L ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA E LA REGISTRAZIONE DEI DATI

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1 L ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA E LA REGISTRAZIONE DEI DATI 1 Thomas Kraicsovits Commissione Antiriciclaggio

2 Documenti utilizzabili in studio per avere le informazioni La registrazione dei dati e i termini di registrazione I documenti da conservare per l identificazione del cliente e per la pratica 2

3 Le procedure per l adeguata verifica della clientela Art. 18 Contenuto degli obblighi di adeguata verifica della clientela 1. Gli obblighi di adeguata verifica della clientela consistono nelle seguenti attività: a) identificare il cliente e verificarne l'identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente; b) identificare l'eventuale titolare effettivo e verificarne l'identità; c) ottenere informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo o della prestazione professionale; d) svolgere un controllo costante nel corso del rapporto continuativo o della prestazione professionale. 3

4 PROPOSTA/CONFERIMENT O DEL MANDATO (lettera di incarico in forma scritta SI VALUTAZIONE OBBLIGO DI ASTENSIONE NO FINE DELLA PRESTAZIONE PROFESSIONALE VALUTAZIONE POSSIBILE SOS ATTIVITA DI CONTROLLO DEFINIZIONE DEL TIPO DI ADEGUATA VERIFICA (ordinaria, semplificata, rafforzata) ISTITUZIONE DEL FASCICOLO DEL CLIENTE 4

5 Documenti utilizzabili in studio per avere le informazioni Esibizione documentale: In caso di adeguata verifica semplificata documentazione comprovante l esistenza dei presupposti soggettivi (iscrizioni, visure, etc.) In caso di adeguata verifica rafforzata gli ulteriori adempimenti posti in essere dall intermediario In caso di adeguata verifica ordinaria La scheda di profilatura del rischio cliente (approccio basato sul rischio) La documentazione relativa all identificazione del cliente e del titolare effettivo (eventuale attestazione ex. art. 21 DL 231/2007, documento identità, visura CCIAA, codice fiscale, atto notarile, etc.) Effettiva esistenza dei poteri di rappresentanza (patti parasociali, visure, etc.) Documenti necessari a fornire informazioni sullo scopo se sulla natura dell operazione o del rapporto continuativo Web check e documentazione PEP 5

6 Documenti utilizzabili in studio per avere le informazioni Per le persone fisiche i dati da acquisire sono: nome e cognome luogo e data di nascita indirizzo della residenza o del domicilio codice fiscale estremi del documento di identificazione: tipo di documento, numero, autorità emittente (es.: Comune di Roma). In caso d uso del registro informatico: data di emissione 6

7 Documenti utilizzabili in studio per avere le informazioni Per società o enti i dati da acquisire sono: denominazione della società o ente sede legale codice fiscale o partita iva attività lavorativa svolta esistenza del potere di rappresentanza in base a documentazione prodotta dal cliente: certificato o visura camerale, delibera consiliare o assembleare, conferimento poteri di rappresentanza (procura) certificato rilasciato da ente competente 7

8 Documenti utilizzabili in studio per avere le informazioni Documenti validi per l identificazione (art. 3, Allegato Tecnico) Sono documenti validi per l identificazione: la carta di identità il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto d'armi, le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un'amministrazione dello Stato (art.li 1 e 35, Dpr. 28/12/200, n. 445) deve Il cittadino straniero, se non ha i documenti sopra indicati, esibire il passaporto o il permesso di soggiorno Non è possibile avvalersi delle dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà o sostitutive di certificazione previste dagli artt. 46 e 47 Dpr. n. 445/2000 8

9 Documenti utilizzabili in studio per avere le informazioni Codice Fiscale Secondo l art. 18, comma 1, lettera a) della L 231/2007 il soggetto destinatario della disciplina è obbligato ad identificare il cliente e verificarne l identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente Secondo l art. 19, comma 1, lettera a) della L 231/2007 la verifica deve essere condotta attraverso il riscontro di un documento di identità valido, che rientri nella lista di cui all Allegato tecnico L art. 3 dell Allegato tecnico all art. 19 prevede che sono considerati validi per l identificazione i documenti di identità e di riconoscimenti di cui agli articoli 1 e 35 del DPR del 28 dicembre 2000, n Detti articoli fissano gli elementi caratterizzanti i documenti idonei ad assolvere agli obblighi di identificazione, ovvero: presenza della foto, timbro o altra segnatura equivalente, rilascio da parte di un amministrazione dello Stato QUINDI Il tesserino di assegnazione di codice fiscale non rientra nei documenti che risultano idonei ai fini dell adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela. Tuttavia l amministrazione disconosce validità a qualsiasi modalità di calcolo dello stesso attraverso programmi o siti 9

10 Documenti utilizzabili in studio per avere le informazioni Come si identifica e verifica il titolare effettivo (art. 19, comma 1, lett. b) Contestualmente all identificazione del cliente Obblighi del cliente: è il cliente che deve fornire per iscritto al professionista, sotto la propria responsabilità, le informazioni necessarie e aggiornate delle quali sia a conoscenza per l identificazione del titolare effettivo (es. nome e cognome, luogo e data di nascita, ruolo di partecipazione al capitale sociale) (art. 21); Dichiarazione scritta del cliente: a tal fine, è opportuno che il professionista si precostituisca prova scritta, facendo firmare al cliente una dichiarazione scritta contenente le citate informazioni, da inserire nel Fascicolo cliente; è opportuno, anche se non obbligatorio, acquisire dal cliente anche la copia del documento di identità del/dei titolare/i effettivo/i Obblighi del professionista: indipendentemente dalle dichiarazioni del cliente, è compito del professionista valutare se ritenere sufficienti o meno le informazioni ed eventualmente i documenti prodotti dal cliente (approccio basato sul rischio) 10

11 Documenti utilizzabili in studio per avere le informazioni 11 Gli obblighi semplificati di adeguata verifica Casistica prevista dal D.Lgs 231/2007 Soggetti di cui all art. 25, comma 1, del D.Lgs. 231/2007 Uffici pubblica amministrazione, istituzioni ed organismi che svolgono funzioni pubbliche Soggetti autorizzati con decreto del MEF Esibizione documentale: Riscontro documentale derivante da consultazione albi, interrogazione registri, etc. Informazioni sulle società quotate i cui strumenti finanziari sono ammessi alla negoziazione su un mercato regolamentato ai sensi della direttiva MIFID Copia del decreto di autorizzazione del MEF Etc. I destinatari degli obblighi antiriciclaggio si astengono dall applicazione delle misure semplificate se riscontrano dubbi sulla idoneità o veridicità delle informazioni, se non vi siano più le condizioni per configurare un basso rischio di riciclaggio o, comunque, in ogni caso vi sia il sospetto di riciclaggio o finanziamento del terrorismo

12 Documenti utilizzabili in studio per avere le informazioni Gli obblighi rafforzati di adeguata verifica Casistica prevista dal D.Lgs 231/2007 Cliente non fisicamente presente al momento dell identificazione Persone politicamente esposte Conti di corrispondenza con enti corrispondenti di Stati Extracomunitari Altre specifiche casistiche (versamento contanti o valori provenienti da altri Stati, invio UIF segnalazione, etc.) Esibizione documentale: Riscontro documentale derivante da atti notarili, interrogazione registri, etc. Ulteriore documentazione attestante verifica dei dati attraverso strumenti quali contatto telefonico su utenza fissa, invio di comunicazioni al domicilio, verifica su residenza, incontri in loco, etc. Web check e documentazione PEP Riscontro documentale circa le cariche pubbliche eventualmente ricoperte dal cliente e/o titolare effettivo Analisi origine dei fondi anche mediante attestazione del cliente Copia della dichiarazione di trasferimento di contante (art. 3 D.Lgs. 195/2008) Attestazione approfondimenti effettuati in caso di utilizzo di banconote di grosso taglio 12

13 Documenti utilizzabili in studio per avere le informazioni Controllo costante Esibizione documentale: Manuale, indicazione e procedure circa le modalità e la calendarizzazione delle verifiche connesse con il controllo costante Documenti attestanti il monitoraggio periodico eseguito Eventuale comunicazione alla clientela Esecuzione degli obblighi di adeguata verifica da parte di terzi Esibizione documentale: Idonea attestazione da parte di uno dei soggetti previsti dall art. 30 del DL 231/2007 che abbia le caratteristiche previste e, in particolare, sia idonea a confermare l identità tra il soggetto che deve essere identificato e il soggetto titolare del rapporto instaurato presso l intermediario o professionista attestante Nel caso di rapporti continuativi, procedure di controllo costante 13

14 Documenti utilizzabili in studio per avere le informazioni Controllo costante Richiesta scritta con impegno del cliente a comunicare la variazione dei dati ivi indicati Richieste periodiche di aggiornamento dati Automatismi per aggiornamento dati: scadenze documenti identificazione, termine rinnovo cariche sociali, etc Incontri periodici con il cliente soprattutto quando si presentano situazioni di criticità Istruire personale di studio Annotare le informazioni acquisite negli incontri con il cliente Eventuale designazione responsabile monitoraggio Attività di monitoraggio in relazione al grado 14

15 OBBLIGO DI CONSERVARE COPIA O RIFERIMENTI DEI DOCUMENTI RICHIESTI PER L ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA I DOCUMENTI ORIGINALI O LE COPIE DI OPERAZIONI E PRESTAZIONI PROFESSIONALI PER UN PERIODO DI 10 ANNI DALLA CESSAZIONE DEL RAPPORTO 15

16 Contenuto dell obbligo (art. 36) I professionisti hanno l obbligo di conservare i documenti e di registrare le informazioni che hanno acquisito nell assolvimento della procedura di adeguata verifica della clientela, al fine di consentirne l utilizzo per indagini aventi ad oggetto eventuali operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, ovvero per analoghe analisi effettuate dalla UIF o da altra Autorità competente A differenza del passato, il legislatore disciplina separatamente: obblighi di conservazione obblighi di registrazione (non previsti dalla direttiva!) 16

17 REGISTRANO (E CONSERVANO PER UN PERIODO DI 10 ANNI) CON RIFERIMENTO ALLE PRESTAZIONI PROFESSIONALI CON RIFERIMENTO ALLE OPERAZIONI DI IMPORTO PARI O > A ,00 EURO TEMPESTIVAMENTE E COMUNQUE ENTRO 30 GG DALLA FINE DELLA PRESTAZIONE E COMUNQUE ENTRO 30 GG DAL COMPIMENTO DELL OPERAZIONE 17

18 Art. 36 Obblighi di registrazione Con riferimento a tutte le operazioni di importo pari o superiore a (indipendentemente dal fatto che si tratti di un'operazione unica o di più operazioni che appaiono tra di loro collegate per realizzare un'operazione frazionata), i professionisti devono registrare: la data di instaurazione del rapporto la causale l importo dell operazione la tipologia della prestazione i mezzi di pagamento utilizzati i dati identificativi del soggetto che effettua l operazione (cliente) i dati identificativi del soggetto per conto del quale il cliente opera (titolare effettivo) 18

19 Nella registrazione della prestazione in archivio è prevista l indicazione di una prestazione multipla quando diversi professionisti, di uno studio associato o società tra professionisti, concorrono alla prestazione 19

20 Tipologia di prestazione professionale Individuate ricorrendo a indicazioni previste dal DM 141/2006 e dal Provvedimento UIC 24 febbraio 2006, allegato A) L UIC ha anche precisato che l allegato A) ha valore esemplificativo ed il professionista può usare le voci che ritiene più calzanti con l operazione assoggettata agli obblighi di registrazione 20

21 Tempistica (art. 36) Le informazioni di cui al comma 2 sono registrate tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell'operazione ovvero all'apertura, alla variazione e alla chiusura del rapporto continuativo ovvero all'accettazione dell'incarico professionale, all'eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni, o al termine della prestazione professionale. Secondo il CNDCEC il termine di 30 gg decorre: I. dall accettazione dell incarico professionale II. dall eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni (per le variazioni) III. dal termine della prestazione professionale (per la fine o la cessazione della prestazione professionale) 21

22 Modalità (art. 38) In alternativa all archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informativi (archivio unico informatico), i professionisti potranno istituire il registro cartaceo della clientela a fini antiriciclaggio nel quale conservare i dati identificativi del cliente. Il registro della clientela è numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura del soggetto obbligato o di un suo collaboratore delegato per iscritto, con l indicazione alla fine dell ultimo foglio del numero delle pagine di cui è composto il registro e l apposizione della firma delle suddette persone. Il registro deve essere tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni. formato e gestito per assicurare: 1. chiarezza, completezza e immediatezza delle informazioni 2. conservazione secondo criteri uniformi 3. mantenimento della storicità delle informazioni 4. possibilità di desumere evidenze integrate 5. facilità di consultazione 22

23 Il professionista di riferimento del cliente è responsabile: Dell accettazione dell incarico e della cessazione della prestazione professionale Della raccolta dei dati, delle informazioni e dei documenti necessari per l adeguata verifica ai fini antiriciclaggio e finanziamento del terrorismo Della formazione e dell aggiornamento del fascicolo della clientela Della tempestiva registrazione dei dati nell AUI o nel registro cartaceo Dell individuazione e rispetto degli obblighi semplificati e rafforzati Della gestione del rapporto con il cliente con l obbligo di segnalare eventuali operazioni sospette Dell adozione di eventuali idonee misure per attuare il congelamento dei fondi e delle risorse economiche del cliente 23

24 L addetto del back office o collaboratore è responsabile: Raccolta dei documenti predisposti dal professionista e dal cliente ai fini dell adeguata verifica e ordinata archiviazione Dell istituzione e aggiornamento del fascicolo cliente con quanto ricevuto dal professionista Della registrazione dei dati in AUI/registro cartaceo 24

25 Cliente Operazione Codice progressiv o identificativ o Data incaric o Cliente Titolare Effettivo Tipologia /Causale Data/Va lore Mezzi di pagament o Professio nista di riferiment o Annotazi oni 25

26 La documentazione nonché gli ulteriori dati e informazioni sono conservati nel fascicolo relativo a ciascun cliente (art. 38, co. 2) È quindi possibile inserire in archivio anche dati non espressamente richiesti dalle norme che potrebbero essere utilizzati, ad esempio, per giustificare le ragioni per cui non si è proceduto a segnalare un operazione sospetta In ogni caso si ritiene che nel fascicolo debbano essere conservati tutti i dati richiesti ai fini di una adeguata verifica della clientela. ATTENZIONE: Chi opterà per il registro cartaceo avrà la possibilità di rispondere alle richieste di acquisizioni informative e documentali entro il termine di 3 giorni dalla richiesta. Tale possibilità non è contemplata per chi gestisce i dati a mezzo archivio unico informatico 26

27 FASCICOLO CLIENTE 1. fotocopia documento di riconoscimento (o riferimenti) valido alla data dell identificazione 2. fotocopia codice fiscale; 3. fotocopia partita iva; 4. visura camerale (consigliato per le ditte individuali, obbligatorio per i soggetti diversi da persona fisica per verificare il soggetto o i soggetti che hanno il potere di rappresentanza); 5. verbale CDA di nomina; 6. documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati di adeguata verifica o, al contrario, la necessità di ricorrere alla procedura rafforzata; 7. eventuale attestazione ex art. 30 (adeguata verifica svolta da terzi); 8. copia del mandato professionale (in caso di conferimento verbale dell incarico, é consigliabile l accettazione scritta per individuare la data d inizio e l oggetto della prestazione professionale); 9. dichiarazione da parte del cliente sul titolare effettivo dell operazione, sullo scopo e sulla natura dell attività e sui mezzi economici utilizzati; 27

28 FASCICOLO CLIENTE 10. eventuale ulteriore documentazione richiesta dal professionista per individuare il titolare effettivo; 11. scheda di valutazione del rischio; 12. scheda per l adeguata verifica della clientela contente i dati identificativi e le dichiarazioni del cliente; 13. valutazione del rischio; 14. scheda per il controllo periodico; 15. documenti relativi alla cessazione della prestazione professionale o dell operazione; 16. ogni altro documento o annotazione che il professionista ritenga opportuno conservare ai fini della normativa antiriciclaggio. 28

29 Utilizzo dei dati a fini fiscali (art. 36, comma 6) I DATI E LE INFORMAZIONI REGISTRATE SONO UTILIZZABILI AI FINI FISCALI SECONDO LE DISPOSIZIONI VIGENTI (Si pensi all avvio di un accertamento sulla base dei dati registrati in archivio o di una segnalazione di operazione sospetta. In caso di sospetta evasione l amministrazione finanziaria può emettere un verbale di accertamento notificandolo al contribuente, il quale ai sensi della legge n.241/90 avrà diritto di accedere agli atti che hanno originato il verbale (le registrazioni del professionista!) 29

30 La disciplina attuativa si coniugherà con le regole di tutela della privacy nel trattamento dei dati Operazioni di identificazione, conservazione dei dati in archivio e segnalazione Costituiscono trattamento dei dati personali ai sensi dell art. 4 co.1 lettera a) del D.Lgs. 196/03 Soggetti responsabili dell adempimento Possono essere effettuate solo dagli incaricati nominati per iscritto in sede di adempimento ai dettami dell art. 30 della normativa sulla privacy,che operano sotto la diretta autorità del titolare o del responsabile del trattamento 30

31 Grazie per l attenzione ININ 31 Thomas Kraicsovits Commissione Antiriciclaggio