COMUNE DI CORTANDONE PIANO TRIENNALE DI RAZIONALIZZAZIONE DELLE DOTAZIONI STRUMENTALI, DELLE AUTOVETTURE E DEI BENI IMMOBILI AD USO ABITATIVO E DI SERVIZIO (art. 2, commi 594-599, Legge 24 dicembre 2007, n. 244) (approvato con Deliberazione di Giunta n. del ) SITUAZIONE AL 3/2/203 PREMESSA In un apparato amministrativo ispirato a criteri di efficienza, efficacia ed economicità, in linea con la innovativa normativa statale, si impone a tutte le pubbliche amministrazioni un parsimonioso utilizzo delle risorse finanziarie destinate ai bisogni interni degli uffici, a discapito degli investimenti e degli interventi volti a soddisfare, nel modo più puntuale, le necessità degli utenti. Per questo motivo il contenimento delle spese per l acquisto di beni e servizi necessari al funzionamento delle strutture è divenuto un obiettivo fondamentale a cui tende, da anni, il legislatore, prevedendo limiti alle spese di personale, la razionalizzazione delle strutture burocratiche, la riduzione delle spese per incarichi di consulenza, per le autovetture di servizio, di rappresentanza, di gestione degli immobili, ecc. In questo contesto i commi da 594 a 599 dell articolo 2 della Legge 24 dicembre 2007, n. 244 dispongono che tutte le pubbliche amministrazioni di cui all articolo, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 200, n. 65, tra cui anche gli enti locali, adottino piani triennali volti a razionalizzare l utilizzo e a ridurre le spese connesse all utilizzo di: dotazioni strumentali, anche informatiche (telefoni, computer, stampanti, fax, fotocopiatrici); autovetture di servizio; beni immobili ad uso abitativo e di servizio, con esclusione dei beni infrastrutturali. Per quanto riguarda, in particolare, le dotazioni strumentali, il comma 595 prevede che il piano contenga misure dirette a circoscrivere l assegnazione degli apparecchi cellulari ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono l uso. A tal fine devono essere individuate, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza, forme di verifica, anche a campione, circa il corretto utilizzo delle relative utenze. IL CONTESTO DI RIFERIMENTO Il Comune di Cortandone ha un territorio di 5,02 chilometri quadrati situato in zona collinare e conta, alla data del 3/2/20, di n. 326 abitanti. La pianta organica del Comune di Cortandone è la seguente: Categoria D5 (servizi amministrativo-contabili) La dipendente è di ruolo e a tempo indeterminato. Il servizio di segreteria è gestito da convenzione. Il servizio di tecnico comunale è stato gestito mediante incarico affidato ai sensi art. 0, comma 2, del D.Lgs 267/00 per 8 ore settimanali; PARTE PRIMA: LE DOTAZIONI STRUMENTALI L ente è attualmente dotato di n. 3 postazioni di lavoro a fronte di n. unità di personale impiegato, a cui si devono aggiungere n. unità dell Ufficio Tecnico e n. del Segretario Comunale e/o Amministratori. I personal computer dell'ufficio del Segretario Comunale e dell'ufficio amministrativo finanziario, compreso anagrafe ed elettorale, sono stati sostituiti nell'anno 200;
Le dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano i posti di lavoro degli uffici comunali sono di seguito riportate: Situazione al 3 dicembre 203 Totale Proprietà Noleggio Personal computer 3 di cui: 2 acquistati nel 200 e nel 2007 3 0 Stampanti laser in bianco e nero 0 Gruppo di continuità 0 Fotocopiatrice multifunzione/stampante in linea a colori, telefax 0 Macchina da scrivere elettrica 0 Scanner 0 La stampante laser in bianco e nero è in dotazione all'ufficio anagrafe, elettorale e contabilità; E' in valutazione nel corso del 204 la sostituzione della stampante in quanto oramai usurata. Lo scanner è stato sostituito dal copiatore multifunzione collegato in rete e pertanto a disposizione di tutte le unità operative ed utilizzato anche come stampante e fax; dell utilizzo delle dotazioni strumentali non può prescindere da un processo di riordino dei livelli operativi necessario per assicurare il migliore impiego delle risorse strumentali nella disponibilità dell amministrazione. Nel comune sono individuati n. 3 posti di lavoro a 3 uffici/servizi, a ognuno dei quali corrisponderà una dotazione standard di attrezzature preventivamente individuate, funzionale a coniugare l esigenza di mantenere efficienti i tempi e l organizzazione del lavoro con quella di ridurre i costi e rendere più economica e snella la gestione. ) L individuazione delle aree di lavoro e le dotazioni standard Di seguito vengono individuate, n. 3 posti di lavoro, con individuazione degli uffici/servizi che convergono su di esse Posto di lavoro Servizi Anagrafe, stato civile Amministrativo contabile Ufficio tecnico Segreteria comunale Servizi demografici, messo comunale, URP, Ragioneria, Tributi, Stato civile, personale Ufficio tecnico Segreteria comunale 2) La dotazione standard del posto di lavoro La dotazione standard del posto di lavoro, sia direzionale che operativo, dovrà essere composta da: un personal computer, con relativo sistema operativo e con gli applicativi tipici dell automazione d ufficio (internet explorer, posta elettronica, applicativi Office, ecc.); un telefono un collegamento ad una stampante individuale presente nell ufficio e di rete multifunzione; Di regola l individuazione delle specifiche strumentazioni a servizio delle diverse stazioni di lavoro verrà effettuata da parte dell Ufficio amministrativo contabile secondo principi di efficacia ed economicità, tenendo conto: - delle esigenze operative dell ufficio; - del ciclo di vita del prodotto;
- degli oneri accessori connessi (materiali di consumo, pezzi di ricambio, manutenzione); - dell esigenza di standardizzare la tipologia di attrezzature. Fanno eccezione particolari uffici, i quali dovranno essere dotati delle ulteriori seguenti attrezzature necessarie per l espletamento dei compiti assegnati: Ufficio Dotazioni over-standard Note Amministrativo contabile, Anagrafe e Stato civile Macchina da scrivere Gruppo di continuità Necessaria per scritture su registri di stato civile. Viene utilizzata occasionalmente per pratiche dell ufficio anagrafe Ufficio Segreteria Scanner a fogli singoli Sostituito dal copiatore multifunzione molto più pratico e veloce Particolari ulteriori esigenze operative degli uffici che rendessero necessaria l acquisizione di dotazioni strumentali aggiuntive rispetto a quelle standard sopra individuate dovranno essere analiticamente motivate e presentare un analisi costi/benefici. 3) Criteri di gestione delle dotazioni informatiche (computer e stampanti) Le dotazioni informatiche assegnate alle stazioni di lavoro dovranno essere gestite secondo i seguenti criteri generali: il tempo di vita programmato di un personal computer sarà di cinque anni e di una stampante di sei anni; la sostituzione prima del termine fissato potrà avvenire solamente nel caso di guasto e qualora la valutazione costi/benefici relativa alla riparazione dia esito favorevole. Tale valutazione è riservata a ufficio amministrativo contabile congiuntamente con l ufficio tecnico; i personal computer e le stampanti di nuova acquisizione dovranno essere acquistati con l opzione di almeno 2 mesi di garanzia con assistenza on-site nel caso in cui un personal computer o una stampante non avessero più la capacità di supportare efficacemente l evoluzione di un applicativo, dovranno essere reimpiegati in ambiti dove sono richieste prestazioni inferiori; 4) Criteri di utilizzo delle stampanti Il rinnovo delle stampanti attualmente in dotazione degli uffici dovrà avvenire sulla base dei seguenti criteri: gli uffici dovranno prioritariamente utilizzare la stampa in bianco e nero e ove possibile, la stampa fronteretro. L utilizzo della stampa a colori dovrà essere limitata alle effettive esigenze operative, quali, a titolo esemplificativo, stampa di fotografie, cartografie, locandine, ecc.; le nuove stampanti da acquistare di norma dovranno essere della stessa marca e modello, al fine di ridurre le tipologie di materiale di consumo da tenere in magazzino e ridurre i connessi costi di gestione degli approvvigionamenti; Si dovrà utilizzare dove possibile l invio di e-mail rispetto al cartaceo al fine di ridurre i costi di stampa e di invio tramite fax o posta ordinaria. Si dovrà limitare la stampa delle mail ricevute a quelle di effettiva necessità istituzionale e per il funzionamento degli uffici, evitando stampa di e-mail di contenuto non pertinente agli uffici (es:pubblicità). 5) Criteri di utilizzo della fotocopiatrice L utilizzo della fotocopiatrice dovrà essere improntato ai seguenti criteri: la fotocopiatrice dovrà essere sostituita, all occorrenza, con macchine acquisite a noleggio inclusivo della manutenzione della macchina e della fornitura dei materiali di consumo ovvero in maniera autonoma laddove questo risulti più conveniente; prevedere che anche le nuove apparecchiature siano dotate di funzioni integrate di fotocopiatrice e stampante di rete dimensionare la capacità di stampa dell apparecchiatura in relazione alle esigenze di fotoriproduzione e stampa di ogni singolo ufficio, massimizzando il rapporto costo/beneficio. 6) Dismissioni delle dotazioni strumentali Il presente piano non prevede la dismissione di dotazioni strumentali al di fuori dei casi di guasto irreparabile o di obsolescenza dell apparecchiatura. L eventuale dismissione di una apparecchiatura da una postazione di lavoro, ufficio, area di lavoro derivante da una razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni strumentali complessive comporterà la sua riallocazione in altra postazione o area di lavoro fino al termine del suo ciclo di vita.
PARTE SECONDA: TELEFONIA FISSA E MOBILE Telefonia fissa Gli uffici comunali sono attualmente dotati di un sistema di telefonia fissa ISDN Attualmente sono attive n. 2 linee telefoniche, di cui una utilizzata solo per il telefax (in funzione 24 ore su 24 grazie al copiatore multifunzione); alla seconda linea telefonica sono collegati di n. 3 apparecchi di proprietà.. Il gestore del servizio di telefonia fissa è Telecom Italia, le tariffe applicate derivano da adesione a convenzione Consip. Telefonia mobile Attualmente il Comune di Cortandone non dispone di apparecchi di telefonia mobile. Si sta valutando la possibilità di dotare l'ente di un telefono cellulare in modo da garantire la reperibilità dell'unica dipendente nel caso di attività di servizio fuori sede. La razionalizzazione dell utilizzo del sistema di telefonia fissa ha come obiettivo una significativa riduzione delle spese ad esse connesse: ) Adozione di sistemi di abbattimento dei costi di telefonia fissa Al momento per motivi di ordine tecnico e infrastrutturale non direttamente dipendenti da questo Ente non è possibile sostituire l attuale sistema di telefonia fissa con un sistema basato su tecnologia VoIP, né tantomeno dotarsi di connessione ADSL via cavo. Al fine di contenere i costi della telefonia fissa, è stata adottata una soluzione di connessione internet a alta velocità wi-fi). PARTE TERZA: LE AUTOVETTURE DI SERVIZIO Nel corso dell'anno 20 si è provveduto alla sostituzione del motocarro Piaggio a 3 ruote con un autocarro Piaggio Porter (benzina a 4 ruote) La consistenza complessiva del parco autovetture dell ente risulta così composta: Tipologia Numero Auto di rappresentanza 0 Autovetture di servizio 0 Autocarro di servizio TOTALE Servizio di assegnazione Autocarro PIAGGIO Servizi di utilizzo Manutenzione (operatore esterno)
FREQUENZA DI UTILIZZO, DURATA E FREQUENZA DEGLI SPOSTAMENTI Giornate di utilizzo % di utilizzo su gg. Lavorative Autocarro 5 gg a settimana 00,00% ) Utilizzo di sistemi di alimentazione a basso impatto ambientale Non si ritiene opportuno, in considerazione del numero di chilometri annui percorsi, la trasformazione degli attuali sistemi di alimentazione a sistemi più economici, come il metano o il GPL. 2) Utilizzo di sistemi di trasporto alternativo, anche cumulativo Visto che i servizi di trasporto pubblico risultano essere poco accessibili e la stazione ferroviaria ad una distanza di oltre 8 Km., in occasione della necessità di effettuare missioni che comportano lo spostamento è purtroppo necessario l utilizzo di autovetture di proprietà. L utilizzo di mezzi alternativi di trasporto pubblico dovranno essere privilegiati per distanze superiori a 90 Km. L utilizzo di autovetture di proprietà dovrà comunque essere limitato ai soli casi in cui i mezzi alternativi siano antieconomici ovvero non efficaci in quanto connessi a difficoltà operative o a dispendio di tempo Gli obiettivi di risparmio Non si riscontrano margini di azione per ridurre ulteriormente i costi in quanto la dotazione e l utilizzo risulta appena sufficiente per le esigenze dell ente. PARTE QUARTA: GLI IMMOBILI AD USO ABITATIVO E DI SERVIZIO L ente dispone di un patrimonio immobiliare costituito da n. 2 immobili e n. 3 unità immobiliari così distinto: IMMOBILI IN PROPRIETÀ Destinazione N. Usi istituzionali: Uffici comunali Magazzino ora sala polivalente Autorimessa Locali ad uso elezioni ora sale per attività polivalenti Usi diversi: Ambulatorio medico Casa Albergo Locale commerciale con seminterrato Impianti sportivi Superficie in mq. 479 0 20 479 2700 Costi totali * 7.372,6 impegni anno 203 00,00 000,00 Proventi totali 32.000,00 000,00 spese manutenzione ordinaria, utenze telefoniche, acqua, riscaldamento e energia elettrica, estintori, assicurazioni Si sottolinea che sia il fabbricato comunale prima tenuto solo a disposizione per le attività elettorali ed il locale adibito a magazzino, ora sono stati ristrutturati e utilizzate per attività polivalenti quali musica, lezioni di lingue ecc.. Nel seminterrato sottostante il locale commerciale, sono ancora in corso lavori di ristrutturazione;
Per l anno 204 il locale commerciale, a seguito di gara, viene nuovamente locato; Sempre nell anno 204 si provvede alla valorizzazione dell impianto sportivo con la costruzione di una piastra polivalente. Nell'anno 20 è stata concessa in comodato d'uso oneroso la gestione dell'impianto sportivo comprendente un campo da tennis ed un campo da beach volley con annessi spogliatoi. La concessione prevede un canone annuale di.000,00 oltre il rimborso delle utenze acqua e luce. ) Mantenimento livelli ottimali di funzionamento del patrimonio Il patrimonio immobiliare costituisce ricchezza, come si evince dal termine stesso ed è compito dell Ente garantire che questa ricchezza, nel tempo, venga gestita con l obiettivo di un suo costante aggiornamento ovvero, come condizione minimale, impedendone il degrado; ciò è possibile impostando sani concetti di gestione, manutenzione ed adeguamento alle normative esistenti ed introducendo strumenti per superare le difficoltà e le lentezze manifestate in questo senso dalla struttura amministrativa comunale, riducendone al contempo i costi. Risulta perciò necessario, da parte dell ufficio tecnico, dietro indicazioni degli amministratori e dell operatore esterno: conoscere approfonditamente l'intero patrimonio immobiliare dell'ente programmare gli interventi mantenere efficiente il patrimonio e valorizzarlo nel tempo migliorare qualitativamente e quantitativamente il livello dei servizi erogati ridurre e rendere flessibili i costi di gestione ridurre gli interventi in emergenza e le relative spese straordinarie soddisfare in tempi brevi le esigenze dei cittadini 2) Razionalizzare l utilizzo degli spazi adibiti ad uffici pubblici Si valuta che l attuale utilizzo degli spazi adibiti a uffici sia funzionale e consono alle necessità dell ente e alla fruizione dei servizi da parte dei cittadini. 3) Contenimento dei costi connessi alle locazioni passive Attualmente il Comune non fa ricorso a locazioni passive. 4) Miglioramento redditività del patrimonio immobiliare Occorre mantenere e ottimizzare la gestione degli immobili comunali locati o concessi a soggetti pubblici e privati mantenendo e dove verrà ritenuto possibile, aumentando la redditività del patrimonio nel triennio. Al contempo dovrà essere salvaguardato l uso sociale e collettivo degli immobili impatto sociale. In tali situazioni dovrà essere dato conto della minore entrata derivante dal riconoscimento di tali condizioni agevolate, avendo riguardo che esse non ne compromettano la redditività. Le azioni connesse sono le seguenti: Tempestivo rinnovo dei contratti in scadenza valutando i valori di mercato e l eventuale uso sociale e collettivo. Miglioramento della gestione di incasso dei canoni attraverso un attenta gestione dei flussi ed un incisiva lotta alla morosità ed al ritardo nei pagamenti. 5) Alienazione degli immobili in proprietà non utilizzati a fini istituzionali Non si prevede l alienazione di immobili di proprietà in quanto si valuta la loro necessità a svolgere i fini istituzionali dell Ente. Gli obiettivi di risparmio Tenendo in considerazione le disponibilità in termine di risorse strumentali e di personale, nonché la natura e le caratteristiche degli immobili, non si prevedono, a regime, una riduzione dei costi di gestione degli immobili. Gli obiettivi di redditività Valutata la natura degli immobili locati ed il loro possibile utilizzo, l aumento di redditività è valutato all adeguamento dei canoni di locazione all indice ISTAT di riferimento. LA RELAZIONE ANNUALE A CONSUNTIVO Il Responsabile del servizio amministrativo - contabile, anche sulla scorta delle informazioni acquisite presso l Ufficio tecnico, nonché dei dati rilevati nell ambito del controllo di gestione, predisporrà annualmente una relazione consuntiva circa le azioni intraprese ed i risultati ottenuti in termini di risparmio relativi alla realizzazione dei contenuti del presente piano. La relazione dovrà essere presentata alla Giunta Comunale entro la data di approvazione del Conto consuntivo e verrà successivamente trasmessa all Organo di revisione economico-finanziaria ed alla sezione regionale della Corte dei conti.