le ditte individuali, obbligatorio per i soggetti diversi da persona fisica per verificare il soggetto o i soggetti che hanno il potere di rappresentanza. Verbale CdA di nomina); eventuale documentazione in base alla quale è possibile applicare gli obblighi semplificati di adeguata verifica o, al contrario, la necessità di ricorrere alla procedura rafforzata; eventuale attestazione ex art. 30; copia del mandato professionale (preferibile al conferimento verbale dell incarico; è consigliabile l accettazione scritta per individuare la data d inizio e l oggetto della prestazione professionale); dichiarazione da parte del cliente (art.21) sullo scopo e sull oggetto dell attività o dell operazione per la quale è chiesta la prestazione professionale; se necessario, dichiarazione da parte del cliente sui mezzi economici e finanziari per attuare l operazione o instaurare l attività e, nel caso di una non adeguata copertura finanziaria, la provenienza dei capitali necessari; documenti delle prestazioni professionali svolte; eventuali brevi appunti sulla ragionevolezza dell operazione rispetto all attività svolta dal cliente, e su comportamenti anomali del cliente; ogni altro documento o annotazione che il professionista ritenga opportuno conservare ai fini della normativa antiriciclaggio. dichiarazione (art. 21) da parte del cliente sul titolare effettivo dell operazione; eventuale ulteriore documentazione richiesta dal professionista per individuare il titolare effettivo. È Consigliabile istituire degli appositi fascicoli della clientela, esclusivamente al fine di adempiere alla normativa antiriciclaggio in modo tale che, in caso di una richiesta da parte dei verificatori, si è certi di consegnare soltanto la documentazione occorrente. Torna all inizio 7

10 LE DATE DA RICORDARE. ARGOMENTO GIÀ PUBLICATI Identificazione del titolare effettivo Adeguata verifica della clientela - Quando e come farla Obblighi di conservazione e registrazione dei dati Circolazione del contante Le sanzioni in materia di antiriciclaggio Il recepimento della IV direttiva antiriciclaggio DEPENALIZZAZIONE: le sanzioni antiriciclaggio per i professionisti La segnalazione delle operazioni sospette Gli Indicatori di Anomalia Modalità di segnalazione delle operazioni sospette Gli obblighi di registrazione e conservazione ARGOMENTO DA PUBBLICARE La registrazione delle informazioni nel registro cartaceo