Manuale Utente FAX SERVER

Manuale Utente FAX SERVER Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015

Indice 1. Servizio Fax Server... 3 2. Tool Print and Fax... 4 2.1. Download Tool Print&Fax... 4 2.2. Setup e configurazione tool Print&Fax... 6 2.3. Modifica della configurazione... 12 2.4. Uscire dal Client Print&Fax... 16 3. Configurazione Client di posta elettronica (Outlook)... 16 3.1. Caratteristiche casella servizio... 21 4. Inviare un Fax... 21 4.1. Invio Fax tramite Print&Fax... 22 4.2. Invio Fax tramite client di posta elettronica... 27 5. Ricezione/Lettura Fax... 29 5.1. Ricezione FAX sulla casella di servizio... 29 5.2. Ricezione FAX su una casella esterna alla piattaforma... 30 6. Riferimenti... 31 Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 2

1. Servizio Fax Server L opzione FAXSERVER di EVOLUTION è il nuovo servizio di Fax Virtuale over IP che permette di ricevere i fax direttamente nella casella di posta elettronica. Il servizio permette di inviare e ricevere fax via mail. E possibile usufruire del servizio in due modalità: INVIO: o Configurando su un client di posta (ad esempio outlook) una casella di posta dedicata al servizio (es.: 0245451234@ipcx.fwfax.it) ed inviando i fax sotto forma di email o Installando il tool print&fax che emula una stampante virtuale RICEZIONE o Configurando su un client di posta (ad esempio outlook) una casella di posta dedicata al servizio (es.: 0245451234@ipcx.fwfax.it) o Deviando le mail in ingresso alla casella di servizio, verso una propria casella di posta elettronica (es.: mario.rossi@gmail.com) Nel presente manuale verranno dettagliate le funzionalità, come configurare ed utilizzare al meglio il servizio di FaxServer. Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 3

Riassumendo, come mostrato in figura, è possibile: Inviare o riceve un fax tramite client di posta elettronica Impostare l inoltro e ricevere un fax direttamente sulla propria casella di posta elettronica Inviare fax tramite il software Print&Fax 2. Tool Print and Fax Il tool Print&Fax è un client che una volta installato e configurato sui PC, emula una stampante virtuale permettendo l invio dei fax. Grazie al suo utilizzo, è inoltre possibile, monitorare l esito dell invio dei fax e la loro gestione. 2.1. Download Tool Print&Fax E possibile effettuare il download direttamente dall interfaccia di amministrazione del centralino virtuale SelfAdmin [1], seguendo la procedura successivamente indicata: Procedura Passo 1 Passo 2 Passo 3 Passo 4 Passo 5 Collegarsi all interfaccia web SelfAdmin [1] Selezionare il tab FaxServer Cliccare sull apposita icona posizionata il alto a destra Confermare il download Attendere la fine dell operazione Collegarsi all interfaccia web SelfAdmin [1] selezionare il tab Fax Server e cliccare sull apposita icona Scarica print/fax e manuali Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 4

Nota: l accesso all interfaccia SelfAdmin [1] è riservata all amministratore del centralino virtuale; se non si dispone dell accesso è necessario fare riferimento al responsabile della propria azienda. Confermare il Download cliccando sul pulsante Save oppure passare direttamente al contenuto del pacchetto (Tool Print&Fax e Manuali) cliccando quindi il pulsante Open. Aspettare la conferma di completamento del Download Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 5

2.2. Setup e configurazione tool Print&Fax Per installare e configurare il tool, è necessario seguire tutti i passi della eseguente procedura Procedura Passo 1 Passo 2 Passo 3 Passo 4 Passo 5 Passo 6 Passo 7 Passo 8 Uscire da tutti i programmi Windows e dopo aver scompatto il pacchetto, fare doppio click sull icona del tool per iniziare il Setup Accettare Termini e Condizioni di uso della licenza Indicare la cartella all interno della quale verrà installato il tool Indicare se installare i collegamenti alla cartella per uno o per tutti gli utenti Indicare Nome Utente, Numero Fax e Numero di Telefono che verranno utilizzati per popolare in automatico il frontespizio Inserire il Server di riferimento, Username e Password Scegliere la cartella di destinazione dove verranno archiviati i Fax inviati Confermare le impostazioni precedentemente indicate Scompattare il pacchetto scaricato e cliccare sull icona del tool Print&Fax Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 6

Confermare cliccando sul pulsante Run Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 7

A questo punto, inizia la procedura di setup e configurazione quindi, si consiglia di leggere attentamente i messaggi che compaiono nelle varie finestre. Come si può leggere dalla prima finestra che appare, si consiglia prima di procedere, di uscire da tutti i programmi Windows. Confermare di aver letto e accettato le condizioni contrattuali quindi cliccare sul pulsante Avanti Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 8

Scegliere la cartella di destinazione muovendosi nelle varie directory attraverso l utilizzo del pulsante Sfoglia quindi confermare. Il path di destinazione consigliato solitamente è quello in figura. Selezionare la cartella in cui si desidera inserire i collegamenti al software e scegliere se si desidera rendere disponibile il servizio a tutti gli utenti o solo all utente che sta eseguendo l installazione. Quindi confermare. Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 9

Popolare i diversi campi, inserendo Nome Utente, Numero Fax e Numero di Telefono.; tali dati verranno utilizzati per compilare in automatico il frontespizio del fax. Confermare per andare avanti. Inserire il Server di riferimento, Username, Password e cliccare sul pulsante Avanti. Nota: i dati relativi ad account e password possono essere reperiti dall interfaccia SelfAdmin[1]; qualora non di disponga dell accesso, fare riferimento al proprio responsabile aziendale Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 10

Definire la cartella di destinazione dove verranno archiviati i Fax inviati. A questo punto, apparirà a schermo una finestra contenente il riassunto delle impostazioni, precedentemente settate. Selezionare Avanti per confermare i dati, altrimenti è possibile tornare indietro e apportare delle modifiche. Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 11

Inizia quindi l installazione del tool Print&Fax con le configurazioni precedentemente impostate. Note: Durante la fase di installazione e configurazione è possibile tornare indietro ad uno o più step precedenti e modificare la vecchia configurazione. 2.3. Modifica della configurazione È possibile modificare in qualsiasi momento la configurazione del client, creata in fase di installazione, attraverso l apposita sezione. Procedura Passo 1 Passo 2 Passo 3 Cliccare su Opzioni Selezionare Configurazione Selezionare i vari tab per settare i parametri richiesti (Vedi figure sotto) Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 12

Cliccare su Opzioni e selezionare Configurazione Selezionando il tab Mittente è possibile specificare: il Nome il Numero del fax il Numero di telefono Nota: per rendere effettive le modifiche apportate, è necessario confermare i dati utilizzando gli pulsanti Apply e Ok. Nel momento in cui invece non si vogliano convalidare le modifiche apportate, basta cliccare su Cancel. Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 13

Selezionando il tab Server è possibile inserire: il Server Username Password Nota: la username deve essere nell apposito formato <numerofax@ipcx.fwfax.it> mentre la password da utilizzare è quella indicata sul portale SelfAdmin[1]. Il nome del server da inserire è smtp.ipcx.fwfax.it Selezionando il tab Avanzate è possibile: Decidere se archiviare i fax in Outlook Nel caso in cui non si voglia utilizzare l opzione precedente, è possibile scegliere la cartella di destinazione all interno della quale archiviare i fax Indicare il numero di tentativi prima di considerare fallito l invio Impostare la distanza temporale tra un tentativo e l altro Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 14

Selezionando il tab Frontespizi è possibile impostare: il frontespizio desiderato scegliendo dal menù a tendina, tra quelli predefiniti. un frontespizio personale, scegliendo tra i propri file. Dopo aver apportato le opportune modifiche ed applicato la nuova configurazione, è possibile uscire dal client Print&Fax. Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 15

2.4. Uscire dal Client Print&Fax È possibile uscire e chiudere il client Print&Fax selezionando l apposita sezione. Cliccare su File e selezionare Esci. Nota: Chiudendo il client non è possibile inviare fax seguendo la procedura indicata nei capitoli successivi. 3. Configurazione Client di posta elettronica (Outlook) Come già accennato nella parte iniziale del presente documento, è possibile configurare un account di servizio su un client di posta elettronica per inviare e ricevere fax. Di seguito, a titolo di esempio, si dettagliano i passi necessari per configurare il client Outlook. Procedura Passo 1 Passo 2 Passo 3 Passo 4 Passo 5 Passo 6 Passo 7 Cliccare su Add Account Selezionare la configurazione Manuale Selezionare la voce Internet E-mail Popolare i campi per configurare sia il Server che l utente (vedi figura sottostante) Cliccare su More Settings ed inserire i dati per configurare il Server della posta in uscita (vedi figura sottostante) Attendere che l esito di verifica vada a buon fine Terminare la procedura cliccando sul tasto Finish Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 16

Cliccare su Add Account (Aggiungi Utente) Selezionare l inserimento manuale della configurazione quindi cliccare sul pulsante Avanti Selezionare la prima delle tre opzioni per aggiungere un indirizzo mail. Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 17

Inserire le informazioni personali e quelle del server popolando i campi come segue. Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 18

Parametro Email address Account type Incoming mail server Outgoing mail server Password Valore Numero_telefono@ipcx.fwfax.it POP3 o IMAP pop.ipcx.fwfax.it Imap.ipcx.fwfax.it out.fastweb.it Reperibile dal responsabile dell azienda su interfaccia SelfAdmin [1] Cliccare sul pulsante More Settings (Avanzate) e popolare i campi del tab Outgoing Server (Server della posta in uscita) come in figura. User name Password Parametro Valore Numero_telefono@ipcx.fwfax.it Reperibile dal responsabile dell azienda su interfaccia SelfAdmin [1] Cliccare sul tab Advanced(Avanzate) e modificare la porta del server di Outgoing. Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 19

Parametro Outgoing server smtp 587 Valore Aspettare che il test vada a buon fine quindi cliccare su Close(Chiudi) Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 20

Terminare la procedura cliccando sul pulsante Finish(Fine) 3.1. Caratteristiche casella servizio Come descritto, il servizio prevede la configurazione di una casella di servizio il cui formato è <numero_telefono>@ipcx.fwfax.it (ad es.: 0245451234@ipcx.fwfax.it) la cui dimensione è di 50 Mb. Al raggiungimento della quota di 40 Mb è prevista la notifica mediante mail di cortesia da parte dell amministratore di sistema che invita a cancellare le email. La casella di servizio non prevede alcun sistema di cancellazione automatica dei vecchi messaggi e pertanto, si consiglia di archiviarli periodicamente in una cartella locale. 4. Inviare un Fax Dopo aver installato e configurato il tool Print&Fax e/o configurato il client di posta elettronica è possibile inviare fax. Le modalità di invio sono: Stampando il documento da inviare mediante la stampante virtuale print&fax Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 21

Attraverso l invio di una mail con, in allegato, il fax da spedire. 4.1. Invio Fax tramite Print&Fax Come scritto sopra, nel momento in cui si desidera inviare via fax un documento, indipendentemente dal formato dello stesso (.txt,.pdf,.docx ), è possibile utilizzare la stampante virtuale Print&Fax. Procedura Passo 1 Passo 2 Passo 3 Passo 4 Passo 5 Passo 6 Dopo aver aperto il documento, selezionare tra le stampanti Fastweb Print and Fax Aggiungere il destinatario inserendo il Numero di fax ( ed eventualmente il Nome ), selezionare se mettere quest ultimo in A o in Cc, quindi cliccare sul pulsante Aggiungi Aggiungere gli ulteriori destinatari cliccando sull apposito pulsante Nuovo Destinatario e rieseguire la procedura dal passo 2. Inviare il fax cliccando sul pulsante Invia Fax. Verificare, se il fax è stato accettato dal server, sul tab archivio di Print&Fax. Il fax deve essere in stato Accettato (vedi figura sotto) Attendere la mail di conferma da parte dell Amministratore di Sistema Selezionare il tool Print&Fax Aggiungere un destinatario e selezionare la categoria A oppure Cc Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 22

Nota: Come evidenziato in figura, è necessario che il numero del destinatario sia compatibile con il piano di numerazione dell azienda, quindi se necessario, inserire l ESCAPE CODE per inviare un fax ( 0 nel caso dell esempio riportato). Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 23

Aggiungere un ulteriore destinatario oppure inviare il fax Verificare che il fax sia stato accettato dal server Dopo aver effettuato l invio o ritentato lo stesso per il numero di tentativi configurato nelle impostazioni del tool (vedi paragrafo 2.3), la piattaforma restituisce l esito della comunicazione fax via mail (conferma di invio o notifica di fallimento nell invio). La mail sarà visualizzabile nella casella configurata su outlook (Fig.1) oppure nella propria casella di posta elettronica (Fig.2) qualora si sia scelto di inoltrare le mail. Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 24

Fig. 1: esempio di email di conferma ricevuta nella casella di servizio (es.: 024545123@ipcx.fwfax.it) Nota: nel messaggio di conferma viene specificato il numero di tentativi effettuati prima di inviare il fax. Se sulla casella è attivo l inoltro ad uno o più indirizzi mail (ad es.: mario.rossi@gmail.com; luigi.verdi@libero.it, etc..), la email di conferma invio verrà inoltrata verso i destinatari impostati Fig. 2: esempio di email di conferma ricevuta nella propria casella email Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 25

Se necessario è possibile modificare o cancellare uno o più destinatari prima dell invio del fax: Procedura Passo 1 Passo 2 Passo 3 Passo 4 Posizionarsi col mouse sul destinatario da modificare/eliminare quindi cliccare il tasto destro Selezionare se si vuole modificare/eliminare Nel caso in cui si desidera modificare il destinatario dopo aver apportato le modifiche, bisogna renderle effettive cliccando sull opportuno tasto Modifica Procedere con l invio Le figure sottostanti indicano la procedura di eliminazione o modifica di un destinatario. Selezionare il destinatario sul quale effettuare l operazione Nel caso di modifica, cambiare i parametri e confermarli cliccando sull apposito pulsante Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 26

4.2. Invio Fax tramite client di posta elettronica E possibile inviare un fax attraverso l utilizzo del client di posta elettronica. La procedura da seguire, è uguale a quella che si utilizza nel momento in cui si desidera inviare una mail. E necessario, compilare gli appositi campi, allegare eventuali file (formati supportati xls, txt, tiff, tif, rtf, rle, ppt, pdf, lwp, jpg, jpeg, gif, dot, doc, dib, csv, bmp) e cliccare sul pulsante invia. La mail dovrà essere indirizzata a numero_destinatario@fwfax.it Nota: il numero destinatario deve essere compatibile con il piano di numerazione aziendale e pertanto, qualora presente, sarà necessario anteporre l escape code (es.: 00245451234@fwfax.it) Nota: i fax inviati, vengono storicizzati, nella cartella impostata durante la fase di configurazione. Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 27

Ricevuta di invio fax (conferma o fallimento) A conferma, del fatto che l invio del Fax, è andato o meno a buon fine, il sistema invia una mail contenente l esito. Nota: utilizzando alcuni client di posta (tra cui outlook), il sistema notifica via mail un anomalia del campo mittente (vedi immagine qui sopra). Tale mail è puramente informativa e non ha alcun impatto sul servizio. Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 28

5. Ricezione/Lettura Fax La ricezione di un fax avviene sempre via mail. Come citato all inizio del documento, i fax potranno essere tenuti nella casella di servizio del fax server (es.: 0245451234@ipcx.fwfax.it) oppure inoltrati verso un account di posta elettronica personale (per attivare il servizio di inoltro vedi il manuale SelfAdmin [1] paragrafo 2.20). ATTENZIONE: non è possibile garantire il successo dell inoltro via mail in quanto, la casella esterna alla piattaforma potrebbe essere piena o non raggiungibile. La consegna dei fax è garantita solo nella casella di servizio (es. nome casella 0245451234@ipcx.fwfax.it). Nel caso in cui sia attivo il servizio di inoltro, le email in ingresso alla casella di servizio vengono inoltrate e subito cancellate. Per accedere alle caselle mail al fine di visualizzare i fax, è possibile operare in due modi: mediante client di posta mediante accesso web Si evidenzia il fatto che, le caselle di servizio della piattaforma, sono accessibili solo mediante l utilizzo di client di posta (per la configurazione vedi pag.16) Riportiamo di seguito i due possibili casi, documentando l uso del client di posta (outlook) per l accesso alla casella di servizio interna alla piattaforma e l accesso via web per la casella personale. 5.1. Ricezione FAX sulla casella di servizio Accedere ad outlook e selezionare la cartella della posta in arrivo della casella di servizio; aprire la mail e quindi l allegato in formato tiff presente. Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 29

5.2. Ricezione FAX su una casella esterna alla piattaforma Vediamo ora il caso di FAX deviati (vedi SelfAdmin [1]) verso una casella email personale esterna alla piattaforma; ipotizziamo che tale casella non sia stata configurata su un client di posta e che pertanto l accesso avvenga via web, mediante browser. Nel caso in cui il fax venga deviato verso più indirizzi email, verranno create più copie, dello stesso fax e ciascuna di queste repliche, inviate tramite mail, ai vari indirizzi indicati. Un esempio di mail contenente un fax è quello presente nelle figure sottostanti. Cliccando sul pulsante Visualizza Fax è possibile appunto visualizzare il Fax come si può vedere nella figura successiva. Nota: si consiglia di mantenere la casella postale libera, poiché in caso contrario i fax verranno persi. Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 30

Riferimenti A seguire la lista dei manuali citati nel documento. [1] Manuale SelfAdmin - Evolution 2015 Per i problemi inerenti al servizio Evolution rivolgersi al servizio Assistenza Clienti. Manuale Utente FAX Server - Evolution 2015 31