Brochure Controlla il colore, controlla i costi Soluzioni HP per il controllo dell'accesso al colore
Gestisci efficacemente la stampa a colori e risparmia risorse La stampa a colori è un eccezionale strumento di business, che dà vita e voce alla tua comunicazione di marketing, alle presentazioni e alle proposte. Ma se si usa anche quando non è necessaria, può diventare un costo inutile. Affidati agli strumenti di gestione HP, per tenere sotto controllo i costi della stampa a colori. Strumenti di gestione delle stampe a colori: i limiti li decidi tu Utilizzare il colore in modo efficiente ed oculato in tutta l'organizzazione è più importante che mai. HP ti aiuta a: Monitorare attivamente l'uso, per sapere chi stampa a colori, definire il posizionamento migliore delle stampanti e soddisfare le esigenze relative ai materiali di consumo Limitare strategicamente l'accesso alla stampa a colori per contribuire a gestire i costi di stampa Verificare efficacemente i costi di stampa da attribuire a clienti o reparti specifici per le stampe a colori HP offre diverse modalità per monitorare l'uso, limitare l'accesso e controllare i costi delle stampe a colori. Ecco quattro soluzioni di cui puoi avvalerti per ridurre i costi ed aumentare il controllo all'interno del tuo ambiente di stampa: Funzioni integrate Le stampanti e le multifunzione a colori HP LaserJet Enterprise sono dotate di funzioni integrate di serie che consentono il controllo individuale dei dispositivi 1 HP Web Jetadmin (HP WJA) Software gratuito di gestione del parco stampanti, che genera report e controlla le impostazioni di numerose stampanti e multifunzione HP Universal Print Driver (HP UPD) Software driver gratuito relativo all'intero parco stampanti, che include funzioni per il controllo e la disattivazione della stampa a colori HP Access Control (HP AC) Il massimo in termini di fruizione per gli ambienti IT più efficienti: un potente software che dà valore aggiunto grazie alle funzionalità di reporting avanzate, alle maggiori opzioni di controllo e alla capacità di monitorare e addebitare i costi della stampa a colori a reparti e clienti specifici presso tutte le sedi di lavoro 2 1 Le stampanti e le multifunzione HP LaserJet di categoria Enterprise sono tra i dispositivi che offrono funzioni integrate di controllo dell'accesso al colore. La gestione delle funzioni basata su Active Directory Group e i controlli delle funzioni per la copia sono disponibili unicamente sui dispositivi HP LaserJet di categoria Enterprise dotati di firmware FutureSmart. 2 HP Access Control è un set di soluzioni scalabili e personalizzabili, disponibile per l'acquisto. 2
Lasciamo parlare i fatti Domandati ora: Sai chi stampa a colori? Le stampanti a colori sono posizionate vicino agli utenti che più necessitano di stampare a colori? Viene usato il colore anche quando basterebbe il bianco e nero? Come sapere quando è il momento di ordinare i materiali di consumo? Sapere è potere. Monitorando l'utilizzo del colore all'interno della tua organizzazione, puoi rendere gli utenti più consapevoli delle proprie modalità d'uso dei dispositivi. HP Web Jetadmin e HP Access Control comprendono numerosi e potenti strumenti che ti aiutano a: Identificare e correggere i comportamenti che causano spreco di colore. Aiutare i tuoi utenti a comprendere se sia davvero il caso di usare il colore per stampare pagine web, documenti personali, presentazioni (ad esempio di PowerPoint ) e copie di relazioni annuali. Accrescere la consapevolezza del personale e modificarne i comportamenti identificando reparti o utenti specifici che utilizzino il colore in modo eccessivo per le loro stampe. Aumentare la produttività posizionando strategicamente i dispositivi a colori in rete lì dove sono gli utenti che più ne hanno bisogno. Preventivare le forniture di materiali di consumo per la stampa a colori. Valutare dati sulle tendenze e pianificare efficacemente in base alle esigenze. Crea e consulta report su chi usa il colore e come HP Web Jetadmin, il software gratuito HP di gestione del parco stampanti, facilita la creazione di report per utente o per dispositivo. Con HP Access Control, ottieni report più dettagliati e puoi monitorare l'uso secondo ulteriori parametri, ad esempio per applicazione software, per account o per utenti o gruppi di utenti. Ti consente inoltre di fissare quote per utente o per gruppo di utenti in base alla Active Directory, ed inviare all'utente una notifica quando la quota di stampe a colori è stata quasi superata. Aiuta gli utenti a considerare opzioni di stampa alternative nel loro lavoro HP Access Control ti aiuta ad impostare le notifiche in forma di finestre pop-up o schermate opt-in/opt-out prima della stampa di un documento che non sia conforme alle regole di stampa definite. Ad esempio, un utente che stia per stampare una pagina web a colori potrà ricevere una notifica pop-up che gli suggerisca in alternativa di stampare in bianco e nero. In base alle regole da te definite, un grosso lavoro di stampa può essere deviato verso una stampante a colori che ha dei costi inferiori. Sempre al corrente su cosa e come si stampa. E in grado di intervenire HP Web Jetadmin ti consente di inviare ai diretti incaricati avvisi proattivi in base a soglie preimpostate per un rifornimento efficiente di materiali di consumo destinati al proprio team. In più, consente agli addetti IT di verificare i trend per dispositivo e posizione, mediante report. HP Access Control ti consente di monitorare le tendenze secondo una più ampia gamma di parametri. Per maggiori dettagli, consulta la tabella a pagina 6. Imposta dei limiti per gestire i costi Domandati ora: Sembra che tutti stampino costantemente a colori indipendentemente dal tipo di documento o a chi è rivolto? Vorresti limitare la stampa a colori ad alcuni utenti o reparti? Vorresti disattivare la copia a colori dalle tue stampanti multifunzione? O consentire solo ad alcune persone di accedere alla copia a colori mediante un codice PIN? Vorresti limitare l'uso del colore a certe applicazioni software? Vorresti deviare i grossi lavori di stampa a colori verso le stampanti a colori che consentono costi inferiori? Comincia a gestire l'accesso al colore. Forse hai degli utenti le cui esigenze di stampa si limitano a documenti, quali le copie di email, che andrebbero preferibilmente stampati in bianco e nero. I grafici e i responsabili marketing, d'altro canto, hanno spesso bisogno di materiali a colori. Concedere l'accesso adeguato ai giusti utenti può aiutarti a ridurre i costi: Risparmia risorse inviando automaticamente i lavori di stampa al dispositivo più efficiente per quella specifica applicazione, anziché al più vicino. Consenti l'uso del colore agli utenti e ai reparti che ne hanno effettivamente bisogno, come i reparti comunicazione, creativo e marketing. Evita lo spreco del colore nel caso di stampe da web, di alcuni documenti commerciali o di bozze di relazioni; di copie che non necessitano del colore; di stampe di foto o inviti di natura personale e comunque di applicazioni non inerenti l'ufficio. 3
Utilizza criteri di stampa per le giuste impostazioni dei dispositivi e la creazione di report sull'uso A seconda dell'organizzazione, è possibile una serie di linee guida o di regole fisse per la stampa. Tali impostazioni definiscono condizioni quali: Dispositivi di stampa Denominazione dei lavori Parametri dei lavori Utenti Data e ora In base a tali condizioni, le impostazioni danno luogo ad azioni quali: Instradamento delle stampe Fronte/retro predefinito Stampa in modalità economy Stampa in bianco e nero o scala di grigi Timbratura identificativa del lavoro Stampa non consentita Le impostazioni consentono notifiche quali: Report all'amministratore Autenticazione web Notifiche pop-up all'utente Notifiche e-mail all'utente o all'amministratore Avvisi opt-in/opt-out Domandati ora: Vorresti attribuire i costi della stampa a colori a uno specifico cliente, gruppo o utente? Vorresti esportare i dati relativi alla stampa nel tuo software di fatturazione? Vorresti consentire le stampe a colori in base a degli account prepagati? Usa gli strumenti HP per gestire l'accesso al colore Scopri le tante funzioni integrate nei dispositivi e le efficaci soluzioni di gestione del parco stampanti che ti aiutano a controllare chi usa il colore, quali documenti sono stampati a colori e quando viene usato il colore nella tua organizzazione. Regola le impostazioni dei dispositivi per consentire la stampa a colori solo a determinati utenti. Fornisci agli utenti che necessitano di copiare a colori un codice identificativo PIN da utilizzare nel pannello di controllo della stampante multifunzione. Imposta singoli dispositivi sulla stampa in bianco e nero predefinita, incoraggiando gli utenti a selezionare consapevolmente il colore per la stampa dei documenti. Configura le impostazioni di accesso al colore su diversi dispositivi o sull'intero parco stampanti, o secondo raggruppamenti più avanzati di utenti e condizioni. Definisci cosa sia consentito stampare a colori e quando, limitando le stampe a colori secondo applicazione, dimensione del lavoro oppure orario nella giornata. Ad esempio, un amministratore potrà limitare la stampa a colori solo alle applicazioni di tipo grafico come Adobe Illustrator. Oppure potresti limitare la stampa a colori solo agli orari di ufficio, per impedire di effettuare stampe di natura personale fuori orario o nei weekend. Utilizza le impostazioni di accesso per deviare file di stampa al fine di ottimizzarne l'efficienza. I lavori di dimensioni superiori ad un certo numero di pagine possono essere deviati verso una stampante a colori che consenta un costo per pagina inferiore. Oppure è possibile deviare automaticamente i file in bianco e nero da una multifunzione a colori verso una stampante monocromatica che consenta un costo per pagina inferiore. Puoi disattivare completamente la stampa o la copia a colori da alcuni dispositivi. Per maggiori informazioni sulle funzioni di controllo disponibili con ciascuna delle soluzioni HP, consulta la tabella a pagina 6. Controlla i lavori, attribuisci i costi e gestisci le fatturazioni Il monitoraggio dei lavori ti consente di recuperare i costi di stampa facendo pagare le stampe e le copie a colori. Puoi infatti: Caricare i costi sugli utenti, i gruppi o i reparti per aumentare la consapevolezza dell'uso del colore ed incoraggiare comportamenti che promuovano un uso corretto del colore nelle stampe dei documenti. Far pagare ai clienti in base alla quantità esatta di colore utilizzato nei loro progetti. Configurare facilmente dei report per fatturare le stampe a reparti o clienti specifici. Se ti serve semplicemente un calcolo delle pagine stampate per ciascun dispositivo o gruppo di dispositivi, usa HP Web Jetadmin. HP Access Control ti offre maggiori opzioni di configurazione, ad esempio per utenti, reparto o localizzazione dei costi, per progetto o per codice lavoro. Ti consente inoltre di esportare i dati in numerosi formati per essere utilizzati nel tuo software di fatturazione. Rendicontazione lavori con HP Access Control Controlla l'uso in modo dettagliato ed analizza i risultati Raccogli i dati in modo accurato Misura ed invia i risultati 4
Scopri le soluzioni software HP Le potenti soluzioni HP di gestione del parco stampanti ti aiutano nel controllo di accesso al colore e non solo. Un solo driver, e sei già in cabina di comando HP Universal Print Driver è un driver singolo per le stampanti che ti offre accesso immediato ad una serie di dispositivi di stampa HP, sia in ufficio che fuori, senza costringerti a scaricare driver separati. HP Universal Print Driver include strumenti e servizi per personalizzare e gestire in modo centralizzato driver e stampanti, nonché per la configurazione dell'accesso al colore su tutto il parco stampanti. Per ulteriori informazioni, visita il sito hp.com/go/upd. Una sola soluzione per un totale controllo HP Web Jetadmin, il software HP di gestione della stampa e dell'imaging, pluripremiato, gratuito e scaricabile, ti consente di monitorare, configurare e curare la manutenzione del tuo parco stampanti e dei dispositivi di imaging. Puoi gestire i driver, visualizzare report, ricevere avvisi relativi allo stato del dispositivo o dei materiali di consumo, configurare ed aggiornare le impostazioni di rete relative al parco stampanti, incluse quelle di accesso al colore, mediante un'unica interfaccia basata su web. Per ulteriori informazioni, o per scaricare questo strumento software gratuito, vai su hp.com/go/webjetadmin. Una soluzione di gestione potente e in grado di trasformare la tua impresa HP Access Control ti assicura la miglior fruizione ed è estremamente efficiente in termini di implementazione IT di gestione complessiva delle funzioni di controllo per la tua organizzazione. Questa versatile suite di software ti consente di aumentare la sicurezza, tagliare i costi, migliorare la produttività e ridurre gli eventuali sprechi nell'ambiente di stampa. La soluzione principale di gestione HP ti consente l'autenticazione delle stampe, l'auditing, l'autorizzazione, la contabilità e ti offre funzioni di stampa pull protetta. Ed è progettata per essere modulare e per integrarsi facilmente con i dispositivi HP. Queste soluzioni HP, scalabili e personalizzabili, sono progettate per offrire un accesso protetto ai dispositivi, ai documenti e ai dati di imaging e stampa. Per ulteriori informazioni, visita il sito hp.com/go/hpac. HP Access Control: una suite completa di soluzioni che ti aiutano ad aumentare la protezione, ridurre i costi e monitorare le stampe Abilita la stampa pull con crittografia Effettua l'autenticazione mediante Mobile Release Ottimizza i flussi di lavoro delle stampe Crea regole di stampa Aumenta la sicurezza dei dispositivi Effettua l'autenticazione con i lettori di proximity card HP Autentica gli utenti mediante PIN/PIC Monitora e definisci i limiti di stampa Gestisci le stampanti 5
Le funzioni di controllo dell'accesso al colore, suddivise per soluzione Disponi di numerose opzioni per il monitoraggio, la gestione e il controllo dell'uso del colore nella tua organizzazione. Singolo dispositivo Soluzioni per l'intero parco dispositivi Funzionalità HP LaserJet Enterprise HP Web Jetadmin HP Universal Print Driver HP Access Control Monitoraggio e consapevolezza Report sull'uso del colore per dispositivo o per gruppi di dispositivi Report per utente Report per applicazioni specifiche Report per account Avvisi attivati quando l'uso supera i limiti prefissati Notifiche pop-up all'utente quando l'attività di stampa non rispetta i parametri impostati Comprensione dell'uso del parco stampanti Gestione dell'accesso Disattivazione stampa a colori Disattivazione copie a colori, accesso con codice PIN Controllo della stampa a colori per dispositivo Controllo della stampa a colori per utente Controllo della stampa a colori per gruppo Active Directory Controllo delle copie a colori per gruppo Active Directory Controllo della stampa a colori per applicazione Controllo della stampa a colori per orario Deviazione stampa a colori per parametri del lavoro Monitoraggio e fatturazione Reporting: si veda sopra Monitoraggio e consapevolezza Impostazione di limiti di stampa ed attivazione di avvisi Estrazione di dati sull'utilizzo in formati report per la fatturazione Come ti possiamo aiutare Sia in caso di acquisto di una singola stampante che di sviluppo di una strategia per un'efficace implementazione del colore, o di ottimizzazione del parco di dispositivi multifunzione e di gestione del documenti, o ancora di trasformazione completa dell'ambiente di stampa ed imaging, HP dispone degli specialisti, dell'esperienza e delle tecnologie giuste per fornirti da subito la soluzione ideale. Servizi di stampa gestiti (Managed Print Services) Gli amministratori IT possono contare sui Managed Print Services HP per offrire praticamente tutto ciò che occorre per un ambiente efficiente nei costi e in grado di favorire la produttività, inclusi hardware, materiali di consumo e manutenzione. Gli specialisti HP Managed Print ti aiutano a definire ed implementare regole di stampa utilizzando HP Access Control nell'ambito dei tuoi servizi di stampa gestiti. Per ulteriori informazioni, visita il sito hp.com/go/mps. Per saperne di più: hp.com/go/cac Iscriviti per ricevere gli aggiornamenti hp.com/go/getupdated Copyright 2013 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Le informazioni qui contenute sono soggette a variazioni senza preavviso. Le uniche garanzie sui prodotti e servizi HP sono esposte nelle dichiarazioni di garanzia esplicita che accompagnano prodotti e servizi. Nulla di quanto qui contenuto può essere interpretato o può costituire una garanzia addizionale. HP declina ogni responsabilità per errori tecnici o editoriali od omissioni qui contenute. Adobe è un marchio registrato di Adobe Systems Incorporated. 4AA4-7657ITE, settembre 2013